SS - Resolución 100-004137 de 15 de mayo de 2020

RESOLUCIÓN

"Por la cual se reglamenta el trámite de las peticiones y la atención de quejas, reclamos, sugerencias y denuncias en la Superintendencia de Sociedades"

EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES

En uso de sus facultades legales, en especial las atribuidas en el Decreto 1023 de 2012 y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política establece en el artículo 23, el derecho fundamental de petición, según el cual toda person a tiene derecho a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades administrativas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta respuesta dentro de los términos establecidos en la ley.

Que el artículo 74 de la Constitución Política consagra que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley como reservados.

Que la Ley 190 de 1995, en su artículo 55, establece la obligación de resolver las quejas y reclamos, siguiendo los principios, términos y procedimientos prescritos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo para los derechos de petición.

Que median te la Ley 1755 d e 2015 se reguló el Derec ho de Petición y se sustituyó el título II capítulos I, II y III de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Que de acuerdo a lo establecido en los artículos 13 al 33 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades reglamentarán el trámite interno de las actuaciones administrativas relacionadas con el derecho de petición en interés general y particular, el derecho de petición de información, el derecho de

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades reglamentarán el trámite interno de las actuaciones administrativas relacionadas con el derecho de petición en interés general y particular, el derecho de petición de información, el derecho de formulación de consultas, solicitud de copias de documentos, q uejas, denuncias, reclamos, sugerencias y la interposición de recursos, así como la forma de presentarlos; requisitos, trámites, términos y la manera de resolverlos, para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo.

Que de conformidad co n lo establecido en el artículo 8, numeral 15 del Decreto 1023 de 2012, son funciones del Superintendente de Sociedades: " Expedir los actos administrativos que le corresponden como jefe del organismo".

Que la Ley 734 de 2002, en su artículo 34 numeral 19, dispone que son deberes de todo servidor público dictar los reglamentos o manuales de funciones de la entidad, así como los internos sobre el trámite del derecho de petición.2/12

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Que el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, dispone que en toda entidad pública deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

De igual manera en su inciso tercero establece que toda entidad pública, deberá contar

sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

De igual manera en su inciso tercero establece que toda entidad pública, deberá contar con un espacio en la página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio público.

Que la Ley 1712 de 2014, de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y Compilado por el Decreto 1081 de 2015, regulan el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, las excepciones a la publicidad de información, su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a ésta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información así como el seguimiento de la misma.

Que en la Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015, emitida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunic aciones, se establecieron lineamientos para la publicación y la divulgación de la información, la accesibilidad en medios electrónicos para población en situación de discapacidad, desarrollo del formulario electrónico para la recepción de solicitudes de ac ceso a información pública, condiciones técnicas para la publicación de datos abiertos y condiciones de seguridad de los medios electrónicos.

Que en el anexo número 1 de la Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015, numeral 10.9., se establece que la En tidad debe publicar los datos relacionados con los mecanismos de acceso con los que cuenta el particular para la presentación de quejas y

Que en el anexo número 1 de la Resolución 3564 del 31 de diciembre de 2015, numeral 10.9., se establece que la En tidad debe publicar los datos relacionados con los mecanismos de acceso con los que cuenta el particular para la presentación de quejas y reclamos en relación con las omisiones o acciones del sujeto obligado; de igual manera, informar la manera como un par ticular puede comunicar una irregularidad ante los entes que ejercen control sobre la Entidad, suministrando la dirección, correo electrónico, teléfono o enlace al sistema de denuncias si existe, de esos organismos de control.

Que dada la especialidad de la gestión contractual y con el fin de dar atención prioritaria a las diversas peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, se hace necesario tener un canal exclusivo para esta clase de solicitudes, estableciendo para ello un manejo específico y un canal independiente para su recepción.

Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, que involucra a todas las Entidades y organismos del Estado, busca dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades para el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos. Así mismo, una de las dimensiones del modelo, denominada Gestión con valores para resultados , tiene dentro de su lista de atributos de calidad, algunos ref erentes a la gestión de las PQRSD, como son, que la Entidad establezca mecanismos de fácil acceso y comprensibles para que los grupos de valor presenten sus PQRSD y que la Entidad responda de manera clara, pertinente y3/12

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valor presenten sus PQRSD y que la Entidad responda de manera clara, pertinente y3/12

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oportuna, las PQRSD y que las use com o insumo para la mejora continua en sus procesos.

Que de conformidad con lo expuesto, se considera necesario modificar la reglamentación interna para la tramitación de las peticiones y la atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, PQRSD, contenidas en la Resolución 500 -000209 del 17 d e febrero de 2016, con el fin de adaptarla a las nuevas disposiciones legales y establecer buenas prácticas que fomenten la transparencia y la lucha contra la corrupción.

Que en virtud de lo anterior, el Superintendente de Sociedades,

RESUELVE:

ARTICULO 1.- OBJETO. Reglamentar la presentación, trámite y respuesta del derecho de petición que se formule ante la Entidad dentro del marco de su competencia constitucional y legal, sujetando sus actuaciones administrativas a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción y, en general, de acuerdo con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO.- Las Intendencias Regionales se ajustarán a lo dispuesto en la pr esente Resolución.

acuerdo con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO.- Las Intendencias Regionales se ajustarán a lo dispuesto en la pr esente Resolución.

ARTÍCULO 2. - DEFINICIÓN Y ALCANCE. El derecho de petición no impone a las autoridades la obligación de resolver positiva o negativamente la solicitud, por lo cual el pronunciamiento dependerá de las circunstancias particulares y del ámb ito de competencia de esta Entidad.

El derecho de petición es aquel que permite a los ciudadanos presentar solicitudes respetuosas a las autoridades y a obtener de éstas una respuesta oportuna, clara y completa, relacionadas con el reconocimiento de un de recho o que se resuelva una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, la formulación de consultas, quejas, denuncias, reclamos y la interposición de recursos.

ARTICULO 3.- MODALIDADES DEL DERECHO DE PETICIÓN . Las actuaciones que se reglamentan mediante este acto administrativo, en materia del ejercicio del derecho de petición, son:

a) Derecho de petición de interés general : derecho o facultad que tiene toda persona de presentar peticiones orientadas a obtener de la Superintendencia de Sociedades, dentro del ámbito de su competencia, un determinado actuar o proceder que afecta los intereses de la comunidad o colectividad, independientemente del número de personas que lo formulen.

b) Derecho de petición de interés particular: derecho o facultad que tiene toda persona de presentar peticiones orientadas a obtener de la Superintendencia de Sociedades,4/12

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personas que lo formulen.

b) Derecho de petición de interés particular: derecho o facultad que tiene toda persona de presentar peticiones orientadas a obtener de la Superintendencia de Sociedades,4/12

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dentro del ámbito de su competencia, un determinado actuar o proceder en interés propio y exclusivo de quien dirige la petición.

c) Derecho de petición de información : derecho o facultad que tiene toda persona de solicitar, acceder y obtener información sobre la acción de la Superintendencia de Sociedades y, en particular a que se expida copia de documentos que reposan en la Entidad, sin perjuicio de la reserva sobre los asuntos que legalmente estén sometidos a ésta.

d) Derecho de petición de formulación de consultas : derecho o facultad que tiene toda persona a obtener de la Superintendencia de Sociedades una orientación, o una opinión en relación con las materias a su cargo.

e) Solicitud de certificación: que por disposición legal o reglamentaria corresponda a la Superintendencia de Sociedades.

f) Quejas, reclamaciones, sugerencias y denuncias.

CAPÍTULO I.

DEL DERECHO DE PETICIÓN EN INTERES GENERAL Y PARTICULAR

ARTÍCULO 4. - ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES . La Entidad dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental, cuando deban

DEL DERECHO DE PETICIÓN EN INTERES GENERAL Y PARTICULAR

ARTÍCULO 4. - ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES . La Entidad dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental, cuando deban ser resueltas para evita r un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. Cuando, por razones de salud o de seguridad personal, esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la Entidad adoptará de inmediato, las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

ARTÍCULO 5.- RADICACIÓN Y TRÁMITE DE PETICIONES. Los servidores públicos que presten sus servicios en la Superintendencia de Sociedades que reciban directamente una petición por fax, correo, correo electrónico o cualquier otro medio, deberán remitirla de manera inmediata al Grupo de Gestión Documental – a la webmaster@supersociedades.gov.co - para que se proceda a la asignación de número de radicación y se envíe a la dependencia competente para su trámite.

PARÁGRAFO.- Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denun cias por corrupción y PQRS de contratación radicadas por el portal web se direccionarán a los Grupos de Gestión Documental, Atención al Ciudadano, Control Disciplinario y Contratos, de acuerdo a sus competencias. Sin embargo, en caso de no ser competentes deberán dar traslado de manera inmediata a la dependencia encargada.

ARTÍCULO 6. - SUSCRIPCIÓN Y TRÁMITE DE DERECHOS DE PETICIÓN

a sus competencias. Sin embargo, en caso de no ser competentes deberán dar traslado de manera inmediata a la dependencia encargada.

ARTÍCULO 6. - SUSCRIPCIÓN Y TRÁMITE DE DERECHOS DE PETICIÓN ADMINISTRATIVOS Y MISIONALES . Para efectos del artículo anterior, las peticiones relacionadas con asuntos administrativos y operativos de la Entidad serán tramitadas y suscritas por el Secretario General o por los jefes de las diferentes dependencias5/12

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adscritas a la Secretaría General , atendiendo a las funciones propias de cada una de ellas.

Las peticiones relacionadas con asuntos misionales de la Entidad serán tramitadas y suscritas por los Delegados o por los jefes de las dependencias adscritas a las Delegaturas, de acuerdo con sus funciones.

Para el cumplimiento de lo anterior, el Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces, deberá enrutar la petición de manera inmediata y directa a la dependencia correspondiente.

PARÁGRAFO.- Cualquier petición que llegue a nombre del Superintendente de Sociedades, de acuerdo con lo establecido en los incisos primero y segundo del presente artículo, será remitida, de manera inmediata y directa, a la dependencia competente.

ARTÍCULO 7. - OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO PARA LA RECEPCIÓN Y

RADICACIÓN DE LAS PETICIONES VERBALES

artículo, será remitida, de manera inmediata y directa, a la dependencia competente.

ARTÍCULO 7. - OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO PARA LA RECEPCIÓN Y

RADICACIÓN DE LAS PETICIONES VERBALES

Para la atención presencial o telefónica, el Grupo de Atención al Ciudadano recibirá las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos verbales, en el horario establecido para la atención al público.

Cuando la petición requiera de un análisis adicional, el personal del Grupo de Atención al Ciudadano, direccionará la solicitud para que la atención sea brindada por la dependencia competente de la Entidad.

En este caso la solicitud deberá registrarse de manera inmediata en el módulo PQRS de la página web de la Entidad, en donde el servidor público deberá dejar un registro en el que se indicará como mínimo, el día, el nombre completo, identificación y dirección del peticionario.

Para las peticiones presentadas en forma verbal y/o presencial, si el servidor público encargado de atender la petición lo estima pertinente, podrá exigir su presentación por escrito siguiendo para tal fin el procedimiento señalado en el inciso 4 del artículo 15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cuando quien formula la petición pide constancia de haberla presentado, el funcionario responsable la expedirá en forma sucinta, de conformidad a lo dispuesto en el inciso 3 del artículo 15 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO 1°.- El Grupo de Atención al Ciudadano pondrá a disposición de los ciudadanos formatos para las diversas peticiones, en caso de querer real izarlas de manera escrita.

Administrativo.

PARÁGRAFO 1°.- El Grupo de Atención al Ciudadano pondrá a disposición de los ciudadanos formatos para las diversas peticiones, en caso de querer real izarlas de manera escrita.

PARÁGRAFO 2°.- Para las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias recibidas a través de medios electrónicos, fuera del horario establecido para la atención al público, el término de respuesta comenzará a contar desde el día hábil siguiente.6/12

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PARÁGRAFO 3°.- En caso de existir peticiones reiterativas ya resueltas, el funcionario competente podrá remitirse a las respuestas anteriores, salvo que se trate de derechos imprescriptibles o de peticiones que se hubieren negado por no acr editar requisitos, siempre que en la nueva petición se subsane la irregularidad advertida por la entidad.

PARÁGRAFO 4°.- Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda su finalidad u objeto se le dará aplicación a lo co ntemplado en el artículo 19 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO 5°.- El Grupo de Atención al Ciudadano o quien haga sus veces velará por el seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de acuerdo con lo contemplado en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 103 de 2015.

el seguimiento a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de acuerdo con lo contemplado en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 103 de 2015.

PARÁGRAFO 6°.- SEGUIMIENTO DE LAS DIVERSAS SOLICITUDES. En la página web de la Entidad, con el número de radicación asignado, se encuentra disponible el servicio de seguimiento a las peticiones, en el enlace de consulta de radicaciones, dentro de la Ventanilla Única de Trámites y Servicios.

ARTÍCULO 8.- DEBER DE TRÁMITE OPORTUNO . De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades, implica el ejercicio del derecho de petición establecido en el artículo 23 de la Constitución Política. Por lo tanto, es un deber del servidor público de la Entidad atender las peticiones dentro de los términos establecidos en la ley, so pena de las sanciones disciplinarias que ello implique.

ARTÍCULO 9.- CONTENIDO DE LAS PETICIONES. De acuerdo con lo establecido por el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las peticiones deberán contener por lo menos los siguientes requisitos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con la indicación del documento de identidad y de la dirección, número de fax o la dirección electrónica donde recibirá la respuesta. Si el peticionario es una persona jurídica de derecho privado que deba estar inscrita en el Registro Mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

dirección, número de fax o la dirección electrónica donde recibirá la respuesta. Si el peticionario es una persona jurídica de derecho privado que deba estar inscrita en el Registro Mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en las que fundamenta su petición.

5. La relación de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.

6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

La dependencia responsable de dar respuesta a la petición, queja, reclamo o sugerencia, deberá examinarla integralmente y, en ningún caso, la estim ará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.7/12

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ARTÍCULO 10.- PETICIONES INCOMPLETAS Y DESISTIMIENTO TÁCITO. En virtud del principio de eficacia, cuando el personal de una dependencia constate que una petición ya radicada está incompleta pero que la actuación puede continuar sin que haya transgresión de la ley, aplicará lo dispuesto en los artículos 17 y 18 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 11. - TÉRMINO GENERAL PARA RESOLVER LAS PETICIONES . Las peticiones de que trata la presente Resolución, se resolverán o contestarán dentro de los

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 11. - TÉRMINO GENERAL PARA RESOLVER LAS PETICIONES . Las peticiones de que trata la presente Resolución, se resolverán o contestarán dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de su radicación, según lo estable cido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sin perjuicio de los términos especiales contemplados en la Ley.

Cuando se trate de una petición, que no es de la competencia de la Entidad, el funcionario deberá informar de inmediato al interesado, si éste actúa verbalmente, o dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción, si obró por escrito. Dentro del mismo término deberá remitirse la petición a la entidad competente.

PARÁGRAFO.- Cuando no fuere posible contestarle al interesado dentro del término legal, se deberá seguir el procedimiento establecido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTICULO 12. - TÉRMINOS ESPECIALES PARA RESOLVER LAS PETICIONES. La resolución de las peticiones listadas a continuación, tendrá los siguientes términos:

1. La solicitud de copias de documentos que reposen en la Superintendencia de Sociedades, deberán resolverse dentro de los 10 días siguientes a su recepción en la Entidad. Si en ese lapso no se le ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la Entidad no podrá negar la entrega de dichos documentos. En este caso las copias se entregarán dentro de los 3 días siguientes.

para todos los efectos legales, que la solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la Entidad no podrá negar la entrega de dichos documentos. En este caso las copias se entregarán dentro de los 3 días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a la Entidad de acuerdo con las funciones a su cargo, deberán resolverse dentro de los 30 días siguientes a su recepción.

3. Las peticiones de información o de documentos formuladas por otra autoridad ante la Superintendencia de Sociedades, se deberá resolver en un término no mayor de 10 días. En los demás casos, se resolverán las solicitudes dentro de los plazos previstos en el artículo 1 4 del Código de Procedimiento Administrativo y d e lo

Contencioso Administrativo.

4. Las solicitudes de información requeridas por los congresistas deberán tramitarse dentro de los 5 días siguientes a la recepción en la Entidad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5a. de 1992.

5. Las que tengan previsto un procedimiento especial en la ley o en el reglamento, se regirán por los términos allí señalados.8/12

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PARÁGRAFO 1°.– En relación con los numerales 1 y 2 del presente artículo, cuando no fuere posible contestarle al interesado dentro del término legal, se deberá seguir el procedimiento establecido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

fuere posible contestarle al interesado dentro del término legal, se deberá seguir el procedimiento establecido en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO 2°. - Salvo disposición legal en con trario, los conceptos emitidos por la Entidad como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

CAPÍTULO II.

DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

ARTÍCULO 13. - INFORMACIONES Y DOCUMENTOS RESERVADOS . Tendrán el carácter de reservado, los documentos señalados por la Constitución Política y la Ley, tales como los relacionados en el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y los determinados en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y demás normas y leyes concordantes.

En todo caso, la dependencia que le dé contestación negativa a la petición, alegando reserva de la documentación, deberá señalarle al interesado las disposiciones legales pertinentes.

Si la persona interesada insistiere en su petición de información o de expedición de documentos ante la Entidad, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Administrativo con jur isdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, quien decidirá en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente, la petición formulada, en los términos establecidos en los artículos 21 de la Ley 57 de 1985 y 26 del Código de Proce dimiento Administrativo y d e lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO.- El carácter reservado de una información o de determinados

de la Ley 57 de 1985 y 26 del Código de Proce dimiento Administrativo y d e lo Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO.- El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que, siendo co nstitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de la información y documentos que lleguen a conocer.

ARTÍCULO 14.- EXAMEN DE DOCUMENTOS. El examen de documentos se hará en el horario de atención al público establecido por la entidad, en jornada continua, y previa la autorización del jefe de la respectiva dependencia o del servidor público en quien éste haya delegado dicha facultad. El servidor p úblico que autorice el examen de documentos, deberá verificar que éstos no tengan el carácter de reservado.

ARTICULO 15.- EXPEDICIÓN DE COPIAS. La expedición de copias, dará lugar al pago previo de las mismas, cuyo valor será fijado anualmente mediante c ircular por la Subdirección Financiera.

Para tal efecto, se le indicará al peticionario, verbalmente o por escrito, según el caso, que la administración accede a la petición y que, para la entrega de las copias requeridas,9/12

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deberá cancelar previamente el valor que ellas ocasionen en el Grupo de Tesorería de la

sugerencias y denuncias en la Superintendencia de Sociedades"

deberá cancelar previamente el valor que ellas ocasionen en el Grupo de Tesorería de la entidad o en el establecimiento bancario que se le indique y presentar el recibo correspondiente.

Cumplida la anterior exigencia, la dependencia respectiva tendrá 3 días hábiles para expedirlas.

PARÁGRAFO.- En todo caso, cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y la persona solicitante así lo manifieste, se podrá enviar por este medio y no se cobrará costo alguno por la reproducción de la información.

CAPITULO III.

DE LAS SUGERENCIAS, DENUNCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS

ARTÍCULO 16.- RESPONSABILIDAD. El Grupo de Atención al Ciudadano o quien haga sus veces, será el responsable de la atención de los reclamos y sugerencias, que se presenten ante la Superintendencia de S ociedades. Este grupo podrá solicitar apoyo en las respuestas a las áreas competentes y, de igual manera, dará traslado de las sugerencias.

El Grupo de Control Interno Disciplinario será el encargado de atender las quejas y las denuncias por corrupción qu e se presenten contra el actuar de los funcionarios de la Superintendencia de Sociedades.

ARTÍCULO 17.- DEFINICIONES. Para efectos de la recepción y trámite oportuno de las sugerencias, denuncias, quejas y reclamos que se presenten ante la Superintendenci a de Sociedades, habrá de tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

 Sugerencia: Es un consejo o propuesta que formula un usuario o institución, para el mejoramiento de los servicios de la Entidad.

Sociedades, habrá de tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

 Sugerencia: Es un consejo o propuesta que formula un usuario o institución, para el mejoramiento de los servicios de la Entidad.

 Queja: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una persona natural o jurídica o su representante, con respecto a la conducta o actuar de un funcionario de la Entidad.

 Reclamo: Manifestación verbal o escrita de insatisfacción hecha por una p ersona natural o jurídica sobre el incumplimiento o irregularidad de alguna de las características de los servicios ofrecidos por la Entidad.

 Denuncias: Relato que realiza el ciudadano sobre la existencia de hechos irregulares cometidos por los funcionar ios públicos de la Superintendencia de Sociedades, con el fin de activar los mecanismos de investigación y sanción.

ARTÍCULO 18.- TRÁMITE PARA LAS SUGERENCIAS Y RECLAMOS . Las sugerencias y reclamos, deberán responderse dentro del término de 1