SUPERSOLIDARIA - Documento modificación Título II de la Circular Básica Jurídica

TÍTULO II DE LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS SUPERVISADAS QUE EJERCEN LA ACTIVIDAD FINANCIERA

CAPITULO XIII OPERACIONES PASIVAS El presente capítulo trata de manera general las definiciones, características y condiciones de los depósitos de bajo monto y depósitos electrónicos, dentro de las operaciones pasivas típicas que pueden ofrecer las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera en los términos establecidos en la Ley.

1. DEPÓSITOS El depósito es una operación en la que una cooperativa, legalmente autorizada para manejar ahorro, recibe y custodia el dinero de sus asociados, personas naturales y jurídicas, con el objeto de que esta se lo reintegre dentro del plazo y en las condiciones estipuladas para el efecto en los respectivos reglamentos o contratos.

2. DEPÓSITOS DE BAJO MONTO Conforme a la normatividad vigente, los depósitos de bajo monto son depósitos a la vista a nombre de personas naturales, que cumplen con las siguientes características: a) El saldo máximo de depósitos no podrá exceder en ningún momento ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). b) El monto acumulado de las operaciones débito que se realicen en un mes calendario no podrá superar los ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). c) El depósito debe estar asociado a uno o más instrumentos o mecanismos que permiten a su titular, mediante documentos físicos o mensajes de datos, extinguir una obligación dineraria y/o transferir fondos y/o hacer retiros. d) El contrato deberá establecer de manera clara, los canales a los cuales

se tendrá acceso, así como aquellos que se encuentren restringidos. e) El contrato podrá terminarse unilateralmente en caso de que el depósito permanezca sin fondos durante un plazo que para el efecto determinen las partes, el cual no podrá ser nunca inferior a tres (3) meses. f) El contrato deberá establecer el reconocimiento de una tasa de interés por la captación de recursos mediante los depósitos de bajo monto, en concordancia con las disposiciones del artículo 3 de Ley 1793 de 2016. g) El asociado solamente puede ser titular de un (1) depósito de bajo monto en la organización. 200 2.1. DEPÓSITOS DE BAJO MONTO INCLUSIVOS Serán depósitos de bajo monto inclusivos, aquellos que además de cumplir las características señaladas en el numeral 2 del presente capítulo, en concordancia con la normatividad vigente, están dirigidos a las personas que, siendo asociados a la cooperativa correspondiente, pertenezcan al nivel 1 del SISBEN, desplazados inscritos en el Registro Único de Población Desplazada o beneficiarios de programas de ayuda y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano. Los recursos captados por medio de los depósitos de bajo monto inclusivos no estarán sometidos a ningún tipo de inversión obligatoria, a efectos de la normatividad vigente, corresponde a lo referente al fondo de liquidez. La decisión de emplear los depósitos de bajo monto inclusivos constituidos en cooperativas legalmente autorizadas para desarrollar la actividad financiera, vigiladas por esta Superintendencia para transferir o entregar recursos correspondientes a ayudas y/o subsidios otorgados por el Estado Colombiano para la población

desplazada o beneficiarios de cualquier otro programa, corresponde exclusivamente a las entidades públicas encargadas de su administración. 2.2. CONDICIONES PARA LA APERTURA Para la apertura de los depósitos de bajo monto las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán contar con un trámite simplificado, garantizando como mínimo la siguiente información y procedimientos: a) Tipo, nombre, número de identificación y fecha de expedición del respectivo documento1. b) Procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información disponible del asociado, sin que esto implique la presencia física de este. c) Para los depósitos de bajo monto no es necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares. El presente procedimiento deberá realizarse asegurando el cumplimiento de los estándares en el manejo de la de seguridad de la información previstos en presente capítulo o los que los modifiquen, adicionen o sustituyan. 2.2.1. INFORMACIÓN MÍNIMA PARA LOS ASOCIADOS Sin perjuicio de la información que las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deben divulgar a sus asociados, en materia de depósitos de bajo monto deberán hacer explícito lo siguiente: 1 Tener en cuenta las disposiciones establecidas en la Carta Circular 05 de 2019, de la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre el Permiso especial de permanencia para los nacionales venezolanos a) Que los depósitos de bajo monto cuentan con el amparo del seguro de depósito de FOGACOOP. b) Los costos relacionados con los depósitos de bajo monto, esto es, aquellos derivados de la utilización de esos productos y/o servicios, incluidas las comisiones de manejo y por uso de canales electrónicos, entre otros. c) Las tasas de interés que la cooperativa decida ofrecer a los asociados con ocasión de la captación de recursos a través de los depósitos de bajo monto, si a ello hay lugar. d) En general, la información sobre las características de los depósitos de bajo monto, los derechos, obligaciones, condiciones, costos, las medidas para el manejo seguro, así como los efectos del incumplimiento del contrato. e) Los canales definidos y dispuestos por la cooperativa para efectuar las operaciones y/o transacciones derivadas de los depósitos de bajo monto. 2.3. ADMINISTRACIÓN DE LOS DEPÓSITOS DE BAJO MONTO Las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración de riesgos considerando las características particulares de estos depósitos. En este sentido podrán: a) Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones por asociado para conservar las características previstas para los depósitos de bajo monto. Esto, considerando además que un asociado sólo puede ser titular de un depósito de bajo monto en la respectiva cooperativa. b) Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y/o operaciones, independiente de asegurar los controles necesarios para brindar la seguridad adecuada a las transacciones y/o operaciones, así como a la información de los asociados y las redes y bases que la contengan. c) Definir los requerimientos y condiciones mínimas de información: Las cooperativas deberán implementar un sistema de información integral, que

permita al asociado conocer las condiciones y requisitos para efectuar las transacciones y/o operaciones, de manera clara, veraz y oportuna, además de disponer los canales que considere pertinente de acuerdo con el servicio requerido por el asociado para recibir la información. Las cooperativas deberán brindar información clara sobre los medios y horarios a través de los cuales los asociados podrán conocer sobre los requisitos legales y reglamentarios de estas operaciones. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

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NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia 200 d) Establecer e implementar los procedimientos que permitan asegurar la satisfacción de las necesidades del asociado acorde con la oferta, compromiso y obligaciones acordadas entre este y la cooperativa. e) Las demás que se consideren necesarias.

3. DEPOSITOS ELECTRONICOS Los depósitos electrónicos son depósitos a la vista, diferentes de las cuentas de ahorro, a nombre de personas naturales o jurídicas. Los depósitos electrónicos que cumplan con las condiciones establecidas en el numeral 2 de este capítulo, podrán ser depósitos electrónicos de bajo monto, los demás serán considerados depósitos ordinarios de conformidad con la normatividad vigente que lo modifique, adicione o sustituya.

Cuando los depósitos electrónicos cumplan las condiciones de los depósitos de bajo monto, las condiciones de apertura serán las previstas en el numeral 2.2 del presente Capitulo, en los demás casos serán las condiciones que determine la cooperativa, de acuerdo con las políticas y condiciones que se definan para el producto, en atención a los riesgos asociados al mismo.

4. RIESGO OPERATIVO Y DE LAVADO DE ACTIVOS Las cooperativas de ahorro y crédito, deberán considerar dentro de su sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, los mecanismos que consideren pertinentes, para prevenir que los canales dispuestos por la cooperativa para la implementación de los depósitos de bajo monto, sean utilizados como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades, atendiendo los lineamientos establecidos en el Título V de la Circular Básica Jurídica.

Así mismo, deberán implementar mecanismos idóneos que les permitan identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente el riesgo operativo al cual se exponen en el desarrollo de la actividad a través de los canales que se dispongan para el manejo de este producto, y contemplarlos dentro de los planes de contingencia y continuidad de negocio, dando cumplimiento a las instrucciones contenidas en el Capítulo IV del Título IV de la Circular Básica Contable y Financiera.

5. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Las cooperativas autorizadas para desarrollar la actividad financiera deberán incluir en sus políticas y procedimientos relativos a la administración y seguridad de

la información, los criterios y requerimientos mínimos relativos a seguridad y calidad de la información que se maneja a través de canales e instrumentos definidos para el manejo de los depósitos de bajo monto. 5.1. Criterios mínimos requeridos. Las cooperativas deberán incorporar los siguientes criterios para la seguridad de la información: a) Confidencialidad: Hace referencia a la protección de la información cuya divulgación no está autorizada. b) Integridad: La información debe ser precisa, coherente y completa desde su creación hasta su destrucción. c) Disponibilidad: La información debe estar en el momento y en el formato que se requiera ahora y en el futuro, al igual que los recursos necesarios para su uso. d) Efectividad: La información relevante debe ser pertinente y su entrega oportuna, correcta y consistente. e) Eficiencia: El procesamiento y suministro de información debe hacerse utilizando de la mejor manera posible los recursos. f) Confiabilidad: La información debe ser la apropiada para la administración de la cooperativa y el cumplimiento de sus obligaciones 5.2. Medidas generales Con el fin de dar debida aplicación a los criterios antes indicados las cooperativas deberán adoptar, al menos, las medidas que se relacionan a continuación: a) Disponer de procedimientos, equipos y controles necesarios, que permitan prestar los servicios y manejar la información en condiciones de seguridad y calidad. b) Disponer que el envío de información confidencial y de los instrumentos para la realización de operaciones a sus asociados, se haga en condiciones de seguridad. c) Dotar de seguridad la información confidencial de los asociados que se maneja en los equipos y redes de la cooperativa.

d) Velar porque la información enviada a los asociados esté libre de software malicioso. e) Proteger las claves o contraseñas de acceso a los sistemas de información f) Velar porque los niveles de seguridad de los elementos usados en los canales no se vean disminuidos durante toda su vida útil. g) Ofrecer los mecanismos necesarios para que los asociados tengan la posibilidad de personalizar las condiciones bajo las cuales realicen operaciones monetarias por los diferentes canales, siempre y cuando estos lo permitan. Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

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NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia 200 h) Ofrecer la posibilidad de manejar contraseñas diferentes para los instrumentos o canales, en caso de que estos lo requieran y/o lo permitan. i) Establecer procedimientos para el bloqueo de canales o de instrumentos para la realización de operaciones, cuando existan situaciones o hechos que lo ameriten o después de un número de intentos de accesos fallidos por parte de un asociado, así como las medidas operativas y de seguridad para la reactivación de los mismos. j) Definir los procedimientos y medidas que se deben ejecutar cuando se encuentre evidencia de la alteración de los dispositivos usados en los canales de distribución de servicios. k) Contar con controles y alarmas que informen sobre el estado de los canales, y además permitan identificar y corregir las fallas oportunamente.

Los criterios y medidas previstos en el presente numeral se aplicarán sin perjuicio de dar estricto cumplimiento a la regulación y reglamentos en materia de riesgo operativo y seguridad de la información, establecidos en el Capítulo IV del Título IV de la Circular Básica Contable y Financiera y sus anexos, así como aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

TÍTULO V

INSTRUCCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE

ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

CAPÍTULO I

ANTECEDENTES.

Se sustituye el numeral 3.2.2.3.1.3 al Capítulo I del Título V de la Circular Básica Jurídica referente a los regímenes simplificados de conocimiento del cliente y su aplicación. 3.2.2.3.1.3 Procedimientos simplificados de conocimiento del cliente. 3.2.2.3.1.3.1 En fondos de empleados Los Fondos de Empleados podrán diseñar procedimientos de conocimiento simplificados para las operaciones, productos o servicios señalados en el presente numeral. Los procedimientos que diseñen deberán como mínimo, contar con herramientas que permitan la individualización del usuario de los servicios o productos o contraparte de la operación, en estos casos, se deberá solicitar y verificar la información relacionada con nombre o razón social, tipo y número de identificación; no obstante, la organización solidaria podrá solicitar toda aquella información que considere

pertinente de acuerdo con el análisis de riesgo de LA/FT previamente realizado. Las presentes instrucciones sólo aplicarán a: • Las contrapartes beneficiarias de servicios extendidos de previsión, solidaridad y bienestar social de acuerdo con el alcance señalado en el artículo 25 del DecretoLey 1481 de 1989. • Contrapartes que realicen operaciones con la organización solidaria de patrocinio, auxilios, o de estímulo al ahorro o aportes sociales por parte de entidades patronales, de acuerdo con las previsiones establecidas en los numerales del 1 al 4 del artículo 51 del Decreto-Ley 1481 de 1989. Para los mencionados tipos de usuarios o contrapartes de servicios, productos u operaciones la organización solidaria deberá monitorear aquellas que de acuerdo Carrera 7 No. 31-10 Piso 11. PBX (1) 7 560 557. Línea Gratuita 018000 180 430 www.supersolidaria.gov.co

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NIT: 830.053.043 5 Bogotá D.C., Colombia 200 con el giro ordinario de las actividades se escapa de los parámetros normales de comportamiento, en caso tal, deberá aplicar los instrumentos relacionados con la identificación y análisis de operaciones inusuales y, determinación y reporte de operaciones sospechosas. 3.2.2.3.1.3.2 En las cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales

con sección de ahorro y crédito Las cooperativas de ahorro y crédito y las cooperativas multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, podrán adoptar un procedimiento simplificado de conocimiento del cliente, dirigido a las personas interesadas en vincularse a la organización como asociados, cuyos depósitos de ahorro tengan las condiciones de los depósitos de bajo monto, sin perjuicio de la utilización de los demás productos y servicios que ofrece la cooperativa a sus asociados, en las condiciones y con los requisitos que determinen en sus estatutos y reglamentos. Este procedimiento simplificado de conocimiento del cliente debe contemplar como mínimo, la solicitud y verificación de la identidad del potencial asociado, previo a la aprobación de su vinculación, utilizando para tal efecto, la siguiente información: tipo de documento de identificación, el nombre, el número y la fecha de expedición del documento de identificación. No obstante, las cooperativas deben dar cumplimiento a lo previsto en los numerales 3.2.2.2.1. – PEP y en el 3.2.2.3.1.2. - Información del asociado o cliente, relacionada con la debida diligencia sobre su relación comercial y el monitoreo de las transacciones que este realice para verificar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la organización sobre el asociado, así como solicitar cualquier otra información que consideren pertinente para la aplicación de los procedimientos del SARLAFT. En el evento que la vinculación del asociado se haya realizado bajo este procedimiento simplificado, para el manejo de depósitos de bajo monto, y decida manejar

otra modalidad de ahorro, la cooperativa deberá solicitar la información completa para realizar el proceso de conocimiento del asociado, y su verificación, prevista en el numeral 3.2.2.3.1.2 del presente Título, en forma previa a la realización de cualquier operación.