SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0014 de 1998

CIRCULAR EXTERNA No. 0014

(Mayo 6 de 1998) PARA : CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, REVISORESFISCALES DE : SUPERINTENDENTE (E) ' ASUNTO : REVISORIA FISCAL : En cumplimiento de la facultad conferida por el Decreto 2150 de 1992 artículo 7, numeral 4 y dada la ©.importancia que tiene para este Ente de Control la función deta Revisoría Fiscal, en especial la consagrada"“en el artículo 49 Numeral 3 de la ley 21 de 1982, la Superintendencia se permite fijar los criterios técnicosy bases bajo las cuales los Revisores Fiscales de las Cajas de Compensación Familiar ejecutarán sulabor en forma profesional, integra, permanente, independiente y preventiva.

ANTECEDENTESEsta instrucción se imparte, teniendo en cuenta que en términos generales el legisiador asignó la funciónde Revisoría Fiscal al Contador Público porque el cargo requería de conocimientos técnicos para estimarcon eficiencia la gestión de la administración y de una capacidad de análisis profunda, para evaluar enforma adecuada los controles de las entidades; luego consideró, que un tercero debía velar por que lastransacciones se reflejaran en la contabilidad en forma adecuada y oportuna para que la administraciónproyectara el desarrollo de las empresas. Igualmente, examinó las calidades morales de quien poseíalos conocimientos técnicos mencionados y concluyó que éstas eran de alta estima y que debía relevariasexigiéndole independencia mental respecto de quien recibiría el producto de sus cualidades y capacidad;y por ello, decidió confiar al contador público tal responsabilidad.Asilas cosas, para la Revisoría Fiscal ejercida en las Cajas de Compensación Familiar debera designarse,|,profesionales idóneos, integros y responsables, que investidos de la representación permanente de losafiliados a las Corporaciones, tienen la función de informar regularmente sobre el manejo de la entidad,el funcionamiento de los controles, el cumplimiento por parte del administrador de sus deberes legales yestatutarios y si los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera de la entidad y susresultados económicos.

En tal virtud, una de las funciones del Revisor Fiscal está la de cerciorarse que las operaciones socialesse ajusten a la ley, los estatutos, las decisiones de los órganos sociales y de las encomendadas por laSuperintendencia del Subsidio Familiar.Aun cuando, por su misma naturaleza humana, al Revisor Fiscal no le es exigible un conocimiento de laverdad absoluta, él debe, según parámetros profesionales (normalmente más exigentes que los aplicablesa Cualquier persona), realizar todas las gestiones necesarias para obtener evidencia válida y suficienteque le permita concluir si los actos se ajustan o no a las disposiciones citadas. Dado que la certeza quedebe obtener es de carácter profesional, es entendido que cualquier otro profesional de la contaduríapública debería llegar a conclusiones similares.Es precisamente en este entomo normativo y conceptual en que este Ente de Control advierte laimportancia de la Revisoría Fiscal y, por lo mismo exige un buen desarrollo de su gestión fiscalizadora,cumpliendo a cabalidad con las funciones establecidas en el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, a saber.

106"4 Asegurarque las operaciones de la Caja se ejecuten de acuerdo con las decisiones de la AsambleaGeneral y el Consejo Directivo, con las prescripciones de las leyes, el régimen orgánico del subsidiofamiliar y los estatutos . o2, Dar oportuna cuenta, por escrito ala Asamblea, al Consejo Directivo, al Director Administrativo y a laSuperintendencia del Subsidio Familiar , según los casos, de las irregularidades que ocurran en elfuncionamiento de la entidad y en el desarrollo de sus actividades. :_ 3. Colaborar con la Superintendencia del Subsidio Familiar y rendir los informes generales periódicos y_ especiales que le sean solicitados, ;4. Inspeccionar los bienes e instalaciones de la Caja y exigir las medidas que tiendan a su conservacióno a la correcía y cabal prestación de los servicios sociales a que están destinados. :5. Autorizar con su firma los inventarios, balances y demás estados financieros6. Convocar a la Asamblea General a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.7. Las demás que Je señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores,fe encomienden la Asamblea General y la Superintendencia del Subsidio Familiar."Por lo tanto, la Revisoría Fiscal de las Cajas de Compensación Familiar, desarrollará su función bajotos+ siguientes aspectos: L OBJETIVOSCon fundamento en las normas legales relacionadas con la Revisoría Fiscal, principalmente el artículo49 de la ley 21 de 1982 concordante con los artículos 37 y 38 del decreto 341 de 1988 y artículo 10de la Ley 145 de 1960, los principales objetivos de la Revisoría Fiscal de las Cajas de CompensaciónFamiliar son:

4. Controlar y analizar permanente para que el patrimonio de la Corporación sea adecuadamente protegido,conservado y utilizado. Y para que las operaciones se ejecuten con la maxima eficiencia posible. _2. Vigilar. permanentemente para que los actos de los órganos de la Caja, al tiempo de su celebración yejecución, se ajusten al objeto social de la misma, las normas legales, estatutarias y reglamentariasvigentes y a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, de suerte que no se cometanirregularidades en detrimento de los afiliados ( empleadores y trabajadores), terceros y a la propiacorporación. :.3. Inspeccionar constantemente sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, losdocumentos contables y archivos en general, para asegurarse que fos registros hechos en libros seanlos correctos y cumplen todos los requisitos establecidos por la ley, de manera que pueda estar seguroque se conservan adecuadamente los documentos soporte de los hechos económicos, de los derechosy de las obligaciones de la Corporación, como fundamento que son de la información contable de lamisma.4. Emitir certificaciones, dictámenes e informes sobre los estados financieros, para determinar si elbalance presenta en forma fidedigna la situación financiera y el estado de pérdidas y ganancias, elresultado de las operaciones, de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas.En cumplimiento de los objetivos es necesario tener absoluta claridad que la función de control internocorresponde a la Auditoría Interna y no a la Revisoria Fiscal.

li, CARACTERISTICAS

1. PermanenciaSu responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los numerales1 y 4 del artículo 49 de la Ley 21 de 1982, principalmente.

1072. Cobertura total ; Su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución, de talmanera que ningún aspecto o área de operación de la Corporación quede sin fiscalización por partedel Revisor Fiscal. Todas las operaciones o actos de la corporación, como todos sus bienes, sonobjeto de su fiscalización. :

3. Independencia de acción y criteriosEl Revisor Fiscal debe cumplir con las résponsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe serpersonal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional.En todo caso su gestión debe ser libre e independiente no solo mental sino en cuanto a planeación yejecución de su trabajo; razón por fa cual debe mantenerse ajeno a todo conflicto de interés que le resieindependencia y a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores que son, precisamente,los sujetos pasivos de su control.

4. Función preventivaic La vigilancia que ejerce el Revisor Fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, x.;para que no se incurra en actos irregulares o no se continúe en conductas ajenas a la licitud,inconveniencia social o a las órdenes de! ente de control, según lo dispone el numeral 2 del artículo49 de la ley 21 de 1982. .Para el correcto desempeño de las funciones del Revisor Fiscal, los administradores de la Corporaciónestán en la obligación de suministrarle fa información por él solicitada y en caso de no recibirla en debidaforma y en su oportunidad, o no obtenerla, deberá poner este hecho en conocimiento de este ente decontrol, según el caso.

if, PRESENTAR OBSERVACIONES El Revisor Fiscal tiene asignadas funciones específicas y concretas previstas en la ley que son deobligatorio cumplimiento. Sobre el particular se destaca la contenida en los numerales 1°. y 4°, delartículo 49 de la Ley 21 de 1982 según los cuales debe PRESENTAR OBSERVACIONES, mecanísmo através del cual la Revisoría Fiscal puede señalar a la administración de la Caja cómo debe ser el controlpermanente de los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos y todo el conjunto de acciones __tendientes a hacerlo adecuado y oportuno. De dichas observaciones se dejará constancia escrita de su| cumplimiento por parte de los administradores,

Y. COMUNICACIONES Dentro del desarrollo de las funciones del Revisor Fiscal sus comunicaciones pueden agruparse de lasiguiente manera:

1. Para solicitar informes con el ánimo de establecer un control permanente.2. Para presentar observaciones sobre el sistema contable, sobre las medidas de conservación de bienesy sobre control interno. :

3. Para rendir informes o dictámenes a los máximos órganos sociales, Asamblea General de Afiliados,Consejo Directivo, al Director Administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Estas |comunicaciones en ocasiones requieren convocar previamente a los órganos de dirección. E

4. Para denunciar irregularidades.

108Forma de las comunicacionesCon excepción de las intervenciones que se hagan en el seno de los órganos directivos (las cuales seránverbales), todas las demás comunicaciones deben hacerse por escrito. Si el asunto lo aconseja puedepreviamente darse un aviso verbal, pero es indispensable reiterarlo por escrito. :Cuando la ley, los reglamentos, los estatutos, las decisiones de la asamblea o las normas profesionaleslo exijan, se utilizarán los formatos establecidos para el efecto. :

y. COLABORACION CON LAS AUTORIDADES ¿¡gualmente es indispensable resaltar la función que le asiste a la Revisoría Fiscal en cuanto a lacolaboración con las autoridades gubemamentales para lo cual en el caso concreto deberá realizarlocon la Superintendencia de Subsidio Familiar. | Teniendo en cuenta que las Cajas de Compensación Familiar cumplen funciones de Seguridad Social, elRevisor Fiscal es un puente trascendental con la Superintendencia para que el Subsidio Familiar encualquiera de sus formas, cumpla con su objeto social por lo cual su colaboración debe ser integral,amplia y oportuna, y no limitada al envio de los informes que este organismo le solicite. i

1. PAPELES DE TRABAJOLos papeles de trabajo, obligatorios para los Revisores Fiscales, son según el Pronunciamiento númerocinco, emitido por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica: “fa fotalidad de los documentospreparados o recibidos por el Contador Publico, de manera que en conjunto, constituyen un compendiode información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo.” !Razón por la cual en los Papeles de trabajo, el Revisor Fiscal de las Cajas dejará constancia de laslabores realizadas y podrán consistir en cualquier medio que garantice su consulta, conservación yreproducción. Tales papeles deberán prepararse de conformidad con las normas de contabilidadgeneralmente aceptadas y con las normas que regulan la profesión contable, así: :a) Los papeles de trabajo son de propiedad del Revisor Fiscal. La circunstancia de que sean de naturalezaconfidencial exigen su protección.en forma permanente; no pueden reproducirse sin autorización expresa,excepto en los casos previstos por la ley y deberán conservarse par lo menos durante cinco años contadosdesde la fecha de emisión, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9°. de la Ley 43 de 1990. 'b) El Revisor Fiscal debe dare la importancia necesaria a la elaboración de los papeles de trabajo,y puesto que ellos son el respalda de las labores realizadas junto con las copias de los documentosexaminados que considere pertinentes que harán parte de los papeles de trabajo. Con base en ellospreparará sus informes y el dictamen de los estados financieros.La Superintendencia del Subsidio Familiar podrá solicitárselos al Revisor Fiscal, en cualquier momento.En este orden de ideas la Superintendencia velará no solo por la existencia de los papeles de trabajo sino por la calidad de los mismos. :

VIL INFORMES Y DICTAMEN DEL REVISOR FISCALTodo informe rendido por un Revisor Fiscal debe estar apoyado en papeles de trabajo. Cuando se tratede informes especiales sobre áreas o asuntos seleccionados, es conveniente dejar una relación clara ycompleta de los papeles de trabajo específicos con base en los cuales se produjo el reporte y, de serel“caso, de los procedimientos de atiditoría realizados y de los documentos sociales relacionadoscondíchos papeles de trabajo. Esto con el fin de que si posteriormente el informe fuere utilizado por lasAutoridades y ellas requieren su ratificación, sea posible hacerlo. :El Revisor Fiscal, sobre todo si está informando a las autoridades o a terceros, debe considerar tantodesde el punto de vista legal como profesional, el valor de las pruebas (en sentido jurídico procesal)sobre las cuales basa su informe. Los informes deben ser precisos y redactados en forma univoca,

109En primer lugar debe advertirse que esta función no se reduce a expresar una opinión. La ley diceautorizar y dictaminar, lo que significa que el revisor puede no autorizar un estado financiero, inventarioo balance, es decir que en términos profesionales éste puede emitir una opinión adversa de los mismos.(artículo 49 numeral 5°. Ley 21 de 1982). :En segundo lugar ha de resaltarse que la ley específicamente habla de cualquier balance, es decir que — ;están sujetos a tal autorización y dictamen no solo los estados financieros de fin de ejercicio, sino también — 'los de periodos intermedios (artículo 49 de la Ley 21 de 1982 y 38 del Decreto 341 de 1988.)En tercer lugar todo estado financiero autorizado debe ser dictaminado (artículo 38 de Decreto 341 de1988). El contenido mínimo del dictamen esta previsto tanto en el artículo 38 del Decreto 341 de 1988,como en el 10 de la Ley 145 de 1960. >Para poder expresar una opinión el Revisor Fiscal debe haber satisfecho previamente tres requisitos: 1.Haber obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones; 2. Haber aplicado losprocedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas, es decir, por las normas decontabilidad generalmente aceptadas, y 3. Sobre la satisfacción de estos dos requisitos debe pronunciarseexpresamente en su dictamen.Esta Superintendencia enfatiza que el Revisor Fiscal debe tener a su disposición, para efectos de sulabor, todos los documentos, libros y actuaciones de la Caja de Compensación Familiar, con el fin depoder presentar su dictamen y Jos informes que crea pertinentes. Ns

Asuntos Materia de DictamenEl Revisor Fiscal sólo dictaminara sobre los estados financieros, para lo cual deberá expresar, por lo menos:

1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de lainterventoría de cuentas.

3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y silas operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o consejo directivoy a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar.4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en suopinión, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmenteaceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado’de las operaciones en dicho período. E5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre iafidelidad de los mismos. 3

6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad.

Asuntos Materia de informeEl Revisor Fiscal se encuentra obligado a presentar los informes periódicos que solicite estaSuperintendencia y a la Asamblea General de Afiliados, para lo cual en éste último deberá expresar:

1. Si los actos de los órganos de la Caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a lasórdenes o instrucciones de la asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar.2. Sila correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas en su caso, se llevan y seconservan debidamente.3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes dela Caja de Compensación Familiar o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

110Con el fin de unificar las fechas límite para la presentación de informes por parte de la administración aesta Superintendencia y teniendo en cuenta las necesidades manifestadas por las Cajas de CompensaciónFamiliar, en el sentido de la dificultad actual que se presenta para rendir la evaluación del último trimestrede los informes de gestión, establecida a través de la Resolución No 0151 del 16 de marzo de 1994, esa| fecha se ampliará hasta el día 15 de febrero.En consecuencia, los informes que a continuación se relacionan deberán remitirse en las fechas señaladas INFORMEEvaluación Trimestral de informes de Gestión“Informe Estadístico para cuociente Nacional de Vivienda y sector primarioPlan anual de ejecución y flujo mensualizado de cajaInforme Trimestral sobre el FovisInforme Trimestral en relación con contratos

TercerosInforme Trimestral de subsidios no cobradosPor parte de los beneficiariosEstados financieros anuales y anexosRelación. Mensual de Morosos y Empresas expulsadasEstados financieros semestralesPresupuesto anual de ingresos y egresose inversiones anterior al que se presupuesta E a en fa presente circular y venir debidamente certificadas por el Revisor Fiscal. FECHA LIMITE ;Febrero 15, Abril 30, Julio 31, Octubre 31 Enero 15Enero 30Enero 10, Abril 10, Julio 10, Octubre 10 Febrero15, abril 30, Julio 31, octubre 31Febrero 15,abril 30,Julio 31, octubre 31 Marzo 31 El último día hábil del mes siguiente 31 Agosto 31 Octubre del año Certificado sobre origen y disponibilidad de los recursos De acuerdo al proyecto En consecuencia, esta entidad velará estrictamente por la observancia de las normas a que se ha hecho referencia. Cordialmente, ALIX GÓMEZ MALAGÓNSuperintendente (E) 113