SUPERSOLIDARIA - Anexo - Guía de Buen Gobierno

Guía para la implementación de mejores prácticas de buen gobierno para empresas solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria SupersolidariaContenido Antecedentes .............................................................................................................................4 Estructura ....................................................................................................................................5 Alcance .........................................................................................................................................5 (I) Derechos y trato equitativo de los asociados .............................................................6 Medida No. 1: Principio de igualdad de trato ..........................................................................7 Medida No. 2: Información y comunicación con los asociados ........................................7 (II) Asamblea general de asociados o de delegados .......................................................9 Medida No. 3: Funciones y competencias ............................................................................10 Medida No. 4: Reglamento de la Asamblea General .......................................................11 Medida No. 5: Convocatoria de la Asamblea General ......................................................11 Medida No. 6: Asistencia de los miembros de los órganos permanentes de ................. administración y control a la reunión de la Asamblea General ..........14 Medida No. 7: Asamblea general de delegados .................................................................14 (III) Órgano permanente de administración (Consejo De Administración o Junta Directiva) ..........................................................................................................15 Medida No. 8: Respecto al órgano permanente de administración .............................15 Medida No. 9: Comité Consultivo del órgano permanente de administración .........17 Medida No. 10: Mecanismos de evaluación de desempeño del órgano permanente de administración ................................................................................................ 19 (IV) Alta gerencia (gerentes o representantes legales) .................................................20 Medida No. 11: Funciones y estructura .................................................................................20 Medida No. 12: Evaluación periódica de la Alta Gerencia ...............................................21 Medida No. 13: Incentivos para la Alta Gerencia ...............................................................21

Medida No. 11: Funciones y estructura .................................................................................20 Medida No. 12: Evaluación periódica de la Alta Gerencia ...............................................21 Medida No. 13: Incentivos para la Alta Gerencia ...............................................................21 Medida No. 14: Herramientas de la Alta Gerencia ............................................................22 Medida No. 15: Planeación estratégica ................................................................................22 Medida No. 16: Seguimiento del plan estratégico .............................................................23(V) Órganos de control social (Junta de vigilanciaComité de control social) ............................................................................................23 Medida No. 17: Reglamento interno ...................................................................................... 24 Medida No. 18: Principales funciones ................................................................................... 24 Medida No. 19: Entrega de información al órgano de control social ............................25 Medida No. 20: Acceso a la información de la administración de la Empresa solidaria ...............................................................................................................26 Medida No. 21: Código de ética ............................................................................................... 26 (VI) Arquitectura de control estandares internacionales .............................................27 Medida No. 22: Ambiente de control ..................................................................................... 28 Medida No. 23: Gestión de riesgos ......................................................................................... 29 Medida No. 24: Actividades de control................................................................................. 30 Medida No. 25: Información y comunicación en materia de administración de riesgos.......................................................................................................... 31 Medida No. 26: Monitoreo de la arquitectura de control ..................................................32 (VII) Transparencia en la revelación de la información .................................................. 36 Medida No. 27: Política de revelación de información .....................................................36 Medida No. 28: Estados financieros .....................................................................................37 Medida No. 29: Información pública ..................................................................................... 37 Medida No. 30: Informe anual de gobierno corporativo ..................................................38Guía para la implementación de mejores prácticas de buen

Medida No. 29: Información pública ..................................................................................... 37 Medida No. 30: Informe anual de gobierno corporativo ..................................................38Guía para la implementación de mejores prácticas de buen gobierno para empresas solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria Antecedentes Considerando la importancia de promover buenas prácticas de Gobierno Corporativo, en las empresas solidarias, en especial en el subsector de ahorro y crédito, la Superintendencia de la Economía Solidaria adelantó, durante el año 2020, la revisión de la Guía de Buen Gobierno expedida en el año 2013, para actualizar su contenido, teniendo en cuenta los preceptos consagrados en el Decreto 962 de 2018 “Por el cual se adiciona el Título 11 a la Parte 11 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, relacionado con normas de buen gobierno aplicables a organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito, y se dictan otras disposiciones.” Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia de la Economía Solidaria expidió la Carta Circular No. 21, del año 2022, en la que, con base en las facultades consagradas en el numeral 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, la “Guía de Buen Gobierno”, con el propósito de promover la incorporación de buenas prácticas en las relaciones entre los asociados, el consejo de administración o quien haga sus veces, la gerencia y/o el representante legal, y otras partes interesadas, buscando la protección, promoción y confianza en este sector.

en las relaciones entre los asociados, el consejo de administración o quien haga sus veces, la gerencia y/o el representante legal, y otras partes interesadas, buscando la protección, promoción y confianza en este sector. 4Por lo anterior, para el año 2025 la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el marco de su competencia, busca promover la implementación de buenas prácticas de buen gobierno en las empresas solidarias supervisadas, como un proceso interno que debe evolucionar y adecuarse a las circunstancias particulares del sector, a su perfil operativo y financiero y al entorno en que desarrollan sus actividades. Así, siendo la gobernabilidad un componente esencial para el logro de empresas solidarias sólidas y confiables a mediano y largo plazo, esta guía tiene como propósito fomentar el desarrollo de más y mejores prácticas de buen gobierno corporativo, con el fin de prevenir, mitigar y/o controlar los riesgos relacionados con la gobernabilidad de las empresas solidarias en el desarrollo de su actividad. Estructura

I. Derecho y trato equitativo de asociados

II. Asamblea General de Asociados o de Delegados

III. Órgano permanente de administración (Consejo de Administración o Junta

Directiva)

IV. Alta Gerencia (Gerentes o Representantes Legales)

V. Órganos de Control Social (Junta de Vigilancia - Comité de Control Social)

VI. Arquitectura de Control

VII. Transparencia en la revelación de la información Alcance En consideración a los principios de economía solidaria sobre los cuales se sustenta el ejercicio misional de las empresas solidarias supervisadas por la Superintendencia

VI. Arquitectura de Control

VII. Transparencia en la revelación de la información Alcance En consideración a los principios de economía solidaria sobre los cuales se sustenta el ejercicio misional de las empresas solidarias supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, los lineamientos contenidos en la presente guía consideran a las vigiladas, en la búsqueda de mejores prácticas internacionales y beneficio de su gobernabilidad interna y sostenibilidad en el tiempo.

Las mejores prácticas aquí desarrolladas pueden ser utilizadas por empresas solidarias supervisadas por la Delegatura para la Supervisión de la Actividad Financiera en el Cooperativismo y la Delegatura para la Supervisión del Ahorro y la Forma Asociativa Solidaria. Este documento tiene carácter enunciativo y contiene un catálogo de acciones orientadas al cumplimiento de las recomendaciones relacionadas con las prácticas de buen gobierno. Su adopción deberá realizarse mediante los instrumentos internos pertinentes de cada empresa solidaria supervisada (ESS). La adopción de estas acciones se reglamentará mediante circular externa, en la cual se va a indicar la forma de implementación, obligatoriedad e instrumentos de seguimiento para las diferentes ESS de acuerdo con su tipo, actividad, categoría, nivel de supervisión y/o caracterización. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las normas exigibles para cada ESS. 5(I) Derechos y trato equitativo de los asociados

I. Participación democrática de los asociados Según la Ley 454 de 1998 en su artículo 6, una empresa de la economía solidaria es una persona jurídica organizada para realizar actividades sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o los usuarios según el caso, son simultáneamente

Según la Ley 454 de 1998 en su artículo 6, una empresa de la economía solidaria es una persona jurídica organizada para realizar actividades sin ánimo de lucro, en las cuales los trabajadores o los usuarios según el caso, son simultáneamente sus aportantes y gestores, creadas con el objeto de producir, distribuir y consumir conjunta y eficientemente, bienes y servicios para satisfacer las necesidades de sus miembros y al desarrollo de obras de servicio a la comunidad en general. Las empresas de la economía solidaria están sujetas, a los principios cooperativos dispuestos en la Ley 79 de 1988 de acuerdo con lo establecido en el artículo 58 de la Ley 454 de 1998 a los principios de: administración democrática, participativa, autogestionaria y emprendedora; formación e información para sus miembros, de manera permanente, oportuna y progresiva; y autonomía, autodeterminación y autogobierno. En este sentido, el principio de administración democrática indica que las empresas solidarias son: “organizaciones democráticas controladas por sus miembros, que participan activamente en el establecimiento de sus políticas y en la toma de decisiones. Todas las personas que desempeñan la función de representantes seleccionados son responsables ante los miembros. En las empresas solidarias de primer grado, todos los miembros tienen el mismo derecho a voto (un miembro, un voto). En otros niveles, las empresas solidarias también se organizan de manera democrática”.1 1 Ibidem. 6Medida No. 1: Principio de igualdad de trato 1.1 La empresa solidaria deberá proporcionar un trato igualitario a todos los asociados, personas naturales y jurídicas, lo que supone el acceso a información que permita un conocimiento apropiado sobre la marcha y situación de la

1.1 La empresa solidaria deberá proporcionar un trato igualitario a todos los asociados, personas naturales y jurídicas, lo que supone el acceso a información que permita un conocimiento apropiado sobre la marcha y situación de la empresa solidaria y disponer de elementos de juicio suficientes para la toma de decisiones de manera informada. No deben establecerse mecanismos que den prioridad en el acceso a la información a unos asociados por encima de otros. 1.2 El órgano permanente de administración podrá adoptar la política de revelación de la información, que defina las prácticas de la empresa solidaria para relacionarse con los asociados, en materias como: el acceso a la información, la resolución de solicitudes de información, los canales de comunicación oficial, las formas de interacción entre los asociados, las empresas solidarias y entre órganos de administración y control, y cualquier otro que la empresa solidaria adopte. 1.3 La empresa solidaria deberá ofrecer acceso de modo permanente, a actividades de formación en economía solidaria y cooperativismo a todos sus asociados y trabajadores, así como a los administradores en la gestión empresarial, dando cumplimiento al principio que invita a la formación de sus miembros de manera permanente, oportuna y progresiva. 1.4 La empresa solidaria promoverá la posibilidad real entre los asociados de elegir y ser elegidos en los diferentes órganos permanentes de administración y control de la empresa solidaria, en el sentido de no imponer limitaciones al ejercicio de los referidos derechos políticos, salvo las establecidas en la Ley. 1.5 La empresa solidaria deberá asegurarse que sus asociados conozcan sus deberes, derechos y obligaciones.

y control de la empresa solidaria, en el sentido de no imponer limitaciones al ejercicio de los referidos derechos políticos, salvo las establecidas en la Ley. 1.5 La empresa solidaria deberá asegurarse que sus asociados conozcan sus deberes, derechos y obligaciones. Medida No. 2: Información y comunicación con los asociados En el marco del derecho de los asociados a recibir información más allá de los requerimientos mínimos legales, la empresa solidaria podrá reforzar este derecho mediante la adopción de las siguientes prácticas con el objeto de proveer información oportuna y de calidad para que sus asociados puedan ejercer sus derechos y cumplir con sus obligaciones. Para alcanzar este objetivo se proponen las siguientes recomendaciones: 2.1 Disponer de una página web corporativa, en español y cualquier otra lengua o dialecto que resulte relevante para sus asociados, con un vínculo en el que se incluya información financiera y no financiera de la empresa solidaria, la cual, en ningún caso, podrá incluir información confidencial o relativa a secretos industriales, o aquella cuya divulgación pueda ser utilizada en detrimento de la empresa solidaria. 7Cuando la empresa solidaria se ubique en una zona con baja conectividad, no será necesaria la publicación de la información a través de una página web. No obstante, se recomienda considerar la disposición de dicha información relevante en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice el acceso a los asociados. 2.2 La empresa solidaria podrá disponer dentro de su página web, en los casos que aplique, o en físico en carteleras en la sede, para aquellas que no cuenten con la

garantice el acceso a los asociados. 2.2 La empresa solidaria podrá disponer dentro de su página web, en los casos que aplique, o en físico en carteleras en la sede, para aquellas que no cuenten con la primera, los siguientes elementos, los cuales también deberán ser explicados de forma clara a cada uno de los asociados al momento de su vinculación:  La estructura democrática de la empresa solidaria.  Los derechos, deberes y responsabilidades de sus asociados.  El tipo de decisiones que se deban presentar y aprobar en las reuniones de la Asamblea General, incluyendo lo establecido en la ley y los estatutos de cada empresa solidaria.  La información que los asociados deben esperar recibir para poder ejercer sus derechos en las asambleas.  Una descripción de los derechos de los asociados a solicitar información y convocar reuniones, de acuerdo con la reglamentación establecida por la empresa solidaria para tal fin.  Los mecanismos y canales de participación de los asociados.  Canales de comunicación oficiales de cada órgano de administración y control y los tiempos de respuesta para las solicitudes realizadas a estos, los cuales no podrán exceder lo establecido por la Ley 1755 de 2015.  Los servicios y productos que ofrece la empresa solidaria.  La política de protección de datos personales.  La política de seguridad de la información, en los términos del numeral 4.3.4. sobre administración de la seguridad en la información, del Capítulo IV, sobre Sistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO), de la Circular Básica Contable y Financiera. 82.3 La empresa solidaria podrá presentar información de la gestión anual, dirigida a

IV, sobre Sistema de Administración del Riesgo Operativo (SARO), de la Circular Básica Contable y Financiera. 82.3 La empresa solidaria podrá presentar información de la gestión anual, dirigida a sus asociados, la cual estará disponible por los medios de comunicación oficial que tenga a su disposición. 2.4 Los estatutos de la empresa solidaria podrán prever un determinado porcentaje o número de asociados hábiles o delegados, para la realización de auditorías especializadas, cuyos costos serán asumidos por la empresa solidaria, cuando consideren que persisten dudas sobre determinadas actuaciones que hubieren sido objeto de informes e investigaciones internas, la cual se solicitará a la Asamblea General, o al órgano permanente de administración, una vez se cumpla el porcentaje o número determinado de asociados hábiles o delegados establecido en sus estatutos, y cumpliendo además, que se hayan evaluado criterios de proporcionalidad, razonabilidad y pertinencia. (II) Asamblea general de asociados o de delegados Las asambleas generales, son aquellas que constituyen el “órgano máximo de administración de las empresas solidarias y sus decisiones son obligatorias para todos sus asociados”. Sus reuniones podrán ser de naturaleza ordinaria o extraordinaria, siendo las primeras, aquellas celebradas durante los 3 primeros meses del año, según el tipo de empresa solidaria, mientras que la segunda, se caracterizan por realizarse en cualquier época del año y tienen como fin tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse para la futura reunión ordinaria de la Asamblea General.

caracterizan por realizarse en cualquier época del año y tienen como fin tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse para la futura reunión ordinaria de la Asamblea General. Así mismo, los Estatutos de las empresas solidarias podrán establecer que la Asamblea General de asociados sea sustituida por Asamblea General de delegados, cuando aquella se dificulte en razón del número de asociados que determine el Estatuto, o por estar domiciliado en diferentes municipios del país, o cuando su realización resultare desproporcionadamente onerosa en consideración a los recursos de la empresa solidaria. El número mínimo de delegados será de veinte (20). En este evento los delegados serán elegidos en el número y para el período previsto en el Estatuto y el órgano permanente de administración reglamentará el procedimiento de elección, que en todo caso deberá garantizar la adecuada información y participación de los asociados. A la Asamblea General de delegados le serán aplicables, en lo pertinente, las normas relativas a la Asamblea General de asociados. Dado que, la Asamblea General de asociados o delegados es algo más que un espacio para obtener información, desde la óptica de Gobierno Corporativo, se podría sostener que la competencia verdaderamente clave de la Asamblea General es la del control efectivo por parte de los asociados de la marcha de la empresa solidaria y, por consiguiente, de la actuación del órgano permanente de administración. 9Las asambleas generales de asociados involucran a todos los asociados hábiles directamente en el proceso de decisión, mientras que las asambleas generales por

consiguiente, de la actuación del órgano permanente de administración. 9Las asambleas generales de asociados involucran a todos los asociados hábiles directamente en el proceso de decisión, mientras que las asambleas generales por delegados transfieren esta responsabilidad a un grupo reducido de representantes elegidos por los asociados. La empresa solidaría, debe definir los requisitos para ser Delegado, en los estatutos o reglamento de funcionamiento de la Asamblea General de Asociados y en todo caso se recomienda que se trate de asociados hábiles. Medida No. 3: Funciones y competencias Además de las funciones atribuidas a la Asamblea General en el marco legal, se recomienda que los Estatutos determinen: 3.1 La aprobación de la política general de remuneración del órgano permanente de administración y del órgano de control será responsabilidad única y exclusivamente, de la Asamblea General, de acuerdo con el tamaño y la capacidad de la empresa solidaria. 3.2 La aprobación de la política remuneración de la Alta Gerencia cuando a ésta se le reconoce un componente variable en la remuneración vinculado al resultado de la empresa solidaria y ponderado por los resultados del balance social de la empresa supervisada, serán responsabilidad, única y exclusivamente, de la Asamblea General, de acuerdo con el tamaño y la capacidad de la empresa solidaria. 3.3 Dentro de las aprobaciones que se recomienda que en los estatutos se determine que corresponderá realizar a la Asamblea, están: La aprobación de la política general de remuneración del órgano permanente de administración, cuando aplique; y la de las políticas y los límites máximos de reuniones

determine que corresponderá realizar a la Asamblea, están: La aprobación de la política general de remuneración del órgano permanente de administración, cuando aplique; y la de las políticas y los límites máximos de reuniones ordinarias por mes, ajustadas a las realidades y necesidades financieras de la empresa solidaria. 103.4 La definición y aprobación de la política de rotación del órgano permanente de administración. 3.5 La adquisición, venta o gravamen de activos estratégicos que, a juicio del órgano permanente de administración, resulten esenciales para el desarrollo de la actividad, o cuando, en la práctica, estas operaciones puedan devenir en una modificación efectiva del objeto social. 3.6 Examinar los informes anuales de la empresa solidaria en los cuales se recomienda incluir un componente referente a los resultados del balance social de la empresa, y lo establecido en la Circular Básica Contable y Financiera en la materia, para los casos en los que aplique. 3.7 Las demás que resulten pertinentes de acuerdo con la autonomía y las particularidades de cada empresa solidaria. Medida No. 4: Reglamento de la Asamblea General La Empresa solidaria contará con un Reglamento de la Asamblea General, que regula todas aquellas materias que atañen a ésta, entre otros como mínimo, su convocatoria, la preparación de la información que deben recibir los asociados, asistencia, desarrollo y ejercicio de los derechos democráticos y de información de los asociados, de forma que éstos estén perfectamente informados de todo el régimen de desarrollo de las reuniones de la Asamblea, así como la adopción de los mecanismos de

desarrollo y ejercicio de los derechos democráticos y de información de los asociados, de forma que éstos estén perfectamente informados de todo el régimen de desarrollo de las reuniones de la Asamblea, así como la adopción de los mecanismos de votación, entre otros. Medida No. 5: Convocatoria de la Asamblea General La convocatoria a las reuniones de la Asamblea General seguirá criterios de transparencia, oportunidad y motivación a la participación democrática de los asociados, y deberán cumplir como mínimo con lo dispuesto en el artículo 2.11.11.2.3 del Decreto 962 de 2018 o norma especial que regule el acto de convocatoria de conformidad con la naturaleza de la empresa solidaria. No obstante, la convocatoria presenta distintos elementos que son tratados desde la perspectiva de un buen Gobierno, por lo que se realiza un conjunto plural de recomendaciones relacionadas, así: 5.1 Aspectos relacionados con la convocatoria a. Cuando dentro de una Asamblea se realicen elecciones de órganos permanentes de administración, control y vigilancia, con la convocatoria se acompañarán los perfiles que deberán cumplir los candidatos que se postulen y las reglas de votación con las que se realizará la elección. Adicionalmente, las empresas solidarias establecerán políticas de información, para divulgar el perfil de los candidatos con anterioridad a la elección del respectivo órgano, utilizando los canales de comunicación con los que cuente la empresa solidaria para tal fin. 11b. Las empresas solidarias, en los casos en que así lo contemplen sus estatutos, podrán establecer en sus procedimientos y reglamentos, la posibilidad de

los que cuente la empresa solidaria para tal fin. 11b. Las empresas solidarias, en los casos en que así lo contemplen sus estatutos, podrán establecer en sus procedimientos y reglamentos, la posibilidad de promover procesos de inscripción de candidatos a los cargos de elección (órgano permanente de administración y órgano de control social), fijar fechas de cierre de inscripciones y publicar previamente a la fecha de la reunión de la asamblea la lista de candidatos o planchas. c. Las empresas solidarias deberán cumplir con las formalidades de los actos de notificación de la convocatoria, toda vez que un error en este acto de comunicación puede propiciar ineficacia de las decisiones que se adopten en la asamblea. En efecto, se deberá optar por el medio de convocatoria señalado en el Estatuto, o a falta de estipulación, se deberá seguir lo consagrado en las normas supletorias a que haya lugar. d. Las empresas solidarias podrán promover la utilización de medios de notificación, los cuales deben ser previa y expresamente autorizados por los asociados, tales como direcciones electrónicas, o a través de mensajes electrónicos e, inclusive, usando las redes sociales y/o los demás canales dispuestos por la empresa, de acuerdo con el tipo y características específicas de sus asociados, siempre que se haga a través del canal oficial de la empresa solidaria. e. Previo a la celebración de la reunión de Asamblea General, se informará

específicas de sus asociados, siempre que se haga a través del canal oficial de la empresa solidaria. e. Previo a la celebración de la reunión de Asamblea General, se informará a los asociados inhábiles, si los hubiere, sobre esta condición, las razones por las que adquirieron la inhabilidad, los efectos que le representan y los mecanismos con que cuentan para superar dicha situación. f. Las empresas solidarias podrán adoptar medidas tendientes a promover el cumplimiento de las obligaciones de los asociados con la empresa solidaria, de acuerdo con sus estatutos, para incrementar el número efectivo de asociados hábiles, con el fin de garantizar la participación democrática, en la toma de decisiones. 5.2 Medios de notificación y de difusión de la convocatoria Además de los medios tradicionales y obligatorios previstos en el marco legal, la empresa solidaria asegurará la máxima difusión y publicidad de la convocatoria mediante la utilización de medios electrónicos, tales como la página web corporativa, mensajes de alerta a través de correo electrónico individualizado, redes sociales y/o los demás canales dispuestos por la empresa solidaria, de acuerdo con el tipo, características y necesidades específicas de sus asociados. 125.3 Contenido de la convocatoria a. El acto de convocatoria deberá contener como mínimo, el nombre de la empresa solidaria, el órgano que convoca, la fecha, hora, lugar, orden del día de la reunión, la indicación de si la reunión es presencial, no presencial o mixta y el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión.

empresa solidaria, el órgano que convoca, la fecha, hora, lugar, orden del día de la reunión, la indicación de si la reunión es presencial, no presencial o mixta y el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión. b. Con el fin de aumentar la transparencia del proceso de toma de decisiones durante la Asamblea General, además del orden del día en la reunión con el enunciado de los temas que serán objeto de debate, la empresa solidaria simultáneamente con la convocatoria, preferentemente pondrá a disposición de los asociados los anexos que sean necesarios para informar de manera completa, respecto a las propuestas o decisiones que se van a someter a consideración de la Asamblea General. c. Para garantizar la transparencia, que se materializa en el derecho a la información, el proyecto de reforma estatutaria, cuando haya lugar, será enviado junto con la convocatoria en cumplimiento del plazo estatutario establecido, para garantizar la publicidad e información con el tiempo necesario, se recomienda señalar de manera concreta las modificaciones estatutarias que se pretenden someter a la Asamblea General. 5.4 Orden de la reunión a. El orden del día propuesto por el órgano permanente de administración podrá contener los aspectos a tratar, incluyendo los temas de trasc