SUPERSOLIDARIA - Concepto 20211100625191 de 2021

Página 1 de 7 SBUPoEgRoStOáL, IDDA.RCIA. Al contestar por favor cite estos datos: Bogotá, d.c. (Bogotá) 2021-12-15 10:43:39 Fecha de Radicado: No. de Radicado: 20211100625191

CONCEPTO UNIFICADO

ASAMBLEAS NO PRESENCIALES Y MIXTAS EN LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS

I. ¿Cuáles son las normas legales y reglamentarias vigentes que regulan las reuniones no presenciales y mixtas para las asambleas de las entidades del sector solidario?

Este concepto actualizará lo concerniente a la realización de asambleas no presenciales o mixtas u otros mecanismos para la toma de decisiones, en atención a la nueva realidad generada con ocasión del Covid-19, razón por la cual, se tomará en cuenta el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 20121, los artículos 20 y 21 de la Ley 222 de 19952, las modificaciones reglamentarias realizadas en el Decreto 398 de 2020 “por el cual se adiciona el Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones”, el artículo 3 del Decreto 176 de 2021, y las reglas específicas estipuladas en el CAPÍTULO XII, TITULO IV de la

nueva Circular Básica Jurídica adoptada por medio de la Circular Externa No. 20 del 18 de diciembre de 2020, la cual entró en vigencia el 28 de enero de 2021.

II. ¿Cuál es el objetivo de las reuniones no presenciales y mixtas para las entidades del sector solidario? 1 ARTÍCULO 148. REUNIONES NO PRESENCIALES. Elimínese el parágrafo del artículo 19 de la Ley 222 de 2005. En consecuencia, el artículo quedará así: "Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado."

2 Artículo 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de

los documentos en los que se exprese el voto. Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia =g/k kXsr c1CI VWL2 naWn

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:ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL República de Colombia SMin uist perio e de rHac sien oda ly Cr iédit do Paúblirco ia N2 i EEl eOmprSen dimiento Superintendencia de la Economía Solidaria Página 1 de 7

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No. de Radicado: CONCEPTO UNIFICADO ASAMBLEAS NO PRESENCIALES Y MIXTAS EN LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS |. ¿Cuáles son las normas legales y reglamentarias vigentes que regulan las reuniones no presenciales y mixtas para las asambleas de las entidades del sector solidario?

Este concepto actualizará lo concerniente a la realización de asambleas no presenciales o mixtas u otros mecanismos para la toma de decisiones, en atención a la nueva realidad generada con ocasión del Covid-19, razón por la cual, se tomará en cuenta el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, los artículos 20 y 21 de la Ley 222 de 1995, las modificaciones reglamentarias realizadas en el Decreto 398 de 2020 “por el cual se adiciona el Decreto número 1074 de 2015, Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo

referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas, y se dictan otras disposiciones”, el artículo 3 del Decreto 176 de 2021, y las reglas específicas estipuladas en el CAPITULO XII, TITULO IV de la nueva Circular Básica Jurídica adoptada por medio de la Circular Externa No. 20 del 18 de diciembre de 2020, la cual entró en vigencia el 28 de enero de 2021. Il. ¿Cuál es el objetivo de las reuniones no presenciales y mixtas para las entidades del sector solidario? 1 ARTÍCULO 148. REUNIONES NO PRESENCIALES. Elimínese el parágrafo del artículo 19 de la Ley 222 de 2005. En consecuencia, el artículo quedará así: "Artículo 19. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.”

2 Artículo 20. OTRO MECANISMO PARA LA TOMA DE DECISIONES.

Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán

recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida. El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto. Artículo 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta Ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado. “Super-Visión” para latransformaciíen Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

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110Página 2 de 7 Al respecto, resulta necesario resaltar que la reunión o sesión no presencial o mixta, permite a los asociados o miembros de los órganos de administración o cuerpos colegiados deliberar o decidir sin

necesidad de estar físicamente en el lugar de la reunión; mediante comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto, los avances tecnológicos en materia d e20 2t1e-l1e2c-1o5m 10u:4n3i:c3a9ciones tales como: video conferencia, teleconferencia, herramientas de internet, teléfono, conferencia virtual, correo electrónico, mensajes de texto, o vía "chat" y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados que les permita deliberar y decidir, y que permitan probar la realización y participación de todos los asistentes a la reunión de manera simultánea.

III. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la convocatoria y realización de una asamblea de asociados de manera no presencial o mixta, para las entidades del sector solidario?

Los órganos de administración y control, es decir: asamblea general de asociados, asamblea general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social y/o junta de control social, deberán tener en cuenta las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales, que serán, igualmente aplicables a las reuniones no presenciales o mixtas de que trata en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, el artículo 1 y 3 del Decreto 398 de 2020 que adiciona el Artículo 2.2.1.16.1. del Decreto DUR 1074 de 2015, y de acuerdo con lo establecido en la Circular Básica Jurídica.

Es así como, para la realización de las reuniones no presenciales o mixtas, las organizaciones de la economía solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, podrán adoptar cualquier medio para deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva, siempre y cuando garanticen el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que la comunicación utilizada para llevar a cabo la reunión no presencial sea simultánea o sucesiva.

2. Que los medios utilizados para la realización de comunicaciones simultaneas o sucesivas, permitan probar la participación, deliberación y decisión de los participantes.

3. Que la convocatoria a la reunión no presencial o mixta sea realizada conforme a lo señalado en la ley o en los estatutos, indicando el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión.

4. Que se realice la verificación de identidad de los participantes virtuales y garantizar la participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.

5. Que se tenga en cuenta el quórum para constituir, para deliberar y adoptar decisiones válidas; en el caso de las cooperativas, es el artículo 31 de la Ley 79 de 1988, en las asociaciones mutuales el artículo 31 del Decreto Ley 1480 de 1989, modificado por el artículo 31 de la Ley 2143 de 2021 y, el artículo 33 del Decreto Ley 1481 de 1989, en los fondos de empleados, en armonía con lo previsto en los respectivos estatutos de las organizaciones solidarias y demás normas aplicables para todas las entidades del sector.

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realización y participación de todos los asistentes a la reunión de manera simultánea.

III. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la convocatoria y realización de una asamblea de asociados de manera no presencial o mixta, para las entidades del sector solidario?

Los órganos de administración y control, es decir: asamblea general de asociados, asamblea general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social y/o junta de control social, deberán tener en cuenta las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales, que serán, igualmente aplicables a las reuniones no presenciales o mixtas de que trata en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, el artículo 1 y 3 del Decreto 398 de 2020 que adiciona el Artículo 2.2.1.16.1. del Decreto DUR 1074 de 2015, y de acuerdo con lo establecido en la Circular Básica Jurídica. | lar sa acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL Es así como, para la realización de las reuniones no presenciales o mixtas, las organizaciones de la economía solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, podrán adoptar cualquier medio para deliberar y decidir mediante comunicación simultánea o sucesiva, siempre y cuando garanticen el

cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Que la comunicación utilizada para llevar a cabo la reunión no presencial sea simultánea o sucesiva.

2. Que los medios utilizados para la realización de comunicaciones simultaneas o sucesivas, permitan probar la participación, deliberación y decisión de los participantes.

3. Que la convocatoria a la reunión no presencial o mixta sea realizada conforme a lo señalado en la ley o en los estatutos, indicando el medio de comunicación simultáneo o sucesivo empleado para la reunión.

4. Que se realice la verificación de identidad de los participantes virtuales y garantizar la participación de los asociados hábiles, de los delegados, de los apoderados (en el caso de los fondos de empleados) o de los miembros de los cuerpos colegiados.

5. Que se tenga en cuenta el quórum para constituir, para deliberar y adoptar decisiones válidas; en el caso de las cooperativas, es el artículo 31 de la Ley 79 de 1988, en las asociaciones mutuales el artículo 31 del Decreto Ley 1480 de 1989, modificado por el artículo 31 de la Ley 2143 de 2021 y, el artículo 33 del Decreto Ley 1481 de 1989, en los fondos de empleados, en armonía con lo previsto en los respectivos estatutos de las organizaciones solidarias y demás normas aplicables para todas las entidades del sector. “"Super-Visión" parala transformación

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6. Que el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad o presencia del quórum necesario previsto en la ley, durante toda la reunión.

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7. En caso de que el método empleado para la reunión no presencial sea de comunicaciones sucesivas, se deberá garantizar la respuesta inmediata, es decir, que la respuesta debe darse sin mediar tiempo entre el momento en que se recibe la comunicación y el momento en que se brinda una respuesta.

8. Que de las reuniones no presenciales o mixtas se deberá elaborar y asentar un Acta en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que finalizó la reunión.

9. Que las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la organización, y a falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros que participaron en la reunión.

IV. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la utilización de otros mecanismos de toma de decisiones por parte de los órganos de administración de las entidades del sector solidario?

En caso de utilizar otros mecanismos para la toma de decisiones, las organizaciones de la economía solidaria, vigiladas por esta Superintendencia, deberán garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. El mecanismo utilizado para la toma de decisiones, debe ser un mecanismo de comunicación escrita.

2. El asociado o miembro del cuerpo colegiado, deberá expresar el sentido de su voto, en caso contrario, se tendrá por no válida la decisión tomada en la reunión.

3. Se debe garantizar la participación del ciento por ciento (100%) de los asociados hábiles,

de los delegados designados o del total de los miembros de los cuerpos colegiados convocados.

4. La comunicación que contenga el sentido del voto deberá ser recibida por la organización en un término máximo de un (1) mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.

5. Las decisiones se tomarán teniendo en cuenta las mayorías legales y estatutarias.

6. El representante legal deberá informar a los asociados o miembros de los cuerpos colegiados, el sentido de la decisión, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

7. Dentro de los treinta (30) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo, se deberá elaborar y asentar un acta.

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o D uy Superintendencia de la Economía Solidaria D fo] [0] 22) e] o 110Página 3 de 7 > fe] o 5 S= 6. Que el representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad o >] presencia del quórum necesario previsto en la ley, durante toda la reunión. gp 2021-12-15 10:43:39 Ñm o =v=v= Zaa 7 En caso de que el método empleado para la reunión no presencial sea de comunicaciones =E= S E . sucesivas, se deberá garantizar la respuesta inmediata, es decir, que la respuesta debe a: 5 o darse sin mediar tiempo entre el momento en que se recibe la comunicación y el momento d Do to) en que se brinda una respuesta. pc fSDool a__ =Mn E y E 8. Que de las reuniones no presenciales o mixtas se deberá elaborar y asentar un Acta en el E ami =S 5 libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a la fecha en que finalizó la reunión. HEv a 3 9. Que las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la organización, y EzSo 3 = >e > a falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros que SU o TE 3 participaron en la reunión. aa S5N 3 <==. e - So 0 IV ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales para la utilización de otros > E . qn9 e 823 mecanismos de toma de decisiones por parte de los órganos de administración

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V. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales que deben contener las actas de asambleas y consejos de administración de asambleas de asociados para la reunión mixta o no presencial, para las entidades del sector solidario?

2021-12-15 10:43:39 De lo acontecido en la reunión, dentro de los treinta (30) días siguientes a su culminación, se deberá elaborar y asentar la respectiva acta, la cual debe contener como mínimo, lo siguiente:

1. Número del acta.

2. Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria).

3. Nombre completo de la organización, fecha y “lugar de la reunión” solo en caso de ser una reunión mixta, se deberá mencionar el lugar donde se encuentra los asistentes presenciales.

4. Nombre del órgano social que se reúne (asamblea general de asociados, asamblea general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social y/o junta de control social).

5. La información correspondiente a la convocatoria para la reunión (quién realiza la convocatoria, el medio por el cual se convoca y la antelación para la misma; lo anterior, conforme a los estatutos y la ley). Si la reunión es universal puede omitirse la manifestación de este requisito.

6. Enunciar los medios virtuales o tecnológicos utilizados para la reunión.

7. El quórum deliberatorio de la reunión, dejando constancia continúa del quórum existente al momento de tomar cada una de las decisiones propuestas en el orden del día.

8. Orden del día o temas objeto de decisión.

9. Decisiones adoptadas con indicación del número de votos con los cuales se da la aprobación, si la decisión es aprobada por unanimidad, se puede señalar de esa manera.

10. Citar o referir los medios de prueba, en donde se puede constatar el desarrollo de la reunión (videos, grabaciones telefónicas, pantallazos de correos electrónicos, pantallazos de chats de mensajes telefónicos, etc.)

11. Firma del Representante Legal y secretario de la organización y a falta de este último, de cualquiera de los participantes.

VI. ¿Puede variar el periodo de elección para cada cuerpo colegiado sin modificar los estatutos?

El periodo de elección previsto en los estatutos para cada cuerpo colegiado deberá cumplirse, para el efecto podrán aplicarse las opciones previstas en la ley, de conformidad con términos establecidos en el estatuto y las instrucciones expedidas por esta Superintendencia para la celebración de las asambleas. Ahora bien, los miembros que integran los órganos de administración de las organizaciones solidarias ejercerán sus funciones hasta que sean designados sus remplazos y éstos sean inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización. En todo caso, los estatutos son los que fijan el período de elección de los delegados de asambleas generales, por lo que cualquier ajuste al citado período deberá estar precedido de una reforma estatutaria debidamente adoptada y aprobada por el órgano máximo de administración (asamblea general). Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430

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V. ¿Cuáles son los requisitos formales y sustanciales que deben contener las actas de asambleas y consejos de administración de asambleas de asociados para la reunión mixta o no presencial, para las entidades del sector solidario?

2021-12-15 10:43:39 De lo acontecido en la reunión, dentro de los treinta (30) días siguientes a su culminación, se deberá elaborar y asentar la respectiva acta, la cual debe contener como mínimo, lo siguiente:

1. Número del acta.

2. Tipo de reunión (Ordinaria, Extraordinaria).

3. Nombre completo de la organización, fecha y “lugar de la reunión” solo en caso de ser una reunión mixta, se deberá mencionar el lugar donde se encuentra los asistentes presenciales.

4. Nombre del órgano social que se reúne (asamblea general de asociados, asamblea

general de delegados, consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social y/o junta de control social).

5. La información correspondiente a la convocatoria para la reunión (quién realiza la convocatoria, el medio por el cual se convoca y la antelación para la misma; lo anterior, conforme a los estatutos y la ley). Si la reunión es universal puede omitirse la manifestación de este requisito.

6. Enunciar los medios virtuales o tecnológicos utilizados para la reunión.

7. El quórum deliberatorio de la reunión, dejando constancia continúa del quórum existente al momento de tomar cada una de las decisiones propuestas en el orden del día.

8. Orden del día o temas objeto de decisión.

9. Decisiones adoptadas con indicación del número de votos con los cuales se da la aprobación, si la decisión es aprobada por unanimidad, se puede señalar de esa manera.

10. Citar o referir los medios de prueba, en donde se puede constatar el desarrollo de la reunión (videos, grabaciones telefónicas, pantallazos de correos electrónicos, pantallazos de chats de mensajes telefónicos, etc.)

11. Firma del Representante Legal y secretario de la organización y a falta de este último, de cualquiera de los participantes. | lar sa acinortcelEedeS/oc.vog.airadilosrepus.acinortceleedes//:sptth :ne esracifirev edeup otnemucod etse ed zedilav aL VI.¿Puede variar el periodo de elección para cada cuerpo colegiado sin modificar los estatutos?

El periodo de elección previsto en los estatutos para cada cuerpo colegiado deberá cumplirse, para

el efecto podrán aplicarse las opciones previstas en la ley, de conformidad con términos establecidos en el estatuto y las instrucciones expedidas por esta Superintendencia para la celebración de las asambleas. Ahora bien, los miembros que integran los órganos de administración de las organizaciones solidarias ejercerán sus funciones hasta que sean designados sus remplazos y éstos sean inscritos en el registro mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización. En todo caso, los estatutos son los que fijan el período de elección de los delegados de asambleas generales, por lo que cualquier ajuste al citado período deberá estar precedido de una reforma estatutaria debidamente adoptada y aprobada por el órgano máximo de administración (asamblea general). “"Super-Visión" parala transformación A Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia Documento firmado digitalmente

110Página 5 de 7 Así mismo, es importante recordar que los periodos de los órganos de administración, control y vigilancia no se pueden extender para un periodo igual porque desdibuja el principio de participación democrática y participativa de las organizaciones de la economía solidaria en contravía del acuerdo cooperativo y vulnera la decisión adoptada por la as a20m21b-1le2a-1 5g 1e0n:4e3:r3a9l como máximo órgano de administración, para lo cual, también se deberá tener en cuenta lo reglamentado en el estatuto para cada periodo de elección de sus órganos de administración,

control y vigilancia. En cuanto a la postulación de los actuales miembros del consejo de administración o junta directiva que se presenten para ser reelegidos se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 1 del Decreto 962 de 2018, que adiciona el artículo 2.11.11.4.3 del Decreto DUR 1068 de 2015, respecto de los períodos consecutivos de permanencia en dichos órganos de administración, de forma que se asegure la aplicación efectiva de los estándares de buen gobierno señalados en la regulación respecto de las mencionadas organizaciones. En todo caso, las organizaciones de economía solidaria que prestan servicios de ahorro y crédito no pueden desconocer las normas de orden legal a las que deben estar sometidas para el cabal cumplimiento y funcionamiento de su administración, caso puntu