SUPERSALUD - Resolución 0310 de 2011

REPÚBLICA DE COLOMBIA borda Orden SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD RESOLUCION NÚMERO "0310 DE 2011 (0.4 MAR. 2011 ) Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD Con fundamento en las facultades contenidas en el numeral 3 del artículo 8% del Decreto 1018 de 2007 y CONSIDERANDO Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia; Que de conformidad con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, se hace necesario expedir el acto administrativo por medio del cual se establecen las políticas y pautas generales de las comunicaciones oficiales en la Entidad; Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se dictan otras disposiciones; Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; Que el Decreto 1018 de 2007 modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y estableció las funciones de cada dependencia; Que mediante Resolución 2104 del 29 de diciembre de 2010 el Superintendente Nacional de Saluercreó, reorganizó y conformo los Grupos Interno de Trabajo de la Secretaría

Salud y estableció las funciones de cada dependencia; Que mediante Resolución 2104 del 29 de diciembre de 2010 el Superintendente Nacional de Saluercreó, reorganizó y conformo los Grupos Interno de Trabajo de la Secretaría ue para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Archivo y orrespondencia de la Secretaría General, es necesario establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, séguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general para la administración dé las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud; =n mérito de lo expuesto, este Despacho.

do, SARESOLUCIÓN NÚMERO ¿1100310 pe 2011 HOJA No. 2

Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental RESUELVE CAPITULO | Aspectos generales Artículo Primero. Objetivo: Son objetivos de la presente resolución, establecer los principios para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, elaboración, alistamiento, distribución y demás procesos relacionados con el manejo de las comunicaciones producidas y recibidas en la entidad, y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en dicha gestión.

Artículo Segundo. Principios: La gestión de las comunicaciones oficiales y de la correspondencia estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con

funciones y responsabilidades de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en dicha gestión.

Artículo Segundo. Principios: La gestión de las comunicaciones oficiales y de la correspondencia estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Artículo Tercero. Definiciones: Para los efectos de la presente Resolución se

establecen los siguientes conceptos:

1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

2. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Superintendencia Nacional de Salud, independientemente del soporte y medio utilizado.

3. Correspondencia Personal: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, las cuales, no generan trámites a la Superintendencia Nacional de Salud.

4. Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

7. Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Intercambio lectrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el ' telefax.

8. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Superintendencia Nacional de Salud asigna un número único consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley; los términos, empezarán a contar a partir del día siguiente de radicación del documento.

9. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Ñ Superintendencia Nacional de Salud ingresa la información en el Sistema de Gestión

A,ResoLución NúMERO "M0310 pe 2011 HOJA No. 3 Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s) Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta, entre otros.

10. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

11. Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

12. Tablas de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

CAPITULO Il Clasificación de las comunicaciones oficiales Artículo Cuarto. Comunicaciones oficiales: Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales, siempre deberán ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, o en forma manual, y enviadas a la ventanilla del Grupo de Archivo y Correspondencia; por lo tanto, ningún funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas, a través de otras oficinas o dependencias, distintas a la aquí mencionadas.

ventanilla del Grupo de Archivo y Correspondencia; por lo tanto, ningún funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas, a través de otras oficinas o dependencias, distintas a la aquí mencionadas.

Artículo Quinto. Clasificación: Las comunicaciones oficiales de la Superintendencia Nacional de Salud se clasificarán, en recibida y producida, y se les definirá como a

continuación se indica:

1. Comunicaciones oficiales recibidas: Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud, como Entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia.

Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez, se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico. = Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas al Superintendencia Nacional de Salud o a sus funcionarios, y no traen anotaciones especiales sobre el empaque. Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial. = Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico de la Superintendencia Nacional de Salud o a los diferentes fax que se encuentran instalados en la Entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Archivo y Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su

Nacional de Salud o a los diferentes fax que se encuentran instalados en la Entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Archivo y Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite.ResoLución Numero "M0310 pe 2011 HOJA No. _4 Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental

2. Comunicaciones oficiales producidas: Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigidas a otras dependencias o funcionarios de la Entidad, a otros entes públicos o privados o a personas naturales, y se tramitan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia.

Artículo Sexto. Identificación: Las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud se identificarán en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, con un número prefijo uno (1) para las comunicaciones oficiales recibidas, dos (2) para las comunicaciones oficiales producidas y enviadas a otros entes públicos o privados o a personas naturales, y tres (3) para las comunicaciones oficiales internas dirigidas a otras dependencias o funcionarios de la entidad, el número prefijo será seguido de un guión, luego, el año de la vigencia de recibo o producción, seguido de otro guión y terminado, con un número consecutivo de seis dígitos. Ésta identificación se inicializa en cada vigencia, así: A-AAAA-00OXXX.

CAPITULO !Il Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas

inicializa en cada vigencia, así: A-AAAA-00OXXX. CAPITULO !Il Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas Artículo Séptimo. Recepción: Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Secretaría General. Parágrafo. Cuando una dependencia de la Entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente al Grupo de Archivo y Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad. Artículo Octavo. Horario de atención al público: El horario para la recepción de la correspondencia al público, en el Grupo de Archivo y Correspondencia se establece de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., de lunes a viernes, esto es en días hábiles laborales. Artículo Noveno. Radicación de comunicaciones oficiales recibidas: Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Entidad deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de correspondencia del Grupo de Archivo y Correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la Entidad se someterán a un proceso de revisión, antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial y si ameritan o no radicación.

Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes recomendaciones: = Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo. "Sqbres o paquetes sin remitente. Paquetes sucios, manchados o con olores extraños. Exceso de avisos o de sellos postales. Palabras restrictivas.

= Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo. "Sqbres o paquetes sin remitente. Paquetes sucios, manchados o con olores extraños. Exceso de avisos o de sellos postales. Palabras restrictivas. Paquetes amarrados con cables o presencia de cables. se encontrasen estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan rtefactos explosivos o sustancias extrañas, se deberá, entre otras medidas de Ñ precaución, aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo, y NV hacer el llamado respectivo a los expertos en explosivos o a los organismos deResoLución NúumERO 00310 pe 2011 HOJA No. 5 Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental seguridad competentes. Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección a donde se deba dar respuesta, y asunto correspondiente. Si es de competencia de la Entidad, se procederá a su radicación;

2. Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la Ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 000001, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.

de 000001, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se deberá dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato;

3. Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por otros envíos recibidos;

4. Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación;

5. Comunicación oficial por medios electrónicos: Cuando una dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, etc., deberá enviarla a la cuenta de correo designada del

5. Comunicación oficial por medios electrónicos: Cuando una dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, etc., deberá enviarla a la cuenta de correo designada del Grupo de Archivo y Correspondencia, inmediatamente a su conocimiento, para que éste proceda a la recepción, registro y trámite correspondiente. Es responsabilidad del Superintendente Delegado, Secretario General, Director General o Jefe de cada dependencia, velar por el estricto cumplimiento de este deber.

6. Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, a través el registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite, y alextarán permanentemente a todas las dependencias, sobre las comunicaciones que se ehcuentren pendientes de trámite y respuesta. rágrafo. El recibo de las notificaciones de demandas donde sea parte la Sdperintendencia Nacional de Salud se hará directamente en la Oficina Asesora Jurídica e inmediatamente se solicitará al Grupo Archivo y Correspondencia su radicación y registro en el sistema. Así como las tutelas directas e indirectas se reciben, radican y registran en el Sistema y se deben entregar inmediatamente en la Oficina Asesora Jurídica.

Artículo Décimo. Distribución de las comunicaciones oficiales: Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos recibidos, se clasificarán en los casilleros de NN correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las Y AResoLucióN NúMERO "WOG10 pz 2011 HOJA No. _6_

NN correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las Y AResoLucióN NúMERO "WOG10 pz 2011 HOJA No. _6_ Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental dependencias destinatarias y se entregarán a las oficinas en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área. Parágrafo. El Grupo de Archivo y Correspondencia distribuirá las comunicaciones en los siguientes horarios: 9:00 a.m. y 3:00 p.m. CAPITULO IV Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales Artículo Décimo primero. Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales: Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales, empezarán a contarse a partir del día siguiente al de su radicación. CAPITULO V Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales producidas Artículo Décimo segundo. Radicación de comunicaciones oficiales producidas: Todas las comunicaciones oficiales que se produzca en la Entidad, deberán ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras

Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras entidades y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecida en el parágrafo del artículo sexto. Se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y las copias anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental, consecutivo de correspondencia producida, y para el archivo de gestión de la oficina productora;

2. Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas. a) Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número lo generará el sistema en el momento de su registro; b)_ Los anexos deben ser foliados y unidos al original de la comunicación. El cumplimiento de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original, es responsabilidad de la dependencia remitente; c) Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben unir los juegos correspondientes; d) Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea (campo) de anexos, la cantidad de anexos y folios que la acompañan; e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud registrada, será necesario indicar el número de registro de entrada (número asignado por el sistema al momento de ingresar la comunicación que se está

e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud registrada, será necesario indicar el número de registro de entrada (número asignado por el sistema al momento de ingresar la comunicación que se está contestando por la Entidad) en el campo “referenciados” de la misma; f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, Ñ cargos, entidades, direcciones completas, ciudad y departamento de destino; Y

ARESOLUCIÓN NÚMERO "0310 pe 2011 HOJA No. 7

Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental g) Cuando una dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, en razón de sus funciones deba remitir una comunicación de carácter masivo, mismo contenido y destinatarios diferentes, enviará al Grupo de Archivo y Correspondencia a través del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y en medio físico, la primera comunicación y anexo, el listado de la totalidad de los destinatarios, indicando nombre del destinatario, dirección, ciudad y departamento destino, y numero de NURC; (El área emisora de la comunicación es la responsable de constatar previamente los datos del destinatario, haciendo todo lo posible por evitar errores que generen por parte del operador de correo utilizado por la Entidad, devoluciones y gastos innecesarios). h) Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos, para la entrega y recolección de comunicaciones.

3. Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de

excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos, para la entrega y recolección de comunicaciones.

3. Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 000001, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.

Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato. Todas las comunicación deben ser radicadas y registradas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, el mismo día de recibo en la Superintendencia.

4. Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la radicación de las comunicaciones oficiales producidas en cada una de las dependencias, controlarán la radicación, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite, y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta;

de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite, y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta; Artículo Decimotercero. Distribución de las comunicaciones oficiales producidas: La distribución de las comunicaciones oficiales enviadas se realizará a través del operador de correo oficial debidamente autorizado, cuando su destino sea urbano, nacional o internacional o con mensajeros urbanos cuando se requiera. Cuando la importancia o urgencia de la comunicación lo demande, las dependencias LTemisoras indicarán al Grupo de Archivo y Correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, eberán controlarse a través de planillas de control de entrega, al operador de correo ficial, y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega. Para aquellos casos en que se envíen las comunicaciones por servicio de correo certificado; el Grupo Archivo y Correspondencia, deberá remitir mensualmente a las diferentes áreas solicitantes, las respectivas constancias de entrega, exigiendo éstas, al operador de correo contratado.ResoLución Número "00310 pe 2011 HOJA No. _8_ Continuación de la resolución por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental Artículo Decimocuarto. Devolución de Comunicaciones: Cuando una comunicación oficial remitida sea devuelta por el operador de correo oficial, se remitirá a la dependencia correspondiente para que determine si solicita su reenvío o si se archiva. Se dejará

Artículo Decimocuarto. Devolución de Comunicaciones: Cuando una comunicación oficial remitida sea devuelta por el operador de correo oficial, se remitirá a la dependencia correspondiente para que determine si solicita su reenvío o si se archiva. Se dejará constancia de la devolución, en el registro de la copia electrónica de la comunicación que la dependencia transfirió al Grupo de Archivo y Correspondencia en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad. CAPITULO VI Procedimientos para la elaboración de comunicaciones oficiales Artículo Decimoquinto. Elaboración: Todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud elaborarán las comunicaciones con destinos externos O interdependencias en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, para lo cual se utilizará el siguiente procedimiento: Seleccionar el formato oficial del documento.

2. Citar el destinatario de la comunicación, si no se encuentra registrado se deberá incorporar sus datos y registrarlo en el directorio institucional.

Describir el asunto de la correspondencia en forma concreta y clara. Especificar el medio de envío que requiere la comunicación en proceso de elaboración, en el campo OBSERVACIONES.

5. Seleccionar el firmante del documento.

6. Abrir el menú “crear” que permite ingresar al formato desplegado, e incorporar o redactar el texto deseado en modo de edición de acuerdo con la guía de “Elaboración de documentos de salida”.

7. La clasificación de las comunicaciones con destinos externos o interdependencias, debe hacerse según las series o trámites establecidos en el sistema.

Artículo Decimosexto. Edición y transferencia: Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser transferida al siguiente funcionario responsable para su corrección y/o tramitación final.

debe hacerse según las series o trámites establecidos en el sistema. Artículo Decimosexto. Edición y transferencia: Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser transferida al siguiente funcionario responsable para su corrección y/o tramitación final. El proceso de transferencia entre los empleados responsables, genera el recorrido del documento, y cada funcionario participante debe dejar constancia de las modificaciones y/o correcciones realizadas a su contenido, antes de realizar la mencionada transferencia al siguiente funcionario responsable. Parágrafo.- El proceso de transferencia y correcc