SUPERSALUD - Resolución 006904 de 2021

REPÚBLICA DE COLOMBIA

P Lbertod y Oiden SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD . ' NN ) RESOLUCIÓN NÚMERO YU DOS DE 2021 mf ( mina Uy 2021 “Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud” EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas el artículo 11 del Acuerdo 006 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000 y el numeral 3 del artículo 7 del Decreto 2462 de 2013 modificado por el artículo 2 del decreto 1765 de 2019, y CONSIDERANDO Que de conformidad con el artículo 46 de la Ley 594 de 2000”, sobre "Conservación de Documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”. Que el Acuerdo No. 006 de 2014? “...Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título X[ "Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”, señala en su artículo 1”, "Objeto del Sistema Integrado de Conservación -SIC-, que el Consejo Directivo del AGN obró con fundamento en las facultades que le concedía el capítulo |. de la Ley 594 de 2000 cuyo objeto es: "La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad,

es: "La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación de una entidad desde el momento de la producción, durante su periodo de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo con la valoración documental" Que además señala en el artículo 5% sobre formulación de los planes de del Sistema Integrado de Conservación -SICque: “Los planes del SIC establecerán acciones a corto, mediano y largo plazo de conformidad con la valoración de los documentos y su ciclo vital, mediante la aplicación de una estrategia de mejora continua de los procesos”. Que igualmente menciona el artículo 11? sobre la aprobación Sistema Integrado de Conservación -SIC-, que “El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el Acta del respectivo Comité". Que el Decreto 1080 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” en el artículo 2.8.2.5.9 del consagró los "Procesos de la Gestión Documental”, estableciendo que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos archivísticos: a) Planeación, b) Producción, c) Gestión y trámite, d) Organización, e) Transferencia, f) Disposición de

niveles debe comprender como mínimo los siguientes procesos archivísticos: a) Planeación, b) Producción, c) Gestión y trámite, d) Organización, e) Transferencia, f) Disposición de documentos, g) Preservación a largo plazo y h) Valoración. L AN 1 du ' Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” ? “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos”RESOLUCIÓN NÚMERO! | E, U DE_2021 HOJANOo. _2 Continuación de la resolución, “Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud” Que el artículo 2.8.2.5.10 ibídem ordena la obligatoriedad del Programa de Gestión Documental -PGDen todas las entidades del Estado. Que el artículo 2.8.2.6.1. de la norma en comento consagra las Generalidad del Sistema de Gestión Documental, y precisa que "Las Entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita”, entre otras, “g) preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación”. Que el artículo 1% de la Resolución No. 006104 de diciembre de 2017, resuelve “Crear el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia Nacional de Salud, como instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual se discutirán todos los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional y demás componentes del modelo”

orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual se discutirán todos los temas referentes a las políticas de gestión y desempeño institucional y demás componentes del modelo” Que el artículo 2 de la Resolución citada se adopta de acuerdo con los términos del artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1083 de 2015 como política de gestión y desempeño institucional, las siguientes (...) 10. "Gestión Documental”. Que la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución 000175 del 21 de enero de 2020 “Por la cual se aprueba el sistema integrado de conservación — SI1Cde la Superintendencia Nacional de Salud”, adoptó el SIC de conformidad con las directrices impartidas por el Archivo general de la Nación. Que el Grupo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa, es el encargado de apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud; dirigir y supervisar la ejecución, monitoreo, control y mejoramiento de los procedimientos de Gestión Documental de la Entidad; apoyar la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión Institucional y sus componentes; entre otros. Que, de conformidad con lo expuesto, se hace necesario derogar el último acto administrativo de aprobación y adopción del Sistema Integrado de Conservación -SIC-, (Resolución 000175 del 21 de enero de 2020), con el fin de adoptar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo que no fue incluido inicialmente. De este modo, se busca realizar una completa implementación del Sistema Integrado de Conservación -SICy abarcar las necesidades y complejidades que se plantean a

incluido inicialmente. De este modo, se busca realizar una completa implementación del Sistema Integrado de Conservación -SICy abarcar las necesidades y complejidades que se plantean a nivel de conservación preventiva, conservación, restauración y preservación tanto de los documentos analógicos como digitales de la Superintendencia Nacional de Salud. Que en la sesión No. 047 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizado el 22 de junio del año 2021, se aprobó en forma unánime la actualización y adopción del documento archivíistico Sistema Integrado de Conservación -SIC-. toda vez que cumple con los criterios exigidos por las disposiciones legales que la regulan. La supervisión de implementación, control y asesoría del Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud, estará a cargo del Grupo de Gestión Documental de la Subdirección AdministrativaSecretaría General, Que, en virtud de lo anteriormente expuesto, el Superintendente Nacional de Salud, 3 Resolución No. 001623 de 2020 “Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 000180 de 2014, se derogan las Resoluciones 001227 de 2015 y 3195 de 2019 y se dictan otras disposiciones. . aa Ym5RESOLUCIÓN NÚMERO) $ 9 () 4ve_2021 HoJano._3 Continuación de la resolución, “Por la cual se adopta e implementa el Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud” RESUELVE ARTÍCULO 1. Adopción. Adoptar el Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud que obra como documento anexo a la presente Resolución y forma parte integral de la misma, el cual será de obligatoria observancia y actualización cuando

ARTÍCULO 1. Adopción. Adoptar el Sistema Integrado de Conservación -SICde la Superintendencia Nacional de Salud que obra como documento anexo a la presente Resolución y forma parte integral de la misma, el cual será de obligatoria observancia y actualización cuando se requiera. ARTÍCULO 2. Implementación. Implementar el Sistema Integrado de ConservaciónSICen todas las dependencias y grupos Internos de trabajo de la entidad, en el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental como el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos, para facilitar su uso y conservación de acuerdo con el cronograma establecido para ello. ARTÍCULO 3. Publicación. Publicar el presente acto administrativo junto con su Plan de Conservación Documental en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud www.supersalud.gov.co y realizar su respectiva divulgación a través de los canales de comunicación interna dispuestos por la entidad. ARTÍCULO 4. Derogatorias y Vigencia: La presente Resolución deroga en su totalidad la Resolución No. 000175 del 21 de enero de 2020 y rige a partir de la fecha de su publicación en la web de la entidad. Dada en Bogotá D.C., (PQ: AN e ia Y PUBLÍQUESE y CÚMPLASE | AR > Y y" LL, Xx 4 y | 5 FABIO ARISTIZABAL ÁNGEL 5 Superintendente Nacional de Salud ó Proyectó: Luis Carlos Tocoche Ocampo — Profesional Especializado Grupo de Gestión Documental Juan Felipe Santos Lamus — Contratista Grupo Subdirección Administrativa Janeth Sofía Torres SánchezContratista Grupo Subdirección Administrativa

Revisó: Diana Marcela Castillo RangelContratista Grupo de Gestión Documental

Juan Felipe Santos Lamus — Contratista Grupo Subdirección Administrativa Janeth Sofía Torres SánchezContratista Grupo Subdirección Administrativa

Revisó: Diana Marcela Castillo RangelContratista Grupo de Gestión Documental

Aprobó: Oscar Rincón RodriguezCoordinador (E) Grupo de Gestión Documental