SSPD - Manual de políticas de tratamiento de datos personales

MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Código DE-M-007 Versión 01

SEPTIEMBRE, 2022MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el Tratamiento de los Datos Personales de personas naturales, que en el desarrollo de las funciones propias de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en adelante Superservicios, deba recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir, con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y demás normas que la modifiquen, aclaren, reglamenten o adicionen.

2. ALCANCE

El presente Manual es aplicable a los procesos de la Superservicios que deban realizar el Tratamiento de los datos personales (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.

Las disposiciones establecidas en este documento y las demás que dicte la normatividad colombiana en materia de Protección de datos personales, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la Superservicios que actúan en calidad de Responsables del Tratamiento, así como también, para las empresas contratadas, contratistas o entidades del Gobierno hacia las cuales se transmite

materia de Protección de datos personales, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos de la Superservicios que actúan en calidad de Responsables del Tratamiento, así como también, para las empresas contratadas, contratistas o entidades del Gobierno hacia las cuales se transmite información y que actúan en calidad de Encargadas del Tratamiento.

3. FUNDAMENTO LEGAL

● Constitución Política de Colombia, artículo 15. ● Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”. ● Ley 1273 de 2009, artículos 269F y 269G. ● Sentencia C-748 de 2011. ● Ley estatutaria 1581 de 2012 “Por el cual se dicta n disposiciones generales para la protección de datos personales”. ● Decreto 1074 de 2015 que incorpora en su capítulo 25, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

4. DEFINICIONES

De acuerdo con las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales1.

1 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal a.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplic ables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales2.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento 3, pueden ser manuales, es decir cuando la informa ción se encuentra organizada y almacenada de manera física, o automatizadas, es decir cuando la información se almacena y administra con la ayuda de herramientas informáticas.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables4, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.

Derecho de Habeas Data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma5.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento6.

Información pública: Es la agrupación ordenada de datos públicos, que permite otorgarle a los datos una utilidad y uso en determinado contexto, y que se genera a partir del desarrollo de actividades para el funcionamiento del Estado, es decir de los registros periódicos de las actividades misionales de las

utilidad y uso en determinado contexto, y que se genera a partir del desarrollo de actividades para el funcionamiento del Estado, es decir de los registros periódicos de las actividades misionales de las entidades, o como consecuencia del ejercicio de funciones de rutina en el Estado 7.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos8.

2 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 1. 3 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal b. 4 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal b. 5 Ley 1581 de 2012, artículo 1. 6 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal d. 7 Guía para la apertura de datos en Colombia. MINTIC, Gobierno en Línea 8 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal e.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento9.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión10.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país11.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera

receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país11.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto l a realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable12.

5. CONTENIDO

5.1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES El presente Manual de Políticas de Tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios rectores definidos en la Ley 1581 de 2012: a) Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos personales debe estar sujeto a lo establecido en la normatividad vigente13. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular14. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos15. d) Principio de veracidad o calidad: La información a tratar debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible16. e) Principio de transparencia: Garantizar al Titular de los datos el derecho a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, la información acerca de la

9 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal f. 10 Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal g. 11 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 4. 12 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 5.

11 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 4. 12 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 5. 13 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal a. 14 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal b. 15 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal c. 16 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal d.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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existencia de datos que le conciernan17. f) Principio de acceso y circulación restring ida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por personas previstas en la normatividad vigente. Los datos personales (datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), salvo los datos públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente18. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento19. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que participen en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que participen en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta20. 5.2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO La Superservicios, organismo de carácter técnico que ejerce inspección, vigilancia y control a las entidades y empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios, es Responsable del tratamiento de lo s datos personales cuando por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos contenidos en ellas. En este caso, está en la obligación de obtener la autorización de parte del titular para el tratamiento de sus datos personales, conservar la prueba y las demás obligaciones que en tal calidad le asigne la Ley.

Razón social: Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

Número de Identificación Tributaria (NIT): 800.250.984-6.

Dirección sede principal: Carrera 18 No. 84 – 35. Bogotá D.C.

Correo electrónico: sspd@superservicios.gov.co

17 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal e. 18 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal f. 19 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal g. 20 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal h.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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20 Ley 1581 de 2012, artículo 4, literal h.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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Teléfonos: Línea de atención en Bogotá (1) 6913006, Línea gratuita Nacional 01-8000-910305.

5.3. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES 5.3.1. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Los datos personales que la Superservicios trate, en calidad de Responsable, serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectific ados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a las finalidades que tenga cada Tratamiento. 5.3.2. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Las finalidades para el tratamiento de los datos personales que son trat ados por la Superservicios, en calidad de responsable, serán las necesarias para ejercer las funciones legales de inspección, vigilancia y control de las entidades y empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios frente a sus usuarios, de acuerdo con lo establecido, en las disposiciones contenidas en el Decreto 990 de 2002 "Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios", modificado por el Decreto 1369 de 2020:

● Intervenir entidades prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios en riesgo. ● Certificar que la estratificación de los municipios y distritos del país es correcta. ● Sancionar a las entidades prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios cuando no cumplen las normas a que están obligadas. ● Resolver recursos.

● Certificar que la estratificación de los municipios y distritos del país es correcta. ● Sancionar a las entidades prestadoras de Servicios Públicos Domiciliarios cuando no cumplen las normas a que están obligadas. ● Resolver recursos. ● Promover la participación ciudadana. ● Informar y dar conceptos. ● Determinar sistemas de información. ● Atención de Trámites (Peticiones, Quejas y Reclamos).

Así como las finalidades requeridas para el Tratamiento de los datos, recopilados por las Dependencias de los procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo y Evaluación, esto es, las finalidades para el Tratamiento de los datos personales según el grupo de interés al que corresponda el Titular, serán las siguientes:

5.3.2.1. Autoridades ambientales: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan las autoridades ambientales.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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5.3.2.2. Ciudadanos: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, atención, registro, actualización, acreditación, consolidación, organización, aseguramiento, ejecución, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, inspección, vigilancia y control. 5.3.2.3. Empresas prestadoras de Servicios Públicos: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, atención, registro, actualización, acreditación, consolidación, organización, aseguramiento,

5.3.2.3. Empresas prestadoras de Servicios Públicos: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, atención, registro, actualización, acreditación, consolidación, organización, aseguramiento, ejecución, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, inspección, vigilancia y control. 5.3.2.4. Comunidades: Relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, f ormalización, ejecución, difusión, aseguramiento, organización, tramitación, control, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil. 5.3.2.5. Colaboradores y famil ia: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, notificación, publicación, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los colaboradores, pensionados y sus familiares. 5.3.2.6. Entidades Gubernamentales: Relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, notificación, publicación, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vi nculan los agentes, organismos o entidades Gubernamentales. 5.3.2.7. Proveedores: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión

entidades Gubernamentales. 5.3.2.7. Proveedores: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los proveedores.

5.4. DERECHOS DE LOS TITULARES El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer ante la Superservicios, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzc an a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten

en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Así mismo, el artículo 6 de la Ley 1266 de 2008, establece que los titulares de la Información tendrán los siguientes derechos:

“Artículo 6º. Derechos de los titulares de la información. Los titulares tendrán los siguientes derechos:

1. Frente a los operadores de los bancos de datos:

1.1 Ejercer el derecho fundamental al hábeas data en los términos de la Ley 1266 de 2008, mediante la utilización de los procedimientos de consultas o reclamos, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales y legales.

1.2 Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales o legales, así como de las demás disposiciones de la Ley 1266 de 2008, mediante la utilización del procedimiento de reclamos y peticiones.

1.3 Solicitar prueba de la certificación de la existencia de la autorización expedida por la fuente o por el usuario.

1.4 Solicitar información acerca de los usuarios autorizados para obtener información.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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por el usuario.

1.4 Solicitar información acerca de los usuarios autorizados para obtener información.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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Parágrafo. La administración de in formación pública no requiere autorización del titular de los datos, pero se sujeta al cumplimiento de los principios de la administración de datos personales y a las demás disposiciones de la Ley 1266 de 2008.

La administración de datos semiprivados y privados requiere el consentimiento previo y expreso del titular de los datos, salvo en el caso del dato financiero, crediticio, comercial, de servicios y el proveniente de terceros países el cual no requiere autorización del titular. En todo caso, la administración de datos semiprivados y privados se sujeta al cumplimiento de los principios de la administración de datos personales y a las demás disposiciones de la Ley 1266 de 2008.

2. Frente a las fuentes de la información:

2.1 Ejercer los derechos fundamentales al hábeas data y de petición, cuyo cumplimiento se podrá realizar a través de los operadores, conforme lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos de la Ley 1266 de 2008, sin perjuicio de los demás mecanismos constituci onales o legales.

2.2 Solicitar información o pedir la actualización o rectificación de los datos contenidos en la base de datos, lo cual realizará el operador, con base en la información aportada por la fuente, conforme se establece en el procedimiento para consultas, reclamos y peticiones.

2.3 Solicitar prueba de la autorización, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1266 de 2008.

se establece en el procedimiento para consultas, reclamos y peticiones.

2.3 Solicitar prueba de la autorización, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1266 de 2008.

3. Frente a los usuarios:

3.1 Solicitar información sobre la utilización que el usuario le está dando a la información, cuando dicha información no hubiere sido suministrada por el operador.

3.2 Solicitar prueba de la autorización, cuando ella sea requerida conforme lo previsto en la presente la Ley 1266 de 2008.

Parágrafo. Los titulares de información financiera y crediticia tendrán adicionalmente los siguientes

derechos:MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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Podrán acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas contra las fuentes, operadores o usuarios por violación de las normas sobre admini stración de la información financiera y crediticia.

Así mismo, pueden acudir ante la autoridad de vigilancia para pretender que se ordene a un operador o fuente la corrección o actualización de sus datos personales, cuando ello sea procedente conforme lo establecido en la Ley 1266 de 2008.”

5.5. TIPOS DE DATOS PERSONALES 5.5.1. DATO PÚBLICO Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros

datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidament e ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva21.

5.5.2. DATO SEMIPRIVADO Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero o crediticio de actividad comercial22.

5.5.3. DATO PRIVADO Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular23.

5.5.4. DATOS SENSIBLES El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 establece co mo categoría especial a los Datos Sensibles, y son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones reli giosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva

21 Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3, numeral 2. 22 Adaptado de la Ley 1266 de 2008. 23 Adaptado de la Ley 1266 de 2008.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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23 Adaptado de la Ley 1266 de 2008.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos”24.

Esta prohíbe el Tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos25:

a) Cuando el Titular otorga su autorización para el Tratamiento, b) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, c) El Tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las per sonas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

5.5.5. DATOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES La Ley 1581 de 2012 en su artículo 7, también establece como categoría especial, los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y prohíbe su Tratamiento, excepto aquellos de naturaleza pública,

La Ley 1581 de 2012 en su artículo 7, también establece como categoría especial, los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y prohíbe su Tratamiento, excepto aquellos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

La Superservicios velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes. 5.6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Para el Tratamiento de los datos personales, La Superservicios, requerirá la autorización previa e informada del Titular, a t ravés del Formato Autorización de Tratamiento de datos personales para funcionarios o

24 Ley 1581 de 2012, artículo 5. 25 Ley 1581 de 2012, artículo 6.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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contratistas, para lo cual establecerá mecanismos que garanticen su consulta posterior. Para el Tratamiento de los datos personales sensibles, la Superservicios cumplirá las siguientes obligaciones: a) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. b) Informar al Titular que, por tratarse de datos personales sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. b) Informar al Titular que, por tratarse de datos personales sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento. c) El suministro de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

5.7. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN La Superservicios no requerirá Autorización del Titular para el Tratamiento de sus datos personales cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos públicos. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5.8. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Son deberes de la Superservicios como Responsable del Tratamiento, los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

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f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se e