SUPERSOLIDARIA - Anexo Documento técnico Circular Básica Contable y Financiera Circular 4 de 2008

SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

CIRCULAR BÁSICA

CONTABLE Y FINANCIERA

1 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 INDICE CAPÍTULO I – INVERSIONES - CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE INVERSIONES.................................................................9

1. CONSIDERACIONES GENERALES................................................................9

2. OBJETIVO Y CRITERIOS GENERALES PARA LA VALORACIÓN.................9 2.1 Objetivo de la valoración de inversiones.....................................................9 2.2 Criterios para la valoración de inversiones...............................................11

3. CLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES.....................................................11 3.1 Inversiones negociables............................................................................12 3.2 Inversiones para mantener hasta el vencimiento......................................12 3.3 Inversiones disponibles para la venta.......................................................13 3.4 Adopción de la clasificación de las inversiones........................................13

4. RECLASIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES................................................14 4.1.Reclasificación de las inversiones para mantener hasta el vencimiento a inversiones negociables..................................................................................14 4.2.Reclasificación de las inversiones disponibles para la venta a inversiones negociables.....................................................................................................14

5. PERIODICIDAD DE LA VALORACIÓN Y DEL REGISTRO CONTABLE DE LA MISMA................................................................................................15

6. VALORACIÓN................................................................................................16 6.1. Valores o títulos de deuda........................................................................16 6.2. Valores o títulos participativos..................................................................20

7. CONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES................................................23 7.1. Inversiones negociables...........................................................................23 7.2. Inversiones para mantener hasta el vencimiento.....................................24

7.3. Inversiones disponibles para la venta......................................................24

8. OTRAS INVERSIONES..................................................................................25

9. CALIFICACIÓN DEL RIESGO Y PROVISIONES...........................................26 9.1. Valores o títulos de emisiones o emisores que cuenten con calificaciones externas....................................................................................26 9.2. Valores o títulos de emisiones o emisores no calificados........................27

El valor neto de las inversiones calificadas en esta categoría debe ser igual a cero......................................................................................................28 9.3. Disponibilidad de las evaluaciones..........................................................29

10. DISPOSICIONES FINALES..........................................................................29 10.1 Responsabilidad de la revisoría fiscal.....................................................29 10.2 Revisión de las clasificaciones y valoración por parte de la Superintendencia............................................................................................29 10.3 Revelación en los estados financieros....................................................29 10.4 Regla sobre revelación de información...................................................30

2 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

CAPÌTULO II - CARTERA DE CRÉDITOS............................................................31

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................31

2. PRINCIPIOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA EVALUACIÓN DEL RIESGO CREDITICIO DE LA CARTERA DE CREDITOS.............................31 2.1. Riesgo Crediticio......................................................................................31 2.2. Obligación de evaluar el riesgo crediticio.................................................31 2.3. Proceso de otorgamiento..........................................................................31 2.4. Proceso de seguimiento y control............................................................34 2.5. Proceso de cobranza...............................................................................39 2.6. Políticas de créditos.................................................................................39

3. CLASIFICACIÓN DE LA CARTERA DE CRÉDITOS.....................................39

3.1. Créditos de consumo...............................................................................39 3.2. Créditos de vivienda................................................................................39 3.3. Microcrédito.............................................................................................40 3.4. Créditos comerciales...............................................................................41 3.5. Otras consideraciones.............................................................................41

4. CALIFICACIÓN POR NIVEL DE RIESGO.....................................................41 4.1. Categoría A o “riesgo normal”..................................................................41 4.2. Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal”..............................41 4.3. Categoría C o “riesgo apreciable”............................................................42 4.4. Categoría D o “riesgo significativo”..........................................................42 4.5. Categoría E o “riesgo de incobrabilidad”..................................................42 4.6. Calificación de la cartera de créditos por edad de vencimiento...............42

5. REGLA DE ARRASTRE.................................................................................43

6. PROVISIONES...............................................................................................43 6.1. Provisión General....................................................................................43 6.2. Provisión Individual..................................................................................44 6.3. Efecto de las garantías sobre las provisiones..........................................45 6.4. Provisión cuentas por cobrar derivadas de operaciones de crédito........46

7. CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA....................................................................................................47

8. REGLAMENTACIÓN INTERNA.....................................................................47

9. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL...............................................47

CAPÍTULO III - CUENTAS POR COBRAR...........................................................49

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................49

2. EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CRÉDITO EN LAS CUENTAS POR COBRAR........................................................................................................49 2.1 Riesgo de crédito......................................................................................49

2.2 Obligación a evaluar el riesgo de crédito..................................................49

3. CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE ALGUNAS CUENTAS POR COBRAR........................................................................................................50 3.1. Cuentas por cobrar derivadas de operaciones de créditos......................50 3.2. De los Deudores por venta de bienes y servicios la clasificación se realiza así........................................................................................................50 3.3. Créditos a empleados..............................................................................50

3 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 3.4. Otras cuentas por cobrar..........................................................................51

4. REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN DE PROVISIONES.............................51 4.1 Provisión de los intereses e la cartera de crédito......................................51 4.2 Provisión de las deudoras patronales.......................................................51 4.3 Provisión de los créditos a empleados o trabajadores..............................52 4.4 Provisión de otras cuentas por cobrar......................................................52

5. CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA................................................................................53

6. PROCESO DE SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO Y REVISORÍA FISCAL...........................................................................................................53 6.1 Proceso de seguimiento y control.............................................................53 6.2 Reglamentación Interna............................................................................54 6.3 Responsabilidad del revisor fiscal.............................................................54

CAPITULO IV - ACTIVOS DIFERIDOS................................................................55

1. GASTOS ANTICIPADOS................................................................................55

2. CARGOS DIFERIDOS....................................................................................55 2.1. Amortización de los cargos diferidos........................................................56

CAPÍTULO V - BIENES RECIBIDOS EN PAGO...................................................60

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................60

2. PLAZO PARA LA VENTA DE LOS BIENES RECIBIDOS EN PAGO.............60

3. EFECTO SOBRE LAS PROVISIONES..........................................................61 3.1. Sobre bienes inmuebles...........................................................................61 3.2. Sobre bienes muebles:.............................................................................61

4. MANEJO CONTABLE....................................................................................62

CAPÍTULO VI - CASTIGO DE ACTIVOS..............................................................63

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................63

2. CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR ACTIVOS............63

3. PLAZO PARA REPORTAR CASTIGO DE ACTIVOS.....................................64

4. RESPONSABILIDAD DEL REVISOR FISCAL...............................................64

CAPÍTULO VII - FONDOS SOCIALES PASIVOS Y FONDOS MUTUALES........65 1.CONSIDERACIONES GENERALES...............................................................65

2. FONDOS SOCIALES PASIVOS.....................................................................66 2.1. Artículo 54 de la Ley 79 de 1988..............................................................66 2.2. Artículo 56 de la Ley 79 de 1998..............................................................69

3. FONDOS MUTUALES....................................................................................69 3.1. Auxilio mutual...........................................................................................69 3.2. Fondos mutuales que se asimilan a seguros - artículo 72 de la Ley 79 de 1988...............................................................................................70

4. SERVICIO DE RECAUDO..............................................................................71

5. RESPONSABILIDAD......................................................................................71

CAPÍTULO VIII - APORTES SOCIALES...............................................................72

4 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................72

2. RUBROS........................................................................................................73 2.1 Aportes ordinarios.....................................................................................73

2.2 Aportes extraordinarios.............................................................................73 2.3 Aportes amortizados.................................................................................74

3. APORTES SOCIALES NO REDUCIBLES.....................................................75

4. DEVOLUCIÓN DE APORTES SOCIALES.....................................................75 4.1 Devolución por retiro del asociado............................................................75 4.2 Devolución por exceder el límite individual del 10% o del 49%................76 4.3 Amortización de aportes...........................................................................76 4.4 Devolución por liquidación........................................................................76

5. REVALORIZACIÓN DE APORTES................................................................76 5.1 Procedimiento...........................................................................................77

6. RETENCIÓN Y DEVOLUCIÓN DE APORTES..............................................77

CAPÍTULO IX - RESULTADOS.............................................................................79

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................79

2. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN COOPERATIVAS................................79 2.1. Porcentaje obligatorio..............................................................................79 2.2. Remanente...............................................................................................80

3. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN FONDOS DE EMPLEADOS...............81 3.1 Porcentaje obligatorio...............................................................................81 3.2 Remanente................................................................................................81

4. APLICACIÓN DE EXCEDENTES EN OTRAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS..................................................................................................81

5. APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 10 DE LA LEY 79 DE 1988...........................81

6. EDUCACION FORMAL..................................................................................82

CAPITULO X - ESTADOS FINANCIEROS...........................................................83

1. ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS...................................................83 1.1. Consideraciones generales......................................................................83

2. ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS...............................................83 2.2. Balance general.......................................................................................84 2.3. Estado de resultados...............................................................................84

2.4. Aspectos comparables.............................................................................84

3. PLAZO PARA REMITIR INFORMACIÓN FINANCIERA DE CIERRE DE EJERCICIO....................................................................................................85 3.1. Información financiera de cierre de ejercicio............................................86

4. APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA ASAMBLEA GENERAL EN COOPERATIVAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA..................................................................................................95

CAPITULO XI - ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS............................96

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................96

5 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

2. ORGANIZACIONES SOLIDARIAS OBLIGADAS A CONSOLIDAR...............96

3. PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR......................................................96

4. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS....97 4.1. Revelaciones............................................................................................97 4.2. Certificación y dictamen de estados financieros de propósito general consolidados...................................................................................................97 4.3. Aprobación de estados financieros de propósito general consolidados...97 4.4. Papeles de trabajo...................................................................................98 4.5. Notas a los estados financieros...............................................................98

CAPÍTULO XII - PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN.......................................99

VALIDACIONES PREVIAS A LA TRANSMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.......................................................................................................99

1. CONSIDERACIONES GENERALES..............................................................99

2. FORMULARIO OFICIAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS..............................99 2.1. Medio de Reporte.....................................................................................99 2.2. Periodicidad...........................................................................................100

FORMATOS ELIMINADOS..............................................................................102 2.3. Fechas de presentación.........................................................................103

3. DOCUMENTOS PREVIOS A LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS DE CIERRE DE EJERCICIO..............................................104

4. DISPOSICIONES VARIAS...........................................................................105 4.1 Balance inicial de operaciones................................................................105 4.2 Verificaciones..........................................................................................105 4.3 Extemporaneidad y sanciones................................................................105

CAPÍTULO XIII - LIBROS OFICIALES DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS VIGILADAS...........................................................................106

1. CONSIDERACIONES GENERALES..........................................................106

2. LIBROS OBLIGATORIOS..........................................................................106

3. REGISTRO DE LOS LIBROS OFICIALES.................................................108

4. IMPRESIÓN DE LOS LIBROS...................................................................108

5. DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES.....108

6. EXHIBICIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS.............................................109

7. CONSERVACION Y TENENCIA DE LOS LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES.................................................................................................109

8. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OFICIALES Y CORRECCIONES......109

9. OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES............110

10. EXAMEN DE LOS LIBROS........................................................................110

11. LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD.....................110

CAPÍTULO XIV - CONTROLES DE LEY........................................................111

1. FONDO DE LIQUIDEZ.................................................................................111 1.1. Porcentaje y base para el cálculo..........................................................111

6 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 1.2. Entidades receptoras............................................................................111 1.3. Cumplimiento del fondo de liquidez.......................................................112 1.4. Custodia de los títulos que componen el fondo de liquidez...................113

1.5. Presentación de informes.......................................................................113 1.7. Responsabilidad.....................................................................................114 1.8. Control y sanciones................................................................................114

2. GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LIQUIDEZ....................114 2.1. Definición de riesgo de liquidez..............................................................114 2.2. Obligatoriedad de la evaluación.............................................................114 2.3. Estructura organizacional para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez..........................................................................................115 2.4. Objeto y alcance de la evaluación del riesgo de liquidez......................117 2.5. Criterios para la evaluación, medición y control del riesgo de liquidez..117 2.6. Metodología para la evaluación del riesgo de liquidez...........................119 2.7. Determinación de la brecha de liquidez.................................................122 2.8. Disposiciones generales........................................................................122 2.9. Instructivo metodológico de maduración del riesgo de liquidez.............124

3. LÍMITES A LOS CUPOS INDIVIDUALES DE CRÉDITO Y LA CONCENTRACIÓN DE OPERACIONES....................................................132 3.1. Límites individuales de crédito...............................................................132 3.2. Límites a las inversiones........................................................................133 3.3. Límite Individual a las captaciones........................................................133

4. DISPOSICIONES RELATIVAS AL MARGEN DE SOLVENCIA O NIVELES DE PATRIMONIO ADECUADO...................................................................133 4.1. Relación de solvencia............................................................................133 4.2. Determinación del Patrimonio Técnico...................................................134 4.3. Ponderación de activos y contingencias por su nivel de riesgo.............141

4.4. Cumplimiento de la relación de solvencia..............................................149 4.5. Sanciones por incumplimiento de la relación de solvencia....................150

CAPÍTULO XV - INDICADORES FINANCIEROS PARA COOPERATIVAS..151

QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA........................................................151

1. CONSIDERACIONES GENERALES............................................................151

2. FORMULACIÓN DE INDICADORES DE SOLVENCIA, LIQUIDEZ Y GESTIÓN PARA LAS ORGANIZACIONES QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA:...............................................................................................152 2.1. Indicador del fondo de liquidez...............................................................152 2.2. Indicadores de riesgo de crédito............................................................152 2.3. Indicadores de infraestructura................................................................156 2.4. Indicadores de eficiencia operacional....................................................158 2.5. Indicadores de rentabilidad....................................................................160

7 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

CAPÍTULO XVI - INDICADORES FINANCIEROS PARA ORGANIZACIONES

SOLIDARIAS QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA..........................164

1. CONSIDERACIONES GENERALES............................................................164

2. FORMULACIÓN DE INDICADORES PARA LAS ORGANIZACIONES QUE NO EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA:...........................................................................................164 2.1. Indicadores de riesgo de liquidez...........................................................164 2.2. Indicadores de riesgo de crédito............................................................165 2.3. Indicadores de riesgo financiero............................................................166 2.4. Indicadores de riesgo operacional.........................................................167 2.5. Indicadores de riesgo de estructura.......................................................168

ADENDO DE ANEXOS - CAPÍTULO X...............................................................169

ADENDO DE FORMATOS - CAPÍTULO XII.......................................................170

8 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008

CAPÍTULO I – INVERSIONES - CLASIFICACIÓN, VALORACIÓN Y

CONTABILIZACIÓN DE INVERSIONES

1. CONSIDERACIONES GENERALES Las organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión (las que ejercen actividad financiera y las del sector real consideradas de primer nivel por esta Superintendencia), los fondos de empleados y las asociaciones mutuales sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria están obligadas a valorar y contabilizar las inversiones en valores o títulos de deuda y valores o títulos participativos que conforman los portafolios, de acuerdo con el procedimiento del presente capítulo.

Estas disposiciones no serán aplicables a los aportes efectuados en cooperativas o en entidades sin ánimo de lucro, nacionales o internacionales. En estos casos, los aportes se deben registrar por su costo de adquisición y sólo se les aplicará lo previsto en el numeral 8 del presente capítulo. De otra parte, la totalidad de las inversiones de capital de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas con sección de ahorro y crédito, a que se refiere este capítulo no podrá superar el ciento por ciento (100%) de sus aportes sociales, reservas y fondos patrimoniales, excluidos las propiedades planta y equipo netos (activos fijos netos, es decir, el valor de las propiedades menos las depreciaciones y provisiones) sin valorizaciones y descontadas las pérdidas acumuladas, sin perjuicio de lo previsto en el

articulo 50 de la Ley 454 de 1998 que fue modificado por el artículo 107 de la Ley 795 de 2003. La estructura según el catálogo de cuentas y el sistema de valoración de inversiones a precios de mercado, es obligatoria para todas las organizaciones solidarias previstas en el inciso primero de este numeral, las de segundo y tercer nivel aplicarán el procedimiento a tasa pactada (causación). El régimen de provisiones señalado en este capítulo igualmente aplica para todas las organizaciones solidarias vigiladas por esta Superintendencia. Parágrafo. Para los efectos propios del presente capítulo, son carteras colectivas los fondos de valores, los fondos de inversión, los fondos comunes ordinarios, los fondos comunes especiales, los fondos de pensiones, los fondos de cesantía y, en general, cualquier ente o conjunto de bienes administrado por una sociedad legalmente habilitada para el efecto, que carecen de personalidad jurídica y pertenecen a varias personas, que serán sus copropietarios en partes alícuotas.

2. OBJETIVO Y CRITERIOS GENERALES PARA LA VALORACIÓN 2.1 Objetivo de la valoración de inversiones La valoración de las inversiones tiene como objetivo fundamental el cálculo, el registro contable y la revelación al mercado del valor o precio justo de intercambio al cual determinado valor o título podría ser negociado en una fecha específica, de acuerdo con sus características particulares y dentro de las condiciones prevalentes en el mercado en dicha fecha.

9 SUPERSOLIDARIA Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 Para los efectos propios de la presente norma, el valor o precio justo de intercambio que se establezca debe corresponder a aquel por el cual un comprador y un vendedor,

suficientemente informados, están dispuestos a transar el correspondiente valor o título. Se considera valor o precio justo de intercambio: a. El que se determine de manera puntual a partir de operaciones representativas del mercado, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o con la intermediación de los designados por la Dirección General de Crédito Público como corredores de valores especializados en TES Clase B (CVETES). b. El que se determine mediante el empleo de tasas de referencia y márgenes calculados a partir de operaciones representativas del mercado agregadas por categorías, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o por entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia o con la intermediación de los designados por la Dirección General de Crédito Público como corredores de valores especializados en TES Clase B (CVETES). c. El que se determine mediante otros métodos, debido a la inexistencia de un valor o precio justo de intercambio que pueda ser establecido a través de cualquiera de las previsiones de que tratan los literales anteriores. Parágrafo 1. Las metodologías que se establezcan para la determinación de las tasas de referencia y márgenes de que trata el literal b del presente numeral, deben ser aprobadas de manera previa mediante normas de carácter general expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Las tasas de referencia y los márgenes a utilizar para las diferentes categorías de títulos, deben ser publicados diariamente por las entidades autorizadas para su cálculo. Así

mismo, se deben publicar las metodologías aprobadas. Parágrafo 2. Son valores o precios justos de intercambio, para efectos de lo previsto en el literal c. del inciso anterior, los que determine, de acuerdo con lo establecido en la presente norma, un agente especializado en la valoración de activ