SUPERSUBSIDIO - Circular 17 de 2010

SUPERINTENDENCIA Libertad y Ondas DEL SUBSIDIO FAMILIAR "Transparencia" "Es el valor que signamos a la congruencia entre el pensar, decir y actuar respecto de nosotros mismos y el entorno; actuando coherentemente con veracidad e información abierta y oportuna" har]

Circular Externa No: 00 17

Dependencia: 2000

Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS

CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR

De: Superintendente del Subsidio Familiar

Asunto: PLANES DE MEJORAMIENTO

Fecha: 24/09/2010

Este Despacho en cumplimiento de la función estatuida en el numeral 3 artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1992 de "Velar por la aplicación de las leyes y reglamentos en los referente al subsidio familiar y ordenar a los organismos vigilados que se ajusten a ellos", el numeral 1 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 que señala " Vigilar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, y el numeral 15 del artículo 24 de esta última ley " 15. Impartir las instrucciones que considere necesarias sobre la manera como los revisores fiscales, auditores internos y contadores de los sujetos de inspección y vigilancia deben ejercer su función de colaboración con la Superintendencia." considera necesario fijar el procedimiento para el cumplimiento de los planes de mejoramiento que deban desarrollar las Cajas de Compensación Familiar. El propósito del Seguimiento y Control es el de proveer una visión objetiva del estado actual de

necesario fijar el procedimiento para el cumplimiento de los planes de mejoramiento que deban desarrollar las Cajas de Compensación Familiar. El propósito del Seguimiento y Control es el de proveer una visión objetiva del estado actual de las recomendaciones formuladas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y determinar el cumplimiento de las mismas. En desarrollo del mejoramiento continuo de las Cajas de Compensación Familiar y con el fin de garantizar el óptimo cumplimiento de las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento, a partir de la fecha se establecen los siguientes lineamientos que deben ser cumplidos por las vigiladas.

1. Una vez recibido el informe por parte de los funcionarios comisionados, la Superintendencia Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano. Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bosotá D.C.. Colombia0017 24 SET 2010 elaborará un oficio de recomendaciones que será enviado a Cada de Compensación Familiar.

2. Con base en el oficio remitido la Caja de Compensación elaborará un PLAN DE

MEJORAMIENTO. - PDM

3. Para el acatamiento de las recomendaciones la Corporación deberá clasificar aquellas que son de cumplimiento inmediato de las que requieren un plazo para su observancia.

4. La Caja de Compensación Familiar contará con un término de 30 días calendario para remitir a la Superintendencia el PDM.

5. La Superintendencia evaluará el PDM remitido, con el fin de establecer si se ajusta a los requerimientos del Ente de Control y enviará a la Caja de Compensación una comunicación en la cual le indicará que podrá comenzar su ejecución.

5. La Superintendencia evaluará el PDM remitido, con el fin de establecer si se ajusta a los requerimientos del Ente de Control y enviará a la Caja de Compensación una comunicación en la cual le indicará que podrá comenzar su ejecución.

6. El seguimiento al PDM estará a cargo del Revisor Fiscal de la Caja de Compensación, quién deberá remitir a la Superintendencia del Subsidio Familiar informe trimestral del avance de las acciones propuestas en el Plan, salvo en los casos de Vigilancia Especial.

7. Los términos para el informe del Revisor Fiscal comenzarán a contarse a partir de la fecha de recibo de la comunicación de la Superintendencia donde se acepta el PDM propuesto.

8. El último informe del Revisor Fiscal deberá indicar el porcentaje total ejecutado.

9. Las Cajas de Compensación Familiar podrán proponer acciones entre un mes a doce meses máximo, dependiendo de la complejidad de la acción a realizar.

10. En caso de incumplirse con el PDM propuesto, se iniciarán las investigaciones a que haya lugar.

11. El PDM deberá ser socializado con el Consejo Directivo, en la siguiente sesión de haber recibido la comunicación de aprobación de la Superintendencia, dejando constancia en la respectiva acta de la reunión.

12. Copia del acta deberá ser enviada dentro de los quince días siguientes a su presentación a la Superintendencia para su respectivo seguimiento.

13. El PDM deberá ser diligenciado en el siguiente formato.

ES plan de mejoramiento de Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Superintendencia para su respectivo seguimiento.

13. El PDM deberá ser diligenciado en el siguiente formato.

ES plan de mejoramiento de Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A $ 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bosotá D.C.. Colombiao 9017 24 SEL 200

Acción de mejoramiento: Gestión correctiva y/o preventiva que subsana la causa que dio origen al hallazgo identificado.

Objetivo: Resultado cualitativo esperado con la acción de mejoramiento.

Descripción de las Resultados intermedios para alcanzar o desarrollar la acción. acciones: Plazo: Número de semanas comprendidas entre la fecha de iniciación y de terminación que se requieren para alcanzar la meta, que será entre uno y doce meses Persona al interior de la Caja de Compensación quién tendrá a Responsable cargo la parte operativa del cumplimiento del PDM

14. En el evento en que surjan nuevas acciones de mejora producto de un nuevo informe existiendo ya un plan suscrito por la Caja de Compensación Familiar, se deberá crear un anexo que hará parte del mismo, el cual igualmente deberá ser tramitado conforme al punto 5 y 11 de la presente circular.

Mes Win LO e FLOR MODES NECCO ARREGOCES Anexos :0 Folios . Por: LRB/LMRM Consecutivo : 7593

Copia interna a: fit Pa, Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A $ 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C.. Colombia