SUPERSOLIDARIA - Concepto Unificado 20211100625191 de 2025 - Asambleas no Presenciales y Mixtas en las Organizaciones Solidarias

Página 1 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

Bogotá, D.C. Al contestar por favor cite estos datos:

Fecha de Radicado: No. de Radicado:

CONCEPTO UNIFICADO

ASAMBLEAS NO PRESENCIALES Y MIXTAS EN LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS

I. ¿Cuáles son las normas legales y reglamentarias vigentes que regulan las reuniones no presenciales y mixtas para las asambleas de las entidades del sector solidario?

Este concepto actualizará lo concerniente a la realización de asambleas no presenciales o mix tas u otros mecanismos para la toma de decisiones, en atención a la nueva realidad gen erada con ocasión del Covid-19, razón por la cual, se tomará en cuenta el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012 1, los artículos 20 y 21 de la Ley 222 de 19952, las modificaciones reglamentarias realizadas en el Decreto 398 de 2020 “por el cual se adiciona el Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Le y 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones”, el artículo 3 del

referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones”, el artículo 3 del Decreto 176 de 2021, y las reglas específicas estipuladas en el CAPÍTULO XII, TITUL O IV de la nueva Circular Básica Jurídica adoptada por medio de la Circular Externa No. 20 del 18 de diciembre de 2020, la cual entró en vigencia el 28 de enero de 2021.

II. ¿Cuál es el objetivo de las reuniones no presenciales y mixtas para las entidades de l sector solidario?

1 ARTÍCULO 148. REUNIONES NO PRESENCIALES. Elimínese el parágrafo del ar tículo 19 de la Ley 222 de 2005. En consecuencia, el artículo quedará así: "Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asa mblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los so cios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultá nea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado."

2 Artículo 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expr esen el sentido

de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computar á sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en ci rculación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o mie mbros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la pr imera comunicación recibida. El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la r ecepción de los documentos en los que se exprese el voto. Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en e l libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el a cuerdo Las actas serán suscritas por el representante legal y el secr etario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociad os o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al art ículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no pa rticipe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a la s decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado. 20211100625191 2021-12-15 10:43:39

SUPERSOLIDARIA

Bogotá, d.c. (Bogotá)110Página 2 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

(Bogotá)110Página 2 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

Al respecto, resulta necesario resaltar que la reunión o sesión no presencial o mi xta, permite a los asociados o miembros de los órganos de administración o cuerpos colegiados deliberar o decidir sin necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión; mediante comunicación sim ultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto, los avances tecnológicos en materia de telecomunicaci ones tales como: video conferencia, teleconferencia, herramientas de internet, teléfono, conferenci a virtual, correo electrónico, mensajes de texto, o vía "chat" y todos aquellos medi os que se encuentren al alcance de los asociados que les permita deliberar y decidir, y que permitan probar la realización y participación de todos los asistentes a la reunión de manera simultánea.

III. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la convocatoria y realización de una asamblea de asociados de manera no presencial o mixta, para las entidades del sector solidario?

Los órganos de administración y control, es decir: asamblea general de asociados, asa mblea general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigil ancia, comité de control social y/o junta de control social, deberán tener en cuenta las disposicion es legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales, que serán, igualmente aplicables a las reuniones no presenciales o mixtas de que trata en el artículo 19 de

estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales, que serán, igualmente aplicables a las reuniones no presenciales o mixtas de que trata en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, el artículo 1 y 3 del Decreto 398 de 2020 que adiciona el A rtículo 2.2.1.16.1. del Decreto DUR 1074 de 2015, y de acuerdo con lo establecido en la Circular Básica Jurídica.

Es así como, para la realización de las reuniones no presenciales o mixtas, las or ganizaciones de la economía solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, podrán adoptar cualquier medi o para deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva, siempre y cuando garanti cen el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que la comunicación utilizada para llevar a cabo la reunión no presencial sea simultánea o sucesiva.

2. Que los medios utilizados para la realización de comunicaciones simultaneas o sucesivas, permitan probar la participación, deliberación y decisión de los participantes.

3. Que la convocatoria a la reunión no presencial o mixta sea realizada conforme a lo señalado en la ley o en los estatutos, indicando el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión.

4. Que se realice la verificación de identidad de los participantes virtuales y garant izar la participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.

participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.

5. Que se tenga en cuenta el quórum para constituir, para deliberar y a doptar decisiones válidas; en el caso de las cooperativas, es el artículo 31 de la Ley 79 de 1988, en l as asociaciones mutuales el artículo 31 del Decreto Ley 1480 de 1989, modificado por el artículo 31 de la Ley 2143 de 2021 y, el artículo 33 del Decreto Ley 1481 de 1989, en los fondos de empleados, en armonía con lo previsto en los respectivos estatutos de las organizaciones solidarias y demás normas aplicables para todas las entidades del sector. 2021-12-15 10:43:39110Página 3 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

6. Que el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continui dad o presencia del quórum necesario previsto en la ley, durante toda la reunión.

7. En caso de que el método empleado para la reunión no presencial sea de comunicaciones sucesivas, se deberá garantizar la respuesta inmediata, es decir, que la respuesta debe darse sin mediar tiempo entre el momento en que se recibe la comunicación y el mom ento en que se brinda una respuesta.

8. Que de las reuniones no presenciales o mixtas se deberá elaborar y asentar un Acta en el

darse sin mediar tiempo entre el momento en que se recibe la comunicación y el mom ento en que se brinda una respuesta.

8. Que de las reuniones no presenciales o mixtas se deberá elaborar y asentar un Acta en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que finalizó la reunión.

9. Que las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la organización, y a falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros que participaron en la reunión.

IV. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la utilización de otros mecanismos de toma de decisiones por parte de los órganos de administración de las entidades del sector solidario?

En caso de utilizar otros mecanismos para la toma de decisiones, las organizaciones de l a economía solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, deberán garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. El mecanismo utilizado para la toma de decisiones, debe ser un mecanismo de comunicación escrita.

2. El asociado o miembro del cuerpo colegiado, deberá expresar el sentido de su voto, en caso contrario, se tendrá por no válida la decisión tomada en la reunión.

3. Se debe garantizar la participación del ciento por ciento (100%) de los asociados hábiles, de los delegados designados o del total de los miembros de los cuerpos colegiados convocados.

4. La comunicación que contenga el sentido del voto deberá ser recibida por la organización en un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la primera com unicación recibida.

5. Las decisiones se tomarán teniendo en cuenta las mayorías legales y estatutarias.

en un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la primera com unicación recibida.

5. Las decisiones se tomarán teniendo en cuenta las mayorías legales y estatutarias.

6. El representante legal deberá informar a los asociados o miembros de los cuerpos colegiados, el sentido de la decisión, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

7. Dentro de los treinta (30) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo, se deberá elaborar y asentar un acta.

2021-12-15 10:43:39110Página 4 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

V. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales que deben contener las actas de asambleas y consejos de administración de asambleas de asociados para la reunión mixta o no presencial, para las entidades del sector solidario?

De lo acontecido en la reunión, dentro de los treinta (30) días siguientes a su culm inación, se deberá elaborar y asentar la respectiva acta, la cual debe contener como mínimo, lo siguiente:

1. Número del acta.

2. Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria).

3. Nombre completo de la organ ización, fecha y “lugar de la reunión” solo en caso de ser una reunión mixta, se deberá mencionar el lugar donde se encuentra los asistentes presenciales.

2. Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria).

3. Nombre completo de la organ ización, fecha y “lugar de la reunión” solo en caso de ser una reunión mixta, se deberá mencionar el lugar donde se encuentra los asistentes presenciales.

4. Nombre del órgano social que se reúne (asamblea general de asociados, asamblea general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social y/o junta de control social).

5. La información correspondiente a la convocatoria para la reunión (quién realiza l a convocatoria, el medio por el cual se convoca y la antelación para la misma; lo anterior, conforme a los estatutos y la ley). Si la reunión es universal puede omit irse la manifestación de este requisito.

6. Enunciar los medios virtuales o tecnológicos utilizados para la reunión.

7. El quórum deliberatorio de la reunión, dejando constancia continúa del quórum ex istente al momento de tomar cada una de las decisiones propuestas en el orden del día.

8. Orden del día o temas objeto de decisión.

9. Decisiones adoptadas con indicación del número de votos con los cuales se da la aprobación, si la decisión es aprobada por unanimidad, se puede señalar de esa manera.

10. Citar o referir los medios de prueba, en donde se puede constatar el desarrollo de la reunión (videos, grabaciones telefónicas, pantallazos de correos electrónicos, pantallazos de chats de mensajes telefónicos, etc.)

11. Firma del Representante Legal y secretario de la organización y a falta de este último, de cualquiera de los participantes.

VI. ¿Puede variar el periodo de elección para cada cuerpo colegiado sin modificar los estatutos?

11. Firma del Representante Legal y secretario de la organización y a falta de este último, de cualquiera de los participantes.

VI. ¿Puede variar el periodo de elección para cada cuerpo colegiado sin modificar los estatutos?

El periodo de elección previsto en los estatutos para cada cuerpo colegiado deberá cumplirse, para el efecto podrán aplicarse las opciones previstas en la ley, de conformidad con térmi nos establecidos en el estatuto y las instrucciones expedidas por esta Superintendencia para la celebración de las asambleas.

Ahora bien, los miembros que integran los órganos de administración de las organiz aciones solidarias ejercerán sus funciones hasta que sean designados sus remplazos y éstos sean inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio prin cipal de la organización. En todo caso, los estatutos son los que fijan el período de elección de l os delegados de asambleas generales, por lo que cualquier ajuste al citado período deberá estar precedido de una reforma estatutaria debidamente adoptada y aprobada por el órgano máximo de administración (asamblea general).

2021-12-15 10:43:39110Página 5 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

Así mismo, es importante recordar que los periodos de los órganos de administraci ón, control y vigilancia no se pueden extender para un periodo igual porque desdibuja el prin cipio de participación democrática y participativa de las organizaciones de la economía sol idaria en

Así mismo, es importante recordar que los periodos de los órganos de administraci ón, control y vigilancia no se pueden extender para un periodo igual porque desdibuja el prin cipio de participación democrática y participativa de las organizaciones de la economía sol idaria en contravía del acuerdo cooperativo y vulnera la decisión adoptada por la asamblea general c omo máximo órgano de administración, para lo cual, también se deberá tener en cue nta lo reglamentado en el estatuto para cada periodo de elección de sus órganos de administración, control y vigilancia.

En cuanto a la postulación de los actuales miembros del consejo de administración o j unta directiva que se presenten para ser reelegidos se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 1 del Decreto 962 de 2018, que adiciona el artículo 2.11.11.4.3 del Decreto DUR 1068 de 20 15, respecto de los períodos consecutivos de permanencia en dichos órganos de administración, de forma que se asegure la aplicación efectiva de los estándares de buen gobierno señalados en la regulación respecto de las mencionadas organizaciones.

En todo caso, las organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito no pueden desconocer las normas de orden legal a las que deben estar sometidas para el cabal cumplimiento y funcionamiento de su administración, caso puntual el artículo el artículo 1 del Decreto 962 de 2018, que adiciona el artículo 2.11.11.4.3 del Decreto DUR 1068 de 2015 y lo preceptuado en el artículo 35 de la Ley 79 de 1988, y demás normas concordantes que la modifiquen o adicionen, respecto de la conformación y permanencia de los miembros del consejo

preceptuado en el artículo 35 de la Ley 79 de 1988, y demás normas concordantes que la modifiquen o adicionen, respecto de la conformación y permanencia de los miembros del consejo de administración o junta directiva.

Por lo tanto, de acuerdo con los estatutos y las normas legales establecidas para las entidades del sector solidario, estas deben disponer de todos los medios en los términos que la ley exige y podrán adoptar cualquier medio para la realización de las asambleas y elección de dignatarios que permitan a todas las organizaciones solidarias sin excepción, hacer uso de las herramientas brindadas y adecuarse a los requisitos legales y estatutarios.

VII. ¿Cuándo se realiza una asamblea por medio virtual como se puede verificar la permanencia de los asistentes?

En principio, conviene recordar que, compete a la asamblea general como máximo órg ano de administración de las organizaciones solidarias evaluar y dar aplicación al artículo 31 de la Ley 79 de 1988, teniendo en cuenta el quórum para deliberar y adoptar decisiones v álidas; en el caso de las cooperativas, concordante con el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado po r el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, el artículo 31 de la Ley 2143 de 2021, para las asociaciones mutuales, y 33 del Decreto Ley 1481 de 1989, para los fondos de empleados.

Así mismo, se recomienda consultar el estatuto de la cooperativa donde debe estar regulado el quórum para deliberar y tomar decisiones válidas, esto es, cuántos deben votar pa ra que haya quórum y se aprueben las decisiones, en consideración a que no le corresponde a esta

quórum para deliberar y tomar decisiones válidas, esto es, cuántos deben votar pa ra que haya quórum y se aprueben las decisiones, en consideración a que no le corresponde a esta Superintendencia determinar vía concepto con cuantos miembros se constituye el quórum, esto debe adecuarse al estatuto y a la normatividad vigente.

Ahora bien, de conformidad con el Decreto 398 de 2020, por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar 2021-12-15 10:43:39110Página 6 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones, señala:

“(…) Artículo 1°. Adición del Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decr eto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo. Adici ónese el Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

el Capítulo 16 del Título 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el cual quedará así:

Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a «todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número d e participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente. El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identi dad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.

Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva (…)

Artículo 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas

de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva (…)

Artículo 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados (…)” (negrita y subrayado fuera del texto)

En este sentido, de conformidad con señalado en el Decreto 398 de 2020, el Representante Legal de la organización deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión y realizar la verificación de identidad de los participantes vir tuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Así mismo, según lo señalado en el Titulo IV, Capítulo XII de la Circular Básica Jurídica, se recomienda realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales y garantizar la participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.

Lo anterior, aclarando que, como se indicó en el Decreto 398 de 2020, cuando se hace referencia a los participantes son “todos los socios o miembros” que participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

Aunado a lo anterior, como lo dispone el inciso segundo del artículo 3 de la Ley 176 de 2021, en el evento en que la reunión se realice bajo la modalidad no presencial o mixta, cada asociado será el

Aunado a lo anterior, como lo dispone el inciso segundo del artículo 3 de la Ley 176 de 2021, en el evento en que la reunión se realice bajo la modalidad no presencial o mixta, cada asociado será el 2021-12-15 10:43:39110Página 7 de 7

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

responsable de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión.

En este sentido, en relación con las reglas aplicables para la realización de las asambleas y reuniones no presenciales y mixtas, las organizaciones de la economía solidaria deber án adoptar las medidas necesarias y decidir respecto a la forma como desarrollarán las asambleas y reuniones sean estas de manera presencial, no presencial o mixtas, evaluando y tomando las decisiones necesarias para obrar en cumplimiento de los estatutos, las disposiciones legales citadas en el presente concepto, demás normas concordantes y las medidas de biosegurida d adoptadas por el Gobierno Nacional, cuando a ello haya lugar.

Para finalizar, nos permitimos señalar que dadas las funciones constitucionales y legales asignadas a esta Superintendencia y en específico a esta oficina, no es posible realizar actos q ue impliquen cogestión o intervención en la autonomía jurídica y democrática de las organizaciones de la economía solidaria. En consecuencia, los conceptos que expide la Oficina Asesora Jurí dica son criterios o puntos de vista cuyo cumplimiento o ejecución no son vinculantes, a la luz de lo

de la economía solidaria. En consecuencia, los conceptos que expide la Oficina Asesora Jurí dica son criterios o puntos de vista cuyo cumplimiento o ejecución no son vinculantes, a la luz de lo señalado en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

RODOLFO YANGUAS RENGIFO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: MONICA DEL PILAR CASTAÑEDA MUÑOZ

Revisó: GUILLERMO ALBERTO DUARTE QUEVEDO

DANIELA ROJAS ESTUPIÑAN

KATHERIN JOHANNA BELTRÁN PICO

FIDEL ARMANDO CIENDUA VASQUEZ

RODOLFO YANGUAS RENGIFO

JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA CODIGO 1045 GRADO 13

2021-12-15 10:43:39