SUPERSALUD - Concepto 0035480de 2014

CONCEPTO 35480 DE 2014

(junio de 2014) <Fuente: Página de internet> SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Tema: CONCEPTO HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES La Oficina Asesora Jurídica, de conformidad con las funciones establecidas en el artículo 8 ° del Decreto 2462 de 2013, procede a dar respuesta, a la solicitud de la referencia, de manera general y abstracta, en los siguientes términos: La Resolución 2346 de 2007, expedida por el Ministerio de la Protección Social, por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales en el Capítulo III, artículos 14 al 17 define la Historia Clínica Ocupacional, su contenido, actualización y reserva. A su vez, el artículo 17, modificado por el Artículo 2 de la Resolución 1918 de 2009, referente a la custodia y entrega de las historias clínicas ocupacionales señala lo siguiente: " Parágrafo. El archivo, seguridad, producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, disposición, conversión a sistemas de información, tiempo de conservación y disposición final de la historia clínica ocupacional, se regirán por las normas legales vigentes para la historia clínica y los parámetros definidos por el Ministerio de la Protección Social. " Al respecto, vale señalar que mediante la Resolución 1995 de 1999, el Ministerio de Salud estableció las normas para el manejo de la Historia Clínica, señalando lo referente a la retención y tiempo de conservación, la seguridad del archivo y las condiciones físicas de conservación, entre otros aspectos. Así mismo permite que los Prestadores de Servicios de Salud utilicen "medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente,

tiempo de conservación, la seguridad del archivo y las condiciones físicas de conservación, entre otros aspectos. Así mismo permite que los Prestadores de Servicios de Salud utilicen "medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente, atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nación, o las normas que la modifiquen o adicionen". Debe precisarse en todo caso que la Resolución No.001715 de 2005, por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999, fue derogada por la Resolución 0058 de 2007. De otra parte, la circular 2 de 1997 dentro de los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación Ley 80 de 1989 precisa que las Entidades Estatales podrán usar "tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico, óptico, informático, o telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos: (...) e) Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según lo registre la correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio técnicoelectrónico, óptico, informático o telemático". En tal sentido debe aplicarse el criterio para el archivo histórico como aquel al cual se transfieren las Historias Clínicas que por su valor científico, histórico o cultural, deben ser conservadas permanentemente (artículo 1° Resolución 1995 de 1999). (Subrayado fuera de texto) Con la modernización del Estado y de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política se expide La Ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la

(Subrayado fuera de texto) Con la modernización del Estado y de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política se expide La Ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y define como "Datos sensibles (... ) aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación tales como aquellos (...) relativos a la salud”. En cuanto a la utilización de estos Datos Sensibles prohíbe su tratamiento "excepto cuando no sea requerido por la ley, medie autorización del paciente o del representante legal en caso de que el interés vital del titular se encuentre amenazado o por orden judicial cuando se requieran datos para la defensa o reconocimiento de un derecho del titular y en el último de los casos cuando haya una finalidad histórica, estadística o científica pero con la salvedad de suprimir la identidad del titular". En caso de que se vayan a digitalizar las historias clínicas el responsable del tratamiento de los datos sensibles debe operar bajo los postulados de su artículo 17 especialmente tener en cuenta al "permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella". Disposición que debe aplicarse en concordancia con lo dispuesto en el literal 3° del artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999 así " En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clínica mediante mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destrucción de los registros en forma accidental o provocada." Igualmente el Decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012 enfatiza que de ser posible deberá cumplirse con la obligación de informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento y cuáles de los datos que sean objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del

de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012 enfatiza que de ser posible deberá cumplirse con la obligación de informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento y cuáles de los datos que sean objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento así como obtener su consentimiento expreso. Finalmente la Ley 1712 de 2014 declara que "Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley". Dentro de sus excepciones y con el fin de proteger de posibles daños a las personas limita el acceso a la información relacionada con el derecho a la vida, la salud y la seguridad. Por lo anterior y en vía de interpretación se pone de presente que el responsable de la custodia de la Historia Clínica debe limitar y autorizar su acceso únicamente al personal de salud. El Consejo de Estado sala de lo Contencioso Administrativo sección segunda subsección "B" en sentencia 2010-00765-01 de febrero 2011 respecto del archivo y custodia de las historias clínicas señalo lo siguiente: "El Ministerio de Salud, hoy Ministerio de la Protección Social profirió la Resolución No 1995 de1999 mediante la cual reguló el manejo que se debe dar a las historias clínicas en Colombia. El artículo 12 de la Resolución No 1995 de 1999 regula la Obligatoriedad de archivo, con el siguiente tenor literal: “Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo único de historias clínicas en

las etapas de archivo de gestión, central e histórico, el cual será organizado y prestará los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas que lo modifiquen o adicionen”. A su vez el artículo 13 ibídem preceptúa: “La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo señalados en la presente resolución, (...)”. La normatividad en cita permite concluir que las historias clínicas deben conservarse en un archivo único cuya finalidad es recopilar toda la información del estado de salud de los pacientes, con el objeto de poder brindar información oportuna de las mismas cuando así se requiera. La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en virtud del cual los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución. Cordialmente,

MARÍA FERNANDA DE LA OSSA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Superintendencia Nacional de Salud ISSN Pendiente Última actualización: 15 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.894 - 29 de septiembre de 2024)