SS - Oficio 310-23668 de 2013

51. VALIDEZ DEL LIBRO DE "CUENTA Y RAZON".

El artículo 49 del Código de Comercio considera como libros de comercio, aquellos que la ley determina como obligatorios y los auxiliares necesarios para su completo entendimiento. Igualmente el artículo 50 ibídem, prevé la forma como se debe llevar la contabilidad, y señala que la misma debe sujetarse a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Por su parte, el artículo 125 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 consagra que se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débitos y créditos, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que posean sobre ellos, y

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores.

En este orden de ideas, se observa que las normas citadas no definen cuáles y cuántos son los libros principales que debe llevar el comerciante, razón por la cual para que la información contable reúna las cualidades a que alude el artículo 4°. del Decreto 2649 de 1993 vale decir, que sea comprensible y útil y además que se presente "en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes", conforme lo señala el numeral 1°. del artículo 125 del Decreto antes citado, se requiere la utilización de los libros Diario y Mayor y Balances o bien aquel que muchas empresas denominan Cuenta y Razón.

no superiores a un mes", conforme lo señala el numeral 1°. del artículo 125 del Decreto antes citado, se requiere la utilización de los libros Diario y Mayor y Balances o bien aquel que muchas empresas denominan Cuenta y Razón.

De lo antes expuesto, se concluye que el libro de Cuenta y Razón reemplaza a los anteriores, toda vez que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico, como los resúmenes mensuales por cada cuenta, lo que equivale a los registros que normalmente se efectúan en los libros Diario y Mayor y Balances, respectivamente.

Ref. : Oficio 310-23668 del 6-06-96.