SUPERSUBSIDIO - Circular 23 de 2009

BICENTENARIO ¿x, a izo e Cobb 8 ir E io, 1819-2018 "A "EL SERVICIO " "Es desarrollar relaciones duraderas, escucbando con interés y respeto a cada uno de los compañeros de trabajo y a cada persona que ingrese a nuestra entidad." 073

Dependencia: 0101

Circular Externa No:

Destino: DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, FUNCIONARIOS

QUE LIDEREN LAS AREAS DE ATENCION AL CLIENTE,

O LAS AREAS DE QUEJAS Y RECLAMOS

De: Superintendente del Subsidio Familiar

Asunto: PRIMER ENCUENTRO DE SERVICIO AL CLIENTE EN

LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Fecha: 28/08/2009

La Superintendencia del Subsidio Familiar ha venido trabajando para lograr un acercamiento entre los trabajadores afiliados, empresas afiliadas y usuarios de los servicios de las Cajas de Compensación Familiar, por ello, desde el año 2006, se creó el Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, con el fin de promover y generar nuevos espacios de participación social. Con el Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano se ha logrado establecer un medio de intercambio permanente de información entre la comunidad y la Superintendencia del Subsidio Familiar, que permite brindar orientación y respuesta inmediata a las solicitudes presentadas a la entidad. Por tal motivo se está convocando al “PRIMER ENCUENTRO NACIONAL DE ATENCIÓN AL CLIENTE EN LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR” con el fin de socializar el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), que llegan al Ente de Control y Vigilancia,

ATENCIÓN AL CLIENTE EN LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR” con el fin de socializar el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS), que llegan al Ente de Control y Vigilancia, intercambiar experiencias con las Cajas de Compensación Familiar y conformar un comité técnico que permita fijar políticas en materia de atención al ciudadano. Por lo anterior, este Despacho en cumplimiento de la función estatuida en el Decreto Ley 2150 de 1992, convoca a las personas que manejan las oficinas de Atención al Cliente, Peticiones Quejas y reclamaciones de subsidio de las Cajas de Centro de Atención e interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 29-46 Commutador: 3487500 Fax 34875804 Bogotá D.C., Colombia www.ss£gov.co - e-mail: ssflalssf gov.co00<- 28 A60. 2003 Compensación Familiar a nivel nacional. El evento se llevará a cabo los días 23, 24 y 25 de septiembre, con salida el sábado 26 de septiembre, en las instalaciones en el Hotel y Parque Ecológico Piedras Blancas de la Ciudad de Medellín, que se encuentra ubicado en la vereda Piedras Blancas Kilómetro 14, núcleo de las Empresas Públicas de Medellín. Este evento se encuentra incluido dentro del Plan Operativo de la Superintendencia del Subsidio Familiar y tendrá como parámetros básicos los siguientes:

2. OBJETIVOS Realizar un Seminario dirigido a las personas que manejan las quejas y reclamos de

las Cajas de Compensación Familiar. Obtener una amplia participación de las Cajas de Compensación Familiar, |

2. OBJETIVOS Realizar un Seminario dirigido a las personas que manejan las quejas y reclamos de

las Cajas de Compensación Familiar. Obtener una amplia participación de las Cajas de Compensación Familiar, | generando un espacio de reflexión activa y construcción conjunta de estrategias y planes de acción concretos, orientados a mejorar el servicio a los trabajadores afiliados y beneficiarios de los subsidios otorgados por las Cajas, brindándoles herramientas para comprender las situaciones particulares e instruirlas sobre la aplicación de la normatividad vigente y las directrices impartidas por el ente de control y vigilancia. Conocer las características y rol del área de quejas, el manejo adecuado de la relación con los trabajadores y beneficiaros de los subsidios y de los usuarios en general como oportunidad para mejorar los servicios de la Caja. Intercambiar experiencias y las dificultades prácticas que se presentan en cada caso en particular. Contormar un comité técnico que se reunirá por lo menos tres veces al año, con el fin de fijar directrices sobre temas atinentes a atención al ciudadano y servicio al cliente. El orden del día a desarrollar es el siguiente: MIERCOLES 23 DE SEPTIEMBRE. 8.00a12M Recogida en el Aeropuerto Refrigerio media mañana Acreditación en el Seminario: entrega de escarapelas y material de trabajo 12.00 a 2:00 PM Almuerzo Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 2 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia

Almuerzo Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 2 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia WWW. SS F gOV.CO - Email: ssflidssf. gov.co2.00. P.M, 2:30. P.M. Ciudadano 3:00. P.M 3: 30. P.M 7.00 a 8.00. P.M 0023 28 160. 2000 Instalación del evento Presentación Centro de Atención e Interacción con el Dra. Martha Vásquez Miranda Coordinadora Atención al Ciudadano Superintendencia del Subsidio Familiar Retrigerio Presentación Servicio al Cliente

COMFENALCO ANTIOQUIA

Cena Actividad nocturna

JUEVES 24 DE SEPTIEMBRE

8.00 AM 8.30 AM 10.30. A.M. 11:00. A.M. 12:30 2:00 P.M. 4:00. P.M. 4:30.P.M. Desayuno Servicio al Cliente Externo Estrategias de Diferenciación Entogues empresariales y Evolución de! Servicio Diferencia entre Atención y Servicio Valor Agregado Refrigerio media mañana Continuación del tema. V Generalidades sobre C.R.M [ Customer Relationship Management) V Generalidades sobre C.EM ( Customer Experience Management) V Generalidades sobre A.N.S ( Acuerdos de Niveles de Servicio) Almuerzo

Servicio al Cliente Interno: El Arte de Hacer Relaciones (Acercamiento, Reconocimiento,

Asertividad)

Management) V Generalidades sobre A.N.S ( Acuerdos de Niveles de Servicio) Almuerzo

Servicio al Cliente Interno: El Arte de Hacer Relaciones (Acercamiento, Reconocimiento, Asertividad) Trabajo en Equipo (Masa-Grupos-Equipos de trabajo) Refrigerio Continuación del tema Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A 2 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487504 Bogotá D.C., Colombia WWW.SSÉGOV.CO - email: ssfiDssf. gov.co: 0025 28 AGO. 2009 Modelos de Comunicación Escucha Activa El arte de indagar necesidades de los clientes Otros ¿xX<X4< 7.00 PM Cena. Actividad nocturna VIERNES 25 DE SEPTIEMBRE 7.00 a 8.00 AM Desayuno 8.30. A.M Presentación del modelo de servicio al cliente a cargo de la Caja de Compensación Familiar COMFAMA 10.30 AM Salida a Medellín visitas técnicas de los aplicativos utilizados por las áreas de servicio al cliente y atención al usuario de las Cajas de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA y COMFAMA 11.30 a1.00 P.M. Visita en la sede de C.C.F COMFAMA 1:30 2.00 P.M. Almuerzo en Tinta y Tinto. 2.30 4.00 P.M. Visita a los Centros de Servicios de la C.C.F

COMFENALCO ANTIOQUIA

4.15 P.M. Regreso Hotel Piedras Blancas 5.00 P.M. Contormación de! Comité Técnico 6:00P.M. Clausura

COMFENALCO ANTIOQUIA

4.15 P.M. Regreso Hotel Piedras Blancas 5.00 P.M. Contormación de! Comité Técnico 6:00P.M. Clausura 8.00 P.M. Cena, vino, la agrupación musical, SABADO 26 DE SEPTIEMBRE 6.30 a 9.00 Desayuno Salida del hotel para el Aeropuerto. ( salida de los buses a las 7.30 y 8.30) Notas Debe tenerse en cuenta que el recorrido del Hotel Ecológico Piedras Blancas al Aeropuerto es de aproximadamente 45 minutos, para efectos de la hora en que se debe hacer el arribo al aeropuerto. (hora de salida de los vuelos) Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 0158000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 9-46 Conmutador: 3487500 Fax 3487804 Bogotá D.C.. Colombia WWW.Ss£gov.co - e-mail: ssffilssf. gov.co0023 28 A60. 2000 Salen dos buses uno para la ciudad de Medellín para los que salen por el aeropuerto OLOYA HERRERA y otro para los que salen por el aeropuerto JOSE MARIA CORDOBA. (Rionegro) El municipio de Santa Elena, donde se encuentra ubicado el Hotel Ecológico Piedras Blancas, es de clima FRIO para efectos del vestuario. Las inscripciones se harán directamente con la Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA, sede del evento, a través de los señores BETY ATEHORTUA teléfono 2504068 o RICHARD GALLEGO GALEANO, teléfono 5108317.

Las inscripciones se harán directamente con la Caja de Compensación Familiar COMFENALCO ANTIOQUIA, sede del evento, a través de los señores BETY ATEHORTUA teléfono 2504068 o RICHARD GALLEGO GALEANO, teléfono 5108317. El valor del seminario es ta suma de Seiscientos mil pesos M/Cte ($600.000), que incluye transporte aeropuertoaeropuerto, alojamiento en acomodación doble, almuerzos, refrigerios, traslado a la ciudad de Medellín, conferencias, material de trabajo. Cualquier información adicional será atendida por las doctoras Martha Mercedes Vásquez Miranda, Coordinadora Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano, a través del teléfono No. 3487777, o 3487800 extensión 7808 o con la abogada Luz Martha Rojas Moscoso a través de los teléfonos 3487777 - Celular 3125871619 que apoyan en la ejecución de este programa. COMFENALCO ANTIOQUIA, contará con el servicio de confirmación de la asistencia al seminario y a su vez la confirmación de los vuelos para coordinar las horas de salida de los buses en los diferentes Aeropuertos. Cordialmente,

Me uo. FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES

Ánexos : 0 Falios :1 Por: Martha Mercedes Consecutivo : 4947

Vasquez Miranda Copia interna a: ! lb y Centro de Atención e Imeracción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A 89-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotó D.C.. Colombia wWwWw.ssfgov.co - e-mail: ssfilssf gov.co