SUPERSALUD - Resolución 10171

REPUBLICA DE .COLOMBIA, ~..~. . libellodvOlden

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

010171RESOLUCION NUMERO DE 2018 ~o9 OCT2018( ) "Por la cual se adopta el Reglamento Interno Administracion Documental y de Correspondencia de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 1 articulo 7° del Decreto 2463, el Titulo II del Decreto Unico Reglamentario 1080 de 2015, el Decreto 1542 de 2018 y CONSIDERANDO Que mediante Ley 80 de 1989 se creo el Archivo General de la Nacion como el Establecimiento Publico encargado entre otros aspectos de expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacion y uso adecuado del patrimonio documental de la Nacion, a traves de Acuerdos expedidos por la Junta Directiva. Que mediante Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" se establecieron las reglas y principios generales que regulan la funcion archivistica del Estado, sobre la produccion 0 recepcion; distribucion, consulta, organizacion, recuperacion, Y disposicion final de los documentos de conformidad con el Proceso Administracion de la Gestion Documental. Que la citada ley establece la responsabilidad de la administracion publica en la gestion de los documentos y en la administraci6n de sus archiv~s, al igual que obliga a los funcionarios publicos a cuyo cargo se encuentren los archivos de las

entidades publicas, a velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informaci6n de los documentos de archivo, advirtiendo su responsabilidad en la organizacion y conservacion. Que con el establecimiento de la organizacion archivistica al interior de la Superintendencia Nacional de Salud se permitira dar cumplimiento a 10 previsto en la Ley 1712 de 2014, los Decretos Unicos Reglamentarios 1080, 1081 Y 1083 de 2015, del sector Presidencia de la Republica garantizando el acceso a la informacion publica, facilitando la oportuna atencion administrativa.;.,(. - . '.._'" ',I ~

,'-~. , RESOLUCION NUMERO 010171 .1' ~-------------------------------------------~\~

~ DE HOJA No. _2018---------- ~----------- Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" Que en concordancia con 10 anterior, y en virtud a 10 dispuesto en el Titulo II (Patrimonio Archivistico) del Decreto Unico Reglamentari01080 de 2015, se reglamentara el proceso del cicio vital del documento proceso de gestion documental, estableciendo ,dIrectrices en los procesos tecnicos de conservacion, accesibilidad y dis'posici6ri. ;documental para mejorar la gestion administrativa dirigida a satisfacer las necesidades de informacion y fijar lineamientos relacionados con el programa documento electronico, requisitos del documento electronico, entre

otros; asi como la asignacion y estandarizacion de los Codigos y Siglas a las dependencias establecidas en el Decreto 2462 de 2013; con el fin de preparar y tramitar la correspondencia, diligenciar formularios, elaborar informes, documentos, trabajos, estudios e investigaciones y lIevar organizado el archivo de los documentos (fisicos, digitales 0 electronicos) en cada una de las dependencias rle la entidad. Que como resultado de 10anterior, se hace necesario adoptar un reglamento interne que establezca politicas y pautas generales para el manejo de los documentos que administra la entidad, regulando, entre otros, el proceso del cicio vital del documento y la responsabilidad del servidor publico en el manejo de los archiv~s, mediante la adopcion de directrices generales al interior de la entidad que promuevan la adecuada prestacion de los servicios archivisticos, en aras de lograr mayor eficiencia y efectividad en los procesos institucionales. Que, en merito de 10expuesto,

RESUELVE

Titulo I Directrices Generales Capitulo 1 Aspectos Generales Articulo 1. Objeto. La presente resolucion tiene por objeto adoptar un reglamento interne que establezca politicas y pautas generales para el manejo de los documentos que administra la entidad, regulando, entre otros, el proceso del cicio vital del documento y la responsabilidad del servidor publico en el manejo de los archivos entre otros. Articulo 2. Finalidad. Las directrices generales previstas en el presente titulo tienen como finalidad sintetizar en un solo acto administrativo las instrucciones generales en el manejo de los documentos, archivos de gestion y el archivo

central al interior de la entidad. Articulo 3. Ambito de aplicacion. EI presente titulo aplica a los servidores publicos de la Superintendencia Nacional de Salud, en especial aquellos que en ejercicio de sus funciones administrativas y de competencia funcional tienen responsabilidad especifica en materia de archiv~, correspondencia y que intervienen en el cicio vital de vida del documento..RESOLUCION NUMERO 0101 7.~..D~ ! HOJA No._2018~----- Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de SaIud y se dictan otras . disposiciones" Capitulo 2 Articulo 4. Glosario. Con fundamento en los conceptos plasmados en los procedimientos internos de la entidad, el Acuerdo 027 de 2006 del Archivo General de la Nacion, "por el cual modifica el acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos" , para efectos del presente Reglamento y con el fin de obtener unidad en la definicion de criterios y alcance de los terminos generales mas usuales en materia de archiv~s, se adopta el siguiente glosario:

1. Administracion de Archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeacion, direccion y control de los recursos fisicos, tecnicos, tecnologicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

2. Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona 0 entidad publica 0 privada, en el transcurso de su gestion, conservados respetando

aquel orden para servir como testimonio e informacion a la persona 0 institucion que los produce y a los ciudadanos, 0 como fuentes' de la historia. Tambien se puede entender como la institucion que esta al servicio de la gestion administrativa, la informacion, la investigacion y la cultura.

3. Archivo Central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestion y reune los documentos transferidos p~r los mismos una vez finalizado su tramite y cuando su consulta es constante.

4. Archivo de Gestion. Archivo de la oficina productora que reune su documentacion en tramite, sometida a continua utilizacion y consulta administrativa.

5. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas 0 producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Superintendencia Nacional de Salud, independientemente del soporte y medio utilizado.

6. Correspondencia Personal: Son todas las comunicaciones de caracter privado que IIegan a la entidad, a titulo personal, citando 0 no el cargo del funcionario, las cuales, no generan tramites para la Superintendencia

Nacional de Salud.

7. Documento Electronico de Archivo: Es el registro de la informacion generada, recibida, almacenada y comunicada par medios electronicos, que permanece en estos medios durante su cicio vital; siendo producida p~r una persona 0 entidad en razon de sus actividades, por 10 cual debera ser tratada conforme a los principios y procesos

8. Mensaje de Datos: Es la informacion generada, enviada, recibida, almacenada 0 comunicada por medios electronicos, opticos 0 similares, tales

como, el Intercambio Electronico de Datos (ED I), Internet, el correo electronico 0 el telegrama,

9. Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina 0 por otras oficinas 0 instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, por 10 tanto, no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Acuerdo 042 de 2002, AGN).

10. Documento de Archivo: Registro de. informacion praducida a recibida par una entidad publica 0 privada en razon de sus actividades 0 funciones.RESOLUCION NUMERO 010111 D~ c i' HOJA No. _2018------~ Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una funci6n especifica 0 en cumplimiento de una actividad determinada. Alii adquieren como producto de su tramite una serie de valores que hacen del documento un instrumento de informaci6n de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misi6n propia de la entidad que los gener6. 11.Documento Electr6nico de Archivo: Registro de la informacion generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electr6nicos, que permanece en estos medios durante su cicio vital; es producida por una personc:10 entidad en raz6n de sus actividades y debe ser tratada conforme

a los principios y procesos archivisticos.

12. Documento Original: Fuente primaria de informaci6n con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. 13.Documento Activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. 14.Documento Historico. Documento unico que por su significado juridico 0 autografico 0 por sus rasgos externos y su valor permanente para la direcci6n del Estado, la soberania nacional, las relaciones internacionales 0 las actividades cientificas, tecnol6gicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio hist6rico. , 15. Documento Inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios. 16.Documento Oficial. EI que produce, posee 0 maneja una entidad estatal. 17.Documento publico: Documento otorgado por un funcionario publico en ejercicio de su cargo 0 con su intervenci6n.

18. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados organica y funcionalmente por una instancia productora en la resoluci6n de un mismo asunto.

19. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusi6n de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente 0 prueba. Fecha mas antigua y mas reciente de un conjunto de documentos.

20. Folic: Corresponde a una hoja. 21.Gestion de Archivos. (Vease Administraci6n de Archivos).

22. Gestion dccumental: Conjunto de actividades administrativas y tecnicas, tendientes a la planificaci6n, manejo y organizaci6n de la documentaci61l

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizaci6n y conservaci6n.

23. Radicacion de ccmunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la Superintendencia Nacional de Salud registra en el Sistema de Gesti6n de Correspond encia de la entidad, las comunicaciones producidas 0 recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y entidad Remitente 0 destinataria, correo electr6nico, Nombre 0 c6digo de la(s) Oependencia(s) competente(s), Numero de radicaci6n, Nombre del funcionario responsable del tramite, Anexos y Tiempo de respuesta, entre otros. Una vez surtido este tramite, procede a asignar un numero unico consecutivo a las comunicaciones recibidas 0 producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo 0 de envio, con el prop6sito de oficializar su tramite y cumplir con los terminos de vencimiento que establezca la Ley; los cuales empezaran a contar a partir del dla siguiente aRESOLUCION NUMERO 01017;1 DE.' HOJA No. _2018~----- Continuacion de la resolucion "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administra cion Documental de la Superintendencia Nacional de SaIud y se dictan otras disposiciones" la fecha de radicacion del documento. , 24.pagina: Corresponde a una de las dos caras que componen una hoja 0 folio, es decir, que 1 folio 0 una hoja contienen 2 paginas.

25. Recuperacion de documentos: Accion y efecto de obtener, por medio de

los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

26. Tabla de Retencion Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del cicio vital de los documentos . . Las tablas de retencion documental pueden ser generales 0 espedficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucion. Las espedficas hacen referencia a documentos caracterfsticos de cada Organismo. 27.Transferencias Documentales. Remision de los documentos del archivo de gestion al central, y de este al historico, de conformidad con las tablas de retencion y de valoracion documental vigentes.

28. Unidad Documental. Unidad de analisis en los procesos de identificacion y caracterizacion documental. Puede ser simple, cuando esta constituida por un solo tipo documental, 0 compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

29. Valor Administrativo. Cualidad que para la administracion posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

30. Valor Contable. Utilidad 0 aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos economicos de una entidad publica 0 privada.

31. Valor Fiscal. Utilidad 0 aptitud que tienen los documentos para el Tesoro 0

Hacienda Publica. -

32. Valor Historico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacion, utiles para la reconstruccion de la memoria de una comunidad.

33. Valor Juridico 0 Legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho comun y que sirven de testimonio ante la ley.

34. Valor Primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen 0 se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

35. Valor Permanente 0 Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia historica, cientffica y cultural, deben conservarse en un archivo.

36. Valoracion Documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del cicio vital

TiTULO" RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO ....'---------------------------------------'RESOLUCION NUMERO 0101 71 -bEl HOJA No_ 2018------- Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" Articulo 5. Responsabilidad general de los servidores publicos los servidores publicos que laboren 0 presten sus servicios profesionales, responderan por la adecuada conservacion, organizacion, uso y manejo de los documentos y archivos que se'deriven del ejercicio de sus funciones, el jefe de la dependencia, sera el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. PARAGRAFO 1. Es obligacion de los servidores publicos, entregar y recibir inventariados los documentos que forman parte del archiv~, una vez se disfrute de vacaciones 0 licencias, se deja 0 se asume un cargo, se termine un contrato en la

Superintendencia Nacional de Salud. De igual manera, se debera garantizar la seguridad de estos archiv~s, de tal modo que la documentacion alii conservada ofrezca condiciones de confidencialidad y reserva de la informaCion, cuando sea del caso. PARAGRAFO 2. En los casos en que por disposicion legal los documentos tengan caracter reservado sera obligacion del servidor publico 0 colaborador de la administracion tomar las medidas necesarias para mantener tal caracter respetando las normas de transparencia y gestion documental. . ARTicULO 6. Responsabilidad General de los servidores publicos que prestan sus funciones en Archivo. Los servidores publicos que tengan a su cargo funciones del archivo de gestion 0 central en la Superintendencia Nacional de Salud deberan dar cumplimiento a 10 dispuesto en el articulo 7° de la Ley 1437 de 2011, y adicionalmente tendran a su cargo la obligacion de velar por la administracion, conservacion y custodia, asi como por el manejo de la documentacion en eJlos contenida coadyuvando en la prestacion de los servicios archivisticos. Articulo 7. Responsabilidad especial. Los documentos producidos y administrados en las dependencias que se conservan en los Archivos de Gestion de la Superintendencia Nacional de Salud son potencialmente parte integral del Archivo Central, generando la obligacion para los servidores publicos o colaboradores de la adrninistracion de responder por su manejo, la recepcion y entrega de los documentos debidamente organizados e inventariados. Articulo 8. Obligaciones de los servidores publicos frente a los Archivos de Gestion. Los servidores publicos tienen la obligacion de velar por la integridad,

autenticidad, veraeidad y fidelidad de la informacion de los documentos y son responsables de su organizacion, conservacion y control, asi como de la adecuada prestacion de los servicios de Archivo de Gestion. Articulo 9 Responsabilidad del Archivo Central. Estara en cabeza del Grupo de Gestion Documental de la Secreta ria General, quien es el encargado de la administracion de los archivos que hacen parte del Archivo Central y ejerce el control de la documentacion recibida en calidad de transferencias primarias de las diferentes dependencias, las cuales son ubicadas en lugares apropiados para su conservacion y custodia, en estanterias senalizadas, para su acceso consulta y disposicion final. EI Grupo de Gestion Documental ejecutara la~ funciones de centralizar la organizacion, administracion, almacenamiento, conservacion, recuperacion, lotalizacion, prestamo y devolucion de la documentacion. Los documentos de los Archivos Centrales son potencialmente parte integral del ,,_ patrimonio documental de la Nacion, y en tal virtud los servidores publicos ~on f'1 ~------------------------------~.~

NJRESOLUCION NUMERO 010171, DE HOJA No. _2018~-----

1. Comunicaciones oficiales recibidas: Son las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud, como entidad 0 sus funcionarios en calidad de tales, a traves de los sistemas de informacion designados para tal fin las redes sociales, las empresas de correo y las radicadas en la ventanilla de recepcion de correspondencia de los Centro de Atencion al Ciudadano, Regionales y Puntos de Atencion al Ciudadano.

Sin perjuicio de 10 previsto en el Acuerdo 026 de 2007 del AGN, las

comunicaciones oficiales recibidas se clasificarim en normal, confidencial y correo electronico 0 redes. a) ·Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a traves :\\ del Grupo de Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de 7.0 fW Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" responsables disciplinarias, administrativa, civil y penalmente por el manejo de los documentos desde su produccion 0 recibo en cumplimiento de sus funciones. PARAGRAFO 1. Responsabilidad de los Servidores Publicos: Solamente los servidores publicos responsables del Archivo Central estan facultados para entregar 0 recibir los documentos que deben estar depositados en el Archivo Central, con autorizacion previa del Coordinador de Gestion Documental de la Superintendencia Nacional de Salud. PARAGRAFO 2. La responsabilidad de los documentos que conforman un archivo clasificado 0 de reserva, recae en el (los) funcionario(s) asignado(s) por delegacion del jefe inmediato para desarrollar las actuaciones necesarias que permitiran la resolucion de un expediente, bien sea en etapas intermedias 0 hasta el tramite final del expediente. No obstante, 10 anterior, el jefe de la dependencia sera el responsable ultimo por los documentos con contenido clasificado 0 de reserva en custodia de su dependencia. Articulo 10. Paz y Salvo. Cuando un funcionario 0 colaborador de la administracion es desvinculado 0 trasladado en la entidad, debe verificar que no

tenga documentos en el sistema de correspondencia, dejando constanci~ escrita en el formato GDFT04 control de prestamos documentales del Grupo de Gestion Documental, una vez comprobado se puede garantizar el tramite del formato de paz y salvos de la Institucion con agilidad y precision. EI funcionario 0 colaborador de la administracion debe entregar el inventario documental junto con las unidades documentales que tiene a su cargo en desarrollo de sus funciones (si aplica) a la persona responsable del Archivo de Gestion de la Dependencia y de 10 cual se dejara constancia en el aplicativo (ITS), en el acta de entrega al jefe de la Dependencia, el cual estara adjunto a paz y salvo.

TiTULO III

(PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA _

MANEJO DE DOCUMENTOS)

Capitulo I Clasificaci6n Documental Articulo 11. Clasificaci6n: Las comunicaciones oficiales de la Superintendencia Nacional de Salud se clasificaran, en recibida y producida, y se les definira como a continuacion se indica:.• j.., RESOLUCION NUMERO 010171DE HOJA No. 2018------- EI Grupo de Correspondencia mensualmente hara seguimiento a las,~ ~ ~--------------------------------------------------------------~(~~ ~~ )V' Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" Salud 0 a sus funcionarios, y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.

b) ·Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a traves del Grupo Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud 0 a sus funcionarios y en el sobre 0 empaque contiene la anotaci6n explicita de "Confidencial". c) ·Comunicaciones oficiales via correo electr6nico 0 redes. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electr6nico (correointernosns@supersalud.gov.co) 0 redes sociales de la Superintendencia Nacional de Salud. Estas comunicaciones deben ser direccionadas al Grupo de Correspondencia para garantizar la oficializaci6n, seguimiento y control de su tramite.

2. Comunicaciones oficiales producidas: Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, a traves del Sistema de Correspondencia de la entidad, dirigidas a otras dependencias 0 funcionarios de la entidad, a otros entes publicos 0 privados, a personas naturales 0 juridicas y se tramitan a traves del Grupo de

Correspondencia. Articulo 12. Identificacion de las comunicaciones: Las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud se identificaran en el Sistema de Gesti6n de Correspondencia y Archivo Oficial de la entidad, con un numero prefijo uno (1) para las comunicaciones oficiales recibidas, dos (2) para las comunicacion-es oficiales producidas y enviadas a otros entes publicos 0 privados 0 a personas naturales, y tres (3) para las comunicaciones oficiales internas dirigidas

a otras dependencias 0 funcionarios de la entidad, el numero prefijo sera seguido de un guion, luego, el ana de la vigencia de recibo 0 producci6n, seguido de otro guion y terminado, con un numero consecutivo de seis digitos. Esta identificaci6n se inicializa en cada vigencia, asi: #-AAAA-XXXXXX. Articulo 13. Radicaci6n y Registro. Los procedimientos para la radicaci6n de comunicaciones oficiales producidas velaran por la transparencia de la actuaci6n administrativa, raz6n por la cual, no se podran reservar numeros de radicaci6n, e5to es, dejar en blanco planillas para posterior inserci6n de contenido en una fecha posterior, ni se radicaran comunicaciones sin firma, ni habra numeros repetidos, enmendados, corregidos 0 tachados, la numeraci6n sera asignada en estricto orden de recepci6n. Cuando existan errores en la radicaci6n y se pretenda anular un NURC, el jefe de la dependencia productora debera solicitarlo a la Oficina de Tecnologias de la Informaci6n mediante memorando, en que se indique las razones que justifiquen el mencionado procedimiento. Todas las comunicaciones deben ser radicadas y registradas en el Sistema de Gesti6n de Correspondencia de la entidad. Articulo 14. Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la radicaci6n de las comunicaciones oficiales producidas en cada una de las dependencias controlaran la radicaci6n, envio, distribuci6n y tramite, en

el Sistema de Gesti6n de Correspondencia de la entidad, a traves del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicaci6n y tramite, y alertaran permanentemente en su dependencia sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes detramite y respuesta .." .t RESOLUCION NUMERO 0101 7:1 PE __.'_!: HOJA No. _2018 Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" comunicaciones producidas, informando a los jefes de cada dependencia los documentos que se encuentran en estado "RADICAOO", es decir, que aun no han side entregados al Grupo de Correspondencia por ningun medio, a fin de que se tomen los correctivos conducentes al envio de las comunicaciones oportunamente. CAPITULO" Pautas para la recepcion, radicacion y distribucion de las comunicaciones . oficiales recibidas Articulo 15. Recepcion: Todas las comunicaciones oficiales se recibiran a traves del Grupo de Correspondencia de la Subdirecci6n Administrativa de la Secreta ria General. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan derechos de petici6n en todas sus manifestaciones incluyendo las quejas, reclamos 0 consultas, se tramitaran en la forma y el plazo establecidos en la Resoluci6n 000321 de 2016 0 en la norma que la modifique, adicione 0 derogue. PARAGRAFO. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicaci6n oficial por medios electr6nicos 0 redes sociales, 0 por cualquier otro medio, estara

en la obligaci6n de enviarla inmediatamente al Grupo de Correspondencia para que se oficialice su ingreso oficial a la entidad. Articulo 16. Horario de atencion al publico: EI horario para la recepci6n de la correspondencia al publico, en el Grupo de Correspondencia de la sede principal, Regionales y Puntos de Atenci6n al Ciudadano de la Superintendencia Nacional de Salud, sera entre las 8:00 a.m. y las 4:00 p.m., de lunes a viernes, esto es en dias .habiles laborales. EI Centro de Atenci6n al Ciudadano ubicado en el Centro Internacional de Bogota, atendera en horario de 7 am a 5 pm. Articulo 17. Radicacion de comunicac.iones oficiales recibidas: Con el prop6sito de oficializar el tramite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los terminos de vencimiento que establece la Ley, al comenzar cada -ano, se iniciara la radicaci6n consecutiva a partir de 000001, utilizando el Sistema de Gesti6n de Correspondencia Oficial de la entidad, y se dejara constancia de la fecha y hora de recibo. Este numero se constituye en la unica identificaci6n del documento. Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deberan cumplir con los parametros establecidos en el "Oecalogo para Radicaci6n de Correspondencia" el cual hace parte integrante de la presente resoluci6n como anexo. Articulo 18. Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. En el evento en que una comunicaci6n no este firmada, ni presente el nombre del

responsable 0 responsables de su contenido., se considerara an6nima y debera ser remitida a la oficina de su competencia, donde se determinar~n las acciones a seguir. Su control se efectuara por otros envios recibidos. En todo caso, se deben observar las reglas previstas en el articulo 81 de la Ley 962 de 2005. PARAGRAFO. Sin perjuicio de 10 dispuesto en el Oecalogo para radicaci6n de correspondencia, cuando la comunicaci6n corresponda a un denunciante an6nimo, se continuara con el tramite por el sistema de informaci6n de correspondencia previa radicaci6n. Articulo 19. Comunicaci6n Oficial por medios electr6nicos: Toda correspondencia que ingresa a la superintendencia via correo electr6nico aRESOLUCION NUMERO 010171· D~ HOJA No. 2018~------ .•.. e#'- \::.\ ','" ~-~----~-------------------------------------------------------;~ Continuaci6n de la resoluci6n "por la cual se adopta el Reglamento Interno de Administraci6n Documental de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones" buzones asignados a cada uno de los funcionarios, cuyo caracter sea oficial, debe remitirse al buz6n de correo asignado al Grupo de Correspondencia para tal fin (correointernosns@supersalud.gov.co), inmediatamente a su recibo, indicando el numero de NURC, cuando se conozcan los antecedentes, siempre y cuando entre los destinatarios del mismo no se encuentre el correo antes mencionado. Es

responsabilidad del Superintendente Delegado, Secretario General, Director General 0 jefe de cada dependencia, velar par el estricto cumplimiento de este deber. Articulo 20. Control de Comunicaciones Oficiales. Los funcionarios encargados de la recepci6n de las comunicaciones oficiales controlaran la recepci6n, envfo y distribuci6n en el Sistema de Gesti6n de Correspondencia Oficial de la entidad, a traves del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepci6n y tramite. Es responsabilidad del jefe de cada dependencia velar parque en la misma se de tramite oportuno a las comunicaciones recibidas, no obstante, el Sistema de Gesti6n de Correspondencia emitira alertas asi: marcara con sematoros los documentos segun el tiempo oportuno de gesti6n, asi: verde (oportunid