SS - Oficio 340-042742 de 2010

Oficio 340-042742 del 17 de octubre de 2001

MERCANCÍAS ENTREGADAS EN CONSIGNACIÓN

1. Cuál es el efecto en la información financiera de una empresa que no registró en cuentas de orden la entrega de mercancías en consignación?

El artículo 42 dispone que las cuentas de orden contingentes, como elemento de los estados financieros, reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

Igualmente, el artículo 57 ibídem, relacio nado con la verificación de afirmaciones, señala textualmente que: “ Antes de emitir estados financieros, la administraci ón del ente econ ómico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente, las afirmaciones explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.

Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas son las siguientes:

(...)

Integridad: Todos los hechos económicos realizados se han reconocido.”

A su vez el artículo 110 ibídem dispone, en sus numerales 1 y 2, que se deben registrar en cuentas de orden por derechos o responsabilidades contingentes, los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos o que se relacionen con posibles obligaciones.

De igual manera, el artículo 121 indica que: “ Las cuentas de orden se deben presentar a continuación del balance general, separadas según su naturaleza. Se deben revelar en notas los principales derechos y responsabilidades contingentes, tales como bienes de terceros, garantías otorgadas o contratada s, documentos en custodia, pedidos colocados y contratos pendientes de cumplimiento” .

deben revelar en notas los principales derechos y responsabilidades contingentes, tales como bienes de terceros, garantías otorgadas o contratada s, documentos en custodia, pedidos colocados y contratos pendientes de cumplimiento” .

Por su parte el Decreto 2650 de 1993, contentivo del Plan Único de Cuentas para Comerciantes, en la descripción del grupo 81 derechos contingentes, cuenta 8115 Bienes y valores en poder de terceros, indica que: “ Registra el valor de los bienes de propiedad del ente econ ómico entregados a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación. Estas situaciones no implican que dichos bienes deje n de ser considerados como activos del ente económico”

Así las cosas, si en su momento no se efectuó el registro de la mercancía que se entregaba en consignación en las partidas correspondientes de cuentas de orden, hecho que por su importancia o no debí a reflejarse en los estados financieros, es dable afirmar que no se cumplen las cualidades de la información contable,contenidas en el artículo 40 del Decreto 2649 de 1993, en especial, lo referente al inciso quinto que dice: “ La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual refleje fielmente los hechos económicos.

Como consecuencia de lo expuesto, la omisión de este registro en el período en que se entregó la mercancía en consignación, si afectó la información financi era, por cuanto no se evidenciaron en su integridad todos los hechos económicos realizados durante ese ejercicio económico.

2. Puede desconocerse la contabilidad como medio probatorio por no registrar en cuentas de orden la entrega de mercancía en consignación?

por cuanto no se evidenciaron en su integridad todos los hechos económicos realizados durante ese ejercicio económico.

2. Puede desconocerse la contabilidad como medio probatorio por no registrar en cuentas de orden la entrega de mercancía en consignación?

Para atender este interrogante, se hacen las siguientes precisiones:

El artículo 66 del Código de Comercio prescribe: “ El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio correspondiente.

A su vez el artículo 68 dispone: “ Los libros y papeles de comercio constituirán pléna prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.

En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable” .

Asimismo, el artículo 70 del Estatuto Mercantil precisa que el valor probatorio de los libros y papeles de comercio se sujeta a que éstos se ajusten a la Ley y, en todo caso, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.

Por su parte el Código de Procedimiento Civil en su artículo 271 sobre Libros de comercio, modificado por el D.E.2282189 artículo 1°, numeral 121 dispone:

caso, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.

Por su parte el Código de Procedimiento Civil en su artículo 271 sobre Libros de comercio, modificado por el D.E.2282189 artículo 1°, numeral 121 dispone:

“ Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 59 del Código de Comercio, los libros de comercio hacen fe en los pr ocesos entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma. En los demás casos solamente harán fe contra el comerciante que los lleva.

Si en los procesos entre comerciantes los libros de una de las partes no están llevados en legal forma, se estará a los de la contraparte, siempre que cumplan los requisitos legales, salvo prueba en contrario. En los demás casos si los libros de ambas partes estuvieren en desacuerdo el juez decidirá según el mérito que suministren las otras pruebas.Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros” .

Como se desprende de lo expuesto, el valor probatorio de los libros de contabilidad, depende de que se lleven de acuerdo con la ley y la competencia para pronunciarse sobre su validez le corresponde a la justicia ordinaria y no a esta Superintendencia.

3. Cómo se puede corregir esta omisión, si la mercancía entregada en consignación fue vendida en el período siguiente y los registros contables fueron contabi lizados de conformidad a lo señalado por el Decreto 2649 y 2650 de 1993?

4. Con la nota de los estados financieros es suficiente para sustentar la operación de entrega de mercancía en consignación?

Uno de los objetivos fundamentales de las cuentas de o rden consiste en reflejar

4. Con la nota de los estados financieros es suficiente para sustentar la operación de entrega de mercancía en consignación?

Uno de los objetivos fundamentales de las cuentas de o rden consiste en reflejar hechos y circunstancias de los cuales se pueden generar derechos u obligaciones que eventualmente afecten, en el presente o en el futuro la estructura financiera del ente económico, razón por la cual se requiere ejercer un estrict o control sobre las mismas.

Por lo expuesto, y como se informa en la consulta que en el ejercicio siguiente se enajenó la mercancía entregada en consignación y se realizaron los registros adecuados, según lo preceptuado en las normas antes referidas, no sería procedente efectuar ningún registro en las cuentas de orden, precisamente porque el hecho económico que dio origen al registro en este rubro desapareció desde el mismo momento en que se retiraron los bienes entregados en consignación, como consecuencia de su venta.

En cuanto a las notas a los estados financieros, las cuales son responsabilidad de los administradores, se debe tener presente lo dispuesto en la parte final del artículo 114 del Decreto 2649 ya citado, que dice textualmente: “ Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros” , por lo cual, una revelación no sustituiría el registro omitido en el ejercicio en que se entregaron en consignaci ón ni en el eje rcicio en que efectúo la venta de la mercancía. No obstante si la administración considera que en el ejercicio en que se vendieron las mercancías es factible que se haga una revelación sobre la procedencia de la venta, es decir que eran mercancías en consi gnación, nada impide que haga dicha

obstante si la administración considera que en el ejercicio en que se vendieron las mercancías es factible que se haga una revelación sobre la procedencia de la venta, es decir que eran mercancías en consi gnación, nada impide que haga dicha revelación, aclarando que con esta nota, como ya se dijo no se subsana la omisión cometida.