SUPERSOLIDARIA - Resolución 2024100006405

V_OAPS-F72013

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

RESOLUCIÓN 2024100006405 DE

6 de septiembre de 2024

Por la cual se modifica la Resolución No. 2023410005445 del 12 de julio de 2023 y se dictan otras disposiciones.

LA SUPERINTENDENTA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 3° y8° del artículo 5º del Decreto 186 del 26 de enero de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Resolución 2023410005445 del 2023 “ Por medio de la cual se compilan los antecedentes, regulación, constitución, ubicación, modificaciones y funciones de los Grupos Internos de Trabajo de la Superintendencia de la Economía Solidaria”, compiló los antecedentes, regulación, constitución, ubicación, modificaciones y funciones de los Grupos Internos de Trabajo de la Superintendencia de la Economía Solidaria, incluyendo el grupo de Gestión Documental y Administrativo.

Que la Superintendencia de la Economía Solidaria identificó la necesidad de modificar el propósito y actualizar las funciones del Grupo de Gestión Documental y Administrativo, con el fin de actualizarlo y precisar sus funciones de conformidad con la normativa vigente en la materia.

Que la Superintendenta, de conformidad con el numeral 8 del artículo 5º del Decreto 186 de 2004 puede: “ Crear, organizar y conformar mediante resolución interna con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y

de 2004 puede: “ Crear, organizar y conformar mediante resolución interna con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Superintendencia”.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Propósito. El Propósito del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Documental y Administrativo consiste en garantizar la elaboración, ejecución, seguimiento y actualización de los lineamientos sobre gestión documental y administración de archivos en todos sus soportes, de conformidad con la legislación vigente sobre la materia. Adicionalmente, administrar y garantizar la disponibilidad de los recursos físicos y servicios administrativos de la entidad y velar por su óptimo funcionamiento.RESOLUCIÓN NÚMERO 2024100006405 DE 6 de septiembre de 2024Página 2 de 3

Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución No. 2023410005445 del 12 de julio de 2023 y se dictan otras disposiciones.

ARTÍCULO 2°.- Funciones . Las funciones del Grupo de Gestión Documental y

Administrativo son:

1. Elaborar e implementar los planes, programas y proyectos relacionados con la archivística y la gestión documental, en todos sus soportes, entre los que se encuentran el Programa de Gestión Documental y Plan Institucional de Archivos PINAR, así como los relacionados con la administración de los bienes y prestación de servicios administrativos.

2. Formular, planear, liderar, controlar, actualizar y ejecutar las políticas, procesos, procedimientos, protocolos, manuales, formatos e indicadores requeridos para que

de servicios administrativos.

2. Formular, planear, liderar, controlar, actualizar y ejecutar las políticas, procesos, procedimientos, protocolos, manuales, formatos e indicadores requeridos para que la gestión documental y el archivo cumplan criterios técnicos y se ajusten a la normatividad vigente.

3. Elaborar, difundir, implementar y actualizar los instrumentos archivísticos y demás documentos requeridos en la normatividad archivística para la gestión documental de la Entidad, entre los que se encuentran la Tabla de Retención Documental y el

Cuadro de Clasificación Documental.

4. Implementar integralmente la prestación del servicio de correspondencia interna y externa de la Entidad, incluyendo entre otros aspectos la elaboración de Planes,

Procedimientos, Programas y Formatos.

5. Diseñar y difundir, en Coordinación con el Grupo de Comunicaciones, los instrumentos archivísticos en aras del cumplimiento y ejecución de la política documental.

6. Verificar, gestionar, recibir y controlar las transferencias documentales primarias y secundarias y traslados al Archivo Central, de conformidad con los procedimientos internos y normatividad vigente.

7. Administrar el Archivo Central de la Entidad y velar por el cumplimient o de los procesos para la disposición final, acorde con los instrumentos archivísticos asociados.

8. Emitir conceptos técnicos y/o recomendaciones sobre la archivística, gestión documental y la información asociada.

9. Planear, programar, controlar y supervisar la adquisición e ingreso de bi enes muebles e inmuebles para el funcionamiento de la Superintendencia, así como su almacenamiento, suministro, distribución, aseguramiento y custodia.

9. Planear, programar, controlar y supervisar la adquisición e ingreso de bi enes muebles e inmuebles para el funcionamiento de la Superintendencia, así como su almacenamiento, suministro, distribución, aseguramiento y custodia.

10. Gestionar la estructuración de estudios previos y los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios relacionados con los contratos de competencia del Grupo en coordinación con el Grupo de Contratación.RESOLUCIÓN NÚMERO 2024100006405 DE 6 de septiembre de 2024Página 3 de 3

Continuación de la Resolución Por la cual se modifica la Resolución No. 2023410005445 del 12 de julio de 2023 y se dictan otras disposiciones.

11. Mantener actualizados los registros de inventarios de bienes muebles e inmuebles, conforme a los requerimientos de cambio y/o de baja de inventarios en las bases de datos de la Superintendencia y ante las aseguradoras, que permitan determinar su valoración y estado.

12. Coordinar y/o supervisar la efectividad de la prestación de servicios administrativos al interior de la entidad entre los que se encuentran: entendimiento con la administración de la Propiedad Horizontal, servicios públicos, parqueaderos, cafeterías, mantenimientos, vigilancia, controles de ingreso del personal, visitantes y bienes en las instalaciones de la Superintendencia, en concordancia con las políticas

del Sistema de Gestión Ambiental.

13. Programar, ejecutar y/o inspeccionar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y bienes de la Superintendencia.

14. Proporcionar asistencia técnica, operativa y administrativa en todos los temas de competencia del Grupo.

13. Programar, ejecutar y/o inspeccionar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y bienes de la Superintendencia.

14. Proporcionar asistencia técnica, operativa y administrativa en todos los temas de competencia del Grupo.

15. Presentar informes y reportes estadísticos de los asuntos a cargo de Grupo, así como proyectar los actos administrados y/o comunicados que atiendan oportunamente los requerimientos a que haya lugar.

16. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del grupo.

ARTÍCULO 3°.- Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente al de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 6 de septiembre de 2024

MARIA JOSÉ NAVARRO MUÑOZ

Superintendenta

Proyectó: Raiza Posada CotesAsesora Jurídica Despacho

Revisó: Elizabeth Rodríguez Taylor – Asesora Externa Despacho

Ivan Mauricio Alemán Peñaranda– Secretario General (E) Ivan Mauricio Alemán PeñarandaJefe Oficina Asesora Jurídica