SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0028 de 2009

SUPERINTENDENCIA —— BICENTENARIODEL SUBSIDIO FAMILIAR 1810-2010"Imparcialidad""Es no conceder preferencias o privilegios indebidos para favorecer a alguien en particular” Circular Externa No: 90 2 &Dependencia: 4000Destino: DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, REVISORES FISCALESY CONSEJOS DIRECTIVOS DE LAS CAJAS DECOMPENSACION FAMILIARDe: - Superintendente del Subsidio FamiliarAsunto: PLAN OPERATIVO ANUAL, PRESUPUESTO DE INGRESOS,EGRESOS E INVERSIONESFecha: 03/12/2009

1. PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS.Con el fin de facilitar el diligenciamiento del Presupuesto Anual de Ingresos, Egresos, PlanOperativo y Presupuesto de Inversiones para la próxima vigencia, les estoy haciendo llegar losformatos guía de conformidad con los lineamientos generales establecidos por la Ley 789 de2002 y con el Plan Único de Cuentas adoptado mediante la Resolución No. 0537 del 6 deoctubre de 2009, los cuales deben ser diligenciados en estricta sujeción a los mismos y con ladocumentación complementaria requerida para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en elartículo 14 del Decreto Reglamentario 827 del 4 de abril de 2003.Las Entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiardeben elaborar los Presupuestos de Ingresos, Egresos, Plan Operativo y de Inversiones para elejercicio comprendido entre el lo. de enero y el 31 de diciembre de cada año. Es precisoreiterarles, que las proyecciones deben efectuarse para efectos de control de gestión, por lorenos por períodos trimestrales.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssfidssf.gov.coDeben considerar las directrices dadas en la Circular No. 0023 de diciembre de 2003, proferidascon base en la expedición de la ley 789 de 2002. ‘

‘ La distribución de los aportes del cuatro (4%) por ciento que estimen recaudar deberá sercalculada conforme a lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982; Ley 49 de 1990; elartículo 217 de la Ley 100 de 1993, el Decreto Reglamentario 1902 de 1994 y lasmodificaciones contenidas en la Ley 789 de 2002.2. DILIGENCIAMIENTO DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS Y EGRESOSEn el formato básico de presupuesto anual de ingresos y egresos comparativo, del períodoejecutado, se deben consignar las cifras de enero a diciembre de dicho período, de acuerdo conla información contable registrada.Este formato proyecta los ingresos y egresos para el año presupuestado con base en los dossemestres del mismo y el Total Anual, estableciendo al final las variaciones porcentuales yrelativas, entre las dos vigencias. Las cifras deben ser registradas al nivel de MILES ($ 000) DEPESOS con el fin de que su procesamiento sea uniforme.Las Cajas de Compensación Familiar podrán destinar para sufragar sus gastos de publicidad,propaganda y avisos hasta un 10% del total de los gastos de administración, instalación yfuncionamiento, para ser aplicado en aquellos servicios que son subsidiados. Para losprogramas autocosteables, no subsidiables, pueden cargar los gastos de publicidad,propaganda y avisos directamente a esos programas, siguiendo parámetros de austeridad.

Así mismo, deben detallarse los valores aplicados a cada servicio, programa y administraciónpor concepto de publicidad, propaganda y avisos.Los renglones o grupos de cuentas identificadas con asterisco () en los formatos guía,requieren la presentación obligatoria de las respectivas relaciones detalladas.Igualmente, deben determinar el Costo para los distintos servicios de conformidad con loestablecido en el Plan Único de Cuentas vigente para las Cajas de Compensación Familiar.3. ESTADOS FINANCIEROS COMPLEMENTARIOS PROYECTADOS PARA EL AÑOPRESUPUESTADO:Los estados financieros básicos permiten a los Organismos de Dirección, Administración ycontrol conocer los recursos, las obligaciones, las transferencias para otros Entes, los cambios ylos resultados de un periodo; por consiguiente para la determinación y revisión de las políticasadministrativas y financieras, es de suma importancia la proyección de los mismos por parte desus responsables en las entidades vigiladas, con sujeción a las normas vigentes que afectan elfuncionamiento del sistema de subsidio familiar.n consecuencia, deben presentarse los estados financieros básicos y complementariosoyectados, de los cuales se adjuntan los formatos para la respectiva vigencia: Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ss/.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coDuce

• Estado Proyectado de Pérdidas y Ganancias de Mercadeo.- Estado Proyectado de Resultados de los Programas de construcción de Vivienda propia.- Estado de resultados proyectado de salud (EPS-S, EPS, IPS y consolidado)- Balance General proyectado, e índices financieros.- Estado de Cambios en el Patrimonio proyectado.- Estado de Origen y aplicación de recursos proyectado.A. Estado de cambios en la situación financiera.B. Estado de cambios en el Capital de trabajo.C. Estado de Flujo de Efectivo,- Ingresos no Operacionales Proyectado.- Gastos no Operacionales Proyectado.- Anexo Publicidad.4. OTROS ASPECTOS.4.1 ActasEs de obligatoria presentación copia del acta del Consejo Directivo, debidamente firmada por elPresidente y el Secretario, donde conste especificamente la aprobación del Plan Operativo y losPresupuestos de Ingresos, Egresos, e Inversiones con sus respectivos valores.Los proyectos de inversión que se presenten con el presupuesto deberán ser expresamenteaprobados por el consejo directivo, indicando su valor.4.2 Origen y disponibilidad de los recursosLos Revisores Fiscales deberán certificar el origen de los recursos en concordancia con elnumeral 4.8.2 de la circular No. 035 de 1999 y de otra parte la disponibilidad de recursos(Señalar en que cuentas de los grupos disponibles e inversiones del balance, se encuentran)para respaldar las inversiones de los proyectos contemplados en el límite máximo.Teniendo en cuenta que el artículo 67 del Decreto 341 de 1988 señala que la apropiación delos remanentes presupuestales de cada ejercicio deberán hacerla los consejos directivos dentrodel semestre siguiente al ejercicio anual que generó los

remanentes, as Cajas deompensación no podrán soportar la financiación del límite máximo de inversionesfresipuestades con los remanentes que esperan durante el ejercicio proyectado.Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.cooo

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4.3. De la aprobación del presupuestoPor efectos de ordenamiento administrativo y operativo en cada Corporación, se consideraconveniente que los Consejos Directivos aprueben los respectivos Presupuestos antes del 31 dediciembre de cada año, con el fin de agilizar su presentación con los documentos pertinentes ysu ejecución se inicie el primero de enero inmediato.Esta información debe ser enviada simultáneamente vía módem o Internet, en mediomagnético y en forma impresa, sin ninguna variación en la información remitida por losdiferentes medios, de acuerdo con las características técnicas que se anexa a esta Circular.Los presupuestos generales que incluye Ingresos y Egresos, Plan Operativo e Inversionesdeberán ser aprobados por los Consejos Directivos y ser remitidos a la Superintendencia delSubsidio Familiar dentro de los 30 días siguientes a la aprobación por parte del ConsejoDirectivo, radicándolos antes del 28 de febrero de cada año. Si el presupuesto es modificado,deberá contar con la aprobación del Consejo Directivo y ser presentado a esta entidad dentrode los 10 días siguientes a su aprobación. Estas modificaciones deberán obedecer a la ejecuciónde un proyecto el que deberá ser ejecutado dentro de la vigencia respectiva (Enero adiciembre).4.4. Del límite máximo de InversionesPara la correcta fijación del límite máximo de inversiones por las Cajas, que permita un mejorseguimiento es importante que se tengan en cuenta la definición de las diferentes modalidadesde Proyectos Nuevos; Proyectos en Realización; Ampliación de Infraestructura; Modificaciones,Adecuaciones y Mejoras; Dotación de Servicios en Funcionamiento y Fondos de Crédito.Los

proyectos de inversión deben de estar incluidos en el Cuadro Límite Máximo del MontoAnual de Inversiones y se reitera que estos deben ser presentados a la Superintendencia delSubsidio Familiar, dentro de los 15 días siguientes a su aprobación por parte del ConsejoDirectivo para el respectivo seguimiento o viabilidad. El límite de inversiones puede sermodificado para lo cual deberá surtir el mismo procedimiento.Las Cajas de Compensación Familiar, deberán propender por la ejecución del 100% de lasinversiones presupuestadas y en lo posible evitar que las modificaciones se presenten en elúltimo bimestre del año.5. SERVICIOS SOCIALESLos servicios sociales que ofrecen las Cajas de Compensación Familiar deberán contribuir a lageneración del empleo productivo, a la disminución de la pobreza y a la exclusión en el accesoa los servicios de la seguridad social y atención de la infancia, familia y género y que seenmarquen en las políticas definidas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente.Dentro de las funciones señaladas en el numeral 5° del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, lasCajas de Compensación Familiar administrarán a través de los programas que a ellascorresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centro¡creativos y vocacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de interés social,Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coo

créditos, programas de atención integral a la niñez de O a 6 años, jornada escolarcomplementaria, educación, capacitación, bibliotecas, atención a la tercera edad y programa denutrición materno infantil y en general, los programas que estén autorizados por la ley, para locual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.Igualmente, podrán atender a la población con discapacidad y las demás funciones señaladaspara las Cajas de Compensación Familiar en la precitada disposición.Las Cajas deberán buscar en el ofrecimiento de los servicios sociales modelos eficientes yeficaces, mediante tarifas diferenciales, con subsidios inversamente proporcionales a los salariosdevengados por el usuario, procurando la optimización de esos recursos.5.1 Salud.Para efectos de la elaboración del presupuesto del programa de salud, las Corporacionesdeberán aplicar lo preceptuado en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000, sin perjuicio de lareglamentación que para el efecto expida la Superintendencia Nacional de Salud.Los programas de salud establecidos por Ley 21 de 1982 que actualmente vienen adelantandolas Cajas de Compensación Familiar, podrán continuar ofreciéndose siempre y cuando no esténcontemplados dentro del Plan Obligatorio de Salud POS, definido en la Ley 100 de 1993.5.2 Mercadeo.Las Cajas tendrán un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo delcuatro por ciento (4%) de la nómina para el servicio de mercadeo. Por consiguiente, en ningúncaso los recursos provenientes del aporte del cuatro por ciento (4%) podrán destinarse asubsidiar dicha actividad.5.3

EducaciónCon el fin de dar cumplimiento al compromiso social en materia de educación que para elefecto señale el Gobierno Nacional en el Plan Nacional de Desarrollo, las Corporaciones deberánofrecer los programas de educación formal directamente o a través de convenio, encumplimiento del Decreto 1902/94 reglamentario de la Ley 115 de 1994,5,4 Capacitación.Las Cajas de Compensación Familiar que desarrollen programas de capacitación podránsubsidiarlos siempre y cuando no presenten duplicidad con los ofrecidos por el SENA, salvo lossuscritos por convenio con dicha entidad.5.5 Bibliotecas.Las Corporaciones deberán ofrecer a través del servicio de bibliotecas la promoción y elrar a la lectura, tanto en beneficio de su población afiliada como para el público en¢neral, en especial para aquellas poblaciones con menor capacidad para acceder al

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Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co03 DIC. 2009conocimiento.5.6 Recursos de Ley 115 de 1994Con recursos de Ley 115/94, las Cajas de Compensación podrán ejecutar las siguientesactividades:- Educación, básica y media directamente o contratada.- Otorgamiento de becasCupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educación básica y mediapara adultos.- Apertura de Colegios (construcción, compra, arriendo, convenios, administración, dotación) enforma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios.- Bibliotecas.- Kits escolares para los hijos de los trabajadores beneficiarios, los que deben ser entregadosprevio a la fecha de iniciación de los calendarios escolares, teniendo en cuenta el censo escolarde cada Caja de Compensación Familiar y acorde con las necesidades de las edades escolares.Los programas en cada caso, deberán estar debidamente aprobados y reglamentados por elConsejo Directivo.5.7 Vivienda.Las Cajas continuarán desarrollando programas de vivienda de interés social para disminuir eldéficit habitacional de los trabajadores afiliados, así mismo podrán ofrecer préstamos paraadquisición de vivienda, cuando se asocien, inviertan o participen en establecimientos decrédito, de conformidad con lo señalado en las normas vigentes.Las Cajas de Compensación Familiar que cuenten con afiliados en el sector rural deberánasignarles

subsidios, destinando para ello como mínimo, un porcentaje igual a lo que estosrepresentan, sobre el total de los afiliados, de conformidad con las normas legales vigentes.También se podrán adelantar programas de vivienda en forma directa o través de alianzas oconvenios para población afiliada o particular. Todo programa de construcción de vivienda debeser autocosteable.5.8 Fondos de Crédito.Conforme a las normas vigentes las Corporaciones deberán continuar y sí es del casointensificar los planes y programas establecidos por el Gobierno Nacional, los cuales debenlamentarse y reportarse en forma independiente por cada servicio de acuerdo con lascesidades de la Corporación.

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Los créditos utilizados para libre inversión deben reportarse en el servicio de mercadeo ycorresponde a aquellos que no tienen una aplicación directa en cada uno de los servicios.5.9 Microcrédito.Las Cajas de Compensación Familiar deberán darle cumplimiento a lo dispuesto en los artículos40, 50, 60 y 7% del Decreto Reglamentario 2340 de 2003 para la administración de los recursosdel crédito.5.10 Recreación.Los servicios de recreación social que adelanten las Cajas de Compensación Familiar, tienencomo finalidad la recreación, el esparcimiento, el fomento al turismo, el deporte y otrasactividades para el desarrollo físico y mental, primordialmente de su población afiliada.5.11 Programas Sociales Complementarios5.11.1 Adulto Mayor y Población con DiscapacidadDentro de la política que fija el Consejo Directivo a su Corporación, podrá establecer programasde prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los menores deficientes deacuerdo con lo prescrito en la ley, incluirán en sus presupuestos los recursos necesarios, paraadelantar programas de orientación y asistencia sicológicas para sus familias.También las Cajas ofrecerán oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad,directamente o mediante convenios con otras entidades del sector educativo.Para facilitar la identificación y control de los recursos destinados a estos programas, las Cajasdeberán presentar anexo al presupuesto de Ingresos y Egresos, los referidos a cada programaAdulto Mayor y Población con Discapacidad en forma independiente.Se deberán constituir o continuar con programas estructurados e independientes, de maneraque se tenga una población identificada a la cual se le reconozcan

sus necesidades,determinando de esta forma el tipo de servicio que se les debe prestar: sociales, psicológicos,especializados, entre otros, de tal forma que integre los servicios de recreación, turismo,capacitación, cultura, y salud.5.12 FONDOS DE LEY5.12.1 Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda (FOVIS).En cumplimiento de la Ley, esta Superintendencia expide cada año, a más tardar el treinta yuno (31) de enero, la resolución que fija los porcentajes que deben apropiar mes a mes lasCajas de los aportes patronales para el Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda ( FOVIS), deacuerdo al cuociente nacional y particular de estas. Si los porcentajes previstos en elpresupuesto por el Consejo Directivo no coinciden con el fijado en la mencionada resolución laCHP deberá ajustarlo inmediatamente.

Centro de Atención e Interacción.con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A 4 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coEl Fondo se aplicará en la asignación de subsidio familiar de vivienda a los hogares de lostrabajadores afiliados que reúna los requisitos de ley, de igual manera previa autorización de laSuperintendencia del Subsidio Familiar podrá con parte de estos recursos desarrollar proyectosde vivienda de interés social contratando con constructores privados, públicos, Organizacionesno Gubernamentales u Organizaciones Populares de Vivienda; Financiar proyectos de viviendade interés social y otorgar créditos hipotecarios y micro créditos para adquisición de vivienda yAdquirir proyectos de vivienda de interés social.Se recomienda para coadyuvar al logro de las metas del gobierno nacional, que se procure laejecución de la totalidad de los recursos del Fondo y disminuir así el déficit habitacional queexiste en los hogares de los trabajadores afiliados.5.12.2 Fondo para Fomento al Empleo y Protección al Desempleo (FONEDE).Este Fondo, se nutre básicamente con la disminución de los gastos de administración delacaja, las transferencias definidas en la resolución emitida por esta entidad para el Fovis y losrecursos equivalentes al subsidio monetario de las personas a cargo mayores de 18 años. Su fines mitigar la situación socio económica de la población desempleada afiliada y no afiliada aCajas de Compensación Familiar, en un período determinado y por un

monto equivalente a 1.5S.M.L.Con este Fondo la población desempleada afiliada tendrá derecho a recibir capacitación que leposibilite un nuevo empleo o que le permita cubrir el auto consumo, así mismo las empresasafiliadas a las Cajas que demuestren la generación de nuevos puestos de trabajo podránacceder a créditos subsidiados cuyo monto dependerá de la naturaleza de la organización(micro empresas y pymes).Es importante, que las Corporaciones procuren por la ejecución de los recursos asignados alprograma de microcrédito, el cual muestra resultados muy bajos.Para rendir la información solicitada en esta Circular, las Cajas de Compensación Familiardeberán consignar la información requerida en cada uno de los archivos que a continuación seadjuntan.5.12.3 Fondo para Atención Integral a la Niñez y la Jornada Escolar Complementaria (FONINEZ)5.12.3.1 Atención Integral a la Niñez y Jornadas Escolar Complementaria.Las Cajas de Compensación Familiar en desarrollo de los programas Atención Integral a laNiñez de O a 6 años y Jornada Escolar Complementaria de 7 años en adelante, deberándiligenciar el cuadro anexo No. 4Se les recuerda a las Cajas de Compensación Familiar que estos programas deben desarrollarseen forma integral en cumplimiento de lo establecido en las Circulares Interinstitucionales deayo 11 y octubre 24 de 2009 (MEN - Superintendencia del Subsidio Familiar) (ICBF - MEN -Auperintendencia del Subsidio Familiar)

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6. ASPECTOS A TENER EN CUENTA:6.1. Las Cajas de Compensación Familiar deberán presentar y radicar los Proyectos de“Inversión en esta Entidad, en forma independiente del Plan Operativo Anual.6.2 Las Modificaciones Presupuestales deberán ser presentadas y radicadas en estaSuperintendentendencia, en forma independiente de los Proyectos de Inversión.6.3 Cuando un Proyecto de Inversión involucre la conformación de una UIS (Unidad Integralde Servicio) deberá relacionar cada uno de los servicios involucrados y así mismo señalar el .monto en dinero de dicha participación; con el fin de facilitar el seguimiento por parte de laDivisión Operativa.6.4 Dar cumplimiento a los artículos 15 y 16 del Decreto Reglamentario 827 de 2003 el queestablece que “....Las Cajas deberán enviar los proyectos 15 días despuésde haber sido aprobado por el Consejo Directivo....” FORMATOS PRESUPUESTO FINANCIERA-2010adex Formato Presupuesto Ing Egr inver 2010 xis o laasalesODESTA GNECCO ARREGOCESAnexos :0 ollos 21 Por: Orlando Joven neecutiva,: 6950Cuellar, Rafael TrujilloCalderon, Clara Ines Martinez(@Pinilla, Maria del Pilar aRendón Robayo

Cordialmente,

Copia interna a: Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co