SUPERSUBSIDIO - Concepto 2-2018-155188

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Señora

YISEL FALLA

Email. yiselfalla@gmail.com

Ref: 1-2018-007821 – 1068/2018/PGEN

Asunto: Cumplimiento Normas de Archivo

Cordial saludo, señora Yisel,

Hemos recibido su comunicación con fecha 7 de mayo de 2018, con radicado de esta Superintendencia Nº 1-2018-007821, al respecto le manifestamos lo siguiente:

1. PROBLEMA JURIDICO:

“Atentamente se solicita información respecto a la posición y manejo por parte de la Superintendencia del Articulo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 2015 y Ley 1016 de 2000, proferid as por el Archivo General de la Nación, indicando por favor si tienen carácter ob ligatorio voluntario la rendición del manejo y organización de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas o presten servicios públicos que se encuentran bajo su supervisión y obligatorio o voluntario para aquellas empresas privadas que no cumplan funciones públicas o no presten servicios públicos.

Además indicar si la Superintendencia ha expedido Resoluciones u otro tipo de comunicaciones externas indicando, solicitando o regulando el manejo archivístico de las entidades sometidas a su supervisión, vigilancia y control.”

presten servicios públicos.

Además indicar si la Superintendencia ha expedido Resoluciones u otro tipo de comunicaciones externas indicando, solicitando o regulando el manejo archivístico de las entidades sometidas a su supervisión, vigilancia y control.”

2. MARCO NORMATIVO.

Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 de 2015

«Artículo 2.8.2.3.1. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado. Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los 2-2018-155188 Bogotá D.C., 25 de mayo de 2018 13:59

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documentos, y las normas que regulen a cada sector así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respe ctivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas baj o su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Parágrafo 2°. Las entidades privadas que cumplen funciones públicas podrán hacer transferencias secundarias de la documentación de valor histórico, científico, cultural o técnico, produc to del cumplimiento de sus obligaciones, a la entidad cabeza del sector a la cual pertene ce, si existe concepto favorable en cuanto a declaratoria de bien de interés cultural de dichos arc hivos; o al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o al Archivo Terr itorial, previo concepto favorable de estos últimos, según el caso.

(…)

Artículo 2.8.2.8.1. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, impleme ntación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Arch ivos y demás normas reglamentarias.»(Subrayado fuera de texto).

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

« “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, orde nación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen función públic a y se dictan otras disposiciones”

(…)

Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas

los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen función públic a y se dictan otras disposiciones”

(…)

Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión do documentos . Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo es tablecido en el presente acuerdo, dirigidos a las entidades privadas bajo su inspección y vigilanci a de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.» (Subrayado fuera de texto).

En cumplimiento de lo anterior, esta entidad de vigilancia y control expide l a Circular Externa 2017 – 00002 “CUMPLIMIENTO NORMAS DE ARCHIVO”, para efectos de impartir instrucciones, fijar criterios y señalar los procedimientos, con el fin de que las Cajas de Compensación Familiar, cuya ins pección, vigilancia y control corresponde a esta Superintendencia, adelanten sus programas de gestión documental, que garanticen la adecuada organización y conservación de sus archivos.

La mencionada Circular, establece:

« CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

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Las Cajas de Compensación Familiar deben cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservaci ón, recuperación

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Las Cajas de Compensación Familiar deben cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservaci ón, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan.

Por lo anterior, deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de manera que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística vigente . » (Subrayado y negrilla fuera de texto).

3. CONCLUSIONES

3.1. Como se puede establecer con la normatividad, previamente esbozada, las Cajas de Compensación Familiar están obligadas a cumplir con las disposiciones normativas que regulan lo relacionado con la conformación, organización y control del archivo institucional.

3.2. En cumplimiento de nuestra función de inspección, vigilancia y control y pa ra dar aplicación a lo dispuesto en la normatividad archivística, esta Superintendencia expidió la Circular 2017 – 00002 “CUMPLIMIENTO NORMAS DE ARCHIVO”, para efectos de impartir instr ucciones, fijar criterios y señalar los procedimientos, con el fin de que las Cajas de Compensación Familiar, cuya inspección, vigilancia y control corresponde a esta Superintendencia, adelanten sus programas de gestión documental, que garanticen la adecuada organización y conservación de sus archivos.

La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico; solamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Atentamente,

LIDA REGINA BULA NARVÁEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Erika Hernández Portilla

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