SUPERSERVICIOS-Resolución 20231000843775

22/12/2023 17:09:55 GD-F-008 V.22 Página 1 de 4 RESOLUCIÓN No. SSPD – 20231000843775 DEL 19/12/2023 “Por la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.” EL SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS En ejercicio de las facultades señaladas en el artículo 79 de la Ley 142 de 1994, artículo 8 Decreto 1369 de 2020 y CONSIDERANDO: Que el articulo 4 de la Ley 494 de 20001, señala los principios generales que rigen la función archivística tales como: Fines de los archivos, importancia de los archivos, institucionalidad e instrumentalidad, dirección y coordinación de la función archivística, administración y acceso, racionalidad, modernización, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de los archivos e interpretación. Queelartículo11ibidem,señalaenrelaciónalaconformacióndearchivospúblicosqueelestado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Queelarticulo12ibidem,establecequelaadministraciónpúblicaseráresponsabledelagestión de documentos y de la administración de sus archivos. 1 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones" laSuperservicioscomprometidaconelSistemadeGestiónAntisobornolosinvitaaconocerloslineamientos,directricesyelcanalde

denuncias en el siguiente link: https://www.superservicios.gov.co/Atencion-y-servicios-a-la-ciudadania/peticiones-quejas-reclamossugerencias-denuncias-y-felicitaciones Este documento está suscrito con firma mecánica autorizada mediante Resolución No. 20201000057315 de 09 de diciembre del 2020 Sede principal. Dirección Territoriales Bogotá D.C. Carrera 18 nro. 84-35 Diagonal 92 # 17A – 42, Edificio Brickell Center, piso 3.

Código postal: 110221 Código postal: 110221

PBX 60 (1) 691 3005. Fax 60 (1) 691 3059 Barranquilla. Carrera 59 nro. 75 -134. Código postal: 080001 sspd@superservicios.gov.co Bucaramanga. Carrera 34 No. 54 – 92. Código postal: 680003 Línea de atención 60 (1) 691 3006 Bogotá. Cali. Calle 26 Norte nro. 6 Bis – 19. Código postal: 760046 Línea gratuita nacional 01 8000 91 03 05 Medellín. Avenida calle 33 nro. 74 B – 253. Código postal: 050031

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www.superservicios.gov.co Neiva. Calle 11 nro. 5 – 62. Código postal: 230001 20231000843775 22/12/2023 17:09:55 Página 2 de 4 Que el artículo 24 ibidem, establece la obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental -TRD.

Que el artículo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 20152, , define que la gestión documental en las entidades públicas se deberá desarrollar a partir de los instrumentos archivísticos, tales como: Cuadro de clasificación y Tablas de Retención Documental, entre otros. Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.14 del Decreto 1080 de 2015, dispone para las entidades delordennacionalquelasfuncionesdelComitéInternodeArchivoseráncumplidasporelComité de Desarrollo Administrativo, cuya función “es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.” Queelartículo2.2.22.3.8delDecreto1499de2017,establecequeencadaunadelasentidades delordennacionaloterritorialsedebeintegrarun“ComitéInstitucionaldeGestiónyDesempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental. Que,enconsecuencia,deloanterior,elComitéInternodeArchivoquetrataelartículo2.8.2.1.14 del Decreto 1080 de 2015, quedo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante la Resolución 20221000826265 del 12 de septiembre del 2022 “Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos

Domiciliarios y se deroga una resolución", Que mediante Acuerdo 004 de 2019, se reglamentó el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación yconvalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD y se define en su artículo 9 que las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Que por medio de la Resolución No. SSPD 20191000029165 del 16 de agosto de 2019 “Por la cualseadoptanlasTablasdeRetenciónDocumental–TRDenlaSuperintendenciadeServicios Públicos Domiciliarios” se aprobaron y adoptaron las tablas de retención documental de la entidad convalidadas por el Archivo General de la Nación mediante certificado de convalidación del 18 de julio de 2019. Que mediante Decreto 1369 del 18 de octubre de 2020 “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios” el Grupo de Gestión Documental y Correspondencia realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Entidad. Que por medio la Resolución No. SSPD 20211000096895 del 21 de abril 2021 "Por el cual se reglamentanlasfuncionesdelequipotemáticoresponsabledelaPolíticadeGestiónDocumental, definido por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño", se estableció dentro de sus 2 por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura

Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios www.superservicios.gov.co - sspd@superservicios.gov.co 20231000843775 22/12/2023 17:09:55 Página 3 de 4 funciones evaluar, aprobar y hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Que en la sesión llevada a cabo el 19 de noviembre de 2021, el equipo temático responsable de la Política de Gestión Documental del Comité Institucional de Gestión y Desempeño aprobó la actualizacióndelasTablasdeRetenciónDocumental–TRDdelaSuperintendenciadeServicios Públicos Domiciliarios y su envío al Archivo General de la Nación para su convalidación, como consta en el acta No.2 del mencionado comité conforme con lo dispuesto en el artículo 24 del acuerdo 004 de 2019. Que por medio la Resolución 20221000826265 del 12 de septiembre del 2022 “Por el cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y se deroga una resolución", se conformó el equipo de trabajo temático para la Política de Gestión Documental, el cual es el responsable de adelantar políticas, propuestas y estrategias para la implementación, seguimiento y sostenibilidad de las políticas competentes a la normatividad vigente. Que en sesión del 31 de agosto de 2023 la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliaros presentó y sustentó ante el comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación

las Tablas de Retención Documental - TRD, instancia que emitió concepto favorable del instrumento archivístico por cumplir con los requisitos técnicos exigidos. Que mediante radicado de la SSPD No. 20235294493952 del 23 de noviembre de 2023, el Archivo General de la Nación remitió certificado de convalidación de las Tablas de Retención documental - TRD de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios con Radicado No AGN 2-2023-010707. Que, por lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Adopción. Adoptar las Tablas de Retención Documental – TRD para la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, convalidadas por el Archivo General de la Nación mediante certificado de convalidación con radicado No. AGN 2-2023-010707 del 16 noviembre de 2023. Artículo 2. Implementación. Las Tablas de Retención Documental – TRD se implementarán en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en todas las direcciones territoriales, dependencias y grupos internos de trabajo. Artículo 3. Divulgación. Las Tablas de Retención Documental – TRD deberán ser divulgadas entrelosservidorespúblicosydemáspersonalquetengainjerenciaenlaproduccióndocumental, de acuerdo con lo definido en el artículo 17 del acuerdo 004 de 2019, por tanto, se realizará de maneraexternaatravésdelapáginawebdelaentidadydemanerainternaseefectuaráatravés Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios www.superservicios.gov.co - sspd@superservicios.gov.co 20231000843775

22/12/2023 17:09:55 Página 4 de 4 del Informarte de la entidad y mediante sesiones virtuales con cada uno de las oficinas y dependencias de la entidad Artículo 4. Actualización. Las Tablas de Retención Documental - TRD deberán actualizarse y ajustarse conforme con definido en el Título 5 del Acuerdo 004 de 2019. Dicho proceso deberá ser liderado por el Grupo de Gestión Documental y Correspondencia. Artículo 5. Publicación. Ordenar la publicación del presente acto administrativo en el diario oficial y en la página web de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios https://www.superservicios.gov.co/, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 del acuerdo 004 de 2019. Artículo 6. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todos los actos y demás disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C.

DAGOBERTO QUIROGA COLLAZOS

Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios

Proyectó: Vianey Bustos – Contratista GGDC

Revisó: Katherin Arias Gaitán – Profesional Especializado GGDC.

Revisó: Luis Ernesto Berdugo Báez - Profesional Universitario GGDC

Aprobó: Mauricio de Jesús Araque – Coordinador GGDC

Aprobó: Jairo Eduardo Cristancho Rodríguez – Director Administrativo

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