SUPERSALUD - Concepto 0003213de 2015

CONCEPTO 3213 DE 2015

(enero - marzo) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Referencia:  CONCEPTO. ARCHIVO DE ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN

La Oficina Asesora Jurídica, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 del Decreto 2462 de 2013 procede a dar respuesta de manera general y abstracta, a la consulta de la referencia, en los siguientes términos:

1. Al interrogante planteado en el cual se señala que " Atendiendo el Decreto 254 de 2000; necesito conocer si es necesario, entregar dicho archivo a la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD que es la entidad a la cual estaba adscrita la EPS-S adscrita durante su fase activa..." nos

permitimos contestar lo siguiente: Mediante Decreto 254 de 2000 fue expedido el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. En el artículo primero ( 1 ) de este Decreto se definió su ámbito de aplicación respecto a las entidades públicas del orden nacional a las que se hubiere ordenado supresión o disolución. El citado artículo 1 fue modificado por el artículo 1 de la Ley 1105 de 2006, extendiendo la aplicación de la norma a la liquidación de Sociedades públicas, Sociedades de Economía Mixta y Empresas Sociales del Estado. Ahora, la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución 3119 de octubre 12 de 2012, resolvió un proceso administrativo sancionatorio, ordenó la revocatoria del certificado de

habilitación para la operación y administración del régimen subsidiado de la Caja de Compensación Familiar del Tolima, en su programa de Entidad Promotora de Salud del régimen subsidiado, EPS-S

COMFENALCO TOLIMA.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 1015 de 2002 y el artículo 1 del Decreto 3023 de 2002, la Superintendencia Nacional de Salud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 68 de la Ley 715 de 2001, aplicará en los procesos de intervención forzosa administrativa para liquidar las normas de procedimiento previstas en el Decreto Ley 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), la Ley 510 de 1999 y demás disposiciones que lo modifiquen y desarrollen. Por lo anterior, se le aclara al peticionario que las normas aplicables a la liquidación del programa de salud de la Caja de Compensación Comfenalco son las previstas para el sector financiero y no lascontempladas en el Decreto 254 de 2000 sobre el cual referencia su consulta. Precisado lo anterior, esta Oficina Asesora Jurídica emitirá concepto en los asuntos de su competencia.

2. Del contenido del escrito petitorio, surgen dos interrogantes: El primero, relacionado con el manejo de archivos de la entidad intervenida y el segundo, solicitando recomendaciones técnicas archivísticas.

Debe precisarse que esta entidad conceptuará sobre el primero de los interrogantes y por razones de competencia, dará traslado del segundo al Director de Medidas Especiales para Entidades Administradoras de Planes de Beneficiarios encargado de la Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales de la Superintendencia Nacional de Salud. Las normas aplicables a los procesos de intervención forzosa para liquidar las entidades del sector salud son las normas de procedimiento previstas para el sector financiero, es decir, las contenidas en el Decreto 663 de 1993, por tal razón, conforme al parágrafo del artículo 96 del citado Decreto modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003, los archivos " deberán conservarse por un periodo no menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su producción exacta.". La disposición normativa en comento ordena la conservación de los documentos objeto de archivo por el término de cinco (5) años, los cuales una vez vencidos, pueden ser destruirlos siempre que la información documental pueda ser conservada por cualquier medio técnico que lo reproduzca exactamente. En el numeral 9, literal h) del artículo 295 del Decreto 633 de 1993, dispuso dentro de las facultades y deberes del liquidador: "Ejecutar todos los actos y efectuar todos los gastos que a su juicio sean necesarios para la conservación de los activos y archivos de la entidad intervenida" (Subrayas fuera de texto) Por su parte, el numeral 8 del artículo 301 del Decreto 663 de 1993, establece que: "Los archivos de la entidad intervenida, que correspondan al tiempo anterior a la toma de posesión, se conservarán de acuerdo con lo previsto en el artículo 60 del Código de Comercio. Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la intervenida, el fondo requerido para atender los gastos de conservación, guarda y destrucción de los archivos. La destinación de

se conservarán de acuerdo con lo previsto en el artículo 60 del Código de Comercio. Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la intervenida, el fondo requerido para atender los gastos de conservación, guarda y destrucción de los archivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se hará con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago de la intervenida". El artículo 60 del C.Co. menciona que los " los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante..."Igualmente, en el Decreto 2555 de 2010, modificatorio del Decreto 663 de 1993, en el literal f) del artículo 9.1.3.6.5 se le asigna al liquidador la responsabilidad de declarar terminada la existencia legal de la entidad intervenida, previa acreditación del cumplimiento de varias condiciones siendo una de ellas, "Que la provisión para el mantenimiento y conservación del archivo de la entidad en liquidación se encuentre debidamente constituida,y que el archivo haya sido entregado a quien tendrá la custodia del mismo." Sumado a lo anterior, el artículo 9.1.3.10.1 del Decreto 2555 fijó algunas directrices respecto al manejo de archivos: "Artículo 9.1.3.10.1 Archivo. De acuerdo con el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, los libros y papeles anteriores a la toma de posesión de las

instituciones financieras sometidas al proceso de liquidación forzosa administrativa, deberán conservarse por cinco (5) años, contados a partir de la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta. El liquidador, antes de entregar el archivo a la entidad contratada para su custodia, deberá realizar la depuración y consecuente destrucción de aquellos documentos que no se encuentre obligado a conservar. Los libros y papeles de la liquidación se someterán a lo dispuesto en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 para las sociedades comerciales en liquidación. Las entidades financieras públicas en liquidación se regirán en esta materia por lo previsto en el parágrafo del artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003. El liquidador podrá adoptar medidas especiales para la conservación de los documentos en materia fiscal y laboral de las entidades financieras privadas en liquidación, para lo cual, antes de proceder a la entrega del archivo, deberá remitir una copia auténtica de la carpeta laboral a la última Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y a los respectivos trabajadores a la última dirección registrada por ellos en la entidad. La organización del archivo de las entidades financieras públicas en liquidación se sujetará a las normas especiales y a los Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación. En el caso de estas entidades el plazo de cinco (5) años a que se refiere el parágrafo del artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003,

En el caso de estas entidades el plazo de cinco (5) años a que se refiere el parágrafo del artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, se contará a partir del día siguiente a aquel en que quede en firme el respectivo acto administrativo que declare la terminación del proceso de liquidación por parte del liquidador.De acuerdo con el artículo 2 o de la Ley 80 de 1989 y en desarrollo de los principios consagrados en la Ley 594 de 2000, durante el plazo contemplado en el inciso anterior la administración integral de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación podrá estar a cargo del Archivo General de la Nación, previa celebración de los respectivos convenios interadministrativos en los términos del literal c) del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Para los efectos de esta disposición, se entiende por administración integral de archivos la realización de las labores propias de custodia, conservación, acceso, manejo y en general, las actividades que garanticen la funcionalidad y transferencia definitiva de los archivos al Archivo General de la Nación, en los términos del parágrafo del artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003" .

3. Por otra parte, revisado el título IX de la Circular Externa 047 de 2007, correspondiente a Medidas Especiales, no se observa que el manejo de los archivos haya sido abordado dentro del mismo. Lo que sí fue indicado en este título, es que tratándose de medidas especiales las normas aplicables son "el Decreto 1015 de 2002, el procedimiento previsto en el Decreto Ley 663 de 1993, la Ley 510 de 1999, el Decreto 2211 de 2004 y las demás disposiciones que lo complementen

normas aplicables son "el Decreto 1015 de 2002, el procedimiento previsto en el Decreto Ley 663 de 1993, la Ley 510 de 1999, el Decreto 2211 de 2004 y las demás disposiciones que lo complementen o modifiquen". Así las cosas, teniendo en cuenta que el proceso liquidatorio se realiza bajo la dirección y liderazgo del agente especial liquidador, quien es responsable de aplicar la normatividad antes indicada y tomar las decisiones que correspondan; por su conducto deberán decidirse los asuntos administrativos relacionados con el manejo del archivo. Por tal razón, se dará traslado a la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales en lo relacionado con la presente consulta que fuere trasladada a esta entidad por el Ministerio de Salud y Protección Social - Coordinación Grupo de Entidades Liquidadas. Es importante recordar que tratándose de liquidaciones de IPS deberá atenderse lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, respecto al manejo de las historias clínicas. El Decreto 2462 de 2013 por medio del cual se modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud, no le asignó la función de ser la entidad en la cual se depositan y resguardan los archivos de las entidades sujetas a su inspección, vigilancia y control, que terminaren afectadas por una medida especial de intervención. Finalmente se informa al peticionario que respecto a su solicitud de recomendaciones al Archivo General de la Nación sobre la técnica o método de archivo de la que debe hacerse uso en esta labor, se dará traslado de la misma a esta entidad para lo de su competencia.La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en virtud del cual los conceptos emitidos por las

se dará traslado de la misma a esta entidad para lo de su competencia.La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en virtud del cual los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Cordialmente,

LINA QUIROGA VERGARA

Asesora Encargada De Las Funciones De La Oficina Asesora Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Superintendencia Nacional de Salud ISSN Pendiente Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)