SUPERSALUD - Resolución 3187 de 2011

REPÚBLICA DE COLOMBIA

Libertad y Didén

SUPERINTENDENCIA PASIONA, PE SALUD RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2011 ( 09Noy. 201

Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución Política, artículo 4% de la Ley 87 de 1993, artículo 2 del Decreto 1537 de 2001, articulo 8% del Decreto 1018 de 2007 y el artículo 3% del Código Contencioso Administrativo . CONSIDERANDO e Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos institucionales. + La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar una oportuna respuesta a los requerimientos de sus vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente, La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoria en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una tas dependencias de la Superintendencia.

establecidas en el artículo 10 del Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoria en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una tas dependencias de la Superintendencia. e Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la institución, se hace necesario implementar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de ¡a Superintendencia Nacional de Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización. e El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere de los Manuales de Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados. . Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta el Manual de Procesos y procedimientos adoptado. Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y se le adicionaron nuevas funciones. institución, permitiéndole la desconcentración y la delegación de funciones a nivel departamental o distrital. > > dl ] En la Ley 1438 del 19 de enero de 2011, por medio de la cual se reforma el Sistema general de seguridad social en salud, dispone de mecanismos que fortalecerán a la603187 RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2011 HOJANo. 2 Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. | RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO-. Modificar y adicionar al Manual de Procesos y Procedimientos

Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. | RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO-. Modificar y adicionar al Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los procesos y procedimientos contenidos en la presente Resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad, con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión y los objetivos que la Ley y los reglamentos le señalen a la Superintendencia Nacional de Salud. ARTICULO SEGUNDO-. Los procesos y procedimientos que se adoptan fueron aprobados Mediante Comité de Alta Dirección y se relacionan a continuación:

ELABORACIÓN Y CONTROL DE CÓDIGO = DOCUMENTOS Y REGISTROS PT-PLAN-110800

Supersalud Pr:

PROCESO DE PLANEACIÓN VERSIÓN: 04

1. OBJETIVO.

Asegurar la uniformidad de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) estableciendo los mecanismos para su elaboración, codificación, revisión, aprobación, control y distribución eficaz.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para la elaboración y el control de toda la documentación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad en la Superintendencia Nacional de Salud (SNS).

3, RESPONSABILIDADES.

Representante de la Dirección: Asegurarse que los lineamentos descritos en el presente documento sean cumplidos en cada una de las áreas de la SNS.

Líderes de proceso: Revisión y cumplimiento del presente procedimiento en la elaboración y control de los documentos internos de la Entidad.

Funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud: Revisión y propuestas de

Líderes de proceso: Revisión y cumplimiento del presente procedimiento en la elaboración y control de los documentos internos de la Entidad.

Funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud: Revisión y propuestas de mejora a los documentos del SGC y cumplimiento estricto con lo establecido en el presente documento.

4. DEFINICIONES.

Cualquier definición que no se contemple en este procedimiento, se tomará del estándar NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 e ISO 9000:2005.

Control de cambios: Es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de versión que se establece desde la elaboración inicial del documento.

Documento: Información y su medio de soporte, entre los documentos de la entidad se encuentran: Manual de la Calidad, Procedimientos, Instructivos, Trámites y Servicios, Organigrama, entre otros.

Dobumentas Externos: Documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad generados por entidades diferentes a Superintendencia Nacional de Salud, los cuales67 RESOLUCIÓN mt03i DE_ 2011 HOJAN0o._3

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. afectan las actividades internas de la entidad, tales como normas legales, códigos, reglamentos, el estándar ISO 9001:2008, el estándar NTCGP 1000:2009, entre otros.

Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Formato: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciados se denominan registros.

Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Formato: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciados se denominan registros.

Formato libre: Documento creado cuando la actividad desarrollada, no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mínimo posea: Descripción de la actividad, participantes y fecha.

(Según Aplique).

Listado maestro de documentos: Relación de documentos Internos y externos del Sistema de Gestión de la calidad de la SNS.

Listado maestro de registros: Relación de los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.

Manual: Documento que especifica una actividad o serie de actividades y puede estar compuesto por procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Manual de la Calidad: Documento que describe el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la Superintendencia Nacional de Salud y atiende los requisitos exigidos en la Norma NTCGP 1000:2009.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales generan valor transformando elementos de entrada en resultados.

Procedimiento Documentado: Documento que presenta la forma específica de llevar a cabo una actividad y especifica en forma clara el Qué se hace, el Cómo se hace, el Quién lo hace, el Cuándo (frecuencia), Dónde (ubicación y archivos de información), Si Aplica.

Registro: Es un documento que suministra la evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados alcanzados. El registro puede ser un formato diligenciado, una fotografía, una grabación, entre otros.

Registro electrónico: Consiste en los datos de salida de los procesos junto con los

Registro: Es un documento que suministra la evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados alcanzados. El registro puede ser un formato diligenciado, una fotografía, una grabación, entre otros.

Registro electrónico: Consiste en los datos de salida de los procesos junto con los formatos electrónicos que albergan a los datos. Estos formatos electrónicos van desde simples documentos en hojas de cálculo hasta aplicaciones de bases de datos más complejas.

5. CONTENIDO. 5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES. 5.1.1 Toda elaboración, modificación o eliminación de documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad, debe ser informada por el lider del proceso a la Oficina Asesora de Planeación, en el formato FE-PLAN-110801 solicitud de creación, actualización o dada de baja de documentos internos. 5.1.2 La revisión de todos los documentos es responsabilidad del líder de cada proceso, quien avala y responde por los aspectos técnicos del documento y la normatividad plicable en el mismo en los casos que se requiera, 3 La responsabilidad de aprobar los documentos es de los Delegados, jefes de icina y Secretaría General, quienes revisarán que los documentos sean adecuados de atuerdo a las políticas, necesidades y requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. ) YA87 RESOLUCIÓN ua 1S DE_2011 HOoJAN0. 4

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. 5.1.4 Todos los documentos del SGC de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos por la intranet, a

Procedimientos. 5.1.4 Todos los documentos del SGC de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos por la intranet, a manera de sólo lectura. Si se requiere una copia escrita o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando. 5.1.5 La identificación y control de los cambios en los documentos se hace a través de la matriz control de cambios, como se aprecia al final de este procedimiento. 5.1.6 Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, son identificados con un sello "Documento Obsoleto” 5.1.7 Los documentos del SGC se identifican de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2.1.2 — Codificación. 5.1.8 Los documentos que no correspondan a una categoría de las allí mencionadas, se identifican como una Especificación. 5.1.9 La administración y el control del estándar de los documentos y registros es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y la evaluación y el seguimiento de la Oficina de Control Interno. 5.1.10 Todos los documentos se redactan en español con verbos en tiempo presente y conjugados en tercera persona, señalando las fuentes de información ya documentadas, en lugar de duplicar los documentos o parte de ellos, fijando claramente su contenido, separando adecuadamente párrafos e ideas y utilizando tabulaciones, viñetas, subrayado, alineaciones, notas al pie o cualquier otra herramienta que facilite el entendimiento del documento. 5.1.11 El texto de los documentos del SGC, debe ser claro, coherente y sin lenguaje rebuscado o extremadamente técnico; no se debe utilizar diversos términos para expresar

documento. 5.1.11 El texto de los documentos del SGC, debe ser claro, coherente y sin lenguaje rebuscado o extremadamente técnico; no se debe utilizar diversos términos para expresar una misma idea que conlleve a malas interpretaciones y se debe buscar uniformidad en el manejo de conceptos; en lo posible no se debe utilizar jergas, modismos, vulgarismos o extranjerismos. Igualmente no se debe incluir las mayúsculas en palabras que no lo requieren. 5.1.12 Los tipos de documentos que componen el SGC de la Superintendencia Nacional de Salud son: + Normativa legal. (Constitución nacional, leyes, decretos, resoluciones...) + Manuales (de operaciones y de la calidad, de bienestar, de usuario, códigos....) e Procedimientos. e Planes de la calidad. e Instructivos. + Resoluciones. +. Registros (con formatos o sin formato. 5.1.13 La jerarquización de documentos se hace teniendo en cuenta el orden presentado en la pirámide, de tal forma que un cambio en el nivel superior provoca cambios en cascada en los niveles inferiores y a medida que desciende, los documentos crecen en cantidad y se hacen más específicos Nivell: — Constitución, leyes, decretos y demás normativa legal.

Nivel ll: Manual de Operaciones y de la Calidad.

Nivel lll: Procedimientos, Instructivos, planes de la calidad, manuales...

Nivel IV: Formatos, Registros.

Pirámide de la Documentación del Sistema de Gestión de la CalidadRESOLUCIÓN RL 18 fe 2011 _ HOJAN0o. 5 Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos.

“ORMATI

LEGAL

MANUAL DE LA CALIDAD

Ll PROCEDIMIENTOS,

INSTRUCTIVOS, PLANES,

5.2. DESCRIPCIÓN.

Para cada tipo de documento se presenta los aspectos fundamentales respecto a su elaboración y a su control. 5.2.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. 5.2,1.1. Presentación de los documentos y los registros. Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en la Superintendencia Nacional de Salud, se debe tener en cuenta los siguientes criterios: » Encabezado y pie de página.

Encabezado: Se utilizan 3 columnas destinadas de la siguiente manera: Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.

Segunda Columna: Nombre del documento y nombre del proceso.

Tercera columna: Código del documento y versión del documento.

NOMBRE DEL DOCUMENTO ... CÓDIGO Supersalud a PFEBEESO VERSIÓN En la segunda columna, fila superior, para el nombre del documento debe darse un nombre cuya redacción sea concisa y clara. En la fila inferior se escribe el nombre del proceso al cual pertenece el documento de acuerdo con el mapa de procesos aprobado,

ej.: PROCESO EVALUACION Y CONTROL.

El Código se establece de acuerdo con el numeral 5.2.1.2. La versión corresponde a la versión del actual documento y se diligencia colocando 01 y así sucesivamente. El encabezado sólo se utiliza en la primera página del documento.

Pie de página: Se utiliza en el lado derecho de la parte inferior de la página y se relaciona

La versión corresponde a la versión del actual documento y se diligencia colocando 01 y así sucesivamente. El encabezado sólo se utiliza en la primera página del documento.

Pie de página: Se utiliza en el lado derecho de la parte inferior de la página y se relaciona el número de página de cada hoja (X) y el total de páginas del documento (Y), así: Página

X de Y. 5.2.1.2. Codificación. Consiste en asignar una identificación alfanumérica a cada documento de la Bebermtendencia, que pueda diferenciarlo de los demás, compuesta de diez dígitos ZZRRRR-4HHHHH, que corresponde en los dos primeros dígitos alfabéticos a la clase de documento según la tabla de clasificación de los documentos presentados más adelante; guión; cuatro dígitos alfabéticos que identifican el código del proceso según la tabla de )RESOLUCIÓN RETA 2011 HOJAN0._6 == Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. identificación de los procesos; guión; seis digitos numéricos que idéntica el documento así: primer dígito (múltiplos de mil) para el Macroproceso, segundo dígito (múltiplos de cien) para los procesos, tercer y cuarto dígito (consecutivo) para el documento asociado al proceso (manuales, procedimientos, instructivos, planes de la calidad...) y quinto y sexto dígito para el consecutivo de los formatos, entendiendo que cuando se está relacionando documento termina en 00. Así entonces, las caracterizaciones, los demás documentos y los formatos siempre están en consecutivo de cien. El código lo asigna la Oficina Asesora de Planeación.

documento termina en 00. Así entonces, las caracterizaciones, los demás documentos y los formatos siempre están en consecutivo de cien. El código lo asigna la Oficina Asesora de Planeación. EJ: Macroproceso: Dirección y Planeación. Caracterización de proceso estratégico: Planificación — PLAN. PE-PLAN-110000

Procedimiento: Formulación y seguimiento del Plan Estratégico.PT-PLAN-110100

Formato impreso: Plan estratégico. FI-PLAN-110101

Formato electrónico: Autoevaluación FE-PLAN-110101

Tabla de clasificación de los documentos. PE: Caracterización Proceso Estratégico PM: Caracterización Proceso Misional PA: Caracterización Proceso de Apoyo MA: Manual PT: Procedimiento PC: Plan de la calidad IN: Instructivo TS: Tramite y/o Servicio ES: Especificación FE: Formato electrónico Fl: Formato impreso Tabla de identificación de los procesos.

Dirección y Planificación: 1000 >» Planificación - PLAN 1100 >» Evaluación y Control - EVCO 1200

Vigilancia, Inspección y Control: 2000 >» Financiamiento - FINA 2100 >» Atención en Salud - ATSA 2200 + Orientación y Protección al usuario - ORPU 2300 » Medidas Especiales - MESP 2400

Conciliación: 3000 +» Trámite Conciliación - TCON 3100

Jurisdiccional: 4000 > Proceso Jurisdiccional - PJUR 4100

Procesos de Apoyo: 5000 + Gestión del Talento Humano - GTHU 5100 + Administrativa y Financiera - GAFI 5200 + Gestión Tecnológica e Informática - GTEl 5300

Procesos de Apoyo: 5000 + Gestión del Talento Humano - GTHU 5100 + Administrativa y Financiera - GAFI 5200 + Gestión Tecnológica e Informática - GTEl 5300 + Gestión de la Información y Comunicaciones — GICO 5400 >» Asesoría Jurídica - ASJU 5500

Procesos Comunes 6000 + Documentos comunes - CcoMU 6100063187 RESOLUCIÓN NÚMERO DE 2011 HOJANo. 7 Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. 5.2.1.3. Control de los documentos. Para la solicitud de creación, modificación o dada de baja de un documento del SGC se diligencia, por parte del área solicitante, el formato FE-PLAN-110801 y la Oficina Asesora de Planeación lo estudia, lo aprueba o rechaza e implementa los cambios solicitados. Para el control de las revisiones y aprobaciones de los documentos (excepto formatos) se diligencia al final del documento la matriz de control de cambios, que presenta el siguiente esquema: El Narración ' Cargo y : Cargo y nombre | Cargo y en Co go y [ 8! funcionario | nombre del Rorcanado | ario es Mes revisiones donde j . que elaboró y/o | funcionario que aprobó | la ó i " : | modifico el | que revisó el . : empezando | evidencia el documentó documentó el | modificación en 1 cambio documento Para los formatos relacionados con aplicativos, sólo se controlan con el nombre. Además, todos los documentos están controlados en el listado maestro de documentos. 5.2.1.4. Control de los registros. Los registros que son un tipo especial de documento para proporcionar evidencia del

Para los formatos relacionados con aplicativos, sólo se controlan con el nombre. Además, todos los documentos están controlados en el listado maestro de documentos. 5.2.1.4. Control de los registros. Los registros que son un tipo especial de documento para proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos y de la eficacia del SGC, tienen los controles consignados en el listado maestro de registros. Los registros electrónicos correspondientes a sistemas de información y demás aplicativos, incluidas hojas de cálculo, bases de datos, etc., se controlan, adicionalmente, de acuerdo a los criterios definidos en las políticas de seguridad informática de la SNS. 5.2.1.5, Contenido de los documentos. 5.2.1.5.1. Manuales. Un manual es un documento que especifica una actividad o serie de actividades y puede estar compuesto por procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Ej. Manual de operaciones y de la calidad, Manual del usuario del aplicativo ABC, Manual de visitas de la SNS, Manual de Contratación. Un Manual contiene, siempre que sea posible: Tabla de Contenido: Muestra la relación de los diferentes elementos dentro del documento, indicando la página en la cual se encuentran.

Objetivo: Se describe el fin por el cual se diseña el manual. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué y para qué se va a hacer y a quien va dirigido.

Alcance: Es el campo de aplicación del manual. Se indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento, es decir el comienzo y fin del manual y a quien va dirigido y/o que procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.

Definiciones: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especificos

actividades cubiertas y descritas en el documento, es decir el comienzo y fin del manual y a quien va dirigido y/o que procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.

Definiciones: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos especificos que están enunciados en la descripción del manual, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta; organizado en orden alfabético. Igualmente aplica el significado de las siglas o abreviaturas.1001

RESOLUCIÓN NÚM LSi3, _2011_ HojaNo. 8

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos.

Descripción del manual: Se presenta el contenido desagregado del manual, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance, Matriz de control de cambios: De acuerdo a lo especificado en el numeral 5.2.1.3. de este documento. 5.2.1.5.2, Procedimientos. | Un procedimiento es el método o forma especificada de realizar una actividad o un

proceso. Un procedimiento contiene:

1. OBJETIVO: Se escribe el fin por el cual se diseña el procedimiento. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué y para qué se va a hacer y a quíen va dirigido.

2. ALCANCE: Es el campo de aplicación del procedimiento. Se indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento, es decir el comienzo y fin del procedimiento y a quien va dirigido y/o que procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.

3. RESPONSABLES: Es aquel o aquellos (cargos) que deben asegurar la ejecución total

procedimiento y a quien va dirigido y/o que procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.

3. RESPONSABLES: Es aquel o aquellos (cargos) que deben asegurar la ejecución total de las actividades descritas en el procedimiento y son los responsables por su mantenimiento y mejora.

4. DEFINICIONES: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción del procedimiento, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta; organizado en orden alfabético.

Igualmente aplica el significado de las siglas o abreviaturas.

5. DESCRIPCIÓN O DESARROLLO. 5.1. POLÍTICAS DE CONTROL Y/O GENERALIDADES: Son los lineamientos generales o directrices, que sirven fundamentalmente para orientar la ejecución del documento y facilitar la toma de decisiones en las acciones rutinarias. Una orientación clara de qué debe hacerse para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Superintendencia.

También puede referirse a comentarios relevantes o a observaciones que se deben tener en cuenta para la aplicación del documento. 5.2. DESCRIPCIÓN: Detalla las actividades en su secuencia, con los responsables y dependencias a las cuales pertenecen. Se debe tener en cuenta la metodología PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) al momento de estructurar la secuencia de las actividades. Dónde uién Cuál Q Cuándo 2 , Servidor público Ej: evalúa, revisa, Oficio firmado 3 Oficina Asesora Jurídica : , ] asignado elabora, entregado, ... N ed HS Ñ E e 7 = PSA elimar Reladiona la Cargo responsable de Verbos put pi en Señale cual es la acción

N ed HS Ñ E e 7 = PSA elimar Reladiona la Cargo responsable de Verbos put pi en Señale cual es la acción secuential:de dependencia fa ejecución presente; Qué y Cómo y o mecanismo ie la ractiviliad o responsable de lla | Quiénlo Hace para qué se hace. Ej: permite saber si la a actividad':a mivel:de Superintendente evalúa, Verifica, proyecta, actividad está siendo di Superintendencia Delegado, Director etc, Mantener la adelantada y controlada, Delegado, Oficina, General, Profesional estructura PHVA en participio pasado Secretaria Genera! asignada, Secretaria12

RESOLUCIÓN sobe 18 E 2011 HOJANo. 9

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. Para cada procedimiento se describen las actividades que se han definido como parte de éste (QUÉ) para alcanzar el producto, lo cual genera responsabilidades en cuanto a personas (QUIÉN) debe ejecutar la actividad; tiempo (CUÁNDO) de ejecución; espacio o lugar (DÓNDE); la forma (CÓMO) de desarrollarlas y se describe el porqué debe realizarse dicha actividad; igualmente, tener identificado una actividad inicial y final y un producto o resultado,

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Son documentos de soporte asociados. Se enuncian los documentos internos y externos que no están relacionados en el Normograma y se da link al organigrama del proceso correspondiente.

7. REGISTROS: Es una lista o relación de los registros generados en la aplicación de este procedimiento.

8. CONTROL DE CAMBIOS: Se refiere a la matriz de control de cambios enunciada en el numeral 5.2.1.3.

7. REGISTROS: Es una lista o relación de los registros generados en la aplicación de este procedimiento.

8. CONTROL DE CAMBIOS: Se refiere a la matriz de control de cambios enunciada en el numeral 5.2.1.3.

5.2.1.5.3. Instructivos. Los instructivos se elaboran en el formato que sea más adecuado según el tipo de trabajo, de tal forma que facilite su total comprensión por parte del colaborador que lo ejecuta. La forma de descripción puede ser en prosa escrita, flujo gramas, video, fotos, entre otros. La presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC. 5.2.1.5,4. Planes de la calidad. Los planes de la calidad se elaboran para proyectos específicos que deben ser planificados y controlados y, por su naturaleza, no se puede ejecutar como un procedimiento. Se diligencian en una matriz que contiene los siguientes campos (columnas): ID. Consecutivo de las actividades. QUÉ SE HACE. Describe cada actividad que agrega valor al proyecto. CÓMO SE HACE. Describe o relaciona la forma específica de realizar dicha actividad. QUIEN LO HACE. Se refiere al principal responsable de cumplir con la actividad. CUÁNDO LO HACE. Puede ser una fecha específica o un condicionamiento hacia la terminación de otra actividad o hito. RECURSOS. Los recursos financieros, físicos y/o humanos que se requieren para ejecutar la actividad. QUÉ SE CONTROLA. Identifica que característica o criterio de aceptación se debe verificar, inspeccionar o hacerle seguimiento para asegurar que con el requisito correspondiente. QUIEN LO CONTROLA. Se refiere al responsable de ejecutar el contro) sobre esa actividad. CÓMO LO CONTROLA. Describe o relaciona el mecanismo o instrumento que permite

correspondiente. QUIEN LO CONTROLA. Se refiere al responsable de ejecutar el contro) sobre esa actividad. CÓMO LO CONTROLA. Describe o relaciona el mecanismo o instrumento que permite ejercer el control especificado. PARÁMETROS DE CONTROL. Es lo que se mide, evalúa o inspecciona, con sus respectivos valores ideales y tolerancias. CUÁNDO LO CONTROLA. Puede ser una fecha específica o un condicionamiento hacia la terminación de otra actividad o hito. REGISTRO DE CONTROL. Identifica el registro que soporte el cumplimiento de esa actividad. Su presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC. 5.2.1.5.5. Formatos. Los formatos se hacen de la forma que sea más adecuada para su diligenciamiento según ¡pd de trabajo, preferiblemente en medio electrónico, Se controla su versión. Su presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC. A

2]CGI187 RESOLUCIÓN NÚMERO___DE_2011 HOJAN0o._10

Continuación de la resolución, Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del Articulo segundo de la resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos. 5.2.1.5.6. Documentos de origen externo. Los documentos de origen externo como leyes, decretos, resoluciones y demás normativa legal se controlan por una suscripción de consulta de documentos jurídicos y las normas, a través del listado maestro de documentos. 5.2.1.5.7. Registros. Los registros se pueden manejar en medio físico (papel) o en medio electrónico (bases de datos, sistemas de información, hojas de cálculo en Excel, entro otros).

a través del listado maestro de documentos. 5.2.1.5.7. Registros. Los registros se pueden manejar en medio físico (papel) o en medio electrónico (bases de datos, sistemas de información, hojas de cálculo en Excel, entro otros). No hay restricciones en cuanto al tipo de papel, el tamaño de la letra ni la distribución de los datos a consignar. Los registros no se deben diligenc