SSPD - Manual de ingreso, situaciones administrativas y retiro del servicio

MANUAL DE INGRESO, PERMANENCIA, SITUACIONES ADMINISTRATIVAS Y

RETIRO DEL SERVICIO

Código GH-M-001 Versión 20

NOVIEMBRE, 2022MANUAL DE INGRESO,

PERMANENCIA, SITUACIONES

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SERVICIO

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO............................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ............................................................................................................................................... 4

3. FUNDAMENTO LEGAL .......................................................................................................................... 4

4. DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 4

5. CONTENIDO ........................................................................................................................................... 7 5.1. JORNADA DE TRABAJO ....................................................................................................................... 7 5.2. PROVISIÓN DE EMPLEO ...................................................................................................................... 8 5.2.1. Nombramiento Ordinario ...................................................................................................... 14 5.2.2. Provisión de vacantes definitivas mediante el mecanismo excepcional .............................. 16 5.2.3. Provisión de vacantes definitivas mediante el mecanismo ordinario ................................... 17 5.2.4. Nombramiento provisional .................................................................................................... 19 5.2.5. Nombramiento en periodo de prueba ................................................................................... 19 5.2.6. Nombramiento en encargo ................................................................................................... 21 5.2.7. Provisión de empleos temporales ........................................................................................ 21 5.2.8. Vinculación de personas con discapacidad ......................................................................... 22 5.2.9. Vinculación de jóvenes entre los 18 y 28 años .................................................................... 23 5.3. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS ....................................................................................................23 5.3.1. Servicio Activo ...................................................................................................................... 23

5.2.9. Vinculación de jóvenes entre los 18 y 28 años .................................................................... 23 5.3. SITUACIONES ADMINISTRATIVAS ....................................................................................................23 5.3.1. Servicio Activo ...................................................................................................................... 23 5.3.2. Permisos ............................................................................................................................... 23 5.3.2.1. Permisos de entre una (1) hora y hasta un (1) día ................................ ........ 24 5.3.2.2. Permisos de hasta tres (3) días ................................ ................................ .... 25 5.3.2.3. Permiso Sindical ................................ ................................ ........................... 25 5.3.2.4. Permiso académico compensado ................................ ................................ . 26 5.3.2.5. Permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria.......................... 26 5.3.3. Licencias ............................................................................................................................... 26 5.3.3.1. Licencia ordinaria ................................ ................................ ......................... 27 5.3.3.2. Licencia no remunerada para adelantar estudios ................................ ......... 28 5.3.3.3. Licencia remunerada por enfermedad o maternidad o paternidad ................ 28 5.3.3.4. Licencia remunerada por luto ................................ ................................ ....... 29 5.3.3.5. Licencia remunerada para actividades deportivas ................................ ........ 31 5.3.4. Encargos .............................................................................................................................. 31 5.3.4.1. Encargo para proveer empleos de carrera administrativa ............................. 31 5.3.4.2. Encargo para proveer empleos de libre nombramiento y remoción .............. 32 5.3.4.3. Remuneración durante el encargo ................................ ................................ 32 5.3.4.4. Procedimiento para la provisión transitoria de empleos ................................ 32 5.3.4.5. Terminación del encargo o en su defecto del nombramiento provisional ...... 34

5.3.4.4. Procedimiento para la provisión transitoria de empleos ................................ 32 5.3.4.5. Terminación del encargo o en su defecto del nombramiento provisional ...... 34 5.3.5. Comisiones ........................................................................................................................... 34 5.3.5.1. Comisión de servicios ................................ ................................ ................... 35 5.3.5.2. Comisión de estudios Permiso Sindical ................................ ........................ 36 5.3.5.3. Comisión para desempeñar empleo de libre nombramiento y remoción o de período fijo 38MANUAL DE INGRESO,

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Código MI-F-005.V.1 Página 3 de 62 5.3.5.4. Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas ................................ ................................ .... 39 5.3.6. Suspensión en el ejercicio de las funciones del cargo ......................................................... 40 5.3.6.1. Suspensión provisional por causa disciplinaria ................................ ............. 41 5.3.6.2. Suspensión como sanción disciplinaria................................ ......................... 41 5.3.6.3. Suspensión por orden judicial ................................ ................................ ....... 42 5.3.7. Vacaciones ........................................................................................................................... 42 5.3.8. Servicio militar ...................................................................................................................... 42 5.3.9. Descanso compensado ........................................................................................................ 43 5.3.10. Periodo de prueba en empleos de carrera ........................................................................... 43 5.4. CONFLICTO DE INTERESES Y DEBIDA DILIGENCIA ......................................................................43 5.5. RETIRO DEL SERVICIO ......................................................................................................................44 5.5.1. Declaratoria de Insubsistencia del Nombramiento ............................................................... 46

5.4. CONFLICTO DE INTERESES Y DEBIDA DILIGENCIA ......................................................................43 5.5. RETIRO DEL SERVICIO ......................................................................................................................44 5.5.1. Declaratoria de Insubsistencia del Nombramiento ............................................................... 46 5.5.1.1. Insubsistencia de los empleados de libre nombramiento y remoción ............ 46 5.5.1.2. Insubsistencia de los empleados que ocupan cargos de carrera .................. 46 5.5.1.3. Insubsistencia de los empleados vinculados mediante nombramiento provisional 47 5.5.1.4. Insubsistencia de los empleados vinculados mediante nombramiento en periodo de prueba ................................ ................................ ................................ .......... 47 5.5.2. Renuncia Regularmente Aceptada ...................................................................................... 48 5.5.3. Retiro por derecho a pensión de jubilación o de vejez y por invalidez absoluta .................. 48 5.5.3.1. Reintegro al servicio de pensionados ................................ .......................... 49 5.5.3.2. Retiro por invalidez absoluta ................................ ................................ ......... 50 5.5.4. Retiro por edad o retiro forzoso ............................................................................................ 51 5.5.5. Destitución, como consecuencia de un proceso disciplinario .............................................. 52 5.5.6. Declaratoria de vacante del Empleo en caso de abandono de cargo ................................. 53 5.5.7. Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 190 de 1995, y de las normas que adicionen o modifiquen la supervisión del empleo. .................................................................................................. 54 5.5.8. Por orden o decisión judicial ................................................................................................ 55 5.5.9. Por suspensión del empleo .................................................................................................. 56

modifiquen la supervisión del empleo. .................................................................................................. 54 5.5.8. Por orden o decisión judicial ................................................................................................ 55 5.5.9. Por suspensión del empleo .................................................................................................. 56 5.5.9.1. Protección especial en caso de suspensión del empleo como consecuencia de una reformar de la planta de personal ................................ ................................ ....... 57 5.5.10. Por muerte ............................................................................................................................ 57 5.6. PROTOCOLO DE ENTREGA DE ENCARGO .....................................................................................57 5.7. RECLAMACIONES POR PRESUNTAS VULNERACIONES A LOS DERECHOS DE CARRERA .....59 5.7.1. Requisitos de la reclamación ............................................................................................... 59 5.7.1.1. Requisitos de forma ................................ ................................ ...................... 59 5.7.1.2. Requisitos de oportunidad ................................ ................................ ............ 60 5.7.1.3. Requisitos de procedibilidad ................................ ................................ ......... 60 5.7.1.4. Trámite de reclamación ................................ ................................ ................ 61 5.7.1.5. Decisión de la reclamación ................................ ................................ ........... 61MANUAL DE INGRESO,

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1. OBJETIVO

Compilar y documentar los conceptos y normatividad asociada de diaria aplicación, para contribuir con la orientación y toma de decisiones en el manejo del recurso humano de la entidad.

2. ALCANCE

Este manual aplica desde el proceso de vinculación del funcionario hasta el retiro de la entidad por cualquier causal. Se incluyen figuras legales contempladas en la normativa vigente aplicables dentro de la permanencia del servidor y situaciones administrativas.

Este manual aplica desde el proceso de vinculación del funcionario hasta el retiro de la entidad por cualquier causal. Se incluyen figuras legales contempladas en la normativa vigente aplicables dentro de la permanencia del servidor y situaciones administrativas.

3. FUNDAMENTO LEGAL

Ver normograma Gestión Talento Humano.

4. DEFINICIONES

• Administración pública: La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano (artículo 39 Ley 489 de 1998).

• Áreas o jefes de recursos humanos: Son la estructura básica de la gestión del recurso humano en la administración pública. Algunas de sus competencias son: elaborar los planes estratégicos de recursos humanos, planes anuales de vacantes y los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funcion es y competencias laborales, diseñar y administrar los programas de formación y capacitación, entre otras (artículo 15 Ley 909 de

2004).

• Carrera Administrativ a: El artículo 27 de la Ley 909 de 2004, señala que "La carrera administrativa es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer; estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y el ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el

ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna".

ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección en los que se garantice la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna".

• Empleo: conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado1.

1 Artículo 2 del Decreto 770 de 2005.MANUAL DE INGRESO,

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Código MI-F-005.V.1 Página 5 de 62 • Encargo: Sobre esta temática la Comisión Nacional del Servicio Civil, ha conceptuado en los siguientes términos:

“El encargo está catalogado como un derecho de los empleados de carrera. Los servidores públicos que ostenten tal derecho y que reúnan los requisitos y condiciones fijados en la ley, serán designados en igualdad de condiciones para suplir las vacancias que se presenten en los empleos de carrera, de igual o superior nivel jerárquico. Por ello, el encargo constituye un mecanismo para incentivar a los empleados de carrera eficientes.

El encargo tiene una doble connotación jurídica, en cuanto es, al mismo tiempo, una modalidad de provisión transitoria de empleos de carrera y una situación administrativa para el empleado que es destinatario de esa determinación. Como toda situación administrativa, el empleado encargado conserva su vínculo laboral con la Administración y regresa al cargo del cual es titular cuando se termine el encargo”2.

• Función pública o administrativa: Aquella que está al servicio de los intereses generales y

el empleado encargado conserva su vínculo laboral con la Administración y regresa al cargo del cual es titular cuando se termine el encargo”2.

• Función pública o administrativa: Aquella que está al servicio de los intereses generales y prestación de servicios a cargo del Estado, a través de sus servidores, y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (artículo 209 Constitución Política y 2° Ley 909 de 2004).

• Inclusión social: “Es un proceso que asegura que todas las personas tengan las mismas oportunidades, y la posibilidad real y efectiva de acceder, participar, relacionarse y di sfrutar de un bien, servicio o ambiente, junto con los demás ciudadanos, sin ninguna limitación o restricción por motivo de discapacidad, mediante acciones concretas que ayuden a mejorar la calidad de vida de las personas con discapacidad”3.

• Madre o padre cabeza de familia sin alternativa económica: Entiéndase por madre o padre cabeza de familia, quien siendo soltera(o) o casada(o), tenga bajo su cargo, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, síquica o moral del cónyuge o compañera(o) permanente o deficiencia sustancial de los demás miembros del núcleo familiar.4 • Manual de funciones y competencias laborales : Instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos.

• Manual de funciones y competencias laborales : Instrumento de administración de personal, a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos.

• Persona con discapacidad: “Es aquella que tiene limitaciones o deficiencias en su actividad cotidiana y restricciones en la participación social por causa de una condición de salud, o de barreras físicas, ambientales, culturales, sociales y del entorno cotidiano . Esta definición se

2 Comisión Nacional del Servicio Civil. Concepto 02-767 del 22 de enero de 2009. Despacho Comisionado Frídole Ballén Duque. 3 Ley Estatutaria 1618 de 2013. “Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad”. 4 Decreto 648 de 2017, “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública".MANUAL DE INGRESO,

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Código MI-F-005.V.1 Página 6 de 62 actualizará, según las modificaciones que realice la Organización Mundial de la Salud, OMS, dentro de la Clasificación Internacional de Funcionalidad, CIF”5.

• Plantas de personal: Son el conjunto de empleos con que cuentan las entidades públicas para dar cumplimiento a los fines y desarrollar las competencias institucionales.

• Planta global: Es un sistema de planta de personal que busca “(…) garantizarle a la administración pública mayor capacidad de manejo de su planta de funcionarios, con el objeto

para dar cumplimiento a los fines y desarrollar las competencias institucionales.

• Planta global: Es un sistema de planta de personal que busca “(…) garantizarle a la administración pública mayor capacidad de manejo de su planta de funcionarios, con el objeto de atender las cambiantes necesidades del servicio y de cumplir de manera más eficiente con las funciones que le corresponden”6.

• Recursos humanos: Personal que se vincula a las entidades laboralmente.

• Reintegro al cargo: finalizado el término por el cual se otorgó la comisión, el de su prórroga o cuando el empleado renuncie al cargo de libre nombramiento y remoción o sea retirado del mismo antes del vencimiento del término de la comisión, deberá asumir el empleo respecto

del cual ostenta derechos de carrera.

• Retiro del servicio: Cesación del ejercicio de funciones públicas.

• Servidor Público: es un término genérico que es sinónimo de funcionario público, el cual engloba varias especies, entre las cuales se encuentran los empleados y los trabajadores del Estado, denominados comúnmente empleados públicos y trabajadores oficiales.

“Las personas que presten sus servicios en los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias y establecimientos públicos son emple ados públicos; sin embargo, los trabajadores de la construcción y sostenimiento de obras públicas son trabajadores oficiales.

Las personas que presten sus servicios en las empresas industriales y comerciales del Estado, son trabajadores oficiales; sin embargo, los estatutos de dichas empresas precisarán qué actividades de dirección o confianza deban ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos.7”

• Servidor próximo para pensionarse 8: Aquel al cual le faltan tres (3) años o menos, para

qué actividades de dirección o confianza deban ser desempeñadas por personas que tengan la calidad de empleados públicos.7”

• Servidor próximo para pensionarse 8: Aquel al cual le faltan tres (3) años o menos, para reunir los requisitos de edad y tiempo de servicio o semanas de cotización para obtener el disfrute de la pensión de jubilación o de vejez, al momento de la supresión del empleo.

• Situación Administrativa: Posición en que se encuentran los empl eados públicos frente a la Administración en un tiempo específico y que afecta la relación laboral existente entre los mismos.

5 Ley 1145 de 2017, “Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones”. 6Corte Constitucional. Sentencia C-443 de 1997. 7 Artículo 5 del Decreto 3135 de 1968. “Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales” 8 Artículo 2.2.12.1.1.1. Decreto 1083 de 2015MANUAL DE INGRESO,

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Código MI-F-005.V.1 Página 7 de 62 • Situación de discapacidad: “Conjunto de condiciones ambientales, físicas, biológicas, culturales y sociales, que pueden afectar la autonomía y la participación de la persona, su núcleo familiar, la comunidad y la población en general en cualquier momento relativo al ciclo vital, como resultado de las interacciones del individuo con el entorno”9.

culturales y sociales, que pueden afectar la autonomía y la participación de la persona, su núcleo familiar, la comunidad y la población en general en cualquier momento relativo al ciclo vital, como resultado de las interacciones del individuo con el entorno”9.

• Vacante definitiva: Un empleo se encuentra vacante definitivamente cuando se presenta alguna de las situaciones previstas en el artículo 2.2.5.2.1 del Decreto 1083 de 2015.

• Vacante temporal: El artículo 2.2.5.2.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017, adicionado por el artículo 1 del Decreto 770 de 2021, señala que un empleo queda vacante temporalmente cuando quien lo desempeña se encuentra en: 1) Vacaciones; 2) Licencia; 3) Permiso remunerado; 4) Comisión (salvo en la de servicios al interior), 5 )En Encargo, separándose de las funciones del empleo del cual es titular; 6) Suspendido por decisión disciplinaria, fiscal o judicial; 7) Período de prueba en otro empleo

de carrera; y 8) Descanso compensado.

5. CONTENIDO

5.1. JORNADA DE TRABAJO

La jornada laboral en la administración pública establece el período de tiempo durante el cual los empleados se encuentran a disposición de la administración u órdenes del empleador en desarrollo de las funciones que les corresponde ejercer. Su fijación es de origen legal, para que se estipule con claridad el tiempo de servicio dentro de un determinado espacio de tiempo y para que el empleado disponga de un tiempo razonable para su descanso.

De acuerdo con lo expuesto en el artículo 22 de la Ley 909 de 2004, cualquiera que sea la forma

se estipule con claridad el tiempo de servicio dentro de un determinado espacio de tiempo y para que el empleado disponga de un tiempo razonable para su descanso.

De acuerdo con lo expuesto en el artículo 22 de la Ley 909 de 2004, cualquiera que sea la forma de vinculación con la administración, el ejercicio de las funciones de los empleos se desarrollará bajo la modalidad de tiempo completo como regla general, y excepcionalmente, de medio tiempo o tiempo parcial, de acuerdo con las necesidades del servicio.

El art. 2 de la Ley 2101 de 2021, fija la jornada semanal de los empleados en un máximo de 42 horas semanales y le otorga al jefe de la entidad u organismo la facultad para establecer el horario de trabajo.

En la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios -Superservicios-, la jornada laboral actual, principal, se encuentra entre las 7:00 a.m. y las 4:00 p.m., de acuerdo con lo establecido en la Resolución No. SSPD20221000316765 del 11 de abril de 2022. Igualmente, en la referida resolución se contemplaron 2 horarios alternativos, así: de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.

Igualmente, se expidió la Resolución No. SSPD - 20221000395615 del 29 de abril de 2022, a través de la cual se reglamentó el horario flexible para funcionarios que acrediten las condiciones enunciadas en el artículo segundo de la referida resolución, de la siguiente manera:

9 Ley 1145 de 2017 “Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones”.MANUAL DE INGRESO,

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9 Ley 1145 de 2017 “Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones”.MANUAL DE INGRESO,

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o De lunes a viernes de 6:30 a.m. a 2:30 p.m. jornada continua.

Todos los funcionarios deberán regis trar su ingreso, salida a almorzar, entrada de almorzar y salida de la jornada laboral en el aplicativo control horario, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el instructivo manejo aplicativo control horario GH-I-004.

5.2. PROVISIÓN DE EMPLEO

Los e mpleos en la administración pública pueden clasificarse según la forma como deben proveerse.

De esta manera encontramos los que se proveen mediante nombramiento ordinario, nombramiento en periodo de prueba, encargo y nombramiento provisional.

Igualmente, los empleos públicos se pueden proveer de manera definitiva, o de manera transitoria mediante encargo o nombramiento provisional. Los términos de las mismas varían dependiendo de si el cargo es de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción.

Así mismo, los empleos públicos se pueden proveer de manera temporal mediante las figuras del supernumerario o de empleos temporales.

Para que el nombramiento surta efectos y el empleado adquiera su condición de empleado público es necesario que: a) el nombramiento recaiga en un empleo regularmente establecido; b) provenga de autoridad competente; c) recaiga en quien acredita el cumplimiento de los requisitos

público es necesario que: a) el nombramiento recaiga en un empleo regularmente establecido; b) provenga de autoridad competente; c) recaiga en quien acredita el cumplimiento de los requisitos generales y específicos para el desempeño del cargo; d) sea aceptado por quien es des ignado para el efecto; e) se tome posesión del cargo con las formalidades constitucionales en los plazos señalados por la ley.

Para que exista un empleo, es necesario que esté previsto en la planta de personal, tenga detalladas sus funciones en la Constitución, la Ley o el manual de funciones y que estén previstos sus emolumentos. Verificada la existencia del empleo podrá realizarse el nombramiento.

Que actualmente, la Superservicios cuenta con 994 empleos en su planta de personal, los cuales se encuentran distribuidos por dependencias. Esta información se plasma en una hoja de cálculo que administra el Grupo Administración de Personal, en la cual se encuentran organizados los funcionarios por grupos o asignados a alguna dependencia en particular.

Como los movimientos de planta son dinámicos dado que la estructura general de la planta es global, se debe actualizar de manera permanente la hoja de cálculo con la que se cuenta para determinar con claridad qué cargos y en qué dependencias existe una vacante por cubrir y qué tipo de vacante es: temporal o definitiva y si su naturaleza es de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción.

El responsable de la recopilación de las novedades, remite de manera permanente las novedades que se van presentando para actualizar la planta y enterar a los diferentes responsables de otros procedimientos. Asimismo, genera un reporte general de las novedades para repasar y revisarMANUAL DE INGRESO,

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procedimientos. Asimismo, genera un reporte general de las novedades para repasar y revisarMANUAL DE INGRESO,

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Código MI-F-005.V.1 Página 9 de 62 que todas hayan sido incluidas.

Los responsables de los demás procedimientos pueden verificar o complementar la novedad o generar cualquier otra aclaración o complemento a la información enviada.

Cualquier movimiento de personal, llámese traslado o reubicación, debe ser verificado y analizado por el Grupo Administración de Personal con el fin de evitar que se desactualice la planta de personal, el manual de funciones o se descompleten los grupos internos de trabajo.

Para la creación de un Grupo Interno de Trabajo, la dependencia solicitante, deberá a través de memorando, pedir la vialidad presupuestal para asignación de prima de coordinación a la Dirección FinancieraGrupo de Presupuesto.

Una vez se cuente con esta viabilidad, se deberá enviar para revisión y aprobación el proyecto de acto administrativo el cual debe contener la justificación de creación del Grupo Interno de Trabajo, las funciones del Grupo y del Coordinador, a la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional, a la Oficina Asesora Jurídica y a la Dirección de Talento Humano. De aprobarse tal sol