SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0023 de 2009

BICENTENARIO ¿2

CS "EL SERVICIO ""Es desarrollar relaciones duraderas, escuchando con interés y respeto a cada uno de los compañeros de trabajoy acada persona que ingrese a nuestra entidad." n973

Dependencia: 0101

Circular Externa No: Destino: DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, FUNCIONARIOSQUE LIDEREN LAS AREAS DE ATENCION AL CLIENTE,O LAS AREAS DE QUEJAS Y RECLAMOS De: Superintendente del Subsidio Familiar Asunto: PRIMER ENCUENTRO DE SERVICIO AL CLIENTE ENLAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

Fecha: 28/08/2009

La Superintendencia del Subsidio Familiar ha venido trabajando para lograr unacercamiento entre los trabajadores afiliados, empresas afiliadas y usuarios de losservicios de las Cajas de Compensación Familiar, por ello, desde el año 2006, secreó el Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, con el fin de promover ygenerar nuevos espacios de participación social. Con el Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano se ha logrado establecerun medio de intercambio permanente de información entre la comunidad y laSuperintendencia del Subsidio Familiar, que permite brindar orientación y respuestainmediata a las solicitudes presentadas a la entidad. Por tal motivo se está convocando al “PRIMER ENCUENTRO NACIONAL DEATENCIÓN AL CLIENTE EN LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR” con elfin de socializar el registro, seguimiento y respuesta a las peticiones, quejas,reclamos y sugerencias (PQRS), que llegan al Ente de Control y Vigilancia,intercambiar experiencias con las Cajas de Compensación Familiar y conformar uncomité técnico que permita fijar políticas en materia de atención al ciudadano.

Por lo anterior, este Despacho en cumplimiento de la función estatuida en elDecreto Ley 2150 de 1992, convoca a las personas que manejan las oficinas deAtención al Cliente, Peticiones Quejas y reclamaciones de subsidio de las Cajas de Centro de Atención e Interacción con el Ciudadono, Linea Gratuita Nacional 018000910110 v Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssfla)ssf.gov.co00 2 8 AGO. 2009 Compensación Familiar a nivel nacional. El evento se llevará a cabo los días 23, 24 y 25 de septiembre, con salida el sábado26 de septiembre, en las instalaciones en el Hotel y Parque Ecológico PiedrasBlancas de la Ciudad de Medellín, que se encuentra ubicado en la vereda PiedrasBlancas Kilómetro 14, nucleo de las Empresas Públicas de Medellin. Este evento se encuentra incluido dentro del Plan Operativo de la Superintendenciadel Subsidio Familiar y tendrá como parámetros básicos los siguientes: 2, OBJETIVOS Realizar un Seminario dirigido a las personas que manejan las quejas y reclamos delas Cajas de Compensación Familiar. Obtener una amplia participación de las Cajas de Compensación Familiar,generando un espacio de reflexión activa y construcción conjunta de estrategias yplanes de acción concretos, orientados a mejorar el servicio a los trabajadoresafiliados y beneficiarios de los subsidios otorgados por las Cajas, brindándolesherramientas para comprender las situaciones particulares e instruirlas sobre laaplicación de la normatividad vigente y las directrices impartidas por el ente deconirol y vigilancia.

Conocer las características y rol del área de quejas, el manejo adecuado de larelación con los trabajadores y beneficiaros de los subsidios y de los usuarios engeneral como oportunidad para mejorar los servicios de la Caja. Intercambiar experiencias y las dificultades prácticas que se presentan en cadacaso en particular. Contormar un comité técnico que se reunirá por lo menos tres veces al año, con elfin de fijar directrices sobre temas atinentes a atención al ciudadano y servicio alcliente. El orden del día a desarrollar es el siguiente: MIERCOLES 23 DE SEPTIEMBRE. 8.00a12MRecogida en el AeropuertoRefrigerio media mañanaAcreditación en el Seminario: entrega de escarapelas y material de trabajo 12.00 a 2:00 PM Almuerzo Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 0180009101 10 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf gov.co2.00. P.M. 2:30. P.M.Ciudadano 3:00. P.M 3: 30. P.M 0023 28 Asp omo Instalación del evento Presentación Centro de Atención e Interacción con el Dra. Martha Vásquez MirandaCoordinadora Atención al Ciudadano Superintendencia delSubsidio FamiliarRefrigerio Presentación Servicio al ClienteCOMFENALCO ANTIOQUIA 7.00a8.00.P.M CenaActividad nocturna

JUEVES 24 DE SEPTIEMBRE

8.00 AM 8.30 AM 10.30. A.M. 11:00. A.M. 12:30 2:00 P.M. 4:00. P.M. 4:30.P.M. Desayuno Servicio al Cliente Externo Estrategias de DiferenciaciónEnfoques empresariales y Evolución del ServicioDiferencia entre Atención y ServicioValor Agregado <<< Refrigerio media mañana Continuación del tema. v Generalidades sobre C.R.M ( Customer RelationshipManagement)Vv Generalidades sobre C.EM ( Customer ExperienceManagement)v Generalidades sobre A.N.S ( Acuerdos de Niveles deServicio) Almuerzo Servicio al Cliente Interno: v El Arte de Hacer Relaciones (Acercamiento, Reconocimiento,Asertividad)v Trabajo en Equipo (Masa-Grupos-Equipos de trabajo) Refrigerio Continuación del tema Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., ColombiaWWW.SSÍ.gov.co - e-mail: ssfilssf.gov.coES 7.00 PM ° 0023 28 AGO. 2009 Modelos de ComunicaciónEscucha ActivaEl arte de indagar necesidades de los clientes Actividad nocturna VIERNES 25 DE SEPTIEMBRE 7.00 a 8.00 AM

8.30. A.M 10.30 AM 11.30 a 1.00 P.M. 1:30 2.00 P.M.

2.30 4.00 P.M. 4.15 P.M. 5.00 P.M. 6:00P.M. 8.00 P.M. Desayuno Presentación del modelo de servicio al cliente a cargo dela Caja de Compensación Familiar COMFAMA Salida a Medellin visitas técnicas de los aplicativos_ utilizados por las áreas de servicio al cliente y atención alusuario de las Cajas de Compensación FamiliarCOMFENALCO ANTIOQUÍA y COMFAMA Visita en la sede de C.C.F COMFAMA Almuerzo en Tinta y Tinto. Visita a los Centros de Servicios de la C.C.FCOMFENALCO ANTIOQUIA Regreso Hotel Piedras Blancas Conformación de! Comité Técnico Clausura Cena, vino, la agrupación musical, SABADO 26 DE SEPTIEMBRE 6.30 a 9.00 Desayuno Salida del hotel para el Aeropuerto. ( salida de los buses a las 7.30 y 8.30) Notas Debe tenerse en cuenta que el recorrido del Hotel Ecológico Piedras Blancas alAeropuerto es de aproximadamente 45 minutos, para efectos de la hora en que sedebe hacer el arribo al aeropuerto. (hora de salida de los vuelos) Centro de Atención e Imeracción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., ColombiaWWW.S5f.gov.co - e-mail: ssfl@ssf gov.co0023 28 AGO. 2006

Salen dos buses uno para la ciudad de Medellin para los que salen por elaeropuerto OLOYA HERRERAy otro para los que salen por el aeropuerto JOSEMARIA CORDOBA. (Rionegro) El municipio de Santa Elena, donde se encuentra ubicado el Hotel EcológicoPiedras Blancas, es de clima FRIO para etectos del vestuario. Las inscripciones se harán directamente con la Caja de Compensación FamiliarCOMFENALCO ANTIOQUIA, sede del evento, a través de los señores BETYATEHORTUA teléfono 2504068 o RICHARD GALLEGO GALEANO, teléfono5108317. El valor del seminario es la suma de Seiscientos mil pesos M/Cte ($600.000), queincluye transporte aeropuertoaeropuerto, alojamiento en acomodación doble,almuerzos, refrigerios, traslado a la ciudad de Medellín, conferencias, material detrabajo. Cualquier información adicional será atendida por las doctoras Martha MercedesVásquez Miranda, Coordinadora Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano,a través del teléfono No. 3487777, 0 3487800 extensión 7808 o con la abogadaLuz Martha Rojas Moscoso a través de los teléfonos 3487777 - Celular3125871619 que apoyan en la ejecución de este programa. COMFENALCO ANTIOQUIA, contará con el servicio de confirmación de laasistencia al seminario y a su vez la confirmación de los vuelos para coordinar lashoras de salida de los buses en los diferentes Aeropuertos.

Cordialmente,

Mal icoFLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES

Anexos : 0 Folios :1 Por: Martha Mercedes Consecutivo : 4947

Vasquez Miranda

Copia interna a: Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww. ssfgoy.co - e-mail: ssR@ssf gov.co