SUPERSUBSIDIO - Circular 5 de 2009

Fiveetod y Cc

Circular Externa No: 000 5

Dependencia: 3000

Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORES

ADMINISTRATIVOS, REVISORES FISCALES — Y

CONTADORES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN

- FAMILIAR.

De: Superintendente del Subsidio Familiar

Asunto: PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31

DE DICIEMBRE DE 2008.

Fecha: 10/02/2009

Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable - financiera y de actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2008, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1% de la Resolución No. 0062 del 10 de febrero de 2006 que estableció como fecha límite e improrrogable el 1 de marzo de cada año, me permito recordar la información que debe ser tramitada y reportada a esta Superintendencia, en los formatos y anexos ajustados al Plan de Cuentas contenido en la Resolución No. 0271 del 3 de agosto de 2005, los cuales se detallan a continuación:

1. ESTADOS FINANCIEROS Y ANEXOS. 1.1. Balance General Consolidado (Activo, Pasivo, Patrimonio e Índices Financieros). 1.2. Estado Consolidado de Ingresos y Egresos, e informativo de Aportes para Terceros y saldos de Pasivo por Aportes para Terceros. 1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio. / 1.4. Estado de Origen y Aplicación de Recursos. pa Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777

1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio. / 1.4. Estado de Origen y Aplicación de Recursos. pa Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 34875800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf.gov.co - e-mail: ssfdssf.gov.co=r 0005 41 0 FER. 2009 A) Estado de Cambios en la Situación Financiera. B) Estado de Cambios en el Capital de Trabajo. C) Estado de Flujo de Efectivo. 1.5. Anexo al Estado de Egresos Ley 633 de 2000. 1.6. Estado de Pérdidas y Ganancias de Mercadeo (por actividades y consolidado). 1.7. Estado de Resultados de los programas de construcción de vivienda propia. 1.8. Relación de Ingresos no Operacionales por cuenta y centro de Costos. 1.9. Relación de Gastos no Operacionales por cuenta y centro de Costos. 1.10. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda Fovis. 1.11. Anexo Inversiones Temporales y a Largo Plazo. 1.12. Anexo Inversiones por Fondos con Destinación Específica. 1.13. Informe General de Ejecución de Inversiones. 1.14. Anexo de Publicidad. 1.15. Estado de Resultados de Salud (EPS-C, EPS-S, IPS). NOTA IMPORTANTE. Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta Superintendencia, las cifras reportadas deben registrarse en Miles de Pesos ($000).

2. ASPECTOS LEGALES - ADMINISTRATIVOS.

NOTA IMPORTANTE. Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y la consolidación de la información por parte de esta Superintendencia, las cifras reportadas deben registrarse en Miles de Pesos ($000).

2. ASPECTOS LEGALES - ADMINISTRATIVOS.

Es indispensable remitir la siguiente información complementaria: 2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneración individual por cargos, por centros de costos y totalizada. 2.2. Información adicional sobre el manejo administrativo - operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas Instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, E.P.S-C, E.P.S-S, I.P.S. 2.3. Información adicional sobre el manejo administrativo - operativo de los Convenios de Cooperación Nacional e Internacional suscritos. Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A + 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf.gov.co - e-mail: ssflossf.gov.coE: 0005 [0 FEB, 200 á 2.4. Notas a los Estados Financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del Capítulo III del Decreto Reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993, de manera completa y en su orden: Artículo 114. Notas a los Estados Financieros. Artículo 115. Norma general sobre revelaciones. Artículo 116, Revelaciones sobre rubros del balance general. Artículo 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados. Artículo 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.

Artículo 115. Norma general sobre revelaciones. Artículo 116, Revelaciones sobre rubros del balance general. Artículo 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados. Artículo 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. Artículo 119. Estado de cambios en la situación financiera. Artículo 120. Estado de flujos de efectivo. Artículo 121. Revelación de las cuentas de orden. 2.4.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de diciembre de 2002, el Decreto 827 de abril de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las diferentes Resoluciones que con sujeción ha expedido esta Superintendencia, en notas independientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados los hechos económicos correspondientes al traslado de recursos del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo FONEDE, los valores objeto de transferencia entre las Cajas de Compensación y demás aspectos complementarios, relacionando las subcuentas utilizadas y sus respectivos montos. 2.4.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en las notas a los Estados Financieros, aquellos hechos económicos ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situación financiera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la Corporación. Aquellas Cajas de Compensación Familiar que tienen establecidos Convenios de Cooperación ya zea nacional e internacional, deberán incluir en dichas notas, los hechos ocurridos durante el periodo a reportar. 2.5. Informe del Director Administrativo y/o Consejo Directivo. 2.5.1 Copia del Acta del Consejo Directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u

ocurridos durante el periodo a reportar. 2.5. Informe del Director Administrativo y/o Consejo Directivo. 2.5.1 Copia del Acta del Consejo Directivo de la sesión en que hayan sido aprobados u objetados los Esvados Financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de los informes generales y especiales que presenta el Director Administrativo para su remisión a la Asamblea General, conforme al numeral 5% del parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1382, con observancia en los numerales 5%, 6 y 8 del artículo 54 de la citada Ley. 2.6. La información contable - financiera debe enviarse Certificada por el Director administrativo y el Contador que la preparo y Dictaminada por el Revisor Fiscal de la Corporación (artículos 33 Decreto Reglamentario 2649/93 y 37 de la Ley 222 de 1995). Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia wwwssfgov.co - e-mail: ssfOssf.gov.co/- : E0005 1 0 FEB. 2009 2.7. El informe y Dictamen de la Revisoría Fiscal (artículos 26 Decreto Reglamentario 2649/93 y 38 de la Ley 222/95) con sujeción a los artículos 37 y 38 del Decreto Reglamentario 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha. El Revisor Fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las Disposiciones del Consejo Técnico de

El Revisor Fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43 de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las Disposiciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y la Circular Externa 0014 del 6 de mayo de 1998 emitida por esta Superintendencia.

3. ALGUNAS CONSIDERACIONES ADICIONALES. 3.1. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco () en los formatos de los estados financieros requieren la presentación obligatoria de relaciones en cuanto a los Egresos por Costos y Gastos deben detallarse las subcuentas que los componen. 3.2. Por considerarse de especial importancia, debe cumplirse con la presentación de la relación específica de los valores aplicados como son "Costos y Gastos Indirectos" a los Programas y Servicios por concepto de Administración, informando sobre el Estudio Técnico previo establecido y el Acta de aprobación del mismo por parte del Consejo

Directivo. Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de Publicidad, Propaganda y Avisos cargados a los diferentes servicios sociales y a los de administración directos. 3.3. En el estado consolidado de Egresos, se deben clasificar adecuadamente los costos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con lo establecido en el Plan Unico de Cuentas vigente. 3.4. Es importante reiterarles que con ocasión de la puesta en marcha del nuevo módulo financiero, por medio del cual las Cajas de Compensación Familiar deberán reportar ante esta Superintendencia la información requerida, para los periodos junio 30 de 2007, diciembre 31 de 2007, junio 30 de 2008 y diciembre 31 de 2008; se les

reportar ante esta Superintendencia la información requerida, para los periodos junio 30 de 2007, diciembre 31 de 2007, junio 30 de 2008 y diciembre 31 de 2008; se les recuerda que los códigos y los saldos de las cuentas contables deberán ser preparados y presentados al máximo nivel de desagregación (seis dígitos) contemplado en la Resolución 0271 del 3 de agosto de 2005, vigente a partir del 1 de enero de 2006. Este ente de control por su parte, comenzará a realizar pruebas definitivas a partir del mes de marzo del presente año. 3.5. De acuerdo con la Circular Externa No. 0001 del 28 de enero de 2009, por medio de la cual se instruyó en cuanto al registro y tratamiento que se le debe dar a la cuenta específica de Inversiones, es importante que las Cajas de Compensación Familiar se acojan a dicho procedimiento. Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A ++ 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf.gov.co - e-mail: ssfossf.gov.coY po 0005 FER 2009 3.6. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna por parte de la Corporación.

4. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES. 4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico dispuesto por esta Superintendencia. 4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en medio

4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico dispuesto por esta Superintendencia. 4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en medio magnético (C.D), en formato de excel y en forma impresa, con las firmas autógrafas del Director Administrativo, Contador y Revisor Fiscal. 4.3. Los formatos establecidos para el reporte de la información han cambiado, algunos se alimentarán de forma automática y otros requerirán del diligenciamiento manual, por lo tanto los mismos no deben ser manipulados en otros libros o formatos de excel ya que perderían la secuencia con que fueron creados. Adjunto a esta Circular se les esta enviando un pequeño pero completo manual de usuario. Aquellas celdas que conforman los cuadros en Excel, se encuentran protegidas y otras no, solamente aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información correspondiente. Por lo tanto, para que la información sea cargada exitosamente en nuestra base de datos y analizada por esta Superintendencia, se requiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes.

ESTADOS FINANCIEROS C4JAS 2009 xlsx MANUAL PARA PREPARAR ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS docx

Cordialmente, Mo coo O FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES Anexos 0 Pollos 11 Ese: John Albert Zapata Consecutivo : 588 Puerto/Orlando Joven Cuellar Copía interna al Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia

Copía interna al Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia www.ssf.gov.co - e-mail: ssflossf.gov.co