SUPERSUBSIDIO - Circular externa 00011 de 2025

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FO-COP-004 V2

Por favor cite este número para hacer referencia a esta Circular:

Circular Externa No: 2025-00011

Destino: DIRECTORES ADMINISTRATIVOS DE CAJAS DE

COMPENSACIÓN FAMILIAR

De: Sandra Viviana Cadena Martínez

Asunto: CANALES OFICIALES PARA SOLICITUD DE INFORMACIÓN

POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO

FAMILIAR

Cordial saludo, En ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control atribuidas a la Superintendencia del Subsidio Familiar sobre las Cajas de Compensación Familiar, y con el fin de fortalecer los principios de seguridad de la información, legalidad en las actuaciones administrativas y protección de datos institucionales, se emite la presente directriz de obligatorio cumplimiento.

I. Función de la Superintendencia del Subsidio Familiar frente a las Cajas de Compensación Familiar La Superintendencia del Subsidio Familiar, en ejercicio de sus funciones legales, reali za inspección, vigilancia y control respecto de las Cajas de Compensación Familiar con el fin de verificar el cumplimiento adecuado del marco normativo que regula el Siste ma del Subsidio Familiar, así como garantizar la correcta destinación de los recursos, la legalid ad de las actuaciones administrativas y la protección del interés general.

de verificar el cumplimiento adecuado del marco normativo que regula el Siste ma del Subsidio Familiar, así como garantizar la correcta destinación de los recursos, la legalid ad de las actuaciones administrativas y la protección del interés general. En desarrollo de esta función, la entidad está facultada para requerir a las Cajas de Compensación Familiar información administrativa, financiera, contable, operativa y jurídica, con el propósito de llevar a cabo procesos de supervisión, auditoría, ev aluación, investigación y control, conforme a lo establecido por la ley. Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico.________________________________________________________________________________ SuperSubsidio

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II. Canales oficiales para la solicitud de información En virtud de lo anterior, se informa de manera expresa que únicame nte se encuentran autorizados para solicitar información institucional a las Cajas de Compensación Familiar los siguientes funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar:

• La Superintendente del Subsidio Familiar • Los Superintendentes Delegados • Los jefes de oficina o directores de área de la entidad debidamente facultados • Los coordinadores de visitas de inspección • Funcionarios debidamente delegados por la Superintendente del Subsidio Familiar En igual sentido y, dada su calidad y funciones, se encuentran igualmente habilitados para

solicitar información:

• Los Agentes Especiales de Intervención

• Funcionarios debidamente delegados por la Superintendente del Subsidio Familiar En igual sentido y, dada su calidad y funciones, se encuentran igualmente habilitados para

solicitar información: • Los Agentes Especiales de Intervención Dichas solicitudes deberán efectuarse exclusivamente a través de los correos e lectrónicos institucionales oficiales de los anteriores funcionarios y Agentes Especiales, bajo d ominio corporativo de la entidad. En consecuencia, ningún otro funcionario, contratista, asesor o tercero está autorizado para requerir información en nombre de la Superintendencia del Subsidio Famil iar, sin perjuicio de las responsabilidades disciplinarias, administrativas o penales que puedan derivarse del uso indebido del nombre o representación de esta entidad.

III. Prevención frente a solicitudes no autorizadas Conforme con lo anterior, se instruye a los Directores Administrativos y demás funcionarios de las Cajas de Compensación Familiar para que: • Se abstengan de suministrar información institucional, documentos, bases d e datos o reportes a correos electrónicos o solicitudes que no provengan de los canales oficialmente autorizados. • Verifiquen siempre la autenticidad del remitente antes de atender cualqu ier requerimiento en nombre de la Superintendencia del Subsidio Familiar. • Reporten de manera inmediata cualquier intento de suplantación, solicitud irreg ular o Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico.________________________________________________________________________________

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FO-COP-004 V2 requerimiento dudoso ante esta Superintendencia

IV. Importancia de la información institucional La información solicitada por la Superintendencia del Subsidio Familiar reviste carácter estratégico, reservado y sensible, y su indebida divulgación, alteración o entrega a personas no autorizadas puede comprometer: • La seguridad jurídica de las actuaciones administrativas. • La transparencia del Sistema del Subsidio Familiar. • La protección de datos personales y financieros. • La responsabilidad institucional y disciplinaria de los funcionarios que la administran.

El manejo responsable de la información constituye un deber funcional de las Cajas de Compensación Familiar y un pilar fundamental para la protección del sistema, la co nfianza institucional y la legalidad administrativa. La presente directriz rige a partir de la fecha de su expedición y deberá ser socializada de manera inmediata en todas las áreas administrativas de cada Caja de Compensaci ón Familiar. Agradezco su atención,

SANDRA VIVIANA CADENA MARTÍNEZ

Superintendente del Subsidio Familiar

Elaboró: Henrry Rodríguez Martínez Revisó: Ihovanna Glenia León Vargas, Contratista Despacho Superintendente del Subsidio Familiar

Revisó: Nohelia Z Palacio. Jefe OAJ

Identificador CuNZ xed/ x0H/ p/oH guxZ 25M4 kOI= La validez de este documento se puede verificar en https://gtss.ssf.gov.co/SedeElectronica

Revisó: Nohelia Z Palacio. Jefe OAJ

Identificador CuNZ xed/ x0H/ p/oH guxZ 25M4 kOI= La validez de este documento se puede verificar en https://gtss.ssf.gov.co/SedeElectronica Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico.