SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0028 de 2007

Lectery Order

Circular Externa No: 0028

Dependencia: 4000

Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORESADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LASCAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR De: Superintendente del Subsidio Familiar Asunto: PRESUPUESTO DE INGRESOS, EGRESOS, PLANOPERATIVO ANUAL E INVERSIONES VIGENCIA 2008

1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS.

Con el fin de facilitar el diligenciamiento del Presupuesto Anual de Ingresos, Egresos,Plan Operativo y Presupuesto de Inversiones para la próxima vigencia, les estoyhaciendo llegar los formatos guía de conformidad con los lineamientos generalesestablecidos por la Ley 789 de 2002 y con el Plan Único de Cuentas adoptadomediante la Resolución No. 0271 del 3 de agosto de 2005, los cuales deben serdiligenciados en estricta sujeción a los mismos y con la documentacióncomplementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en elartículo 14 del Decreto Reglamentario 827 del 4 de abril de 2003. Las Entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del SubsidioFamiliar deben elaborar los Presupuestos de Ingresos, Egresos, Plan Operativo y deInversiones para el ejercicio comprendido entre el 10. de enero y el 31 de diciembre decada año. Es preciso reiterarles, que las proyecciones deben efectuarse para efectosde control de gestión, por lo menos por períodos trimestrales.

Deben considerar las directrices dadas en la Circular No. 0023 de diciembre de 2003,proferidas con base en la expedición de la ley 789 de 2002. La distribución de los aportes del cuatro (4%) por ciento que estimen recaudar deberá Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssfassfgov.coser calculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49de 1990; el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, el Decreto Reglamentario 1902 de1994 y las modificaciones contenidas en la Ley 789 de 2002. Con base en los programas establecidos para las Cajas de Compensación Familiar, deconformidad con los artículos 6°; 7°; 10° y 11° de la Ley 789 de 2002, se incorporanlos anexos a diligenciar para el Fondo de Fomento al Empleo y Protección alDesempleo (FONEDE) Proyectado para cada vigencia y el ejecutado en el añoanterior, igualmente el Anexo FONINEZ Fondo de Atención Integral a la Niñez yJornada Escolar Complementaria.

2. DILIGENCIAMIENTO DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOS

En el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, delperiodo ejecutado, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de dichoperíodo, de acuerdo con la información contable registrada. Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año presupuestado con base enlos dos semestres del mismo y el Total Anual, estableciendo al final las variacionesporcentuales y relativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas alnivel de MILES ($ 000) DE PESOS con el fin de que su procesamiento sea uniforme. Las Cajas de Compensación Familiar podrán destinar para sufragar sus gastos depublicidad, propaganda y avisos hasta un 10% del total de los gastos deadministración, instalación y funcionamiento, para ser aplicado en aquellos serviciosque son subsidiados. Para los programas autocosteables, no subsidiables, puedencargar los gastos de publicidad, propaganda y avisos directamente a esos programas,siguiendo parámetros de austeridad. Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa yadministración por concepto de publicidad, propaganda y avisos. Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco () en los formatos guía,requieren la presentación obligatoria de las respectivas relaciones detalladas. Igualmente, deben determinar el Costo para los distintos servicios de conformidad conlo establecido en el Plan Unico de Cuentas vigente para las Cajas de CompensaciónFamiliar.

3. ESTADOS FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS PROYECTADOS PARA EL AÑOPRESUPUESTADO: Los estados financieros básicos permiten a los Organismos de Dirección,Administración y control conocer los recursos, las obligaciones, las transferencias paraotros Entes, los cambios y los resultados de un periodo; por consiguiente para ladeterminación y revisión de las políticas administrativas y financieras, es de sumaimportancia la proyección de los mismos por parte de sus responsables en las

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww. ssfgov.co - e-mail: ssfRssí gov.coentidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan el funcionamientodel sistema de subsidio familiar. En consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos ycomplementarios proyectados, de los cuales se adjuntan los formatos para larespectiva vigencia: - Estado Proyectado de Pérdidas y Ganancias de Mercadeo. - Estado Proyectado de Resultados de los Programas de Vivienda. - Estado de resultados proyectado de salud (ARS, EPS, IPS y consolidado) - Balance General proyectado, e índices financieros. - Estado de Origen y aplicación de recursos proyectado.

A. Estado de cambios en la situación financiera.

B. Estado de cambios en el Capital de trabajo.

C. Estado de Flujo de Efectivo.

4. OTROS ASPECTOS. 4.1 Actas Es de obligatoria presentación copia del acta del Consejo Directivo, debidamentefirmada por el Presidente y el Secretario, donde conste específicamente la aprobacióndel Plan Operativo y los Presupuestos de Ingresos, Egresos, e Inversiones con susf respectivos valores.

Los proyectos de inversión que se presenten con el presupuesto deberán serexpresamente aprobados por el consejo directivo, indicando su valor. 4.2 Origen y disponibilidad de los recursos [- Los Revisores Fiscales deberán certificar el origen de los recursos en concordanciacon el numeral 4.8.2 de la circular No. 035 de 1999 y de otra parte la disponibilidad derecursos (señalar en qué cuentas de los grupos disponibles e inversiones del balancese encuentran) para respaldar las inversiones de los proyectos contemplados en ellímite máximo.

Teniendo en cuenta que el artículo 67 del Decreto 341 de 1988 señala que laapropiación de los remanentes presupuestales de cada ejercicio deberán hacerla losconsejos directivos dentro del semestre siguiente al ejercicio anual que generó losremanentes, las Cajas de Compensación no podrán soportar la financiación del límite Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., ColombiawWwWwW.ssfeov.co - e-mail: ssfa ssf vov.comáximo de inversiones presupuestadas con los remanentes que esperan durante elejercicio proyectado. 4.3. De la aprobación del presupuesto Por efectos de ordenamiento administrativo y operativo en cada Corporación, seconsidera conveniente que los Consejos Directivos aprueben los respectivosPresupuestos antes del 31 de diciembre de cada año, con el fin de agilizar supresentación con los documentos pertinentes y su ejecución se inicie el primero deenero inmediato. Esta información debe ser enviada simultáneamente vía módem o Internet, en mediomagnético y en forma impresa, sin ninguna variación en la información remitida por losdiferentes medios, de acuerdo con las características técnicas que se anexan a estaCircular. Los presupuestos generales que incluye Ingresos y Egresos, Plan Operativo eInversiones deberán ser aprobados por los Consejos Directivos y ser remitidos a laSuperintendencia del Subsidio Familiar dentro de los 30 días siguientes a laaprobación por parte del Consejo Directivo. Si el presupuesto es modificado, deberácontar con la aprobación del Consejo Directivo y presentarlo a esta Entidad dentro delos 10 días siguientes a su aprobación. Estas modificaciones deben ser efectuadasdentro de la vigencia respectiva (enero a diciembre).

4.4. Del límite máximo de Inversiones Para la correcta fijación del límite máximo de inversiones por las Cajas que permita unmejor seguimiento, es importante que se tengan en cuenta la definición de lasdiferentes modalidades de Proyectos Nuevos; Proyectos en Realización; Ampliación deInfraestructura; Modificaciones, Adecuaciones y Mejoras; Dotación a Servicios enFuncionamiento y Fondos de Crédito. Los proyectos de inversión deben estar incluidos en el Cuadro Límite del Monto Anualde Inversiones y se reitera que estos deben ser enviados a la Superintendencia delSubsidio Familiar, dentro de los 15 días siguientes a la correspondiente aprobación porparte del Consejo Directivo para el respectivo seguimiento o viabilidad. El límite deinversiones puede ser modificado para lo cual deberá surtir el mismo procedimiento. Las Cajas de Compensación Familiar deberán propender por la ejecución del 100% delas inversiones presupuestadas y, en lo posible, evitar que las modificaciones sepresenten en el último trimestre del año.

5. SERVICIOS SOCIALES

Los servicios sociales que ofrecen las Cajas de Compensación Familiar deberáncontribuir a la generación del empleo productivo, a la disminución de la pobreza y a laexclusión en el acceso a los servicios de la seguridad social y atención de la infancia,familia y género y que se enmarquen en las políticas definidas en el Plan Nacional deCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A + 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssfassf gov.cof

y Desarrollo vigente. Dentro de las funciones señaladas en el numeral 5° del artículo 16 de la Ley 789 de2002, las Cajas de Compensación Familiar administrarán a través de los programasque a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social,deportes, turismo, centro recreativos y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas yteatros, vivienda de interés social, créditos, programas de atención integral a la niñezde 0 a 6 años, jornada escolar complementaria, educación, capacitación, bibliotecas,atención a la tercera edad y programa de nutrición materno infantil y en general, losprogramas que estén autorizados por la ley, para lo cual podrán continuar operandocon el sistema de subsidio a la oferta. Igualmente, podrán atender a la población adulta mayor y con discapacidad y lasdemás funciones señaladas para las Cajas de Compensación Familiar en la precitadadisposición. Las Cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modeloseficientes y eficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamenteproporcionales a los salarios devengados por el usuario, procurando la optimización deesos recursos. 5.1 Salud. Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, lasCorporaciones deberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000,sin perjuicio de la reglamentación que para el efecto expida la SuperintendenciaNacional de Salud. Los programas de salud establecidos por Ley 21 de 1982 que actualmente vienenadelantando las Cajas de Compensación Familiar, podrán continuar ofreciéndosesiempre y cuando no estén contemplados dentro del Plan Obligatorio de Salud POS,definido en la Ley 100 de 1993. 5.2 Mercadeo.

5.2 Mercadeo. Las Cajas que realicen actividades de mercadeo tendrán que acreditar independenciacontable, financiera y operativa, sin que puedan comprometer con su operación deexpansión mantenimiento, los recursos provenientes del 4% o de cualquier otra unidado negocio de la Caja. La actividad de mercadeo que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar en todoel territorio nacional, deberá ejecutarse bajo el criterio de autosostenibilidad, de talmanera que se garantice que los ingresos provenientes de dicha actividad, absorbanplenamente sus egresos. Estas actividades de mercadeo no las autoriza para afiliar yrecaudar los aportes parafiscales del subsidio familiar, fuera de su jurisdiccióndepartamental. Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww. ssfgov.co - e-mail: ssfa@ssf gov.co5.3 Educación Con el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que parael efecto señale el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo, lasCorporaciones deberán ofrecer los programas de educación formal directamente o através de convenio, en cumplimiento del Decreto 1902/94 reglamentario de la Ley 115de 1994. Las inversiones para la constitución de las Instituciones Técnicas Profesionales,Instituciones Tecnológicas, Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnológicas querealicen las Cajas de Compensación Familiar, requerirán aprobación previa de laSuperintendencia del Subsidio Familiar, conforme a las disposiciones Decreto 2581 dejulio 6 de 2007. 5.4 Capacitación.

5.4 Capacitación. Las Cajas de Compensación Familiar que desarrollen programas de capacitaciónpodrán subsidiarlos siempre y cuando no presenten duplicidad con los ofrecidos por elSENA, salvo los suscritos por convenio con dicha entidad. Se deberán atender lasdisposiciones a que se refiere del Decreto 2888 de julio 31 de 2007, relacionadas conlos programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano. 5.5 Bibliotecas. Las Corporaciones deberán ofrecer a través del servicio de bibliotecas la promoción yel fomento a la lectura, tanto en beneficio de su población afiliada como para el públicoen general, en especial para aquellas poblaciones con menor capacidad para accederal conocimiento. 5.6 Recursos de Ley 115 de 1994 Con recursos de Ley 115/94, las Cajas de Compensación podrán ejecutar lassiguientes actividades: -Educación, básica y media directamente o contratada. -Otorgamiento de becas -Cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educación básica ymedia para adultos. -Apertura de Colegios (construcción, compra, arriendo, convenios, administración,dotación) en forma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios. -Bibliotecas (dotación). -Kits escolares para los hijos de los trabajadores beneficiarios, los que deben serentregados previo a la fecha de iniciación de los calendarios escolares, teniendo enCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfeov.co - e-mail: ssfassfvov.cocuenta el censo escolar de cada Caja de Compensación Familiar y acorde con lasnecesidades de las edades escolares. Los programas en cada caso, deberán estar debidamente aprobados y reglamentadospor el Consejo Directivo.

El Fondo se aplicará en la asignación de subsidio familiar de vivienda a los hogares delos trabajadores afiliados que reúnan los requisitos de ley, de igual manera previaautorización de la Superintendencia del Subsidio Familiar podrá con parte de estosrecursos desarrollar proyectos de vivienda de interés social contratando conconstructores privados, públicos, Organizaciones no Gubernamentales uOrganizaciones Populares de Vivienda; financiar proyectos de vivienda de interéssocial y otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda yadquirir proyectos de vivienda de interés social. Se recomienda para coadyuvar al logro de las metas del gobierno nacional, que seprocure la ejecución de la totalidad de los recursos del Fondo y disminuir así el déficithabitacional que existe en los hogares de los trabajadores afiliados. Las Cajas de Compensación Familiar podrán comprar y adecuar lotes para adelantarproyectos de vivienda de interés social, atendiendo las disposiciones del Decreto 4080de 2007. Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawien ssfeov.co - e-mail: ssfassf eoveco5.8 Fondos de Crédito. Conforme a las normas vigentes las Corporaciones deberán continuar y sí es del casointensificar los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional, los cualesdeben reglamentarse y reportarse en forma independiente por cada servicio deacuerdo con las necesidades de la Corporación. Los créditos utilizados para libre inversión deben reportarse en el servicio de mercadeoy corresponde a aquellos que no tienen una aplicación directa en cada uno de losservicios.

Los programas en cada caso, deberán estar debidamente aprobados y reglamentadospor el Consejo Directivo. 5.7 Vivienda. Las Cajas continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social paradisminuir el déficit habitacional de los trabajadores afiliados, así mismo podrán ofrecerpréstamos para adquisición de vivienda, cuando se asocien, inviertan o participen enestablecimientos de crédito, de conformidad con lo señalado en las normas vigentes. Las Cajas de Compensación Familiar que cuenten con afiliados en el sector ruraldeberán asignarles subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual alo que estos representan, sobre el total de los afiliados, de conformidad con las normaslegales vigentes. También se podrán adelantar programas de vivienda en forma directa o través dealianzas o convenios para población afillada o particular. Todo programa deconstrucción de vivienda debe ser autocosteable. 5.7.1 Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda. En cumplimiento de la Ley, esta Superintendencia expide cada año, a más tardar eltreinta y uno (31) de enero, la resolución que fija los porcentajes que deben apropiarmes a mes las Cajas de los aportes patronales para el Fondo de Subsidio Familiar deVivienda (FOVIS), de acuerdo al cuociente nacional y particular de estas. Si losporcentajes previstos en el presupuesto por el Consejo Directivo no coincide con elfijado en la mencionada resolución la Caja deberá ajustarlo inmediatamente.

Los créditos utilizados para libre inversión deben reportarse en el servicio de mercadeoy corresponde a aquellos que no tienen una aplicación directa en cada uno de losservicios. Las tasas de interés se deberán presentar en efectiva anual, o su equivalente enefectiva mensual, aplicando el criterio de rangos salariales establecidos en el artículo5° del decreto 827 de 2003, para las categorías A, By C. 5.9 Microcrédito. Las Cajas de Compensación Familiar deberán darle cumplimiento a lo dispuesto en losartículos 4°, 5°, 6° y 7° del Decreto Reglamentario 2340 de 2003 para la administraciónde los recursos del crédito. 5.10 Recreación. Los servicios de recreación social que adelanten las Cajas de Compensación Familiar,tienen como finalidad la recreación, el esparcimiento, el fomento al turismo, el deportey otras actividades para el desarrollo físico y mental, primordialmente de su poblaciónafilada y deberán estructurarse y prestarse de conformidad con el Plan Nacional deRecreación de acuerdo con lo estipulado en el artículo 6 de la Ley 181 de 1995. Enconsecuencia, cada Caja deberá considerar y adelantar acciones en las 4 áreas deefectividad previstas en el Plan, como son las de Investigación, Formación, Vivencias yGestión de la Recreación. 5.10.1 Actividad Física Sistemática. La promoción de la actividad física por parte de lasCajas de Compensación Familiar debe tener como finalidad la promación de estilos devida saludable, que propendan por el disfrute de un completo bienestar físico, mental ysocial, que nos lleve a un proceso de construcción de modelos sociales. Se debengenerar estrategias conducentes al cumplimiento de estos objetivos mediante laimplementación de actividades y eventos que permitan un mejoramiento de la calidadde vida de sus afiliados, utilizando la promoción de la actividad física sistemática y larecreación.

5.11 Programas Sociales Complementarios 5.11.1 Adulto Mayor - Población con Discapacidad Dentro de la política que fija el Consejo Directivo a su Corporación, podrá establecerprogramas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para losmenores deficientes de acuerdo con lo prescrito en la ley, incluirán en susCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C.. Colombiawwwssfeoveco - e-mail: ssfássfeovcopresupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación yasistencia sicológicas para sus familias. También las Cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada condiscapacidad, directamente o mediante convenios con otras entidades del sectoreducativo. Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas,las Cajas deberán presentar anexo al presupuesto de Ingresos y Egresos, los referidosa cada programa Adulto Mayor y Población con Discapacidad en forma independiente. Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, demanera que se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan susnecesidades, determinando de esta forma el tipo de servicio que se les debe prestar:sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de tal forma que integre losservicios de recreación, turismo, capacitación, cultura, y salud. 5.10.2 Atención Integral a la Niñez y Jornadas Escolar Complementaria.

Las Cajas de Compensación Familiar en desarrollo de los programas de AtenciónIntegral a la Niñez de 0 a 6 años y Jornada Escolar Complementaria de 7 años enadelante, deberán diligenciar el cuadro anexo No. 6 Se les recuerda a las Cajas de Compensación Familiar que estos programas debendesarrollarse en forma integral en cumplimiento de lo establecido en la Circular 023 de2003. 5.10.3 Fondo para Fomento al Empleo y Protección al Desempleo (FONEDE). Este Fondo, se nutre básicamente con la disminución de los gastos de administraciónde la Caja, las transferencias definidas en la resolución emitida por esta entidad para elFovis y los recursos equivalentes al subsidio monetario de las personas a cargomayores de 18 años. Su fin es mitigar la situación socio económica de la poblacióndesempleada afiliada y no afiliada a Cajas de Compensación Familiar, en un períododeterminado y por un monto equivalente a 1.5 SMMLV. Con este Fondo la población desempleada afiliada tendrá derecho a recibircapacitación que le posibilite un nuevo empleo o que le permita cubrir el autoconsumo,así mismo las empresas afiliadas a las Cajas que demuestren la generación de nuevospuestos de trabajo podrán acceder a créditos subsidiados cuyo monto dependerá de lanaturaleza de la organización (microempresas y pymes).

Es importante que las Corporaciones velen por mejorar la ejecución de los recursosasignados al programa de microcrédito, el cual muestra resultados muy bajos en suejecución. Para rendir la información solicitada en esta Circular, las Cajas de CompensaciónFamiliar deberán consignar la información requerida en cada uno de los archivos queCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssfassfgov.coa continuación se adjuntan. Formatos Pptto InGegresos 2002 Nvo PUC xls FORMATOS PYG SALUDPRESUPUESTADO 20088 Formatos y anexos cajas 2008 xis Mei AcaFLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES y,WY,Por: Rafael Trujillo Se Consecutivo : 8683Anexos :0 Folios :1 Calderón / Orlando Jóven y)Cuellar

Copia interna a: Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssfgov.ce