SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0005 de 2009

SUE ¡SIDIO FA Mi L ¡AREberty Orden Circular Externa No: 20005Dependencia: 3000Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORESADMINISTRATIVOS, REVISORES FISCALES YCONTADORES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓNFAMILIAR.De: Superintendente del Subsidio FamiliarAsunto: PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROSA 31DE DICIEMBRE DE 2008.Fecha: 10/02/2009 Con el fin de obtener la oportuna presentación de la información contable - financiera yde actividades del ejercicio culminado el 31 de diciembre de 2008, de conformidad conlo dispuesto en el artículo 1% de la Resolución No. 0062 del 10 de febrero de 2006 queestableció como fecha límite e improrrogable el 1 de marzo de cada año, me permitorecordar la información que debe ser tramitada y reportada a esta Superintendencia, enlos formatos y anexos ajustados al Plan de Cuentas contenido en la Resolución No.0271 del 3 de agosto de 2005, los cuales se detallan a continuación:1. ESTADOS FINANCIEROS Y ANEXOS.1.1. Balance General Consolidado (Activo, Pasivo, Patrimonio e Índices Financieros).1.2. Estado Consolidado de Ingresos y Egresos, e informativo de Aportes paraTerceros y saldos de Pasivo por Aportes para Terceros.1.3. Estado de Cambios en el Patrimonio.| 1.4. Estado de Origen y Aplicación de Recursos. por” Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co=" 0005 10 FEB. 2009

A) Estado de Cambios en la Situación Financiera.B) Estado de Cambios en el Capital de Trabajo.C) Estado de Flujo de Efectivo.1.5. Anexo al Estado de Egresos Ley 633 de 2000.1.6. Estado de Pérdidas y Ganancias de Mercadeo (por actividades y consolidado).1.7. Estado de Resultados de los programas de construcción de vivienda propia.1.8. Relación de Ingresos no Operacionales por cuenta y centro de Costos.1.9. Relación de Gastos no Operacionales por cuenta y centro de Costos.1.10. Informe del Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda Fovis.1.11. Anexo Inversiones Temporales y a Largo Plazo.1.12. Anexo Inversiones por Fondos con Destinación Específica.1.13. Informe General de Ejecución de Inversiones.1.14. Anexo de Publicidad.1.15. Estado de Resultados de Salud (EPS-C, EPS-S, IPS).NOTA IMPORTANTE. Es oportuno reiterarles que para el procesamiento uniforme y laconsolidación de la información por parte de esta Superintendencia, las cifrasreportadas deben registrarse en Miles de Pesos ($000).2. ASPECTOS LEGALES - ADMINISTRATIVOS.Es indispensable remitir la siguiente información complementaria:2.1. Relación detallada de la planta de personal informando la remuneraciónindividual por cargos, por centros de costos y totalizada.2.2. Información adicional sobre el manejo administrativo - operativo de losprogramas desarrollados directamente y de aquellas Instituciones en las cuales tenganparticipación, con base en la Ley 100 de 1993, E.P.S-C, E.P.S-S, I.P.S.2.3. Información adicional sobre el manejo administrativo - operativo de losConvenios de Cooperación Nacional e Internacional suscritos.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssflossf.gov.comi 0005 1 O FEB, 20m2.4. Notas a los Estados Financieros, de conformidad con las normas técnicas sobrerevelaciones dispuestas en los articulos 113 a 121 del Capitulo III del DecretoReglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993, de manera completa y en su orden:Articulo 114. Notas a los Estados Financieros.Articulo 115. Norma general sobre revelaciones.Articulo 116. Revelaciones sobre rubros del balance general.Articulo 117. Revelaciones sobre rubros del estado de resultados.Articulo 118. Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio.Artículo 119. Estado de cambios en la situación financiera.Artículo 120. Estado de flujos de efectivo.Artículo 121. Revelación de las cuentas de orden.2.4.1. Con base en las modificaciones introducidas por la Ley 789 de diciembre de2002, el Decreto 827 de abril de 2003, el Decreto 1769 de 2003 y las diferentesResoluciones que con suieción ha expedido esta Superintendencia, en notasindependientes y especiales deberá revelarse la forma en que han sido registrados loshechos económicos correspondientes al traslado de recursos del Fondo para el Fomentoal Empleo y Protección al Desempleo FONEDE, los valores objeto de transferencia entrelas Cajas de Compensación y demás aspectos complementarios, relacionando

lassubcuentas utilizadas y sus respectivos montos.2.4.2. Otros aspectos de interés. Siempre que sea relevante, deberá incluirse en lasnotas a los Estados Financieros, aquellos hechos económicos ocurridos conposterioridad a la fecha de corte, antes o después, que puedan afectar la situaciónfinanciera, las perspectivas y la viabilidad o continuidad de la Corporación.Aquellas Cajas de Compensación Familiar que tienen establecidos Convenios deCooperación ya zea nacional e internacional, deberán incluir en dichas notas, los hechosocurridos durante el periodo a reportar.2.5. Informe del Director Administrativo y/o Consejo Directivo.2.5.1 Copia del Acta del Consejo Directivo de la sesión en que hayan sido aprobados uobjetados los Es:ados Financieros, cuentas de fin de ejercicio y consideración de losinformes generales y especiales que presenta el Director Administrativo para suremisión a la Asamblea General, conforme al numeral 5° del parágrafo del artículo 50de la Ley 21 de 1382, con observancia en los numerales 5°, 6° y 8 del artículo 54 de lacitada Ley.2.6. La información contable - financiera debe enviarse Certificada por el Directoradministrativo y el Contador que la preparo y Dictaminada por el Revisor Fiscal de laCorporación (articulos 33 Decreto Reglamentario 2649/93 y 37 de la Ley 222 de 1995).

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2.7. El informe y Dictamen de la Revisoría Fiscal (artículos 26 Decreto Reglamentario2649/93 y 38 de la Ley 222/95) con sujeción a los artículos 37 y 38 del DecretoReglamentario 341 de 1988 son de presentación improrrogable a esta fecha.El Revisor Fiscal debe considerar el adecuado cumplimiento a lo señalado en la Ley 43de 1990, el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, las Disposiciones del Consejo Técnico dela Contaduría Pública y la Circular Externa 0014 del 6 de mayo de 1998 emitida por estaSuperintendencia.3. ALGUNAS CONSIDERACIONES ADICIONALES.3.1. Los renglones o grupos de cuentas señalados con asterisco () en los formatosde los estados financieros requieren la presentación obligatoria de relaciones en cuantoa los Egresos por Costos y Gastos deben detallarse las subcuentas que los componen.3.2. Por considerarse de especial importancia, debe cumplirse con la presentación dela relación específica de los valores aplicados como son "Costos y Gastos Indirectos” alos Programas y Servicios por concepto de Administración, informando sobre el EstudioTécnico previo establecido y el Acta de aprobación del mismo por parte del ConsejoDirectivo.Así mismo, es indispensable la presentación de la relación por gastos de Publicidad,Propaganda y Avisos cargados a los diferentes servicios sociales y a los deadministración directos.3.3. En el estado consolidado de Egresos, se deben clasificar adecuadamente loscostos de los diferentes programas y servicios sociales, de conformidad con loestablecido en el Plan Unico de Cuentas

vigente.3.4. Es importante reiterarles que con ocasión de la puesta en marcha del nuevomódulo financiero, por medio del cual las Cajas de Compensación Familiar deberánreportar ante esta Superintendencia la información requerida, para los periodos junio 30de 2007, diciembre 31 de 2007, junio 30 de 2008 y diciembre 31 de 2008; se lesrecuerda que los códigos y los saldos de las cuentas contables deberán ser preparadosy presentados al máximo nivel de desagregación (seis dígitos) contemplado en laResolución 0271 del 3 de agosto de 2005, vigente a partir del 1 de enero de 2006. Esteente de control por su parte, comenzará a realizar pruebas definitivas a partir del mesde marzo del presente año.3.5. De acuerdo con la Circular Externa No. 0001 del 28 de enero de 2009, pormedio de la cual se instruyó en cuanto al registro y tratamiento que se le debe dar a lacuenta específica de Inversiones, es importante que las Cajas de Compensación Familiarse acojan a dicho procedimiento.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssfossf.gov.coY stc Pee 0005 FER 2009 3.6. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo,deberá ser totalmente revisada para el envío en forma veraz, completa y oportuna porparte de la Corporación.4. FORMA DE PRESENTACION DE LOS INFORMES.4.1. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos yla información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico dispuesto poresta Superintendencia.4.2. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse en mediomagnético (C.D), en formato de excel y en forma impresa, con las firmas autógrafas delDirector Administrativo, Contador y Revisor Fiscal.4.3. Los formatos establecidos para el reporte de la información han cambiado,algunos se alimentarán de forma automática y otros requerirán del diligenciamientomanual, por lo tanto los mismos no deben ser manipulados en otros libros o formatosde excel ya que perderían la secuencia con que fueron creados. Adjunto a esta Circularse les esta enviando un pequeño pero completo manual de usuario.Aquellas celdas que conforman los cuadros en Excel, se encuentran protegidas y otrasno, solamente aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar lainformación correspondiente. Por lo tanto, para que la información sea cargadaexitosamente en nuestra base de datos y analizada por esta Superintendencia, serequiere de la remisión del mismo archivo por parte de ustedes.

ESTADOS FINANCIEROS CAJAS 2009.xlsx MANUAL PARA PREPARAR ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS. docx Cordialmente, FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCESAnexos 0 Polos 11 for. John Albert Zapata Consecutive : 588Puerto/Oriando Joven CuellarCopía interna al Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A ++ 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssflossf.gov.co