SS - OficioS 115-096142 de 2018

Señora

ANA MERCEDES ARAQUE P.

Dpto. de Contabilidad

AGRUPACIÓN DE REPRESENTACIONES COMERCIALES LTDA.

CR 11 86 32 OF 601

Bogotá D.C.

Email: contabilidad@arcltda.com

REF. Radicación 2018-01-266635

Me refiero al escrito de la referencia en el que solicitan información del procedimiento a seguir para la destrucción de archivo muerto de contabilidad, años 1985 al 2008.

En primer término poner de presente que el comerciante debe conservar la documentación societaria por un perio do de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999. ( Oficio 220-083021 del 1 de julio de 2013).

Se advierte de la situación expuesta que se trata de un archivo de contabilidad que supera los 10 años y consideran destruirlo; sin que para esta actuación la Superintendencia de Sociedades tenga un procedimiento que deban seguir sus supervisados.

La sociedad debe fijar las pautas que permitan una adecuada destrucción de los documentos, que en términos generales y a j uicio de esta Entidad, debe contar con la solicitud del responsable, las aprobaciones respectivas, inventario de documentos y acta de eliminación, garantizando para su disposición final métodos de bajo impacto ambiental.2/2

OFICIO

2018-01-313431

AGRUPACION DE REPRESENTACIONES COMERCIALES LTDA

documentos y acta de eliminación, garantizando para su disposición final métodos de bajo impacto ambiental.2/2

OFICIO

2018-01-313431

AGRUPACION DE REPRESENTACIONES COMERCIALES LTDA

Cordialmente,

MAURICIO ESPAÑOL LEÓN

Funcionario Grupo Investigación y Regulación Contable

TRD: Revisión