SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0005 de 1996

CIRCULAR EXTERNA No. 0005(Febrero 28 de 1996) PARA : DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS CAJASDE COMPENSACION FAMILIAR : DE : SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIARASUNTO : ASPECTOS QUE DEBEN TENER EN CUENTA LAS INSTITUCIONESVIGILADAS PARA LA REALIZACION DE ASAMBLEAS GENERALES DEAFILIADOS Y OTROS ASPECTOS. Con el fin de evitar traumatismos en la realización de Asambleas Generales de Afiliados y lograr unamayor agilización en los trámites para la legalización de las decisiones allí adoptadas, de manera atentasolicito su concurso en el cumplimiento de las normas legales y estatutarias correspondientes y el envíocompleto y oportuno de la documentación requerida para estos efectos. CONVOCATORIA Debe hacerse en la forma y términos que establece el artículo 10 del Decreto Reglamentario 341de 1988 y los estatutos de cada corporación e indicar los aspectos que dispone la citada disposiciónlegal es decir: El orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y lostérminos para presentación de poderes, inscripción de candidatos, e inspección de libros ydocumentos, así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con lacorporación para efectos de la Asamblea. La convocatoria se enviará con la debida anticipacióna esta Superintendencia para poder así prestar la asesoría correspondiente y enviar un delegadosi es pertinente.

La publicación de la convocatoria deberá efectuarse con suficiente antelación, respetando lostérminos señalados por la ley, a través de los medios que garanticen la mayor divulgación de lamisma y dejando constancia del recibo del la convocatoria en el caso de realizarse por medio decomunicación dirigida a todos los afiliados, buscando la mayor participación de los mismos en‘estas reuniones. AFILIADOS HABILESPara determinar tal cantidad se aplicará lo dispuesto en los artículos 10 de la ley 21 de 1982, 25del Decreto Reglamentario 341 de 1988, los estatutos de la corporación si establecen la fechalímite para paga de quienes deseen ponerse a paz y salvo para efectos de las Asambleas Generales;de no ser así debe quedar claro en la convocatoria. La corporación debe contar con un listado deafiliados hábiles para participar en la reunión, el cual estará a disposición de éstos con unaanticipación tal, que les permita conocer su situación en relación con la posibilidad de interveniren dichos eventos. PODERESAl respecto se deberá dar cumplimiento a los artículos 9 y 10 del Decreto Ley 2463 de 1981 y 24 del EDecreto Reglamentario 341 de 1988, Dichos poderes deben ser otorgados por el representante legal enel caso de personas jurídicas o por. empleador si se trata de personas naturales. Para tal efecto la.corporación contará con un listado actualizado de representantes legales debidamente soportado con |

64eidocumento idóneo que acredite tal calidad. Los poderes deben ser presentados personalmente por el poderante ante la dependencia de la Caja señalada en ta convocatoria para tal fin; en sudefecto debe estar autenticado ante autoridad competente y entregarse dentro de la hora fijadaen la convocatoria.El Revisor Fiscal de la corporación al cierre de la inscripción de poderes debe efectuar una revisióndelos mismos, verificar que reúnen los requisitos y levantar un acta al respecto dejando constanciade los hechos que observe, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados.La facultad de sustitución debe quedar expresa en el poder. INSCRIPCION DE LISTASSobre este aspecto se estará a lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto Reglamentario 341 de4988, la elección debe recaer en empleadores afiliados hábiles y por efectos prácticos ningunodeberá estar en más de una lista y no puede pertenecer a más de un Consejo Directivo de Cajasde Compensación Familiar o Asociaciones de Cajas. Se entiende que el empleador si es personaridica, actuará a través de su representante legal y si es persona natural, por sí misma. Parana que la plancha tenga validez debe llenar los requisitos que establece la ley y los estatutos, asía. como haber sido inscrita dentro del término fijado en la convocatoria. Al cierre de la inscripciónño ..de planchas el Revisor Fiscal las revisará y elaborará un acta en la que de fe de ello. Cuandoéntro del desarrollo de la reunión se puedan inscribir listas se omitirá el acta aludida, perodeben ser revisadas por éste.Es necesario que los candidatos a la Revisoría Fiscal o al Consejo Directivo tengan conocimientoáro del Decreto Ley 2463 de 1981 y manifiesten por escrito no encontrase incursos en lasusales de inhabilidad e incompatibilidad allí consagradas. !

los aQUORUM Y VOTACION! la Se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 18, 27 y 28 del Decreto 341 de 1988, según losao cuales las decisiones que adopte la Asamblea General de Afiliados se someten a la mayoría simple, o : alvo estipulación estatutaria, así mismo la aplicación del sistema de cuociente electoral para la elecciónde Consejo Directivo y la solución a un eventual empate en dicha elección, :losdade INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROSen? |stos se entregarán oportunamente a los Asambleistas preferiblemente con la convocatoria a fin de queuedan hacer las observaciones que estimen pertinentes. EQUISITOS PARA LA APROBACION DE LOS ACTOS DE ELECCION POR PARTE DE ESTAUPERINTENDENCIA e conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Reglamentario 341 de 1988, es deber delirector Administrativo enviar a la Superintendencia del Subsidio Familiar dentro de los quince (15) diasguientes al de la reunión una (1) copia autorizada del acta de la respectiva Asamblea, la cual seajustará en todo lo dispuesto en el artículo 14 ibídem; además se adjuntarán los documentos que serelacionan a continuación: Fotocopia del acta de inscripción de poderes y planchas. Comunicación suscrita por cada uno de los elegidos, en ia cual manifiesten que aceptan el cargo, nó seencuentran incursos el las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463pu de 1981 y solicitud de autorización para ejercer el cargo. Siel representante legal dela empresa elegid :y la delega dicha actuación debe hacerlo en una persona de la. empresa que ocupe un cargo directivo.confianza, lo cual debe constar por escrito y allegarse la documentación antes mencionada:on |E 65

e,. Los Revisores Fiscales principal y suplente deben enviar, además de lo anunciado anteriormente,autorización escrita para pedir sus antecedentes disciplinarios a la Junta Central de Contadoresadjuntando fotocopia del recibo por los derechos del mismo y de la tarjeta profesional.. Fotocopia del documento de identificación de las personas gue van a desempeñar el cargo. La calidad del Consejero Directivo se tendrá a partir de la fecha de posesión o de autorización deejercicio del cargo impartida por parte de esta Superintendencia, la cual se expedirá una vez se encuentreen firme el acto administrativo que apruebe tales decisiones.Con el fin de agilizar el trámite interno y evitar traumatismos en las Cajas de Compensación Familiar esconveniente aprovechar la oportunidad para precisar sobre los siguientes aspectos: CONSEJOS DIRECTIVOSLa elección y designación de los miembros del Consejo Directivo debe entenderse Únicamente para el áperíodo estatutario correspondiente, esto es, una vez vencido debe procederse a una nueva elección o |designación según el caso, lo cual lleva para el ejercicio de las funciones la expedición del acto «=administrativo pertinente y la autorización para ejercer el cargo, para proceder finalmente al reconocimiento ; «y registro, quedando entonces legalmente tramitada. Sa

REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADORES:La vacante de estos cargos se presentará por desafiliacién del mismo, por renuncia, expulsión,suspensión, desaparición de la persona jurídica elegida, etc.; la vacancia definitiva de un principalserá llenada por el suplente personal hasta la finalización del período estatutario (Artículos 33 y 34 delDecreto 341 de 1988). En el caso del retiro del representante legal de una persona jurídica que formeparte del Consejo Directivo, la empresa debe informar a la corporación sobre el nombramiento delnuevo funcionario, adjuntando manifestación de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidade incompatibilidad que establece el Decreto Ley 2463 de 1981, solicitud de autorización para ejercer elcargo y fotocopia del documento de identificación de la persona que va a desempeñar el cargo. Estadocumentación será enviada a está Superintendencia y con ella se dará trámite a la solicitud y posteriorreconocimiento y registro. REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES:El ejercicio del cargo se entenderá a partir de la fecha de posesión o de autorización del mismo, para locual se requiere que el acto administrativo de designación por parte del Ministerio de Trabajo y Seguridadsocial este en firme, esto es, que esta Superintendencia haya recibido el auto de ejecutoria del mismocon las notificaciones correspondientes, asi mismo las comunicaciones de aceptación del cargo,manifestación de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratael Decreto Ley 2463 de 1981, ser beneficiario del subsidio familiar y solicitud de autorización para ejercerel cargo, de cada uno de los nombrados. Posteriormente se procederá el reconocimiento y registro,La vacante definitiva de un miembro principal será llenada por el respectivo suplente hasta la finalizacióndel periodo estatutario.

La calidad de representante de los trabajadores beneficiarios el subsidio familiar en los consejos directivosde las Cajas de Compensación Familiar se perderá en el caso de terminar la vinculación laboral delconsejero con un empleador afiliado a la respectiva Caja, o cuando el trabajador deje de ser beneficiariodel Subsidio Familiar, o por pérdida de la calidad de afiliado por parte del empleador. aLos Directores Administrativos de las Cajas de Compensación Familiar deben comunicar a la ESuperintendencia del subsidio Familiar la pérdida de la calidad de beneficiario de los miembrosdel Consejo Directivo dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha en la que se registre elhecho, con copia al Viceministro de Trabajo y Seguridad para que se proceda al trámite denominación correspondiente.66ite,res | de |tre || es. ie.no.cto.nto AN, ita :

En todo caso, cuando se presente una vacante tanto de principal como de suplente, el DirectorAdministrativo de la Corporación deberá informar a la División Legal de esta Superintendencia dentro delos cinco (5) días calendario siguiente a la ocurrencía del hecho, con el fin de mantener actualizado elregistro correspondiente. REVISORES FISCALESPara dar cumplimiento .a lo dispuesto en el numeral 15 del artículo 7° del decreto 2150 de 1992 y losartículos 17 y 28 del Decreto 2150 de 1995, el ejercicio del cargo se entenderá a partir de Ja fecha deposesión o de autorización del mismo. :Para lo cual se requiere que el acto administrativa este en firme. Los Revisores Fiscales principal y ~suplente deben enviaral Director Administrativo de la corporación, además de lo enunciado anteriormente,autorización escrita para pedir el certificado de antecedentes disciplinarios a la Junta Central de Contadoresadjuntando fotocopia del recibo de pago por los derechos del mismo y de la tarjeta profesional, con el finde que sea remitida a esta entidad con el acta de la reunión en la cual se produjo la elección para efectos~~ del trámite legal correspondiente.Posteriormente se procederá al reconocimiento y registro.

DIRECTORES ADMINISTRATIVOSGon el fin de prevenir traumatismos dentro de Ja Cajas de compensación Familiar, que estas quedenacéfalas o que lo actuado carezca de validez, es conveniente que cada corporación tenga una personaéomo Director Administrativo Suplente, debidamente reconocida e inscrita en esta Superintendencia,quien ejercerá las funciones del titular en sus ausencias temporales o absolutas o hasta que sea designadoel nuevo representante legal y se hayan cumplido los trámites para el designado el nueve representantelegal y se hayan cumplido los trámites para el ejercicio del cargo. Por lo tanto, los Consejos Directivos delas Cajas de Compensación Familiar que no han efectuado dicha elección, deben elegirlo con quórumcalificado, darles las facultades correspondientes. Copia del acta será enviada por el DirectorAdministrativo, adjuntando aceptación del cargo, manifestación de no encontrase incurso dentro de lascausales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981, solicitud deautorización para ejercer el cargo, copia de la hoja de vida y de la cédula de ciudadanía.El ejercicio del cargo se entenderá a partir de la fecha de posesión o de autorización del mismo, siemprey cuando se presente la ausencia temporal o absoluta y hasta tanto lo determine el Consejo Directivo,para lo cual se requiere que el acto administrativo este firme. Posteriormente se procederá alreconocimiento y registro; cuando el titular del cargo se ausente y sea menester su reemplazo, basta coninformar a esta entidad de control el hecho y período para lo de nuestra competencia. Cordialmente, LUIS ALFREDO BAENA RIVIERESuperintendente. 67