SUPERSOLIDARIA - Circular Externa 3 de 2019

CIRCULAR EXTERNA No. 03

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN Y REVISORES FISCALES DE LAS COOPERATIVAS

DE AHORRO Y CRÉDITO Y MULTIACTIVAS O INTEGRALES CON

SECCIÓN DE AHORRO Y CREDITO

DE: SUPERINTENDENTE

ASUNTO: MODIFICACIÓN NUMERAL 3 DEL CAPITULO XII DE LA CIRCULAR

BÁSICA CONTABLE Y FINANCIERA No. 004 de 2008 - INSTRUCCIONES

SOBRE LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE CIERRE

DE EJERCICIO QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN PARA SU

APROBACIÓN POR LAS ASAMBLEAS GENERALES

FECHA: Bogotá D.C., 5 de febrero de 2019 210 - Circular Externa No. 03 Página 1 de 4

S u p e r v is i(cid:243) n p a r a e l r e im ie n t (cid:0) s (cid:0) ia l (cid:1) e (cid:0) n (cid:243) m i (cid:0) d e l s e t (cid:0) r s (cid:0) lid a r i(cid:0) En cumplimiento a lo establecido en el literal e), del numeral 2, del artículo 3º del Decreto 186 de 2004, modificado por el Decreto 590 de 2016, la Superintendencia de la Economía Solidaria debe pronunciarse sobre los estados financieros presentados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de crédito, e impartir autorización para su aprobación por las asambleas de asociados, en los siguientes casos:

“1. Cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria les haya decretado la medida de toma de posesión, en uso de las facultades legales que le confiere el numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 o hayan estado sometidas a dicha medida, en parte del respectivo ejercicio contable.

2. Las que durante el período correspondiente a los estados financieros hayan sido objeto o hayan estado sometidas a alguna de las medidas preventivas, consagradas en el artículo 113

del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;

3. Entidades que durante el período correspondiente a los estados financieros se les haya autorizado proceso de fusión, escisión, incorporación o transformación.

4. Entidades respecto de las cuales la Superintendencia de la Economía Solidaria lo considere necesario, previo requerimiento para tal efecto, en consideración a circunstancias especiales que puedan afectar el desarrollo del objeto social de la cooperativa.”

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia )etnemadinifedni odiláV(

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: rodacifitnedI ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC indefinidamente) (Válido ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL República de Colombia SMinuisteprio ede rHacsienoda ly Criéditdo Paúblirco ia EA El emprendimiento V Superintendencia de la Economía Solidaria o es de todos o

CIRCULAR EXTERNA No. 03

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIÓN Y REVISORES FISCALES DE LAS COOPERATIVAS

DE AHORRO Y CREDITO Y MULTIACTIVAS O INTEGRALES CON

SECCIÓN DE AHORRO Y CREDITO

DE: SUPERINTENDENTE

ASUNTO: MODIFICACIÓN NUMERAL 3 DEL CAPITULO XIl DE LA CIRCULAR

BÁSICA CONTABLE Y FINANCIERA No. 004 de 2008 - INSTRUCCIONES

SOBRE LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE CIERRE

DE EJERCICIO QUE REQUIEREN AUTORIZACION PARA SU

APROBACIÓN POR LAS ASAMBLEAS GENERALES

FECHA: Bogotá D.C., 5 de febrero de 2019 210 - Circular Externa No. 03 Página 1 de 4

En cumplimiento a lo establecido en el literal e), del numeral 2, del artículo 32 del Decreto

186 de 2004, modificado por el Decreto 590 de 2016, la Superintendencia de la Economía Solidaria debe pronunciarse sobre los estados financieros presentados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de crédito, e impartir autorización para su aprobación por las asambleas de asociados, en los siguientes casos: “1, Cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria les haya decretado la medida de toma de posesión, en uso de las facultades legales que le confiere el numeral 23 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998 o hayan estado sometidas a dicha medida, en parte del respectivo ejercicio contable.

2. Las que durante el período correspondiente a los estados financieros hayan sido objeto o hayan estado sometidas a alguna de las medidas preventivas, consagradas en el artículo 113

del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero;

3. Entidades que durante el período correspondiente a los estados financieros se les haya autorizado proceso de fusión, escisión, incorporación o transformación.

4. Entidades respecto de las cuales la Superintendencia de la Economía Solidaria lo considere necesario, previo requerimiento para tal efecto, en consideración a circunstancias especiales que puedan afectar el desarrollo del objeto social de la cooperativa.” Supervisión para el crecimiento social y económico del sector solidario Á y

Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co 150 9001

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

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Cádigo GP 006-1 Código SC 5773-1 Documento firmado digitalmente 210 - Circular Externa No. 03 Página 2 de 4 (cid:2) (cid:3) (cid:4) (cid:5) (cid:6) (cid:7) (cid:8)(cid:9) (cid:8)(cid:10) (cid:11) (cid:4) (cid:12) (cid:6) (cid:12) (cid:5) (cid:13) (cid:14) (cid:6) (cid:5) (cid:14) (cid:8)(cid:15) (cid:8)(cid:5) (cid:11) (cid:16) (cid:17) (cid:9) (cid:17) (cid:14) (cid:8)(cid:12) (cid:13) (cid:18) (cid:5) (cid:14) (cid:17) (cid:11) (cid:10) (cid:15) (cid:8)(cid:14) (cid:17) (cid:19) (cid:5) (cid:13) (cid:9) (cid:5) (cid:14) (cid:16) (cid:17) (cid:6) (cid:9) (cid:17) (cid:13)(cid:8)(cid:19) (cid:12) (cid:6) (cid:8)(cid:17) En consideración a lo anterior, se hace necesario modificar el numeral 3 del Capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 el cual quedará de la siguiente manera:

3. INSTRUCCIONES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE

CIERRE DE EJERCICIO QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN PARA SU

APROBACIÓN POR LAS ASAMBLEAS GENERALES Para efectos de analizar los estados financieros de cierre de ejercicio, facultad que está prevista en el ordinal e) numeral 2 del artículo 3º del Decreto 186 de 2004, modificado por el Decreto 590 de 2016 y con el ánimo de agilizar la autorización por parte de esta Superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se encuentren dentro de los casos previstos en la norma antes citada, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones: 3.1. Fecha programada para la realización de la asamblea general A más tardar el 31 de enero de cada año, todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de crédito deberán informar por escrito a la Superintendencia la fecha de realización de la asamblea. La programación de la fecha de la asamblea deberá considerar la antelación mínima de 15 días hábiles establecida en el artículo 422 del Código de Comercio o el término establecido en el estatuto, con el fin de permitir el ejercicio del derecho de inspección a sus asociados. 3.2. Información que se debe enviar a la Superintendencia Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito previamente informadas por la Superintendencia de que requieren pronunciamiento sobre los estados financieros y autorización para su aprobación en las asambleas generales, deberán remitir la siguiente información: 3.2.1. Copia del acta del Consejo de Administración donde conste la convocatoria a la

asamblea general, la fecha y el medio a través del cual se informa de la misma. 3.2.2. Conjunto completo de estados financieros individuales o separados conforme a lo dispuesto en los marcos técnicos normativos contenidos en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, salvo el tratamiento de la cartera de crédito y deterioro y el de los aportes sociales. Las revelaciones de los fondos sociales deberán contemplar, adicionalmente, lo dispuesto en la Circular Básica Contable y Financiera de 2008. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia )etnemadinifedni odiláV(

=8TB 1gkb 28g5 pFZU bqbv rDRH fr5g : rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL Documento firmado digitalmente || ae ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC indefinidamente) (Válido de eA aidil A : rodacifitnedI 8TB 1gkb 2895 pFZU babv rDRH fr5g ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth

:ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL República de Colombia SMinuisteprio ede rHacsienoda ly Criéditdo Paúblirco ia LU e Els t emo pt ro ed no ds i miento Superintendencia de la Economía Solidaria 210 - Circular Externa No. 03 Página 2 de 4 En consideración a lo anterior, se hace necesario modificar el numeral 3 del Capítulo XI! de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008 el cual quedará de la siguiente manera:

3. INSTRUCCIONES SOBRE LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE

CIERRE DE EJERCICIO QUE REQUIEREN AUTORIZACION PARA SU APROBACION POR LAS ASAMBLEAS GENERALES Para efectos de analizar los estados financieros de cierre de ejercicio, facultad que está prevista en el ordinal e) numeral 2 del artículo 3 del Decreto 186 de 2004, modificado por el Decreto 590 de 2016 y con el ánimo de agilizar la autorización por parte de esta Superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que se encuentren dentro de los casos previstos en la norma antes citada, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones: 3.1. Fecha programada para la realización de la asamblea general A más tardar el 31 de enero de cada año, todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de crédito deberán informar por escrito a la Superintendencia la fecha de realización de la asamblea. La programación de la fecha de la asamblea deberá considerar la antelación mínima de 15

días hábiles establecida en el artículo 422 del Código de Comercio o el término establecido en el estatuto, con el fin de permitir el ejercicio del derecho de inspección a sus asociados. 3.2. Información que se debe enviar a la Superintendencia Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito previamente informadas por la Superintendencia de que requieren pronunciamiento sobre los estados financieros y autorización para su aprobación en las asambleas generales, deberán remitir la siguiente información: 3.2.1.Copia del acta del Consejo de Administración donde conste la convocatoria a la asamblea general, la fecha y el medio a través del cual se informa de la misma. 3.2.2. Conjunto completo de estados financieros individuales o separados conforme a lo dispuesto en los marcos técnicos normativos contenidos en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, salvo el tratamiento de la cartera de crédito y deterioro y el de los aportes sociales. Las revelaciones de los fondos sociales deberán contemplar, adicionalmente, lo dispuesto en la Circular Básica Contable y Financiera de 2008.

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S“ Qe do (Fe Ñ os oo. . o . . 57? E Supervisión para el crecimiento social y económico del sector solidario ( y fu $91 [34 F2 Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 IA E www.supersolidaria.gov.co 150:3001

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donde se contemple la aplicación de lo señalado en los artículos 10, 54 y 55 de la Ley 79 de 1988, indicando claramente la propuesta de la destinación del remanente. 3.2.7. Informe de Gestión con el contenido previsto en el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 y por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, con el objetivo de que los asociados tengan una información detallada del funcionamiento de la organización cooperativa. 3.2.8. Informe o memorando de control interno correspondiente al último trimestre de cada ejercicio y la respuesta enviada por la administración. 3.3. Plazo para remitir la información La información requerida en el numeral 3.2 antes señalado, se deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria en formato PDF con una antelación no menor de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea general. Es importante aclarar que, si la información señalada en el numeral anterior no se recibe en las fechas establecidas, o se remite de manera parcial, la Superintendencia no podrá pronunciarse oportunamente, ni impartir autorización para que los estados financieros se sometan a consideración y aprobación de la asamblea general. 3.4. Reporte a través del Sistema Integral de Captura - SICSES El reporte del Formulado Oficial de Rendición de Cuentas a través del SICSES se deberá efectuar en las fechas de presentación establecidas en el numeral 2.3 del Capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008, modificado por la Circular Externa

No.01 de 2016. No obstante lo anterior, las cooperativas que tengan previsto realizar la asamblea en enero y febrero, deberán reportar el Formulario Oficial de Rendición de Cuentas con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia )etnemadinifedni odiláV(

=8TB 1gkb 28g5 pFZU bqbv rDRH fr5g : rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL Documento firmado digitalmente || ae ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC indefinidamente) (Válido de eA aidil ! A : rodacifitnedI 8TB 1gkb 2895 pFZU babv rDRH fr5g República de Colombia SMinuisteprio ede rHacsienoda ly Criéditdo Paúblirco ia LU e Els t emo pt ro ed no ds i miento Superintendencia de la Economía Solidaria 210 - Circular Externa No. 03 Página 3 de 4 3.2.3. Conjunto completo de estados financieros consolidados, para las entidades obligadas a

consolidar estados financieros, sin la salvedad en el tratamiento de la cartera de crédito y su deterioro; y sin la salvedad en aportes sociales, tal y como lo establecen los capítulos 5 y 6 del Título 4, de la Parte 1, del Libro 1 del Decreto 2420 de 2015, adicionados por el artículo 3 del Decreto 2496 de 2015. 3.2.4. Certificación de los estados financieros. 3.2.5.Dictamen e informe del revisor fiscal a los estados financieros de cierre de ejercicio. 3.2.6.Proyecto de distribución de excedentes aprobado por el consejo de administración donde se contemple la aplicación de lo señalado en los artículos 10, 54 y 55 de la Ley 79 de 1988, indicando claramente la propuesta de la destinación del remanente. 3.2.7. Informe de Gestión con el contenido previsto en el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1 de la Ley 603 de 2000 y por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, con el objetivo de que los asociados tengan una información detallada del funcionamiento de la organización cooperativa. 3.2.8.Informe o memorando de control interno correspondiente al último trimestre de cada ejercicio y la respuesta enviada por la administración. ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod

etse ed zedilav aL 3.3. Plazo para remitir la información La información requerida en el numeral 3.2 antes señalado, se deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria en formato PDF con una antelación no menor de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea general. Es importante aclarar que, si la información señalada en el numeral anterior no se recibe en las fechas establecidas, o se remite de manera parcial, la Superintendencia no podrá pronunciarse oportunamente, ni impartir autorización para que los estados financieros se sometan a consideración y aprobación de la asamblea general. 3.4. Reporte a través del Sistema Integral de Captura - SICSES El reporte del Formulado Oficial de Rendición de Cuentas a través del SICSES se deberá efectuar en las fechas de presentación establecidas en el numeral 2.3 del Capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008, modificado por la Circular Externa No.01 de 2016. No obstante lo anterior, las cooperativas que tengan previsto realizar la asamblea en enero y febrero, deberán reportar el Formulario Oficial de Rendición de Cuentas con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea. A-m¿WoICGsP ,Ton; S do 5A7X ? E Ñ Supervisciosó n para el creciom.i ento socia. l y econó,m ic. o del sector soli. dario. ( y fu $91 [34 F2 Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430

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Código GP 006-1 Código SC 5773-1 Documento firmado digitalmente 210 - Circular Externa No. 03 Página 4 de 4 ’ ( ) + , -. -/ 0 ) 1 + 1 2 3 + 3 -4 - 0 5 6 . 6 3 -1 2 7 3 6 0 / 4 -3 6 8 2 . 3 5 6 + . 6 2-8 1 + -6 La presente circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998. Las normas establecidas en la presente circular deberán ser cumplidas en lo pertinente por todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial. Cordialmente,

RICARDO LOZANO PARDO

Superintendente

Proyectó: Miguel Alfonso Becerra Mora

Revisó: Marelvi Hortensia Bernal Nempeque

Gustavo Serrano Amaya Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia

)etnemadinifedni odiláV( =8TB 1gkb 28g5 pFZU bqbv rDRH fr5g : rodacifitnedI acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL Documento firmado digitalmente || ae ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC indefinidamente) (Válido de eA aidil A : rodacifitnedI 8TB 1gkb 2895 pFZU babv rDRH fr5g República de Colombia SMinuisteprio ede rHacsienoda ly Criéditdo Paúblirco ia Superintendencia de la Economía Solidaria ocinórtcele otnemucod ed acitnétua lepap ne aipoC acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL El e 210 - Circular Externa No. 03 Página 4 de 4 La presenie circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

RICARDO LOZANO PARDO

Superintendente

Proyectó: Miguel Alfonso Becerra Mora

Revisó: Marelvi Hortensia Bernal Nempeque

Gustavo Serrano Amaya

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AN 2 Supervisión para el crecimiento social y económico del sector solidario

A WS¿ , Y ad .O a n a M 04 Ñ La presente circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2, 3 y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998. Las normas establecidas en la presente circular deberán ser cumplidas en lo pertinente por todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por esta Superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co 150 9001 NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia 4 icontec CTC” internacional Cádigo GP 006-1 Código SC 5773-1 Documento firmado digitalmente