SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0017 de 2010

sue DENCIA Libertady OrdenDEL SUBSIDIO FAMILIAR "Transparencia""Es el valor que signamos a la congruencia entre el pensar, decir y actuar respecto de nosotros mismos y el entorno;actuando coherentemente con veracidad e información abierta y oportuna" Circular Externa No: 0 O47Dependencia: 2000Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORESADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LASCAJAS DE COMPENSACION FAMILIARDe: Superintendente del Subsidio FamiliarAsunto: PLANES DE MEJORAMIENTOFecha: 24/09/2010

Este Despacho en cumplimiento de la función estatuida en el numeral 3 artículo 7 del DecretoLey 2150 de 1992 de "Velar por la aplicación de las leyes yreglamentos en los referente al subsidio familiar y ordenar a losorganismos vigilados que se ajusten a ellos", el numeral 1 del artículo 24de la Ley 789 de 2002 que señala " Vigilar el cumplimiento de las disposicionesconstitucionales y legales relacionadas con la organización yfuncionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, y el numeral 15 delartículo 24 de esta última ley " 15. Impartir las instrucciones que considerenecesarias sobre la manera como los revisores fiscales, auditoresinternos y contadores de los sujetos de inspección y vigilancia debenejercer su función de colaboración con la Superintendencia." consideranecesario fijar el procedimiento para el cumplimiento de los planes de mejoramiento que debandesarrollar las Cajas de Compensación Familiar.El propósito del Seguimiento y Control es el de proveer una visión objetiva del estado actual delas recomendaciones formuladas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y determinar elcumplimiento de las mismas.En desarrollo del mejoramiento continuo de las Cajas de Compensación Familiar y con el fin degarantizar el óptimo cumplimiento de las acciones formuladas en el Plan de Mejoramiento, apartir de la fecha se establecen los siguientes lineamientos que deben ser cumplidos por lasvigiladas.1. Una vez recibido el informe por parte de los funcionarios comisionados, la SuperintendenciaCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano. Línea Gratuita Nacional 01800091 0110 y Bogotá 3487777Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bosotá D.C.. Colombia

AAA17 24 SET 2010+ ¿HUeco elaborará un oficio de recomendaciones que será enviado a Cada de Compensación Familiar. K

2. Con base en el oficio remitido la Caja de Compensación elaborará un PLAN DEMEJORAMIENTO. - PDM

3. Para el acatamiento de las recomendaciones la Corporación deberá clasificar aquellas que sonde cumplimiento inmediato de las que requieren un plazo para su observancia.4. La Caja de Compensación Familiar contará con un término de 30 días calendario para remitir ala Superintendencia el PDM.

5. La Superintendencia evaluará el PDM remitido, con el fin de establecer si se ajusta a losrequerimientos del Ente de Control y enviará a la Caja de Compensación una comunicación en lacual le indicará que podrá comenzar su ejecución.6. El seguimiento al PDM estará a cargo del Revisor Fiscal de la Caja de Compensación, quiéndeberá remitir a la Superintendencia del Subsidio Familiar informe trimestral del avance de lasacciones propuestas en el Plan, salvo en los casos de Vigilancia Especial.7. Los términos para el informe del Revisor Fiscal comenzarán a contarse a partir de la fecha derecibo de la comunicación de la Superintendencia donde se acepta el PDM propuesto.8. El último informe del Revisor Fiscal deberá indicar el porcentaje total ejecutado.9. Las Cajas de Compensación Familiar podrán proponer acciones entre un mes a doce mesesmáximo, dependiendo de la complejidad de la acción a realizar.10. En caso de incumplirse con el PDM propuesto, se iniciarán las investigaciones a que hayalugar.

11. El PDM deberá ser socializado con el Consejo Directivo, en la siguiente sesión de haberrecibido la comunicación de aprobación de la Superintendencia, dejando constancia en larespectiva acta de la reunión.

12. Copia del acta deberá ser enviada dentro de los quince días siguientes a su presentación a laSuperintendencia para su respectivo seguimiento.13. El PDM deberá ser diligenciado en el siguiente formato. plan de mejoramiento wz

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bosotá D. C.. ColombiaAAAda JE $ Acción de mejoramiento: Gestión correctiva y/o preventiva que subsana la causa que dioorigen al hallazgo identificado.

Objetivo: Resultado cualitativo esperado con la acción de mejoramiento.

Descripción de las Resultados intermedios para alcanzar o desarrollar la acción.acciones: Plazo: Número de semanas comprendidas entre la fecha de iniciación y determinación que se requieren para alcanzar la meta, que será entreuno y doce meses Persona al interior de la Caja de Compensación quién tendrá aResponsable cargo la parte operativa del cumplimiento del PDM

14. En el evento en que surjan nuevas acciones de mejora producto de un nuevo informeexistiendo ya un plan suscrito por la Caja de Compensación Familiar, se deberá crear un anexoque hará parte del mismo, el cual igualmente deberá ser tramitado conforme al punto $5 y 11 de lapresente circular.

FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCESÁnexos 0 Folios .1 Por: LRB/LMRM Consecutivo : 7593Ns)Copia interna a: ftp (£5 Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Boeotá N.C. Colombia

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