SUPERSOLIDARIA - Resolución 2024440004125

V_OAPS-F72013

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

RESOLUCIÓN 2024440004125 DE

27 de mayo de 2024

Por medio de la cual se adopta y aplica la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento de las normas emanadas por el Archivo General de la Nación — AGN.

LA SUPERINTENDENTA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 3° del artículo 5º del Decreto 186 del 26 de enero de 2004,

CONSIDERANDO:

Que el literal b) del artículo 2º de la Ley 80 de 1989, le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para g arantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental en Colombia.

Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y determina que el ámbito de aplicación de la men cionada ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 establece la obligación para las entidades del Estado de elaborar y adaptar las Tablas de Retención Documental — TRD y las Tablas de Valoración Documental.

Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015, Decreto único del Sector Cultura, estableció que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen

Valoración Documental.

Que el artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015, Decreto único del Sector Cultura, estableció que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, e n cualquier de las ramas del poder público, se registrará en las Tablas de Retención Documental — TRD o en las Tablas de Valoración Documental.

Que el artículo 2.8.2.1.4 del citado decreto se establece que la instancia asesora en materia de aplicación de la política de archivística para las entidades del orden n acional es el Comité de Desarrollo Administrativo, quien asume las funciones del Comité Interno de Archivo.

Que el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16 del decreto en mención establece como función del Comité Interno de Archivo: “ Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.”RESOLUCIÓN NÚMERO 2024440004125 DE 27 de mayo de 2024 Página 2 de 3

Continuación de la Resolución Por medio de la cual se adopta y aplica la actualización de las Tablas de Retención Documental —TRD de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento de las normas emanadas por el Archivo General de la Nación — AGN. Que la Superintendencia de la Economía Solidaria conformó el Comité de Desarrollo Administrativo el 8 de octubre de 2010 según resolución 20131120007385.

las normas emanadas por el Archivo General de la Nación — AGN. Que la Superintendencia de la Economía Solidaria conformó el Comité de Desarrollo Administrativo el 8 de octubre de 2010 según resolución 20131120007385.

Que la Resolución 2018410005975 del 31 de octubre de 2018, de la Superintendencia de la Economía Solidaria, “ Por la cual se modifica la Resolución 2017100006875 que creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de la Economía Solidaria”, resolvió en su artículo 1° que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño absorbe al Comité de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia.

Que las Tablas de Retención Documental — TRD son el instrumento archivístico que facilita la clasificación, organización, descripción, administración, acceso, consulta, valoración y disposición final de los documentos de archivo que, en consonancia con las funciones asignadas a la Superintendencia de la Economía Solidaria, evidencian el cumplimiento de dichas funciones, garantizan el goce efectivo de los derechos asociados a ellos, fundamentan el patrimonio documental de la Nación y forman parte de la memoria institucional de la Entidad.

Que teniendo en cuenta lo fundamentado anteriormente, la Secretaría General a través del Grupo de Gestión Documental y Administrativo realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD y puso a consideración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad para su correspondiente aprobación.

Que en sesión del 22 de marzo de 2023 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de la Economía Solidaria fue aprobada la actuali zación de las Tablas de

Que en sesión del 22 de marzo de 2023 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de la Economía Solidaria fue aprobada la actuali zación de las Tablas de Retención Documental — TRD con todos sus anexos, según consta en el Acta 29 de 2023.

Que en sesión del 29 de febrero de 2024 la Superintendencia de la Eco nomía Solidaria presentó y sustentó al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación las Tablas de Retención Documental — TRD, instancia que emitió concepto favorable del instrumento archivístico por cumplir con los requisitos técnicos exigidos.

Que mediante radicado de la Superintendencia de la Economía Solidaria 20244400166152 del 17 de mayo de 2024, el Archivo General de la Nación remitió certificado de convalidación y certificado de Registro Único de Series Documentales — RUSD de las Tablas de Retención Documental — TRD con radicado AGN No. 2-2024-04671.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Adoptar la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD para la Superintendencia de la Economía Solidaria, convalidadas por el Archivo General de la Nación mediante certificado de convalidación con radicado AGN No. 2-202404671 del 17 de mayo de 2024.

ARTÍCULO 2°.- Divulgar entre todos los servidores públicos (funcionarios y contratistas) de la Entidad la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD que serán publicada en la página web, en cumplimiento de lo establecido en el artí culo 5.1.3.2 del

la Entidad la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD que serán publicada en la página web, en cumplimiento de lo establecido en el artí culo 5.1.3.2 del Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024 expedido por el Archivo General de la Nación. ARTÍCULO 3°.- Ordenar a la Secretaría General a través del Grupo de Gestión Documental y Administrativo el diseño y coordinación del plan de trabajo para la aplicación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD en cada una de lasRESOLUCIÓN NÚMERO 2024440004125 DE 27 de mayo de 2024 Página 3 de 3

Continuación de la Resolución Por medio de la cual se adopta y aplica la actualización de las Tablas de Retención Documental —TRD de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cumplimiento de las normas emanadas por el Archivo General de la Nación — AGN. dependencias de la Superintendencia de la Economía Solidaria; así como el seguimiento en la ejecución de dicho plan de trabajo.

ARTÍCULO 4°.- Disponer de los recursos necesarios para la aplicación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD, así como mantener su publicación en la página web de la Entidad, en consonancia con la Ley 1712 de 201 4 con el ánimo de facilitar el acceso a la información por parte de la ciudadanía.

ARTÍCULO 5°.- Actualizar las Tablas de Retención Documental acorde con lo definido en los artículos 5.1.4.1 y siguientes de la sección 4 del capítulo 1 del título 5 del Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024 expedido por el Archivo General de la Nación.

los artículos 5.1.4.1 y siguientes de la sección 4 del capítulo 1 del título 5 del Acuerdo 001 del 29 de febrero de 2024 expedido por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 6°.- Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., a los 27 de mayo de 2024

MARÍA JOSÉ NAVARRO MUÑOZ

Superintendenta.

Proyectó: M. Alexandra Cáceres Arias

Revisó: Carlos Enrique Ballesteros Amaya.

Revisó; Iveth Susana Ayala Rodríguez. Revisó; Jhaniela Jiménez Gutierrez.