SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0031 de 2009

SUPERINTENDENCIA — BICENTENARIO ,DEL SUBSIDIO FAMILIAR 1810-2010"PROBIDAD""“La integridaddel hombre se midepor su conducta, no por sus profesiones” Circular Externa No: QQ 34Dependencia: 3000Destino: CONSEJOS DIRECTIVOS, DIRECTORESADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LASCAJAS DE COMPENSACION FAMILIARDe: Superintendente del Subsidio FamiliarAsunto: GUIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS YPROGRAMASFecha: _ 09/12/2009 Con el fin de facilitar la formulación, presentación y evaluación de los proyectos yprogramas que las Cajas de Compensación Familiar someten a aprobación y/o“seguimiento de ésta Superintendencia, es conveniente unificar los criterios y requisitosque a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.Para efectos de esta circular se considera proyectos de inversión los siguientes:De autorización previa:Compra y venta de bienes inmueblesCreación de nuevos programas o servicios socialesArrendamientos de bienes inmuebles (circular 004 de 2008)De autorización general:Proyectos construcción bienes inmueblesProyectos construcción viviendasCompra y/o desarrollo de softwareL Mejoras o adiciones en activos fijos

Centro de Atención é Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf-gov.coAdquisición de acciones cuotas o partes de interés socialCreación o ampliación de fondos de capital de riesgoCreación o ampliación de fondos de créditoOperaciones de leasing financiero u operativoCierre de programas o servicios socialesAmpliación de programas o servicios socialesUtilización de recursos promoción de oferta fovis viviendaCreación fovis vivienda y foniñez voluntariosLas “dotaciones” de servicios en funcionamiento no requieren de proyecto de inversión,en razón a que son aprobadas por el Consejo Directivo e incluidas en el cuadro límitedel monto máximo anual de inversiones.Capitulo IASPECTOS GENERALES 1.1. PETICIÓN FORMAL DEL REPRESENTANTE LEGALEl Director Administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito desolicitud del proyecto en el cual indicará los anexos que remite.1.2. COPIA DEL EXTRACTO DEL ACTA DEL CONSEJO DIRECTIVOPara los proyectos de autorización previa o de seguimiento y control, se deberáadjuntar copia del acta de la parte pertinente y donde la Superintendencia puedaverificar lo siguiente:1.2.1 Los miembros del Consejo Directivo asistentes y su calidad de principal osuplente.1.2.2 Aprobación expresa del valor del proyecto o programa (incluyendo los posiblesgastos capitalizables conforme a la normatividad legal vigente).1.2.3 La mayoría calificada para la respectiva aprobación1.2.4 La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva acta oextracto de acta que contenga la parte pertinente.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.zov.co1.2.5 Para los proyectos de autorización general, en principio se deberá adjuntar unacertificación del Secretario(a) del Consejo Directivo en el que se acredite los tresprimeros aspectos descritos. Una vez el Consejo Directivo apruebe el actacorrespondiente se deberá enviar de inmediato la copia de la parte pertinente del actadonde consten los puntos anteriores.1.3. CERTIFICADO DEL REVISOR FISCALEl Revisor Fiscal de la Corporación deberá certificar la razonabilidad del estado de flujode efectivo real de la Caja al último cierre contable mensual anterior al inicio delproyecto, y los estados de flujos proyectados de efectivo del proyecto y de laCaja(incluyendo el proyecto) y para el (los) períodos de ejecución de éste.Para los programas autocosteables de salud y mercadeo (Ley 633 de 2000), el RevisorFiscal deberá certificar además de lo anterior que los recursos que utilizará el proyectoprovienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto mencionar otrasfuentes de financiación internas o externas permitidas en la legislación vigente.1.4. PROYECTO:1.4.1. DESCRIPCIÓN GENERALa) Nombre: Establecer en forma breve lo que se proyecta realizar.Localización: Delimitación espacial del proyecto o programa y la infraestructurafísica relevante de la zona. Aquí

se señala el sitio donde se desarrollarán lasactividades centrales del proyecto, ubicando social y geográficamente la obra(proyecto) o la acción (programa).b) Servicio: Determinar el servicio o servicios que ofrecerá o generará el proyecto.c) Modalidad de la inversión: Definido de acuerdo con lo establecido en el límitemáximo del monto anual de las inversionesProyectos nuevos: Todos los proyectos que son nuevos para la Caja,como compra de bienes inmuebles, construcciones físicas de inmuebles,Inversiones de capital.- Proyectos en realización: Se debe contemplar el valor por ejecutar deaquellos proyectos que cuentan con la aprobación de la Superintendencia delSubsidio Familiar en vigencias anteriores y/o se realiza por etapas.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coSu inclusión dentro del Límite máximo obedece básicamente a razones deordenamiento financiero y deberá ser presentada comparativamente las obrasejecutadas y por ejecutar en cantidad y valor .Tanto para proyectos nuevos como para proyectos en realización, se debenincluir las dotaciones iniciales como parte integral de dichos proyectos (mueblesy enseres, maquinaria y equipo, elementos de oficina, entre otros).- Ampliación de infraestructura: representan los proyectos referidos aampliación física de las sedes actuales, con el fin de incrementar la capacidadinstalada de los mismos.- Modificaciones, - Adecuaciones y Mejoras: _ representan losproyectos referidos a inversiones que incrementan el valor o vida útil de activosfijos.- Fondos de Crédito: Proyectos relacionados con la aprobación derecursos para la constitución o ampliación de los Fondos de crédito en cada unode los servicios.Los Fondos de Créditos que proyecten establecer y que en la actualidad tenganestablecidos las Cajas de Compensación Familiar deberán estar definidos pormontos específicos de fondos para la concesión de créditos. La actividadcrediticia desarrollada en cada uno de los fondos de crédito que constituyan lasCorporaciones, deberá estar limitada por los montos por los cuales se hayanconstituido los mismos así como por la dinámica de colocación y recuperación decartera generada por estos

fondos. En ningún caso la disponibilidad de recursosde tesorería, puede constituir fuente de recursos prestables, ya que con ello seestaría afectando la disponibilidad de recursos del Sistema con destinaciónespecífica que deben contar con respaldo y disponibilidad efectiva.Los intereses generados por estos fondos podrán alimentar los mismos yperiódicamente incrementar el monto máximo disponible que deberá seractualizado mediante aprobación expresa del Consejo Directivo de laCorporación.Cuando la Corporación proyecte crear o ampliar el monto de los fondos decrédito deberá remitir el límite máximo de inversiones en donde se refleje elvalor a invertir y copia de la parte pertinente del acta del Consejo Directivo en elque conste la aprobación respectiva.L Adicionalmente para estos proyectos se debe informar:

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogota 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coBase presupuestal total del fondo: Tasas de interés expresadas en tasasefectivas anuales o su equivalente con las cuales se están colocando los recursoso se prevea colocar los recursos del fondo, continuando la Caja con la potestadde modificar las tasas como respuesta al entornoPara su control y seguimiento, las Cajas de Compensación deberán constituir unfondo por servicio de acuerdo a la demanda y no se aceptará la constitución niel manejo de fondos comunes.1.4.2. Objetivo: Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cualesse aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistemade seguimiento y evaluación como para la construcción de indicadores.El objetivo debe definir con precisión el qué, el cómo y el cuando del proyecto.1.4.3. Justificación: Establecer las motivaciones que llevan a la Caja a proponer elproyecto.

1.4.4. Situación actual: Describir en forma concreta la manera como la ejecución delproyecto contribuye a cumplir las metas propuestas en el Plan Operativo de laCorporación y en el Plan Nacional y regional de Desarrollo. Adicionalmente señalarcómo el proyecto contribuye a la disminución de las Necesidades Básicas Insatisfechasde la población objeto.1.4.5. Valor de la inversión: Valor total que se proyecta ejecutar, si el proyectocontempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesoscorrientes.El valor total del proyecto debe incluir todos los posibles conceptos requeridos parahacer realidad la inversión, como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías,asistencias técnicas, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventoria, entreotros. Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el Consejo Directivo.1.4.6. Origen de los recursos: Especificar de dónde provienen los recursos que seutilizarán para la realización del proyecto:a) Recursos propiosb) Recursos de fondos de leyCc) Recursos de convenios de cooperaciónd) Recursos del créditoe) Donacionesf) Aportes de capital de tercerosg) Daciones en pago

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D,C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coEl origen de estos recursos deberán ser verificables en los estados de flujos de efectivoproyectados del proyecto y de la Caja.1.4.7. Tiempo de ejecución. Tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto1.4.8. Tiempo de recuperación. Establecer el tiempo en que se recuperará lainversión destinada para adelantar el citado proyecto1.4.9. Estudio de mercado: Identificar la oferta actual que incluya tanto la de la Cajacomo la del entorno.Determinar la demanda del servicio que se propone y especificar el mercado objetivo.1.4.10. Cobertura: Corresponde a la proyección de la población por categorías que sebeneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura actual, la potencial y la proyectada.1.4.11. Desarrollo del Proyecto: Definir las características del servicio a desarrollar,las políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrolloestratégico entre otros.1.4.12, Evaluación Social: Busca medir el impacto social, los aportes tanto positivoscomo negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y comocontribuye al mejoramiento de la calidad de vida (Cualitativamente indicar comocontribuye a la disminución del Indice de Necesidades Básicas Insatisfechas y comoincide en el Plan Territorial y/o Nacional correspondiente).1.5. Desarrollo

del Proyecto (Estudio técnico). Definir las características técnicasdel servicio, entre ellas tamaño del área, estudio de suelos, capacidad de lasinstalaciones, políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, tiempo deejecución, plan de desarrollo estratégico entre otros.1.5.1. Estudio financiero. Registrar el valor total que se proyecta ejecutar,discriminando items tales como: Costo directo, costos indirectos, costos financieros,gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos. Cuando el proyecto seestime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta el ajuste en los preciospor variación de la inflación.Todo proyecto que requiera inversión debe estar incluido dentro del límitemáximo del monto anual de las inversiones, clasificado en la modalidad y servicioque corresponda; incluyendo los programas de vivienda, los cuales deben teneridentificada las fuentes de recursos,1.5.2. Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coSe estimará un período de tiempo no inferior al de recuperación de la inversión para laproyección de los ingresos y egresos de operación del proyecto.Se debe discriminar Costos: directo, indirectos, financieros, gastos: legales,generales, diseños y estudios, imprevistos, impuestos.Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá tener en cuenta elajuste en los precios por variación de la inflación.Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas comoMercadeo, Salud y Vivienda, en términos de autosostenibilidad es decir en la noutilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto las Cajas de CompensaciónFamiliar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demásagentes que participan en el mercado.La Superintendencia no tramitará la solicitud de proyectos que involucren únicamente laejecución de estudios, diseños ni anteproyectos en forma independiente; estasactividades deberán quedar incluidas dentro de la inversión total que se presente en elproyecto definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebedicho proyecto los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos deadministración y funcionamiento del respectivo servicio.1.5.3. Flujo de Efectivo: El flujo se estimará por períodos de tiempo de ejecucióndel proyecto.1.5.4.

Indicadores de evaluación económicaComo resultado del flujo de efectivo la Corporación debe calcular y presentar lossiguientes indicadores:VPN: Valor presente netoTIR: Tasa Interna de retornoTIO: Tasa de oportunidad de la Corporación: Cuando se trate de recursos delcrédito la tasa de oportunidad del proyecto deberá corresponder al costo delempréstito contratado.- Tiempo de recuperación de la inversiónValor de salvamentoEn ningún caso se tramitarán proyectos cuya proyección sea inferior al tiempo derecuperación de la inversión.Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de programas comoMercadeo, Salud y Vivienda, en términos de rentabilidad para lo cual se estableceránL los anteriores indicadores.

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf-gov.coEn aquellos proyectos que involucren servicios sociales destinados al subsidio de laoferta, podrán reflejar resultados económicos negativos pero deberán estarsustentados con el análisis de impacto social.1.5.5. Estados financieros proyectados.Proyección del presupuesto de ingresos y egresos de la Corporación que reflejen elefecto del proyecto en las vigencias en que se ejecute.Se proyectarán los respectivos Balances (incluyendo indicadores financieros de liquidezy endeudamiento) con y sin la afectación del proyecto por las vigencias de larecuperación de la inversión.Este numeral aplicará para aquellos proyectos cuyo monto de la inversión supere el 5%del valor de los activos totales de la Corporación.

Capitulo 2ASPECTOS ESPECÍFICOSLos requerimientos contemplados en este capítulo son complementarios a losenunciados anteriormente2.1. PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓNPresupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor totalPlanos arquitectónicos generales del proyectoLicencia de construcción: opcional en el caso de disponerse a la fecha depresentarse el proyecto, o certificación en la cual conste que la respectivalicencia se encuentra en trámite, en este caso, el inicio de obra de un proyectoaprobado quedará condicionada a la obtención de esta licencia.- Cronograma de ejecución del proyecto.- Licencia ambientalTodo proyecto de construcción debe contar con una interventoria ya sea en formadirecta o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.En los proyectos de construcción la Corporación debe verificar previamente ladestinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto,definida dentro del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).2.2. NEGOCIACIÓN DE BIENES INMUEBLES

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co = e-mail: ssf@ssf.gov.coPara efectos de la negociación de bienes inmuebles, las Cajas de CompensaciónFamiliar, deberán acreditar los siguientes aspectos:2.2.1.Compra de bienes inmuebles : En relación con la compra de bienesinmuebles, las cajas de compensación familiar deberán soportar la decisión de compra apartir de la proyección de la actividad futura a desarrollar y anexar::Avalúo comercial realizado por peritos inscritos ante las lonjas de propiedad raíz;con vigencia no superior a un año, el cual debe incluir entre otros, un estudio detítulos, linderos, precio, ubicación y método valuatorio.Certificado de libertad y tradición del inmueble con una vigencia no mayor atreinta días a la fecha de radicación de la solicitud de autorización previa ante laSuperintendencia del Subsidio Familiar.La Corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelodefinida para la zona en donde está ubicado el inmueble objeto de la compra, definidadentro del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).La Caja deberá describir el resultado del estudio de suelos, previo a la compra deun terreno.Para la compra de inmuebles será requisito enviar el flujo neto de caja.2.2.2. Venta de bienes inmueblesEn relación con la venta de inmuebles, las Corporaciones deberán aportar los criteriossobre los cuales fundamentó

su adquisición ante esta Superintendencia o la tenencia acualquier otro título por ejemplo adquisición por fusión o dación en pago y establecer laimposibilidad de otorgarle usos alternos dentro de los fines del sistema.Indicar la destinación específica que se dará a los recursos provenientes de la venta delinmueble.En todos los casos, la Corporación deberá identificar el valor en libros del inmueble enventa y determinar la utilidad o pérdida en venta de activos, y explicar esta ultimasituación con respecto a los beneficios que justificaron originalmente su adquisición.Se debe anexar el certificado de libertad y tradición con una vigencia no mayor a 30días de la fecha de presentación del proyecto.2.2.3. Arrendamiento de bienes inmuebles: Para el caso de arrendamiento debienes inmuebles, la Corporación deberá remitir borrador del contrato que proyectasuscribir.L Con el objeto de propiciar un flujo óptimo en los procesos de las cajas de compensación

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.cofamiliar, éstas solamente deberán enviar a esta Superintendencia para autorización decontratos de arrendamiento, aquellos que superen un canon de arrendamiento mensualde cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en cumplimiento de lodispuesto por el Decreto 827 de 2003 y la Circular Externa No. 023 de 2003. El avalúorequerido deberá corresponder a la determinación técnica del canon mensual dearrendamiento realizado por perito adscrito a la Lonja de Propiedad Raíz de la localidad,correspondiente al inmueble que se planee contratar. No se aceptará el avalúocomercial del inmueble en cuestión como soporte de este requerimiento.2.2.4. Permuta de bienes inmuebles: En estos casos aplicarán los requerimientoscontemplados en esta Circular, tanto para venta como para compra de bienesinmuebles.2.2.5. Comodato de bienes inmuebles: Cuando la Corporación reciba bienesinmuebles en comodato, deberá anexar copia del borrador del contrato que se proyectasuscribir y tramitará con los requerimientos contenidos en los aspectos generales deesta Circular con el objeto de demostrar que las inversiones realizadas sobre los bienesinmuebles recibidos en comodato presentan retorno de la inversión.De conformidad con el artículo 44 de la ley 21 de 1982, las Corporaciones

no podránentregar en comodato bienes pertenecientes a éstas.2.3. PROYECTOS DE VIVIENDA FINANCIADOS CON RECURSOS DEPROMOCIÓN DE OFERTA. (FOVIS):Los Proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta. (FOVIS)deben integrar los siguientes aspectos:El nombre y el tipo de proyecto.El número de soluciones, el valor de venta de las soluciones, el área por unidad deconstrucción, la disponibilidad de servicios públicos.Licencia de construcción indicando fecha y numero de la misma.El plazo de ejecución del proyecto con su respectivo cronograma.El monto de los recursos aprobados.Se debe incluir la(s) fecha(s) de desembolso y reintegro de los recursos, conforme alas normas que regulan la materia.El presupuesto y flujo de caja del proyecto.Estudio de demanda efectiva el cual se debe incluir en el estudio de mercado.Los requisitos deben estar alineados con las normas que regulan la materia..Los valores correspondientes a estos proyectos deberán estar incluidos en laproyección del plan anual de ejecución mensualizada.2.4. PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DE PROMOCIÓN DE OFERTAPARA OTORGAR CREDITOS HIPOTECARIOS Y MICROCRÉDITOS

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf-gov.coDebe incluirse:La proyección del plan anual de ejecución.Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para otorgar créditoshipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.El valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisiciónde vivienda de interés social.Los sistemas de amortización que se apliquen.Las tasas de interés que se aplicarán según el caso, acordes con la reglamentaciónvigente en la materia.El plazo de financiación para cada caso.Los requisitos y garantías que se requieran para la aplicación del créditohipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.Las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y lascondiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normasreglamentarias.De presentarse algún cambio en la normatividad vigente se deben tomar losrequerimientos exigidos en la norma actualizada.2.8.FECHA LÍMITE PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS.Las Cajas de Compensación podrán presentar los proyectos de inversión hasta el30 de noviembre de cada año.

Capitulo 3ASPECTOS ESPECÍFICOS SOBRE PROGRAMAS

2.6. ADULTO MAYOR Y POBLACIÓN CON DISCAPACIDAD

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La Caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnicaNombreLocalizaciónValor programaModalidadTiempo de ejecuciónDescripción general del proyectoComponentes del programa integral: Salud (promoción y prevención),capacitación, recreación, turismo, cultura, entre otros.- Cobertura: Número de personas atendidas (Afiliados, no afiliados)-Anexar Convenios institucionalesCentro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co2.7. ATENCIÓN INTEGRAL A LA NIÑEZ Y JORNADA ESCOLARCOMPLEMENTARIAEn la presentación del programa y/o proyecto Atención Integral a la Niñez la Cajadeberá incluir la ficha técnica teniendo en cuenta que los programas deben cubrir loscomponentes establecidos en el artículo 29 de la Ley 1098 de 2006: Educación,Nutrición, Salud (servicios no contemplados en el POS), con el fin de mejorar la calidadde vida de los niños de 0 a 6 años en condiciones de vulnerabilidad:- NombrePlan anualConveniosLocalizaciónValor del proyectoTiempo de ejecuciónDescripción general del proyectoComponentes del programaCobertura: Número de niños matriculados.- Evaluación anual por parte de los actoresPara la Jornada Escolar Complementaria la Caja deberá incluir la ficha técnica teniendoen cuenta la modalidad de los programas establecidos en los lineamientos de mayo 11de 2009: Medio Ambiente, Escuelas

deportivas, Artística y cultural, Ciencia y Tecnología,articulándolos al Proyecto Educativo Institucional (PEI) del plantel educativo. Estosprogramas deben ofrecerse en la Jornada contraria al horario escolar.- NombrePlan anualConveniosLocalizaciónValor del proyectoTiempo de ejecuciónDescripción general del proyectoComponentes del programaCobertura: Número de jóvenes escolarizados en sectores de mayorvulnerabilidad.- Evaluación anual por parte de los actores2.9. CONVENIOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONALLas Cajas de Compensación Familiar que incursionen en este tipo de actividades o queen la actualidad vengan desarrollando esta clase de convenios, solamente podránhacerlo o continuar haciéndolo, siempre y cuando se garantice que los compromisos a

Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Línea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssfgov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.coadquirir en desarrollo de su ejecución, no comprometan recursos del Subsistema delSubsidio Familiar (humanos, físicos, tecnológicos o dinero). En síntesis, esta actividadsolo podrá ejecutarse dentro de un contexto de administración delegada, en cuyagestión o ejecución, la Corporación, en ningún caso, podrá generar una posicióndeficitaria que afecte los recursos de la Caja.Lo anterior por cuanto la vinculación de recursos propios de este Subsistema a este tipode programas, podrian llegar a contravenir el articulo 44 de la Ley 21 de 1982.En atención a lo impartido por la Superintendencia del Subsidio Familiar en la Circularexterna No. 013 del 06 de 04 de 2006, para la consecución de recursos de entidadesdel orden nacional e internacional que favorezcan la realización de las actividades y eldesarrollo de programas y proyectos enmarcados en la misión del Sistema Nacional deCajas de Compensación Familiar o la realización de Políticas Públicas de protección ydesarrollo social, las cajas de compensación podrán presentar como aportes decontrapartida ante los proyectos de cooperación nacional o internacional, los recursosen dinero o en especie cuantificados como recurso humano, capacidad instalada,infraestructura, equipos, experiencia y know how para la viabilización de la consecuciónde recursos. Los recursos de contrapartida en dinero que las Cajas deben

demostrar enlos convenios de cooperación nacional e internacional pueden ser originados del 4% delos aportes, de los remanentes y demás recursos que las Cajas administran, FOVIS,atención integral a la niñez, jornada escolar complementaria y FONEDE, entre otros.Para no contravenir el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, la Corporación en ningún casopodrá generar una posición deficitaria que afecte los recursos de la Caja., para lo cual,debe acreditar la recuperación de la inversión de estos recursos de contrapartida,siguiendo los lineamientos descritos en el tema de Aspectos Generales.Frente a los convenios de cooperación nacional e INTERNACIONAL, LASUPERINTENDENCIA DEBE TENER EN CUENTA la Circular Externa 013 del 6 de abrildel 2006, en la que se explicita que parte de los beneficios percibidos por las Cajaspueden ser en especie, por lo cual no debe quedar estipulado que siempre se de unarecuperación de la inversión en términos monetarios.

Capitulo4OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA 3.1. El envío de la información debe hacerse físicamente y a través de mediomagnético, internet o CD. La información financiera - contable debe sery diligenciada en hoja de cálculo. Centro de Atención e Interacción con el Ciudadano, Linea Gratuita Nacional 018000910110 y Bogotá 3487777Calle 45 A # 9-46 Conmutador: 3487800 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombiawww.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co4

3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 La solicitud de aprobación y o presentación. El extracto del acta del ConsejoDirectivo, el certificado del Revisor Fiscal, los planos, avalúos, certificados delibertad deben venir en medio físico.Adecuaciones y mejoras a instalaciones no propias. La corporación puedepresentar proyectos de inversión que involucren adecuaciones y mejoras ainmuebles no propios siempre y cuando el proyecto garantice la recuperación deesa inversión en el periodo de tiempo analizado.Los proyectos o programas que presenten las Cajas y que no se ajusten a lasdirectrices que se establecen en esta circular, no serán atendidos, por lo tanto sedevolverán en forma inmediata.Las Cajas de Compensación deberán procurar por ejecutar el 100% de lasinversiones inicialmente programadas justificando al final del año las razones porlas cuales no se cumplió con las metas propuestas.Todos los proyectos descritos en esta Circular independientemente se califiquencomo de aprobación general o particular (previa) deben presentarse con lainformación general y específica ya detallada, ante el Consejo Directivo de laCorporación para su correspondiente aprobación y posterior remisión a laSuperintendencia en unos casos para el análisis y aprobación previa si a ello dierelugar y en otros para su control y seguimiento. Para ambos casos, tanto proyectosde aprobación particular o autorización general, la remisión a la Superintendenciadebe ser del mismo contenido de acuerdo a lo establecido, de lo contrario no sedará el tramite y se devolverá para que se complemente la información ydocumentación.Esta circular deja sin efecto la Circular Externa número 035 de 1999 y rige a partirde la fecha de su publicación.

Cordialmente, LORA Vereda,ARREGOCESSuperintendente