SUPERSALUD - Resolución 0200 de 2009

REPÚBLICA DE COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

RESOLUCION NUMERO 0200 DE 2009 ( )

Por medio de la cual se adopta el Reglamento Interno de Administración Documental de la Superintendencia Nacional de Salud

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD

Con fundamento en las facultades contenidas en el numeral 3 del artículo 8º del Decreto 1018 de 2007 y

CONSIDERANDO

1. Que de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1º de la Ley 80 de 1989 se creó el Archivo General de la Nación y según el Artículo 2º, literal b) se le asignó como función el expedi r los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.

2. Que de conformidad con la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, se hace necesario expedir el acto administrativo por medio del cual se establec en las políticas y pautas gener ales para el manejo de los documentos que posee la Entidad, con el fin de lograr la conservación adecuada de los mismos, brindar un a decuado servicio de información a los usuarios y que su consulta permita y facilite un mejor desempeño de las funciones propias de esta Superintendencia.

3. Que de conformidad con el Acuerdo 007 de 1994 y Acuerdo 027 de de 2006 expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia por el cual se adopta, expi de y modifica el Reglament o General de Archivos, que

expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia por el cual se adopta, expi de y modifica el Reglament o General de Archivos, que tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales, se hace necesario expedir el acto administrativo por medio del cual se est ablecen políticas, pautas y principios que regulan la función archivística en la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Que con el establecimiento de la organización archivística en los archivos de la Superintendencia Nacional de Salud se garantizará el derecho fundamental de acceso a la información y se facilitará la oportuna atención administrativa.

5. Que el proceso de Gestión Docum ental dentro concepto de archivo total comprende la producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, y su disposición final de los documentos.

6. Que para dar cumplimiento a las citadas normas y promover la adecuada

prestación de los servicios archivísticos, es necesario establ ecer un ReglamentoRESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 2

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Interno de Archivo en la Entidad que permita lograr mayor eficiencia y efectividad en los procesos institucionales.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Reglamento Interno de Administración Documental, como un instrumento de trabajo conformado por una serie de parámetros y lineamientos de aplicaci ón general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la homogenización

Documental, como un instrumento de trabajo conformado por una serie de parámetros y lineamientos de aplicaci ón general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la homogenización del lenguaje propio del queha cer archivístico, que es indispensable para la construcción de una política de conser vación en los archivos central y de gestión, y de administración de documen tos en los archivos activos de la Superintendencia Nacional de Salud.

El Reglamento Interno de Administración Documental a implementar en las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud está contenido asi: ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETIVOS. 9 Establecer las bases para la organiza ción de los archivos de gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, como testimonio de las actividades desarrolladas por la entidad y como depositarios de la memoria institucional. 9 Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos de gestión de las diferentes dependencias, a partir de su estr uctura y funciones, con miras a su envío posterior al archivo central. 9 Crear conciencia entre los servi dores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud sobre la importancia de los archivos de gestión y la responsabilidad que compete a cada uno frente a su organización y conservación, como fuentes de info rmación permanentes sobre el quehacer cotidiano de la entidad. 9 Establecer un control racional y or denado tanto de la producción como del trámite documental. 9 Definir pautas para la prestación de servicios archivísticos y buscar superar la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y técnicas seguidas en el trabajo de archivos.

ARTÍCULO TERCERO: DESTINATARIOS Todos los funcionarios de la Superintenden cia Nacional de Salud y funcionarios

la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y técnicas seguidas en el trabajo de archivos.

ARTÍCULO TERCERO: DESTINATARIOS Todos los funcionarios de la Superintenden cia Nacional de Salud y funcionarios asignados a la función de archivo de cada dependencia de la entidad.

ARTÍCULO CUARTO: CONCEPTOS GENERALES1 . “Administración de Archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y cont rol de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento hum ano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual f uere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

1 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NA CIÓN. Acuerdo 027 de 2006 por el cual modifica el acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 3

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para servir como testimonio e informaci ón a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la instit ución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo activo. (Véase Archivo de Gestión). Archivo administrativo. (Véase Archivo de Gestión). Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de ges tión y reúne los documentos transferidos

Archivo activo. (Véase Archivo de Gestión). Archivo administrativo. (Véase Archivo de Gestión). Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de ges tión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de Gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo en Custodia. (Véase Custodia de Documentos). Compuesto por los expedientes de tipo adminis trativo que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización, adquiriendo la dependencia tenedora, la rresponsabilidad jurídica de garantizar la adecuada conservación y administración de los documentos integrantes, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Archivo Electrónico. Conjunto de documentos el ectrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo Histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por dec isión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultur a. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depó sito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo Intermedio. (Véase Archivo Central).

Asunto: Contenido de una uni dad documental generado por una acción administrativa. “Correspondencia externa. Es la que se cursa entre las diferentes dependencias de la Superintendencia Na cional de Salud y otras entidades

Asunto: Contenido de una uni dad documental generado por una acción administrativa. “Correspondencia externa. Es la que se cursa entre las diferentes dependencias de la Superintendencia Na cional de Salud y otras entidades públicas o privadas, o con particulares, y comprende, entre otros, cartas u oficios, comunicaciones e informes, tel egramas, fax y correo electrónico. Según su origen y destino la correspondencia externa será: Correspondencia externa recibida. La que llega a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigida a cualquier dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, por medio del correo, o entregada a la mano por los mismos remitentes. La correspondencia externa re cibida se clasifica en oficial, confidencial y personal: • Correspondencia oficial: está constituida por las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud como entidad en sí misma, y a sus servidores públicos, en calidad de tales, con indicación del cargo que ocupan y que no tiene la expresa advertencia de carácter privado o personal. • Correspondencia confidencial: es la que está marcada con la palabra “confidencial” o equivalente y que requiere, por lo tanto, un tratamiento de especial reserva por parte de los responsables de su tramitación. • Correspondencia personal: Son todas las comuni caciones de carácter privado que lleguen a la entidad, a titulo personal, citando o no el cargo del

funcionario o empleado, no generan ning ún tramite para la SuperintendenciaRESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 4

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Nacional de Salud y no tiene relación c on los asuntos que se tramitan en la Superintendencia. Cuando la correspondencia ll egue a la mano directament e o por medio de fax a las dependencias de la enti dad, se debe radicar su en trada a través del Grupo de Archivo y Correspondencia para que se registre (NURC: número único de radicación de correspondencia) en el sistema como correspondencia recibida o enviada y se le pueda hacer el seguimiento inherente a su trámite. En cuanto a la Corresponden cia Personal, el funci onario deberá recogerla personalmente en la oficina del Gr upo de Archivo y Correspondencia en el buzón adecuado para tal fin.

Correspondencia externa enviada: Son los documentos que produce cualquier dependencia de la Superinten dencia Nacional de Salu d, dirigida a otras entidades públicas o privadas y a particulares.

De acuerdo con la forma de envío, la correspondencia externa enviada puede ser de entrega ordinaria o de entr ega especial. La primera co rresponde a los oficios enviados por correo ordi nario, aéreo o nacional. La segunda iden tifica la correspondencia enviada por un servicio especial de correo, fax o entregada personalmente a los destinatarios, previa radicación de su sa lida en el Grupo de Archivo y Correspondencia. Correspondencia interna. Se considera correspondencia interna toda comunicación que se cruce entre las dependencias, al interior de cada una o entre servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud, por razones del servicio y en cumplimiento de los obje tivos institucionales. Se consideran

comunicación que se cruce entre las dependencias, al interior de cada una o entre servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud, por razones del servicio y en cumplimiento de los obje tivos institucionales. Se consideran correspondencia interna los memorandos y la s circulares internas, que en virtud de su definición se establecen como comunicaciones de carácter interno. Comunicaciones envi adas y recibidas: Las comunicaciones enviadas y recibidas por la Superintendencia Na cional de Salud se clasifican como a continuación se indican: Según el grado de confidencialidad: Ordinaria Reservada o Confidencial

Según el grado de prioridad: Normal

Urgente Tutela Comunicación Ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la Superintendencia Nacional de Salud a través de la ventanilla del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, a sus servidores públicos o empleados en calidad de ta les y cuyo contenido es de conocimiento público. Comunicación Reservada o Confidencial: es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigida a la Superintendencia Nacional de Salud, a sus servidores públicos o empleados en calidad de tales y cuyo contenido de be ser conocido únicamente por el destinatario o servidor público o empleado s involucrado en el trámite. Esta comunicación se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícitamente la categoría de c onfidencial y será registrada en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 5

haga explícitamente la categoría de c onfidencial y será registrada en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario institucional.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 5

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Comunicación Normal: Es la comunicación que debe ser tratada Bajo el procedimiento normal teniendo encuentra los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Comunicación Urgente: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos interpuestos.

Comunicación Tutelas : Es la comunicación que se recibe de juzgados sea directas o indirectas y que amerit a una atención especial y tiene términos perentorios”2.

Custodia de Documentos. Guarda o tenencia de docum entos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Documento generado por la mi sma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus func iones, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Acuerdo 042 de 2002, AGN) Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Acuerdo 042 de 2002, AGN) Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cu mplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de valores que hacen del documento un in strumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir co mo fuente testimonial de la misión propia de la entidad que los generó. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento Histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se conv ierte en parte del patrimonio histórico. Documento Inactivo. Documento que ha dejado de empl earse al concluir sus valores primarios. Documento Oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

valores primarios. Documento Oficial. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

2 COLOMBIA. CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA. Manual de procedimientos del sistema de gestión de correspondencia y archivo oficial para el Consejo Superior de la Judicatura, aprobado mediante acuerdo 2355  de  2004,  Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 6

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Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcional mente por una inst ancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas: Fechas que indican los moment os de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Gestión de Archivos. (Véase Administración de Archivos).

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, m anejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, des de su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

producida y recibida por las entidades, des de su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Tabla de retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asig na el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada Organismo. Transferencias Documentales. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histór ico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Valor Administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades . Valor Contable. Utilidad o aptitud de los document os que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor Fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor Histórico. Cualidad atribuida a aquel los documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuent es primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor Jurídico o Legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor Primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben has ta que cumplen sus fines ad ministrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor Primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben has ta que cumplen sus fines ad ministrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor Permanente o Secundario : Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, cien tífica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valoración Documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documen tos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital”3.

3 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 por el cual modifica el acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 7

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ARTÍCULO QUINTO: RESPONSABILIDAD POR LOS ARCHIVOS.

Responsabilidad especial. Los documentos de ar chivo producidos en los Archivos de Gestión de la Institución, son potencialmente par te integral del Archivo Central, lo que genera la ob ligación de los servidores públicos responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

Responsabilidad general de los servidores públicos de archivo. L o s servidores públicos de archivo deben tr abajar sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuar siempre guiados por los valores de la Institución que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental.

y actuar siempre guiados por los valores de la Institución que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental.

Obligaciones de los servidores públicos que tienen a cargo Archivos de Gestión. Los archivistas tienen la obligac ión de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos y son responsables de su organización, conservación y control, así como de la adecuada prestación de los servicios de Archivo de Gestión. La responsabilidad por el archivo centra l está en cabeza de la Secretaria General de l Grupo de Archivo y Corre spondencia. El Grupo de Archivo y Correspondencia es el responsable por la administración de estos archivos y ejerce el control de la documentación recibida de las diferentes dependencias, los cuales son ubicados en lugares apropiados para su conservación y custodia, en estanterías señalizadas, para su disposición y consulta final. Los documentos de los archivos centra les o intermedios son potencialmente parte integral del patrim onio documental de la Nación, y en tal virtud los servidores públicos son responsables di sciplinaria, administrativa, civil y penalmente por el manejo de los documentos. Los servidores públicos a quienes se asigna la función de archivo tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de lo s documentos de archivo y son los responsables por su organización, conser vación y custodia, así como por el manejo de la documentación en ellos conteni da y la prestación de los servicios archivísticos. Los servidores públicos de archivo tr abajarán sujetos a las más rigurosas normas de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y

manejo de la documentación en ellos conteni da y la prestación de los servicios archivísticos. Los servidores públicos de archivo tr abajarán sujetos a las más rigurosas normas de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una entidad que les ha confiado la misión de organizar, conservar y sumi nistrar la documentación que hará parte del patrimonio documental de la Nación. El archivo de ge stión estará bajo la responsabilidad del funcionario que en cada dependencia u oficina se designe para ejecutar la s funciones de organización, almacenamiento, conservación, recuperación, localización, préstamo y devolución de la documentación, debidamente capacitado y comprometido con su función. No obstante lo anterior, el jefe de la dependencia será el re sponsable último por el archivo de su dependencia y en consecuencia es quien autoriza la depuración de los archivos y quien firma las transferencias al archivo central. Es obligación de los servi dores públicos responsabl es por el manejo de los archivos de gestión, entregar y recibi r inventariados los documentos que forman parte del archivo, una vez se disfrute de vacaciones o licenc ias, se deja o se asume un cargo en la Superintendencia Nacional de Salud. De igual manera, se deberá garantizar la seguridad de es tos archivos, de tal suerte que la documentación allí conservada ofrezca condiciones de confidencialidad y reserva de la información, cuando sea del caso.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 8

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La responsabilidad de los documentos que conforman un arch ivo en custodia,

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La responsabilidad de los documentos que conforman un arch ivo en custodia, recae en el (los) funcionario(s) asignado(s) por delegación del jefe inmediato para desarrollar las actuaciones necesarias que permitirán la resolución de un expediente, bien sea en etapas intermedias o hasta el trámite final del expediente. No obstante lo anterior, el jefe de la dependencia será el responsable último por el archivo en custodia de su dependencia.

PARÁGRAFO: Paz y Salvo. Cuando un func ionario es desvinculado de la Institución, debe verificar que no tenga documentos prest ados en Archivo y Correspondencia, con el fin de garantizar el trámite del formato de paz y salvos de la Institución con agilidad y precisión.

ARTÍCULO SEXTO: ORGANIZACIÓN.

Los documentos de un archivo se producen como soporte material de la actividad de un sujeto, en consecuencia su organización no consiste más que en respetar el orden y el origen de los mismos. Dentro de cada serie los expedientes que la forman deberán ser individua lizados, puesto que cada uno se refiere a la resolución de un asunto concreto, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido. Por ejemplo, en la serie “contratos” habrá tantos expedientes cuantos contratos estén en trámite, y en cada expediente reposarán los documentos propios de c ada uno: cotizaciones, propuesta, contrato, recibos de pago, informes, etc. El archivo de gestión se organiza de ac uerdo con las funci ones, actividades y

expediente reposarán los documentos propios de c ada uno: cotizaciones, propuesta, contrato, recibos de pago, informes, etc. El archivo de gestión se organiza de ac uerdo con las funci ones, actividades y trámites que adelanta cada dependencia de la Superintendenc ia Nacional de Salud, conforme a la estructura de la entidad en todos sus niveles, y en tal razón, le compete a cada dependencia mantener un orden por funciones que le permita acceder a la documentación que produce o recibe, en forma ágil y oportuna. Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo de gestión son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por la dependencia productora de los mismos. Principio de procedencia u origen. Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede. Teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada serie y en esta la integridad y carácter seriado de los do cumentos, es decir, por ej emplo, que los documentos producidos en la ejecución del Proyecto de inversión del Sistema de información deberán ubicarse dentro de las carpetas rotuladas con su nombre. La aplicación del principio de procedencia sirve para proteger la integridad de los fondos, secciones y series y permite ubicar correctamente el documento en el sitio que le corresponde dé acuerdo con la fu nción o actividad que lo generó. Este principio se debe aplicar a todas las tareas del archivo. Principio de orden original. Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de ac uerdo con la secuen cia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializaron las

Principio de orden original. Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de ac uerdo con la secuen cia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializaron las actuaciones encaminadas a resolver administrativamente un asunto, que inició y terminó en la oficina competente para ello. En consecuencia se debe respetar el orden natural de los documentos ya que se producen en una relación causa efecto, es decir, conservan el orden numérico y cronológico de aparición. Estos dos principios, rector es del quehacer arch ivístico, marcan la pauta en el proceso de organización de los archivos, sin importar de qué tipo de archivo se trate. En consecuencia, si el archivo de gestión no responde a la estructura de la dependencia que produce los documentos, mal podrá el archivo central conservar

su imagen.RESOLUCIÓN NÚMERO _________ DE 2009 HOJA No. 9

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Organización Física. La organización físi