SUPERSUBSIDIO - Circular externa 00004 de 2024

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Circular Externa

CIRCULAR EXTERNA ÚNICA No 00004-2024

Destino: Cajas de Compensación Familiar

De: Angie Katherine Monroy Bobadilla - Superintendente del Subsidio Familiar (E) Asunto: Por la cual se adiciona el Libro III y IV de la Circular Externa Única de la SSF.

LIBRO III

TABLA DE CONTENIDO

LIBRO III ................................ ................................ ................................ ............................ 4

INTRODUCCIÓN ................................ ................................ ................................ ............... 4

ANTECEDENTES ................................ ................................ ................................ .............. 4

TÍTULO I ................................ ................................ ................................ ............................ 7

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................ ................................ .................. 7

1. Definición del Sistema de Control Interno. ................................ ................................ .. 7

2. Objetivos................................ ................................ ................................ ..................... 7 2.1. Objetivos de operaciones ................................ ................................ .................... 7 2.2. Objetivos de informes ................................ ................................ .......................... 8 2.3. Objetivos de Cumplimiento ................................ ................................ .................. 8

3. Definición de los componentes del Sistema del Control Interno ................................ .. 9 3.1. Principios generales ................................ ................................ ............................ 9 3.2. Componentes ................................ ................................ ................................ ...... 9

2.3. Objetivos de Cumplimiento ................................ ................................ .................. 8

3. Definición de los componentes del Sistema del Control Interno ................................ .. 9 3.1. Principios generales ................................ ................................ ............................ 9 3.2. Componentes ................................ ................................ ................................ ...... 9 3.2.1. Entorno o ambiente de control ................................ ................................ ......... 9 3.2.2. Evaluación del riesgo ................................ ................................ ..................... 10 3.2.3. Actividades de control ................................ ................................ .................... 10 3.2.4. Información y Comunicación ................................ ................................ .......... 10FO-COP-004

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Portal Institucional www.ssf.gov.co Correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - Colombia @Supersubsidio 2 3.2.5. Actividades de Supervisión ................................ ................................ ............ 10

4. Responsabilidades de los entes internos y externos ................................ ................. 11 4.1. Consejo Directivo................................ ................................ ............................... 11 4.2. Comité Independiente de Auditoría, Riesgos y Cumplimiento ............................ 12 4.3. Comité de Ética ................................ ................................ ................................ . 15 4.5. Otros miembros de la alta dirección ................................ ................................ ... 17

5. Reglas del Sistema de Control Interno para la Gestión de Tecnología ..................... 18 5.1. Relaciones con proveedores ................................ ................................ ............. 18 5.2. Continuidad de la Caja de Compensación Familiar................................ ............ 18 5.3. Seguridad de los sistemas ................................ ................................ ................. 19 5.4. Educación y entrenamiento de usuarios ................................ ............................ 19

5.2. Continuidad de la Caja de Compensación Familiar................................ ............ 18 5.3. Seguridad de los sistemas ................................ ................................ ................. 19 5.4. Educación y entrenamiento de usuarios ................................ ............................ 19 5.5. Administración de las instalaciones ................................ ................................ ... 19

6. Auditoría Interna ................................ ................................ ................................ ....... 20

7. Revisor Fiscal. ................................ ................................ ................................ .......... 20

TÍTULO II ................................ ................................ ................................ ......................... 21

GESTIÓN DE RIESGOS ................................ ................................ ................................ . 21

1. Definición de gestión de riesgos ................................ ................................ ............... 21

2. Objetivos................................ ................................ ................................ ................... 22

3. Lineamientos generales ................................ ................................ ............................ 22 3.3.1. Riesgo Operacional ................................ ................................ ........................ 23 3.3.2. Riesgo de Fraude, Corrupción y Soborno ................................ ...................... 23 3.3.3. Riesgo de Crédito ................................ ................................ .......................... 24 3.3.4. Riesgo de Liquidez ................................ ................................ ......................... 24 3.3.5. Riesgo de Mercado de Capitales ................................ ................................ ... 24 3.3.6. Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva ................................ ................................ ...................... 24

4. Etapas de administración de riesgo ................................ ................................ .......... 25 4.1. Planeación ................................ ................................ ................................ ......... 25 4.2. Identificación ................................ ................................ ................................ ...... 25 4.3. Análisis y evaluación: ................................ ................................ ........................ 25FO-COP-004

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LIBRO IV ................................ ................................ ................................ ......................... 31

TÍTULO I ................................ ................................ ................................ .......................... 31

RÉGIMEN DE TRANSPARENCIA DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR .... 31

ANTECEDENTES ................................ ................................ ................................ ............ 31

1. AMBITO DE APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL ................................ ................................ ................................ ............... 33

2. PROGRAMAS DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL ............................. 33

3. DISEÑO Y APROBACIÓN ................................ ................................ ........................ 34

4. PROCEDIMIENTO ................................ ................................ ................................ ... 34

5. DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN ................................ ................................ .......... 35

6. PROSELITISMO POLÍTICO ................................ ................................ ..................... 35

7. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS ................................ .. 35

8. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO ................................ .............................. 36

9. FUNCIONES DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................ .................. 36

10. FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL ................................ ................................ ... 37

11. REQUISITOS DEL OFICIAL DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL .... 37

9. FUNCIONES DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO ................................ .................. 36

10. FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL ................................ ................................ ... 37

11. REQUISITOS DEL OFICIAL DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL .... 37

12. FUNCIONES DEL OFICIAL DE TRANSPARENCIA Y ETICA EMPRESARIAL ..... 38

13. SANCIONES: ................................ ................................ ................................ ........ 38

14. PERIODO DE TRANSICIÓN PARA LA APLICACIÓN DEL PTEE: ........................ 39

VIGENCIA ................................ ................................ ................................ ....................... 39FO-COP-004

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LIBRO III

INTRODUCCIÓN

Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones, en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia del Subsidio Familiar, se exponen a diversos riesgos, lo cual conlleva la una necesidad de gestionarlos y desarrollar un ambiente de control adecuado.

Por tal razón, las Cajas de Compensación Familiar, deben desarrollar , establecer, implementar y mantener un Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar, en adelante SCISF, que incorpore el Sistema Integrado de Administración de Riesgos y la

Por tal razón, las Cajas de Compensación Familiar, deben desarrollar , establecer, implementar y mantener un Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar, en adelante SCISF, que incorpore el Sistema Integrado de Administración de Riesgos y la Auditoría Interna para su revisión continua y de la adecuada ejecución de los procesos, así como su incorporación en los planes anuales para que estén basados en riesgos. Lo anterior, acorde con su tamaño, cobertura, servicios, productos, programas, jurisdicción y otras características propias de las Cajas de Compensación Familiar.

El Sistema de Control Interno está compuesto por políticas, principios, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el propósito de proporcionar un grado de seguridad razonable para lograr los objetivos de control.

Los sistemas de ges tión de riesgos están compuestos por metodologías de riesgos y elementos tales como políticas, procedimientos, documentación, órganos de control, infraestructura tecnológica, entre otros; con los cuales se podrán identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos.

La Auditoría Interna es el órgano de control interno independiente, que vela por el adecuado funcionamiento de la respectiva Caja de Compensación Familiar, y adopta normas y parámetros mínimos que garantizan el ejercicio profesional e idóneo de ésta, acord e con los estándares y mejores prácticas internacionales.

ANTECEDENTES

Mediante la Circular Externa 0023 de 30 de noviembre de 2010, la Superintendencia del Subsidio Familiar impartió instrucciones sobre el Sistema de Control Interno en las Cajas de Compensación Familiar, Gestión de Riesgo y Comité Independiente de Auditor ía,

Subsidio Familiar impartió instrucciones sobre el Sistema de Control Interno en las Cajas de Compensación Familiar, Gestión de Riesgo y Comité Independiente de Auditor ía, Riesgos y Cumplimiento haciendo obligatoria la adopción e implementación en todas las Cajas de Compensación Familiar a partir de la fecha de su publicación, en los siguientes términos:

1. Las Cajas de Compensación Familiar requieren una estructuración formal para la implementación y sostenimiento de un Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar (enFO-COP-004

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1. Un marco conceptual y normativo para el SCISF, como elemento fundamental del Gobierno Corporativo de las Cajas de Compensación Familiar basado en un modelo ampliamente aceptado a nivel internacional 1, que contempla en detalle la noción, contenido y alcance del sistema de control interno.

1. Las reglas, parámetros generales y requisitos mínimos tendientes al fortalecimiento de los sistemas de control interno, hacia una evaluación continua de su eficacia razonable y requerida, deben ser implementados o ajustados por las Cajas de Compensación Familiar,

1. Las reglas, parámetros generales y requisitos mínimos tendientes al fortalecimiento de los sistemas de control interno, hacia una evaluación continua de su eficacia razonable y requerida, deben ser implementados o ajustados por las Cajas de Compensación Familiar, de acuerdo con el tamaño de la respectiva organización, la naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, teniendo la relación costo/beneficio.

Como parte de su estrategia de modernización y fortalecimiento, la Superintendencia del Subsidio Familiar diseñó, estructuró y desarrolló la Circular Única que reunió en un solo instrumento, las instrucciones actuales de la Entidad, compilando todas las interacciones vigentes, en materia jurídica, contable y financiera.

Mediante la Circular Única la Superintendencia del Subsidio Familiar, en su estructura jurídica, contable y financiera no modificó la vigencia de los anexos existentes, relacionados con los lineamientos o instrucciones del Marco Conceptual y Normativos para el Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar (SCISF), como elemento fundamental del Gobierno Corporativo para las Cajas de Compensación Familiar, sobre Gestión de Riesgo y el Comité Independiente de Auditoría, Riesgos y Cumplimiento.

En el anexo de la Circular Externa No . 0023 de 2010, se describen los componentes, principios y elementos necesarios para que la organización de las Cajas de Compensación Familiar, consolide una estructura de control interno para el cumplimiento de los principios generales de autocontrol, autogestión y autorregulación y para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones y fundamentalmente, gestionar de forma eficaz sus riesgos a

generales de autocontrol, autogestión y autorregulación y para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones y fundamentalmente, gestionar de forma eficaz sus riesgos a través de la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno. No obstante, el anexo no define ni asigna responsabilidades, de ahí la necesidad de generar una actualización en el proceso.

En consecuencia, dada la estrategia de modernización y fortalecimiento de la Superintendencia del Subsidio Familiar se hace necesario actualizar algunos aspectos del Sistema de Control Interno en las Cajas de Compensación Familiar (SCISF).

1 COSO Integrado (Committee Sponsoring Organization of the Treadway Commission of sponsoring Organizations of the Treadway…….)”.FO-COP-004

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MARCO NORMATIVO

Para el desarrollo de las actividades del Sistema del Control Interno en las Cajas de Compensación Familiar se deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes

• Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad de información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.”

información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.” • Ley 1712 de 2014, “ Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.” • Ley 2195 del 2022 “ Por medio de la c ual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones” • Decreto 302 de 2015 “Por la cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para las normas de aseguramiento de la información.” • Decreto 2420 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones”. • Decreto 2496 de 2015 “ Por medio del cual se modifica el Decreto 2420 de 2015 Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones.” • Concepto 981 del 18 de marzo del 2016, Consejo Técnico de la Contaduría Pública • Concepto 470 del 28 de julio de 2016, Consejo Técnico de la Contaduría Pública • Concepto 121 del 2019, Consejo Técnico de la Contaduría Pública • NICC-ISQC (Norma Internacional de Control de Calidad) • NIAISA (Normas Internacionales de Auditoria) • Código de Ética de la Corporación

• Concepto 121 del 2019, Consejo Técnico de la Contaduría Pública • NICC-ISQC (Norma Internacional de Control de Calidad) • NIAISA (Normas Internacionales de Auditoria) • Código de Ética de la Corporación • Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (MIPP) • Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee Sponsoring Organization of the Treadway) • Gestión de Riesgo Empresarial COSO ERM (Committee Sponsoring Organization of the Treadway) • Norma internacional para la Gestión de Riesgo ISO 31000 • Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO/IEC 27001 • Código país • Modelo de las tres líneas de IIA • Norma 1112 IIA Guía para la P ráctica: Auditoría Interna y la Segunda Línea de

Defensa.FO-COP-004

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TÍTULO I

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. Definición del Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar - SCISF, es el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de control, ordenados y relacionados entre sí para su ejecución por el Consejo

El Sistema de Control Interno del Subsidio Familiar - SCISF, es el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de control, ordenados y relacionados entre sí para su ejecución por el Consejo Directivo, la Dirección Administrativa y todos los c olaboradores de las Cajas de Compensación Familiar; diseñado para proporcionar un aseguramiento razonable en cuanto al logro de los objetivos relacionados con las operaciones, los informes a presentar y el cumplimiento normativo, con el fin de propender po r una adecuada gestión de los riesgos.

2. Objetivos

El Sistema de Control Interno deberá contar como mínimo con los siguientes objetivos:

2.1. Objetivos de operaciones

Se refieren a la eficacia de las operaciones, incluyendo metas de desempeño operativo y financiero y la salvaguarda de los activos propiedad de la Caja de Compensación Familiar, o de terceros en su poder, contra posibles pérdidas; estos objetivos se convierten en una meta a corto plazo, cuyo logro mueve una organización hacia la consecución de los objetivos estratégicos o de largo plazo.

Los objetivos de operaciones se relacionan con el logro del propósito, misión, visión y objetivos estratégicos, que hayan sido definidos por cada Caja de Compensación Familiar, dentro de su autonomía, para:

2.1.1. Acompañar a la organización en el cumplimiento de sus objetivos estratégicos para propiciar el bienestar de los afiliados y sus familias. 2.1.2. Fortalecer los resultados financieros 2.1.3. Incrementar la productividad para evitar o minimizar desperdicios y reprocesos.

para propiciar el bienestar de los afiliados y sus familias. 2.1.2. Fortalecer los resultados financieros 2.1.3. Incrementar la productividad para evitar o minimizar desperdicios y reprocesos. 2.1.4. Proporcionar lineamientos para mejorar la calidad en los procesos. 2.1.5. Adoptar buenas prácticas ambientales. 2.1.6. Fomentar la cultura de innovación. 2.1.7. Contribuir al adecuado relacionamiento con los grupos de interés. 2.1.8. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes origin ados, tanto en el interior, como en el exterior de las Cajas de Compensación Familiar y salvaguarda y mantenimiento de los bienes de la corporación.FO-COP-004

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Portal Institucional www.ssf.gov.co Correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - Colombia @Supersubsidio 8 2.2. Objetivos de informes

Se refieren a la preparación de informes para uso corporativo y de partes interesadas. también hacen alusión a la información financiera y no financiera, tanto interna como externa y pueden abarcar la confiabilidad, la oportunidad, la transparencia u otros términos establecidos por el Gobierno o la Superintendencia del Subsidio Familiar. Así mismo, responden a una variedad de necesidades relacionadas con los lineamientos estratégicos, planes operativos e indicadores de desempeño en los distintos niveles.

establecidos por el Gobierno o la Superintendencia del Subsidio Familiar. Así mismo, responden a una variedad de necesidades relacionadas con los lineamientos estratégicos, planes operativos e indicadores de desempeño en los distintos niveles.

2.2.1. Objetivos de Informes Financieros Externos : Cumplir con las obligaciones hacia las partes interesadas. Los estados financieros son necesarios para acceder a sistemas de crédito y pueden ser determinantes para cuando se pretende la adjudicación de contratos o en el trato con proveedores . La alta dirección, también tiene la obligación de publicar estados financieros utilizando los objetivos establecidos por las normas, reglamentos y normas externas. 2.2.2. Objetivos de Informes No Financieros Externos: Reportar información no financiera externa de conformidad con las leyes, nor mas, reglamentos u otros marcos. 2.2.3. Objetivos de Informes Financieros y No Financieros Internos: Incluir información considerada necesaria para la organización. Es compatible con la toma de decisiones y la evaluación de las actividades y el desempeño de la corporación.

2.3. Objetivos de Cumplimiento

Se encuentran orientados a la observancia de las leyes y regulaciones vigentes para el sistema del subsidio familiar y demás servicios ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar.

Como parte de la especificación de los objetivos de cumplimiento, la organización tiene que entender cuáles leyes, normas y reglamentos se aplican para los servicios que presta. Diversas leyes y reglamentos son generalmente bien conocidos, tales como los relativos a recursos humanos, impuestos y cumplimiento ambiental, pero otros pueden ser más

entender cuáles leyes, normas y reglamentos se aplican para los servicios que presta. Diversas leyes y reglamentos son generalmente bien conocidos, tales como los relativos a recursos humanos, impuestos y cumplimiento ambiental, pero otros pueden ser más complejos, considerando la naturaleza “sui géneris” de las Cajas de Compensación Familiar.

Para efectos del SCISF, el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de la organización, además de cumplir con las leyes y regulaciones externas, hace referencia a los objetivos de operaciones integradas en el proceso de control interno y están los controles inmersos en las políticas y procedimientos. Las políticas reflejan las declaraciones de la Dirección o del Consejo Directivo sobre lo que debe hacerse para efectuar el control. Los procedimientos son las acciones que implementan las políticas. Las organizaciones seleccionan y desarrollan controles dentro de cada componente para aplicar los principios pertinentes. Los controles están relacionados entre sí y pueden soportar múltiples objetivos y principios, es una función del juicio de la Dirección, basado en factores como:FO-COP-004

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2.3.1. Leyes, reglamentos y normas aplicables a la entidad. 2.3.2. La naturaleza de las Cajas de Compensación Familiar y e l medio en el que operan.

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2.3.1. Leyes, reglamentos y normas aplicables a la entidad. 2.3.2. La naturaleza de las Cajas de Compensación Familiar y e l medio en el que operan. 2.3.3. Alcance y naturaleza del modelo operativo de Dirección. 2.3.4. Competencia del personal de la corporación en relación con el control interno. 2.3.5. El uso y dependencia de la tecnología. 2.3.6. Las respuestas de la Dirección a los riesgos evaluados.

3. Definición de los componentes del Sistema del Control Interno

El SCISF debe estar fundamentado en principios generales y específicos con el fin de establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos , mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de las Cajas de Compensación Familiar que les permita a las organizaciones tener una seguridad razonable acerca de la consecución de sus objetivos y cumplir con las normas que las regulan.

3.1. Principios generales

3.1.1. Autocontrol: Es la capacidad de todos y cada uno de los funcionarios de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así c omo proporcionar ideas concretas para mejorar sus tareas y responsabilidades. 3.1.2. Autorregulación: Es la capacidad de la caja de compensación familiar para aplicar políticas, lineamientos, métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del SCISF, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables. 3.1.3. Autogestión: Se refiere a la capacidad de la organización para interpretar,

aplicar políticas, lineamientos, métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del SCISF, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables. 3.1.3. Autogestión: Se refiere a la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera eficiente y eficaz su funcionamiento.

3.2. Componentes

3.2.1.Entorno o ambiente de control

Es el conjunto de normas, procesos y estructuras que sirven de base para llevar a cabo el control interno en la organización. El Consejo Directivo y la Alta Dirección establecen las pautas respecto a la importancia del control interno, incluidas las normas de conducta esperadas. La Dirección Administrativa refuerza las expectativas de los distintos niveles de la organización.FO-COP-004

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Las corporaciones enfrentan una variedad de riesgos de fuentes internas y externas. El riesgo se define como la posibilidad de que ocurra un evento y afecte el cumplimiento de los objetivos. La evaluación del riesgo consiste en un proceso dinámico e interactivo para identificar y eva