SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0003 de 2007

/, SUPERINTENDENCIASUBSIDIO FAMILIARStDEL SU Circular Externa No: 0 06 3Dependencia: 3000

Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, CONTADORES, DIRECTORESADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LASCAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR De: Superintendente del Subsidio Familiar Asunto: ALCANCE A LA CIRCULAR EXTERNA NO, 0002 DEENERO 25 DE 2007

ENVIO INFORMACION FINANCIERA INTRODUCCION La Superintendencia del Subsidio Familiar en su proceso de renovación tecnológica haefectuado la implementación de una herramienta para el análisis financiero de las Cajas deCompensación Familiar del país. La solución informática consiste en un datamart que se hallamado “Datamart Financiero” desarrollado en la herramienta Cube Views para el modelamientode los cubos donde se definieron los atributos, medidas y las jerarquías a utilizar. Se efectúa elprocedimiento de extracción, transformación y cargue por medio de DB2 Datawarehouse, yfinalmente la visualización se hace a través de AlphaBloks permitiendo la utilización de Internetcomo medio de consulta y publicación de los estados financieros, junto con sus respectivasrazones financieras. Para que las Cajas de Compensación Familiar reporten la información financiera y contable se haimplementado como mecanismo de validación y cargue un Portlet que permite que los Entesvigilados utilizando el Portal Corporativo de esta entidad realicen un procedimiento muy sencillodonde envían la información financiera, y esta a su vez es validada generando un correof electrónico hacia el ente vigilado donde se indica si el cargue se efectuó con éxito o si por el

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.cogdl 3.0 ENE. 2007 contrario se encontraron algunas inconsistencias y en tal caso el cargue no se efectúa hastacorregir estas, En razón a que esta herramienta se esta implementado y se hace necesario convalidarla, es queestamos solicitando los estados financiero del 2006 comparativo con el 2005 bajo la siguienteestructura. Solo por el año 2007 solicitaremos la información en forma paralela con los cuadrosen Excel requeridos en la circular 0002 de 2007.Esta información debe enviarse el 1 de marzo de 2007, en concordancia con la circular 0002 delmismo año.Las consultas que requieren de tipo técnico se elevaran ante la oficina informática y las contablesante la División Financiera Contable. PREPARACION DE LA INFORMACION FINANCIERA La información financiera y contable debe ser generada en un archivo plano como se indica acontinuación: Crear archivo plano llamado escuentacont.txt el cual debe tener la siguiente estructura: “NOMBRE DEL CAMPO... | TIPO : : “| DESCRIPCION poe scc_codcaja Char(3) Código de la Caja deCompensación Familiarcc_anno Smallint Añocc frecenvio Char(2) Frecuencia de envíocc_numperiodo Char(2) Periodo reportadocc_subcuenta Char(8) Código de la Subcuentacc_valsubcuenta Money(16,2) Valor reportado

La información financiera se debe reportar a nivel de Subcuenta siguiendo la codificación delnuevo puc según la resolución numero 0271 del 3 de agosto de 2005, vigente a partir del 1 deenero de 2006. Para reportar y distinguir aquellas subcuentas que tiene un tratamiento de corto plazo y largoplazo se debe: Agregar un 1 (uno) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a corto plazo.Ejemplo: 22/2006/ME/06/1705011/20000000| Agregar un 2 (dos) al final del código de la subcuenta para el valor reportado a largo plazo.Ejemplo: 22/2006/ME|06/1705012|20000000| ysCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.ca0003 3.0 ENE. 2007Para las subcuentas que empiezan con 42 (Ingresos no Operacionales), 51 (GastosOperacionales), 53 (Gastos no Operacionales) se deben incluir al final del código de la subcuentados dígitos dependiendo de lo que se esté reportando, de la siguiente manera: ULTIMOS DOS DIGITOS | DESCRIPCION01 Administración02 Mercadeo03 Salud Régimen Subsidiado04 Salud LP.S05 Salud E.P.S06 Medicina Prepagada07 Salud y Nutrición ley 21/8208 Educación09 Formación, Capacitación y Bibliotecas10 Vivienda11 Recreación, Deporte y Turismo12 Crédito Social13 Fomento al Emprendimiento y la Empresarialidad14 Programas y/o Convenios Especiales

Ejemplo: 22/2006/ME|06/42100501/20000000| Intereses financieros Administración 22/2006/ME|06|42100502/30000000| Intereses financieros Mercadeo 22/2006/ME|06/42100503/20000000] Intereses financieros Salud en Regimen Subsidiado

22([2006|ME|06/42100504|20000000| Intereses financieros Salud LP.S 22/2006/ME|06|42100505/20000000| Intereses financieros Salud E.P.S 22/2006/ME[06/42100506/20000000| Intereses financieros Medicina Prepagada 22/2006/ME[06/42100507/20000000| Intereses financieros Salud y Nutricion ley 21/82 22(|2006|ME|06/42100508|20000000| Intereses financieros Educación 22|2006|ME|06|42100509|20000000| Intereses financieros Formación, Capacitación yBibliotecas 22/2006/ME[06/42100510/20000000/ Intereses financieros Vivienda Fs Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 0180009101 10 » Bogotá 3487777Calle 45 A 1t 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co0003 22/2006/ME(06/4210051 1/20000000| Intereses financieros Recreación, Deporte y Turismo 22/2006/ME]06/42100512/20000000| Intereses financieros Crédito Social 22/2006/ME|06/42100513|20000000| Intereses financieros Fomento al Emprendimiento y laEmpresarialidad

22/2006/ME|06/42100514/20000000| Intereses financieros Programas y/o Convenios Especiales El periodo de envío se debe reportar de la siguiente manera: CODIGO DEL PERIODO NOMBRE DEL PERIODO01 Enero02 FebreroO 03 Marzo04 Abril05 Mayo06 Junio07 Julio08 Agosto09 Septiembre10 Octubre11 Noviembre12 Diciembre La frecuencia de envío debe ser reportada: CODIGO DEL PERIODO — - DESCRIPCION DEL PERIODOME MensualBM Bimestral0 TR TrimestralSM SemestralAN Annual Los valores deben ser reportados en miles de pesos sin separador de miles El separador de campos debe ser el carácter | (pine). OTRAS CONSIDERACIONES Aquellas cuentas de naturaleza crédito, que se registran con saldos negativos; para efectos dereporte y cargue de la información no es necesario que se registren con saldos negativos Las cuentas mayores que no tengan subcuentas asociadas para completar el tamaño de seis y Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., ColombiawWwW.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co0003 30 ENE 2007

(6) dígitos se debe rellenar con dos (2) ceros a la derecha, teniendo presente las cuentasque tienen naturaleza a corto y largo plazo que se rellena con un (1) cero y luego elnumero que identifica corto o largo plazo (1 6 2).61|2006|SM|06|414000|10008861/2006|S5M]06|414500/33788861/2006/5M]06|415000/151797961/2006/5M]06/415500/14772761/2006/5M/06/416000/20824161/2006/SM]06/417500/3308661{2006|SM|06|260501|753400 VALIDACIONES Las validaciones que la Superintendencia del Subsidio Familiar contemplo para la informacionque es reportada por las Cajas de Compensación Familiar es la siguiente:

ACTIVO.

Sumar las subcuentas que empiezan con 11+12+13+14+1705 pero que al final trae un 1: Dacomo resultado total activo corriente. Sumar el total del activo corriente calculado anteriormente + las subcuentas que empiezancon 15+16+ 1705 pero que al final de la subcuenta trae un 2 + 18 cuando la subcuentatambién trae las subcuentas 12 + 13 traen un dos al final +19: Da un gran total activo.

PASIVO.

Sumar las subcuentas 21 +22 +23 +24 +25 + 26 +27 + 28 + 29 cuya subcuenta termina enuno: Da como resultado total pasivo corriente, Sumar las subcuentas 21 + 23 + 25 + 26 + 28 cuya subcuenta termina en dos + la subcuenta2720, Da como resultado total pasivo a largo plazo.

Sumar el total pasivo corriente + total pasivo a largo plazo. Da como resultado un grantotal pasivo.

PATRIMONIO.

Sumar las subcuentas 31 + 32 + 33 + 34 + 36 + 37 + 38. Da como resultado totalpatrimonio. Sumar total pasivo + total patrimonio. Da como resultado total pasivo y patrimonio. tiene Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777“f Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawvww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf gov.co0003 30 ENE 2 que ser igual al total activo, si no son iguales no debe cargar la información yreportar error en la ecuación contable (activo = pasivo + patrimonio).

INGRESOS.

OPERACIONALES,

1. Sumar las subcuentas 4105. Da como resultado total aportes.

2. Sumar las subcuentas 4110. Da como resultado total ingresos por mercadeo.

Sumar las subcuentas 4120 + 4125 + 4130 + 4135. Da como resultado total ingresos porsalud,

4. Sumar las subcuentas 4137, 4140,4145,4150,4155,4160,4165,4170. Da como resultadototal ingresos servicios sociales.

Sumar los totales aportes, mercadeo, ingresos por salud, ingresos servicios sociales más lasubcuenta 4175. Da como resultado total ingresos operacionales,

NO OPERACIONALES,

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 42. Da como resultado total ingresos noOperacionales.

Sumar los totales de ingresos operacionales y no operacionales. Da como resultado totalingresos.

COSTOS,

1. Sumar las subcuentas 610505, 610506, 610507, 610508. Da como resultado totalsubsidio en dinero.

2. Sumar la subcuenta 610610. Da como resultado total subsidio en especie,

3. Sumar la subcuenta 6108. Da como resultado subsidio en exceso cuocientedepartamental. 4, Sumar las subcuentas 6110, hasta la subcuenta 611095. Da como resultado total costosde mercadeo.

5. Sumar las subcuentas 6120, hasta la subcuenta 6135. Da como resultado total costossalud.

6. Sumar las subcuentas 6137, hasta las subcuenta 6170. Da como resultado total costos

Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiafy Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777 www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coo 003 30 ENE. 2007 servicios sociales, Sumar los totales subsidio en dinero, subsidio en especie, exceso cuociente departamental,mercadeo, salud, servicios sociales. Da como resultado total costos.

GASTOS.

1. Sumar las subcuentas que empiezan por 51. Da como resultado total gastosoperacionales.

2. Sumar las subcuentas 5205, hasta la subcuenta 5235. Da como resultado totalapropiaciones de ley y transferencias.

NO OPERACIONALES, 0 1. Sumar las subcuentas que empiezan por 53. Da como resultado total gastos nooperacionales.

2. Sumar las subcuentas que empiezan por 54. Da como resultado impuesto de renta ycomplementarios.

3. Sumar los totales de gastos operacionales, apropiaciones de ley y transferencias, nooperacionales, impuesto de renta y complementarios. Da como resultado total gastos.

4. Sumar los totales de costos y gastos.

5. La diferencia entre total ingresos menos total costos y gastos. Da como resultadoremanente o déficit del ejercicio. Debe ser igual al valor de la subcuenta 3605 6 3610.

Recepción de la Información @ Las Cajas de Compensación Familiar podrán enviar, validar y efectuar el cargue de lainformación contable y financiera por medio del Portal Corporativo utilizando como usuario ycontraseña la misma para el ingreso a Lotus Notes, accesando al link “Validador Financiero FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES Anexos :0 Folios :1Li : Por: Orlando Joven Cuellar Consecutivo: 825/ Copia interna a: a ; Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@s5f.gov.co