SUPERSUBSIDIO - Circular 3 de 2007

/ SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDRO FANULLAR libera y Onde Circular Externa No: 0 00 3

Dependencia: 3000

Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, CONTADORES, DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS

CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

De: Superintendente del Subsidio Familiar Asunto: ALCANCE A LA CIRCULAR EXTERNA NO. 0002 DE ENERO 25 DE 2007

Fecha: 30/01/ 2007

ENVIO INFORMACION FINANCIERA INTRODUCCION La Superintendencia del Subsidio Familiar en su proceso de renovación tecnológica ha efectuado la implementación de una herramienta para el análisis financiero de las Cajas de Compensación Familiar del país. La solución informática consiste en un datamart que se ha llamado “Datamart Financiero” desarrollado en la herramienta Cube Views para el modelamiento de los cubos donde se definieron los atributos, medidas y las jerarquías a utilizar. Se efectúa el procedimiento de extracción, transformación y cargue por medio de DB2 Datawarehouse, y finalmente la visualización se hace a través de AlphaBloks permitiendo la utilización de Internet como medio de consulta y publicación de los estados financieros, junto con sus respectivas razones financieras. Para que las Cajas de Compensación Familiar reporten la información financiera y contable se ha implementado como mecanismo de validación y cargue un Portlet que permite que los Entes vigilados utilizando el Portal Corporativo de esta entidad realicen un procedimiento muy sencillo donde envían la información financiera, y esta a su vez es validada generando un correo electrónico hacia el ente vigilado donde se indica si el cargue se efectuó con éxito o si por el

vigilados utilizando el Portal Corporativo de esta entidad realicen un procedimiento muy sencillo donde envían la información financiera, y esta a su vez es validada generando un correo electrónico hacia el ente vigilado donde se indica si el cargue se efectuó con éxito o si por el Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A $ 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf gov.co - e-mail: ssfaVssf.gov.coDúo 30 ENE. 2007 contrario se encontraron algunas inconsistencias y en tal caso el cargue no se efectúa hasta corregir estas. En razón a que esta herramienta se esta implementado y se hace necesario convalidarla, es que estamos solicitando los estados financiero del 2006 comparativo con el 2005 bajo la siguiente estructura. Solo por el año 2007 solicitaremos la información en forma paralela con los cuadros en Excel requeridos en la circular 0002 de 2007. Esta información debe enviarse el 1 de marzo de 2007, en concordancia con la circular 0002 del mismo año. Las consultas que requieren de tipo técnico se elevaran ante la oficina informática y las contables ante la División Financiera Contable. PREPARACION DE LA INFORMACION FINANCIERA La información financiera y contable debe ser generada en un archivo plano como se indica a 0 continuación: Crear archivo plano llamado escuentacont.txt el cual debe tener la siguiente estructura: ¿NOMBRE DEL CAMPO“: | TIPO 222 000 | DESCRIPCION 2 00 ce _codcaja Char(3) Código de la Caja de Compensación Familiar cc anno Smallint Año cc frecenvio Char(2) Frecuencia de envío

¿NOMBRE DEL CAMPO“: | TIPO 222 000 | DESCRIPCION 2 00 ce _codcaja Char(3) Código de la Caja de Compensación Familiar cc anno Smallint Año cc frecenvio Char(2) Frecuencia de envío cc _numperiodo Char(2) Periodo reportado ec _ subcuenta Char(8) Código de la Subcuenta cc valsubcuenta Money(16,2) Valor reportado La información financiera se debe reportar a nivel de Subcuenta siguiendo la codificación del nuevo pue según la resolución numero 0271 del 3 de agosto de 2005, vigente a partir del 1 de 0 enero de 2006. Para reportar y distinguir aquellas subcuentas que tiene un tratamiento de corto plazo y largo plazo se debe: Agregar un 1 (uno) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a corto plazo.

Ejemplo: 22/2006/ME¡06]1705011/20000000] Agregar un 2 (dos) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a largo plazo.

Ejemplo: 22/2006/ME|06|1705012/20000000| DA Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A 4 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssfgov.co - e-mail: ssfidssf.gov.co0083 3 0 ENE 2007 Para las subcuentas que empiezan con 42 (Ingresos no Operacionales), 51 (Gastos Operacionales), 53 (Gastos no Operacionales) se deben incluir al final del código de la subcuenta dos dígitos dependiendo de lo que se esté reportando, de la siguiente manera:

Operacionales), 53 (Gastos no Operacionales) se deben incluir al final del código de la subcuenta dos dígitos dependiendo de lo que se esté reportando, de la siguiente manera:

ULTIMOS DOS DIGITOS | DESCRIPCION

01 Administración 02 Mercadeo 03 Salud Régimen Subsidiado 04 Salud I.P.S

1. Salud E.P.S 06 Medicina Prepagada 07 Salud y Nutrición ley 21/82 08 - | Educación

09 Formación, Capacitación y Bibliotecas 10 Vivienda 11 Recreación, Deporte y Turismo 12 Crédito Social 13 Fomento al Emprendimiento y la Empresarialidad 14 Programas y/o Convenios Especiales Ejemplo: 22/2006/ME/06/42100501[20000000] Intereses financieros Administración 22/2006/ME[|06|42100502/30000000| Intereses financieros Mercadeo 22/2006/MEJ/06/42100503/20000000] Intereses financieros Salud en Regimen Subsidiado 22/2006/MEj06|42100504/20000000]| Intereses financieros Salud 1.P.S 22/2006/ME|06|42100505/20000000| Intereses financieros Salud E.P.S 22/2006/ME|06/42100506/20000000| Intereses financieros Medicina Prepagada 22/2006/¡ME(06/42100507/20000000| Intereses financieros Salud y Nutricion ley 21/82 22/2006/ME/|06/42100508|20000000| Intereses financieros Educación 22/2006/ME|06/|42100509/20000000] Intereses financieros Formación, Capacitación y Bibliotecas

22/2006/ME/|06/42100508|20000000| Intereses financieros Educación 22/2006/ME|06/|42100509/20000000] Intereses financieros Formación, Capacitación y Bibliotecas 22/2006/ME[06/42100510/20000000/| Intereses financieros Vivienda ys Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratulta Nacional 0180009101 10 y Bogotá 3487777 Calle 45 AR 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf/gov.co - e-mail: ssfl)ssf.gov.co003 0 y 3.0 ENE. 2007 22/2006/ME|06|42100511/20000000| Intereses financieros Recreación, Deporte y Turismo 22/2006/ME|06/42100512/20000000| Intereses financieros Crédito Social 22/2006/ME|06/42100513/|20000000| Intereses financieros Fomento al Emprendimiento y la Empresarialidad 22/2006/|ME|06|42100514/20000000] Intereses financieros Programas y/o Convenios Especiales El periodo de envío se debe reportar de la siguiente manera CODIGO DELPERIODO -—. .- . | NOMBRE DEL PERIODO. 01 Enero 02 Febrero 03 Marzo 04 Abril 05 Mayo 06 Junio 07 Julio 08 Agosto 09 Septiembre 10 Octubre 11 Noviembre 12 Diciembre La frecuencia de envío debe ser reportada: CODIGO DEL PERIODO : <<. - | DESCRIPCION DEL PERIODO ' ME Mensual BM Bimestral TR Trimestral SM Semestral AN Annual Los valores deben ser reportados en miles de pesos sin separador de miles

CODIGO DEL PERIODO : <<. - | DESCRIPCION DEL PERIODO '

ME Mensual BM Bimestral TR Trimestral SM Semestral AN Annual Los valores deben ser reportados en miles de pesos sin separador de miles El separador de campos debe ser el carácter: | (pine). OTRAS CONSIDERACIONES Aquellas cuentas de naturaleza crédito, que se registran con saldos negativos; para efectos de reporte y cargue de la información no es necesario que se registren con saldos negativos Las cuentas mayores que no tengan subcuentas asociadas para completar el tamaño de seis Az Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 43 A 8 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia Wwww.ssf£.gov.co - e-mail: ssfdssf.gov.co9003 30 ENE. 2007 (6) digitos se debe rellenar con dos (2) ceros a la derecha, teniendo presente las cuentas que tienen naturaleza a corto y largo plazo que se rellena con un (1) cero y luego el numero que identifica corto o largo plazo (1 ó 2). 61/2006/5M]06|414000/100088 61/2006/SM]06/|414500/337888 61/2006|/5MJ|06|415000|1517979 61/2006|5M]06415500/147727 61/2006|/5M|06/416000/208241 61/2006/5M]06/417500/33086 61/2006/5M]06/260501/753400 VALIDACIONES Las validaciones que la Superintendencia del Subsidio Familiar contemplo para la información 0 que es reportada por las Cajas de Compensación Familiar es la siguiente:

61/2006/5M]06/260501/753400 VALIDACIONES Las validaciones que la Superintendencia del Subsidio Familiar contemplo para la información 0 que es reportada por las Cajas de Compensación Familiar es la siguiente:

ACTIVO.

Sumar las subcuentas que empiezan con 11+12+13+14+1705 pero que al final trae un 1: Da como resultado total activo corriente. Sumar el total del activo corriente calculado anteriormente + las subcuentas que empiezan con 15+16+ 1705 pero que al final de la subcuenta trae un 2 + 18 cuando la subcuenta también trae las subcuentas 12 + 13 traen un dos al final +19: Da un gran total activo. PASIVO, Sumar las subcuentas 21 +22 +23 + 24 + 25 +26 + 27 + 28 + 29 cuya subcuenta termina en 0 uno: Da como resultado total pasivo corriente. Sumar las subcuentas 21 + 23 + 25 + 26 + 28 cuya subcuenta termina en dos + la subcuenta

2720. Da como resultado total pasivo a largo plazo.

Sumar el total pasivo corriente + total pasivo a largo plazo. Da como resultado un gran total pasivo.

PATRIMONIO.

Sumar las subcuentas 31 + 32 + 33 + 34 + 36 + 37 + 38. Da como resultado total patrimonio. Sumar total pasivo + total patrimonio. Da como resultado total pasivo y patrimonio. tiene Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 v Bogotá 3487777 “7 Calle 45 A $ 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 v Bogotá 3487777 “7 Calle 45 A $ 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia WWW.SSÍ,gOv.co - e-mail: sofadssf.gov.co9003 30 ENE 2eo7 que ser igual al total activo, si no son iguales no debe cargar la información y reportar error en la ecuación contable (activo = pasivo + patrimonio).

INGRESOS.

OPERACIONALES.

1. Sumar las subcuentas 4105. Da como resultado total aportes.

2. Sumar las subcuentas 4110. Da como resultado total ingresos por mercadeo.

Sumar las subcuentas 4120 + 4125 + 4130 + 4135. Da como resultado total ingresos por salud,

4. Sumar las subcuentas 4137, 4140,4145,4150,4155,4160,4165,4170. Da como resultado Ó total ingresos servicios sociales, Sumar los totales aportes, mercadeo, ingresos por salud, ingresos servicios sociales más la subcuenta 4175. Da como resultado total ingresos operacionales,

NO OPERACIONALES,

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 42. Da como resultado total ingresos no operacionales.

Sumar los totales de ingresos operacionales y no operacionales. Da como resultado total ingresos.

COSTOS.

1. Sumar las subcuentas 610505, 610506, 610507, 610508. Da como resultado total |) subsidio en dinero.

2. Sumar la subcuenta 610610, Da como resultado total subsidio en especie.

3. Sumar la subcuenta 6108. Da como resultado subsidio en exceso cuociente departamental.

|) subsidio en dinero.

2. Sumar la subcuenta 610610, Da como resultado total subsidio en especie.

3. Sumar la subcuenta 6108. Da como resultado subsidio en exceso cuociente departamental. 4, Sumar las subcuentas 6110, hasta la subcuenta 611095. Da como resultado total costos de mercadeo.

5. Sumar las subcuentas 6120, hasta la subcuenta 6135. Da como resultado total costos salud.

6. Sumar las subcuentas 6137, hasta las subcuenta 6170. Da como resultado total costos

Calle 45 A $ 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf.gov.co - e-mail: ss fssf gov.co Y Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 34877779003 30 ENE. 2007 servicios sociales, Sumar los totales subsidio en dinero, subsidio en especie, exceso cuociente departamental, mercadeo, salud, servicios sociales. Da como resultado total costos.

GASTOS,

l. Sumar las subcuentas que empiezan por $51. Da como resultado total gastos operacionales.

2. Sumar las subcuentas 5205, hasta la subcuenta 5235. Da como resultado total apropiaciones de ley y transferencias.

NO OPERACIONALES,

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 53. Da como resultado total gastos no operacionales.

2. Sumar las subcuentas que empiezan por 54, Da como resultado impuesto de renta y complementarios.

3. Sumar los totales de gastos operacionales, apropiaciones de ley y transferencias, no operacionales, impuesto de renta y complementarios. Da como resultado total gastos.

complementarios.

3. Sumar los totales de gastos operacionales, apropiaciones de ley y transferencias, no operacionales, impuesto de renta y complementarios. Da como resultado total gastos.

4. Sumar los totales de costos y gastos.

5. La diferencia entre total ingresos menos total costos y gastos. Da como resultado remanente o déficit del ejercicio. Debe ser igual al valor de la subcuenta 3605 ó 3610.

Recepción de la Información Las Cajas de Compensación Familiar podrán enviar, validar y efectuar el cargue de la información contable y financiera por medio del Portal Corporativo utilizando como usuario y contraseña la misma para el ingreso a Lotus Notes accesando al link “Validador Financiero Horda Une E) CO FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES Anexos :D Folios : 1 Por: Orlando Joven Cuellar Consecutivo : 825

Copia interna a: á 1) A Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

Calle 45 A 8 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssfgov.co - e-mail: ssfissf.gov.co