SS - Resolución 500-006280 de 15 de octubre de 2021

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SUPERINTENDENCIA

DE SOCIEDADES RESOLUCIÓN ~ Industria v Comercio ~ .... SUPERINTENDENCIA

SUPERINTENDENC IA DE SOCIEDADES BOGOTA 0 1111111111111111111111111111111111111111111

Al contestar c ite : 2021-01 - 617739

Tipo : Interna Fecha : 15/10 / 2021 12 :54 :02

Trtmrte : 1001 - COMUNICACIONES ENT IDADES DEL ESTADO Sociedad : 899999086SUPER INTENDENC IA DE S ... Exp . 36241

Rem itente : 500SECRETARIA GENERAL Destino : 500SECRETARIA GENERAL Folios : 5 Anexos : NO Tipo Documenta l: RESOLUCION Consecutivo : 500-006280

Por la cual se conforma el Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos de la Dirección de Cámaras de Comercio , entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades EL SUPERINTENDENTE DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES (E) En uso de sus atribuciones legales , reglamentarias , y , CONSI O ERANDO: PRIMERO. Que , el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020 , " Por medio del cual se impulsa el emprendimiento en Colombia ", traslada las competencias de inspección , vigilancia y control de las cámaras de comercio , así como las previstas en los artículos 27 , 37 y 94 del Código de Comercio respecto del registro mercantil , el ejercicio profesional del comercio y la apelación de los actos de registro , de la Superintendencia de Industria y Comercio a la

de Comercio respecto del registro mercantil , el ejercicio profesional del comercio y la apelación de los actos de registro , de la Superintendencia de Industria y Comercio a la Superintendenc ia de Sociedades . SEGUNDO . Que, por una parte, el numeral 2 del artículo 7 del Decreto 1736 de 2020 , contempla dentro de las funciones del Despacho del Superintendente de Sociedades , la competencia para "{i]mpartir las directrices para el cumplimiento de las disposiciones legales relativas a la entidad y por el eficiente desempeño de fas funciones técnicas , administrativas y jurisdiccionales de la misma ". TERCERO. Que igualmente , el numeral 2 del articulo 3 de l Decreto 4886 de 20 1 1 , contemp la dentro de las funciones del Despacho del Superintendente de Industria y Comercio , la competencia para " {v]elar por el cumplimiento de fas disposiciones legales relativas a la ent idad y por el eficiente desempeiío de las funciones técnicas y administrativas de la misma . ". CUARTO . Que en orden de lo expuesto y en consonancia con los principios constitucionales de eficiencia y armonía inst itucional , así como el princip io de coordinación previsto en el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 y la reglamentación prevista en el Decreto 1083 de 2015 , Decreto Único Reglamentario del Secto r de Función Pública , las autor idades administrativas están llamadas a garantízar la armonía en el ejerc icio de sus respectivas funciones para lograr los fines y cometidos estatales , así como el debido cumplimiento de las leyes. QUINTO . Que de acuerdo con el Capitulo II e l Título VII de la Parte VIII del Libro del

funciones para lograr los fines y cometidos estatales , así como el debido cumplimiento de las leyes. QUINTO . Que de acuerdo con el Capitulo II e l Título VII de la Parte VIII del Libro del Decreto 1080 de 2015, Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura , para efectos de la organización, entrega y/o transferencia y recibo de documentos que se debe adelantar con ocasión de lo previsto en el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020 , se hace necesario la conformación de un Comité Técnico integrado por funcionarios del nivel directivo o a quienes estos deleguen y los demás funcionarios que se requieran de las entidad involucradas en este proceso , cuya responsabilidad consiste en acordar los ;:isnAr.tns6 7 J 1 3 2 m1 ·

~ SUPERI NT ENDENCIA

"-' DE SOCIEDADES RESOLUCIÓN aIndustria v Comercio ~ ... SUPERINTENDENCIA Por la cual se conforma el Comité Técnico Transitorio para fa Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos de la Dirección de Cámaras de Comercio , entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades Pág ina 2 específicos previos al proceso de entrega y recepción, en pro de la protección de documentos, sin importar su formato, garantizando su integridad , disponibilidad y consulta . SEXTO . Que adicionalmente, para adelantar la planeación y coordinación correspondiente en el proceso de transferencia de documentos y archivos entre la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Industria y Comercio, se deben acoger las acciones y procedimientos estab lecidos para tal efecto en la normatividad vigente , así corno la

en el proceso de transferencia de documentos y archivos entre la Superintendencia de Sociedades y la Superintendencia de Industria y Comercio, se deben acoger las acciones y procedimientos estab lecidos para tal efecto en la normatividad vigente , así corno la reglamentación e instrucciones dictadas por el Archivo General de la Nación , por ser la autoridad encargada de establecer , organizar y dir igir el Sistema Nacional de Archivos . SÉPTIMO . Que de acuerdo con las consideraciones precedentes y dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 2 .8 .7 . 2 . 1 del Decreto 1080 de 2015, Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura , por medio del presente acto administrativo se conforma el Comité Técnico para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos, para dar cumplimiento a las acciones conexas a lo ordenado en el artículo 70 de la Ley 2069 de 2020. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Comité Técnico para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos. Créese el Comité Técnico para la Entrega y/o Transferenc ia y Recibo de Archivos, a realizarse desde la Superintendencia de Industria y Comercio hacia la Superintendencia de Sociedades. ARTÍCULO SEGUNDO. Objeto. El Comité Técn ico tiene por objeto formalizar la entrega y/o transferencia y recibo de archivos, que se debe realizar con ocasión de lo previsto en el articulo 70 de la Ley 2069 de 2020 . ARTÍCULO TERCERO. Alcance. El Comité Técn ico tiene la responsabilidad de acordar los aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades .

ARTÍCULO TERCERO. Alcance. El Comité Técn ico tiene la responsabilidad de acordar los aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades . PARÁGRAFO. El Comité Técnico tiene carácter transitor io y se mantendrá vigente por el t iempo en que se realiza la entrega y/o transferencia y recibo de archivos, de que trata es t e acto administrativo . ARTÍCULO CUARTO. Conformación del Comité. El Comité estará conformado por funcionarios de las entidades involucradas en este proceso, así como del ente cabeza de sector al cual pertenecen las Entidades , cuya responsabilidad es acordar los aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos. 1. ~n ~ - Secretarios Generales o a quienes éstos deleguen, Delegados de Supervisión Societaria y Protección de la Competencia o a quienes éstos de le guen , Directores o Jefes de Tecnología o a quienes éstos deleguen, Directores Financieros o a quienes éstos deleguen ,.6 7 3 1 3 202 J ~ S U PERINTENDENCIA ~ Industria y Comercio ~ ~ SUPERINTENDENCIA ~ DE SOCIEDADES RESOLUCIÓN Por fa cual se conforma el Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos de la Dirección de Cámaras de Comercio, entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades Pág ina 3 5 . Director o Coordinador de Talento Humano o a quienes éstos deleguen , 6 . Directores Administrativos o a quienes éstos deleguen ,

de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades Pág ina 3 5 . Director o Coordinador de Talento Humano o a quienes éstos deleguen , 6 . Directores Administrativos o a quienes éstos deleguen , 7 . Coord inadores de Grupo de Gestión Documental, 8 . Funcionario Delegado del Ministerio de Comercio Industr ia y Turismo. PARÁGRAFO PRIMERO. La Secretaría Técnica será ejercida por las coordinaciones de los Grupos de Gestión Documental de cada entidad . PARÁGRAFO SEGUNDO. Los Jefes de la Oficina de Control Interno de ambas entidades o a quienes éstos deleguen , se r án invitados permanentes con voz , pero sin voto . PARÁGRAFO TERCERO. El Comité podrá invitar a sus reuniones a los servidores públicos que considere necesarios, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico en los temas a tratar . Estos funcionarios tendrán derecho a voz y voto; la respectiva citación la efectuará el secretario técnico cuando sean programadas las sesiones . ARTÍCULO QUINTO. Sesiones del Comité. Se reunirá en ses ión ordinaria una vez al mes y extraordinariamente a solicitud de los integrantes y previa citación de la secretaría técnica. Se podrán celebrar sesiones virtuales , las cuales deberán ser programadas y debidamente c itadas por la secretaría técnica . En las sesiones virtuales se podrá deliberar y decidir por medio de comunicación simultanea o sucesiva, utilizando los recursos tecnológicos que se encuentren al alcance de los miembros del Comité. ARTÍCULO SEXTO . Funciones del Comité. El Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Arch ivos de la Dirección de Cámaras de Comercio tendrá las siguientes funciones :

ARTÍCULO SEXTO . Funciones del Comité. El Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Arch ivos de la Dirección de Cámaras de Comercio tendrá las siguientes funciones : 1. 2 . Recibir y verificar los inventarios que aporta la SIC y el estado de la documentación en cuanto a la organizac ión y aplicación de las normas archivísticas. Realizar un diagnóstico integral de l estado de los archivos , durante los 3 primeros meses iniciado el Convenio , en el que se señale como mínimo : fechas extremas , volumen en metros lineales y cant idad de unidades de conservación , tipos de soportes, estado de organizac ión , herramientas de consulta, conservación , normas que inciden en su conservación y se acopien todos los instrumentos de clas ificación y descripción del fondo documental tales como inventarios documentales, inventarios de documentos que previamente se hayan eliminado , indices , Cuadros de Clasificación Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (Artículo 2 .8.7.2.4 . Decreto 1080 de 2015) . 3 . 4 . Elaborar un Plan de Trabajo Archivíst ico Integral , previendo los recursos necesario ~ , para atender los gastos de entrega, organizac ión , conservación, depósito , migración \ a nuevas tecnologías de documentos históricos , y depuración de los archivos . Asignar los Recursos para la Intervención de los Archivos de acuerdo con el articul / 2 .8 .7 . 1.4 del Decreto Ley 1080 de 2015 ./ 6 7 3 1 3 ~021

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~ DE SOCIEDADES RESOLUCIÓN ~ lnd.ustria y Comercio ~ ... SUPERINTENDENCIA Por la cual se conforma el Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos de la Dirección de Cámaras de Comercio , entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades Pág ina 4

5. Identificar , de acuerdo con las Tablas de Retención Documenta l, o a través de la elaboración de un Inventario en su estado natural, las series o asuntos que serán objeto de la transferencia . 6 . Realizar el informe del proceso de desinfección documental para evitar riesgos laborales , contaminación o deterioro de los documentos que serán objeto de entrega .

7. Verificar que la Entrega y/o Transferencia de los Archivos se realice mediante inventarios documentales elaborados por cada dependencia (siguiendo la estructura orgánico - funcional), así como , establecer un cronograma de transferencias .

8. Efectuar un análisis de los aplicativos de administración documenta l de la Superintendencia de Industria y Comercio, para el traslado de los documentos electrónicos que defina el Comité Técnico, establec iendo las necesidades de interoperabilidad para garantizar la disponibilidad de los documentos , que permita el normal desarrollo del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

(SGDEA) de la Superintendencia de Sociedades, así como dar cumplimiento a lo mencionado en el capítulo 47firma electrón ica, Decreto 1074 de 2015 , el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica , neutralidad

mencionado en el capítulo 47firma electrón ica, Decreto 1074 de 2015 , el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica , neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica , requisitos , confiabilidad, grado de seguridad , entre otros aspectos. 9 . Garant izar la integridad y seguridad durante el proceso de transferencia de la información de acuerdo con lo establecido en los protocolos de seguridad de la información de las entidades , como el uso de canales seguros, según la norma técnica ISO 27001. Se deberá revisar con las áreas de tecnolog ía lo establecido en el Decreto 1080 de 2015. 1 O. Realizar mesas de trabajo con el fin de identificar las características técnicas que deben cumplir los documentos y expedientes electrónicos de archivo , para dar la transferencia entre las ent idades . PARÁGRAFO 1 . Frente a la transferencia de la documentación produc ida durante la emergencia sanitaria derivada de la pandemia por COVID-19 y que se encuentran en trámite , la SIC garantizará la entrega de los documentos y expedientes electrónicos, para lo cual se efectuarán mesas de trabajo con el fin de identificar los requisitos mínimos que permitan dar aplicación a la normatividad generada por el AGN y los Decretos presidenciales . PARÁGRAFO 2. La Entrega y/o Transferencia y Recibo, así como la recepción de los ---.. documentos y archivos se hará en unidades de conservación deb idamente almacenados; asi mismo , se realizará un acta por los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades, indicando el lugar y fecha en que se

---.. documentos y archivos se hará en unidades de conservación deb idamente almacenados; asi mismo , se realizará un acta por los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades, indicando el lugar y fecha en que se realizará , junto con el nombre y cargo de quienes participan en ella .~ SUPERINTENDENCIA V DE SOCIEDADES G 7 3 1 3 _ 202 1 RESOLUCIÓN ~ Industria \ ' Comercio ~~SUPERINTENDENCIA Por la cual se conforma el Comité Técnico Transitorio para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Archivos de la Dirección de Cámaras de Comercio , entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades Página 5 PARÁGRAFO 3. En los inventarios documentales deberán identificarse los datos mínimos para la recuperación y ubicación de la información, tales como: Nombre de la oficina productora , serie o asunto , fechas extremas (identificando mínimo el año) , unidad de conservación (identificar número caja y número de carpetas y cantidad de carpetas por caja) y soporte. PARÁGRAFO 4. Los expedientes de archivo de conservación total y/o permanente se entregarán y recibirán medíante inventario documental, adoptando el Formato Único de Inventario Documental (FUID}, el cual se entregará en formato físico y electrónico, en consideración con el artículo 2.8.7.2 .8. del Decreto 1080 de 2015. ARTÍCULO SÉPTIMO. Funciones de la Secretaría Técnica. Las funciones son las siguientes:

1. Planear y preparar los documentos pertinentes para las reuniones, de conformidad con el orden del día .

ARTÍCULO SÉPTIMO. Funciones de la Secretaría Técnica. Las funciones son las siguientes:

1. Planear y preparar los documentos pertinentes para las reuniones, de conformidad con el orden del día . 2 . Convocar a sesiones a los integrantes e invitados del Comité , indicando las particularidades de la reunión , tales como día, hora y lugar. 3 . Elaborar las actas de cada sesión. 4 . Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité , así como de los demás documentos de soporte a los temas tratados , tanto en medio físico como elec t rónico. 5 . Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Com ité.

ARTICULO OCTAVO. El Comité Técnico para la Entrega y/o Transferencia y Recibo de Arch ivos de la Direcc ión de Cámaras de Comercio, entre la Superintendencia de Industria y Comercio y la Superintendencia de Sociedades, estará vigente desde la publ icación del presente acto administrativo en el Diario Oficial , hasta la entrega total de los expedientes a conformidad. En constancia se firma en Bogotá D.C ., a los ('1 5 GC1 2 02 1

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

TRD ce YETO NZÁLEZ \) ~ erintendente de lndust ía y Comerci c;P uperintendente de Sociedades (E) / •