SUPERSUBSIDIO - Circular externa 0042 de 1995

CIRCULAR EXTERNA No. 0042(Diciembre 29 de 1995)

PARA : CONSEJEROS DIRECTIVOS, REVISORES FISCALES Y DIRECTORESADMINISTRATIVOS DE : SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR ASUNTO : GASTOS DE ADMINISTRACION, COSTOS Y GASTOS INDIRECTOS DE LOSSERVICIOS SOCIALES Y REDISTRIBUCION DE GASTOS ADMINISTRATIVOS

Apreciados señores: La Superintendencia del Subsidio Familiar con el propósito de lograr que las Cajas de CompensaciónFamiliar desarrollen las actividades encomendadas de Seguridad Social conforme a las normas vigentes,de manera coincidente con-los cambios generados con las últimas reformas y con sujeción a principiosde eficiencia, eficacia y racionalización de los costos y gastos tanto administrativos como operativos delos servicios sociales, considera indispensable por parte de las entidades vigiladas el cumplimiento delos siguientes aspectos:4) El estricto cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 2° del artículo 43 de la Ley 21 de 1982.2) En consideración a que varias entidades vienen presentando en los presupuestos de ingresps yegresos y estados de ingresos y egresos de cuentas tales como "Gastos distribuidos" y "Redistribuciónde Gastos de Administración" aplicados a los servicios sociales y teniendo en cuenta que estos factorespueden producir distorsiones de los costos y gastos reales de cada servicio, o servicios afectados, entreotros aspectos y por consiguiente la determinación del régimen tarifario; esta Superintendencia les recuerdala obligatoriedad de presentar ante este organismo de control: :A) Los estudios técnicos previos que sirvieron de fundamento para demostrar la relación decasualidad de los Costos y Gastos directos e indirectos generados por los programas sociales,justificando debida y apropiadamente su presentación con fundamento en bases técnicas apropiadasy razonables, como tiempo, áreas y factores de uso y participaciones reales; para la vigencia de1995.B) El estudio actualizado que fue diseñado al momento de proyectar los presupuestos de ingresosy egresos para la vigencia

de 1996, conforme a los patrones del literal anterior que se derivan dela disposición contenida en la carta circular No 003 del 24 de Febrero de 1984.C) Los documentos anteriores deben presentarse improrrogable antes del 31 de enero de 1996 yrequieren de las certificaciones por parte del Director Administrativo, el Contador y ef Revisor Fiscal,y la aprobación pertinente por parte del Consejo Directivo.

Cordialmente, ALIX GOMEZ MALAGONSuperintendente (E) 63 =CIRCULAR EXTERNA No. 0005(Febrero 28 de 1996) PARA : DIRECTORES ADMINISTRATIVOS Y REVISORES FISCALES DE LAS CAJASDE COMPENSACION FAMILIAR : DE : SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIARASUNTO : ASPECTOS QUE DEBEN TENER EN CUENTA LAS INSTITUCIONESVIGILADAS PARA LA REALIZACION DE ASAMBLEAS GENERALES DEAFILIADOS Y OTROS ASPECTOS. Con el fin de evitar traumatismos en la realización de Asambleas Generales de Afiliados y lograr unamayor agilización en los trámites para la legalización de las decisiones allí adoptadas, de manera atentasolicito su concurso en el cumplimiento de las normas legales y estatutarias correspondientes y el envíocompleto y oportuno de la documentación requerida para estos efectos. CONVOCATORIA Debe hacerse en la forma y términos que establece el artículo 10 del Decreto Reglamentario 341de 1988 y los estatutos de cada corporación e indicar los aspectos que dispone la citada disposiciónlegal es decir: El orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y lostérminos para presentación de poderes, inscripción de candidatos, e inspección de libros ydocumentos, así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con lacorporación para efectos de la Asamblea. La convocatoria se enviará con la debida anticipacióna esta Superintendencia para poder así prestar la asesoría correspondiente y enviar un delegadosi es pertinente.

La publicación de la convocatoria deberá efectuarse con suficiente antelación, respetando lostérminos señalados por la ley, a través de los medios que garanticen la mayor divulgación de lamisma y dejando constancia del recibo del la convocatoria en el caso de realizarse por medio decomunicación dirigida a todos los afiliados, buscando la mayor participación de los mismos en‘estas reuniones. AFILIADOS HABILESPara determinar tal cantidad se aplicará lo dispuesto en los artículos 10 de la ley 21 de 1982, 25del Decreto Reglamentario 341 de 1988, los estatutos de la corporación si establecen la fechalímite para paga de quienes deseen ponerse a paz y salvo para efectos de las Asambleas Generales;de no ser así debe quedar claro en la convocatoria. La corporación debe contar con un listado deafiliados hábiles para participar en la reunión, el cual estará a disposición de éstos con unaanticipación tal, que les permita conocer su situación en relación con la posibilidad de interveniren dichos eventos. PODERESAl respecto se deberá dar cumplimiento a los artículos 9 y 10 del Decreto Ley 2463 de 1981 y 24 del EDecreto Reglamentario 341 de 1988, Dichos poderes deben ser otorgados por el representante legal enel caso de personas jurídicas o por. empleador si se trata de personas naturales. Para tal efecto la.corporación contará con un listado actualizado de representantes legales debidamente soportado con |

64eidocumento idóneo que acredite tal calidad. Los poderes deben ser presentados personalmente por el poderante ante la dependencia de la Caja señalada en ta convocatoria para tal fin; en sudefecto debe estar autenticado ante autoridad competente y entregarse dentro de la hora fijadaen la convocatoria.El Revisor Fiscal de la corporación al cierre de la inscripción de poderes debe efectuar una revisióndelos mismos, verificar que reúnen los requisitos y levantar un acta al respecto dejando constanciade los hechos que observe, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados.La facultad de sustitución debe quedar expresa en el poder. INSCRIPCION DE LISTASSobre este aspecto se estará a lo dispuesto en el artículo 29 del Decreto Reglamentario 341 de4988, la elección debe recaer en empleadores afiliados hábiles y por efectos prácticos ningunodeberá estar en más de una lista y no puede pertenecer a más de un Consejo Directivo de Cajasde Compensación Familiar o Asociaciones de Cajas. Se entiende que el empleador si es personaridica, actuará a través de su representante legal y si es persona natural, por sí misma. Parana que la plancha tenga validez debe llenar los requisitos que establece la ley y los estatutos, asía. como haber sido inscrita dentro del término fijado en la convocatoria. Al cierre de la inscripciónño ..de planchas el Revisor Fiscal las revisará y elaborará un acta en la que de fe de ello. Cuandoéntro del desarrollo de la reunión se puedan inscribir listas se omitirá el acta aludida, perodeben ser revisadas por éste.Es necesario que los candidatos a la Revisoría Fiscal o al Consejo Directivo tengan conocimientoáro del Decreto Ley 2463 de 1981 y manifiesten por escrito no encontrase incursos en lasusales de inhabilidad e incompatibilidad allí consagradas. !

los aQUORUM Y VOTACION! la Se debe dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 18, 27 y 28 del Decreto 341 de 1988, según losao cuales las decisiones que adopte la Asamblea General de Afiliados se someten a la mayoría simple, o : alvo estipulación estatutaria, así mismo la aplicación del sistema de cuociente electoral para la elecciónde Consejo Directivo y la solución a un eventual empate en dicha elección, :losdade INFORMES Y ESTADOS FINANCIEROSen? |stos se entregarán oportunamente a los Asambleistas preferiblemente con la convocatoria a fin de queuedan hacer las observaciones que estimen pertinentes. EQUISITOS PARA LA APROBACION DE LOS ACTOS DE ELECCION POR PARTE DE ESTAUPERINTENDENCIA e conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto Reglamentario 341 de 1988, es deber delirector Administrativo enviar a la Superintendencia del Subsidio Familiar dentro de los quince (15) diasguientes al de la reunión una (1) copia autorizada del acta de la respectiva Asamblea, la cual seajustará en todo lo dispuesto en el artículo 14 ibídem; además se adjuntarán los documentos que serelacionan a continuación: Fotocopia del acta de inscripción de poderes y planchas. Comunicación suscrita por cada uno de los elegidos, en ia cual manifiesten que aceptan el cargo, nó seencuentran incursos el las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463pu de 1981 y solicitud de autorización para ejercer el cargo. Siel representante legal dela empresa elegid :y la delega dicha actuación debe hacerlo en una persona de la. empresa que ocupe un cargo directivo.confianza, lo cual debe constar por escrito y allegarse la documentación antes mencionada:on |E 65

e,. Los Revisores Fiscales principal y suplente deben enviar, además de lo anunciado anteriormente,autorización escrita para pedir sus antecedentes disciplinarios a la Junta Central de Contadoresadjuntando fotocopia del recibo por los derechos del mismo y de la tarjeta profesional.. Fotocopia del documento de identificación de las personas gue van a desempeñar el cargo. La calidad del Consejero Directivo se tendrá a partir de la fecha de posesión o de autorización deejercicio del cargo impartida por parte de esta Superintendencia, la cual se expedirá una vez se encuentreen firme el acto administrativo que apruebe tales decisiones.Con el fin de agilizar el trámite interno y evitar traumatismos en las Cajas de Compensación Familiar esconveniente aprovechar la oportunidad para precisar sobre los siguientes aspectos: CONSEJOS DIRECTIVOSLa elección y designación de los miembros del Consejo Directivo debe entenderse Únicamente para el áperíodo estatutario correspondiente, esto es, una vez vencido debe procederse a una nueva elección o |designación según el caso, lo cual lleva para el ejercicio de las funciones la expedición del acto «=administrativo pertinente y la autorización para ejercer el cargo, para proceder finalmente al reconocimiento ; «y registro, quedando entonces legalmente tramitada. Sa

REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADORES:La vacante de estos cargos se presentará por desafiliacién del mismo, por renuncia, expulsión,suspensión, desaparición de la persona jurídica elegida, etc.; la vacancia definitiva de un principalserá llenada por el suplente personal hasta la finalización del período estatutario (Artículos 33 y 34 delDecreto 341 de 1988). En el caso del retiro del representante legal de una persona jurídica que formeparte del Consejo Directivo, la empresa debe informar a la corporación sobre el nombramiento delnuevo funcionario, adjuntando manifestación de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidade incompatibilidad que establece el Decreto Ley 2463 de 1981, solicitud de autorización para ejercer elcargo y fotocopia del documento de identificación de la persona que va a desempeñar el cargo. Estadocumentación será enviada a está Superintendencia y con ella se dará trámite a la solicitud y posteriorreconocimiento y registro. REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES:El ejercicio del cargo se entenderá a partir de la fecha de posesión o de autorización del mismo, para locual se requiere que el acto administrativo de designación por parte del Ministerio de Trabajo y Seguridadsocial este en firme, esto es, que esta Superintendencia haya recibido el auto de ejecutoria del mismocon las notificaciones correspondientes, asi mismo las comunicaciones de aceptación del cargo,manifestación de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratael Decreto Ley 2463 de 1981, ser beneficiario del subsidio familiar y solicitud de autorización para ejercerel cargo, de cada uno de los nombrados. Posteriormente se procederá el reconocimiento y registro,La vacante definitiva de un miembro principal será llenada por el respectivo suplente hasta la finalizacióndel periodo estatutario.

La calidad de representante de los trabajadores beneficiarios el subsidio familiar en los consejos directivosde las Cajas de Compensación Familiar se perderá en el caso de terminar la vinculación laboral delconsejero con un empleador afiliado a la respectiva Caja, o cuando el trabajador deje de ser beneficiariodel Subsidio Familiar, o por pérdida de la calidad de afiliado por parte del empleador. aLos Directores Administrativos de las Cajas de Compensación Familiar deben comunicar a la ESuperintendencia del subsidio Familiar la pérdida de la calidad de beneficiario de los miembrosdel Consejo Directivo dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha en la que se registre elhecho, con copia al Viceministro de Trabajo y Seguridad para que se proceda al trámite denominación correspondiente.66ite,res | de |tre || es. ie.no.cto.nto AN, ita :

En todo caso, cuando se presente una vacante tanto de principal como de suplente, el DirectorAdministrativo de la Corporación deberá informar a la División Legal de esta Superintendencia dentro delos cinco (5) días calendario siguiente a la ocurrencía del hecho, con el fin de mantener actualizado elregistro correspondiente. REVISORES FISCALESPara dar cumplimiento .a lo dispuesto en el numeral 15 del artículo 7° del decreto 2150 de 1992 y losartículos 17 y 28 del Decreto 2150 de 1995, el ejercicio del cargo se entenderá a partir de Ja fecha deposesión o de autorización del mismo. :Para lo cual se requiere que el acto administrativa este en firme. Los Revisores Fiscales principal y ~suplente deben enviaral Director Administrativo de la corporación, además de lo enunciado anteriormente,autorización escrita para pedir el certificado de antecedentes disciplinarios a la Junta Central de Contadoresadjuntando fotocopia del recibo de pago por los derechos del mismo y de la tarjeta profesional, con el finde que sea remitida a esta entidad con el acta de la reunión en la cual se produjo la elección para efectos~~ del trámite legal correspondiente.Posteriormente se procederá al reconocimiento y registro.

DIRECTORES ADMINISTRATIVOSGon el fin de prevenir traumatismos dentro de Ja Cajas de compensación Familiar, que estas quedenacéfalas o que lo actuado carezca de validez, es conveniente que cada corporación tenga una personaéomo Director Administrativo Suplente, debidamente reconocida e inscrita en esta Superintendencia,quien ejercerá las funciones del titular en sus ausencias temporales o absolutas o hasta que sea designadoel nuevo representante legal y se hayan cumplido los trámites para el designado el nueve representantelegal y se hayan cumplido los trámites para el ejercicio del cargo. Por lo tanto, los Consejos Directivos delas Cajas de Compensación Familiar que no han efectuado dicha elección, deben elegirlo con quórumcalificado, darles las facultades correspondientes. Copia del acta será enviada por el DirectorAdministrativo, adjuntando aceptación del cargo, manifestación de no encontrase incurso dentro de lascausales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981, solicitud deautorización para ejercer el cargo, copia de la hoja de vida y de la cédula de ciudadanía.El ejercicio del cargo se entenderá a partir de la fecha de posesión o de autorización del mismo, siemprey cuando se presente la ausencia temporal o absoluta y hasta tanto lo determine el Consejo Directivo,para lo cual se requiere que el acto administrativo este firme. Posteriormente se procederá alreconocimiento y registro; cuando el titular del cargo se ausente y sea menester su reemplazo, basta coninformar a esta entidad de control el hecho y período para lo de nuestra competencia. Cordialmente, LUIS ALFREDO BAENA RIVIERESuperintendente.

67CIRCULAR EXTERNA No. 0008(Marzo 13 de 1996) PARA : DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, CONSEJEROS DIRECTIVOS Y REVIORESFISCALES DE LAS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR

DE : SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIARASUNTO : PRECISAR LOS TERMINOS DE LA CIRCULAR No 0037 DEL 22 DENOVIEMBRE DE 1995

Con el fin de evitar traumatismos en el procedimiento de la información relacionada con la comunicaciónprevia que deben suministrar a esta entidad de control sobre los empleadores que se han hecho acreedoresala sanción de expulsión por falta grave y que así serán presentadas al Consejo Directivo para tomar taldeterminación, de manera atenta solicito que el reporte se efectúe Únicamente de aquellas que seencuentres en mora reincidente en el pago de los aportes en los términos del artículo 46 del Decreto 341de 1988, esto es, cuando el respectivo empleador deje de cancelar tres (3) mensualidades consecutivas.Como quiera que el artículo 45 de la ley 21 de 1982 señaló que por esta entidad de control se debíanadoptar las providencias del caso, en adelante la Superintendencia oficiara a las empresas morosaspara que éstas se pongan al día en el pago de sus aportes e igualmente comunicará a la corporaciónpara que ésta nuevamente al empleador, si en definitiva la posición de este es no ponerse a paz y salvo,de manera inmediata se deberá proceder a su expulsión e iniciar el proceso judicial para el cobro de loadecuado. Concomitantemente se está oficiando a la Dirección Técnica del Trabajo del Ministerio deTrabajo y Seguridad Social para lo pertinente.En relación con los aspectos técnicos señalados en la citada circular, el formato del campo que incluyela fecha debe ser DD/MM/AA (mes mora), corresponde a la fecha del último aporte efectuado por la”empresa afiliada a la corporación.Respecto al nombre del campocódigo de fa Caja de Compensación Familiar señalamos a continuaciónel correspondiente a cada instituto que maneja actualmente esta Superintendencia:

COD.CAJA NOMBRE CAJA001 CAJAS ASOCIADAS DE SERVICIOS-CAJASER002 C:C.F. CAMACOL-COMFAMILIAR CAMACOL003 C.C.F. COMFENALCO ANTIOQUÍA004 C.C.F. DE ANTIOQUIA-CONFAMA005 C.C.F. DE ACOPI BARRANQUILLA-CAJACOPI B/QUILLA006 _ C.C.F. DE BARRANQUILLA-COMBARRANQUILLA007 COMFAMILIAR DEL ATLANTICO008 C.C.F. DE FENALCO-ANDI CONFENALCO CARTAGENA009 C.C.F. DE CARTAGENA010 C.C.F. DE BOYACA011 C.C.F. DE CALDAS012 C.C.F. DE LA DORADA-COMFAMILIAR 68013014015016017018019020021022023024025026027028029030031032033034 035036037038039040041 042

043044046. 047048

049050051052 053054

C.C.F. DEL CAQUETA-COMFACAC.C.F. DEL CAUCAC.C.F. DEL CESARC.C.F. DE CORDOBA-COMFACOLC.C.F. DE ACOPI SECCIONAL SANTAFE DE BOGOTA D.C-COMFACOPIC.C.F. AFIDROC.C.F. DE ASEGURADORESC.C.F. ASFAMILIASC.C.F. CAFAMCAJA COLMBIANA DE SUBSIDIO FAMILIAR-COLSUBSIDIOC.C.F. DE FENALCO-COMFENALCO (SANTAFE DE BOGOTA)C.C.F. COMPENSARC.C.F. INDUFAMILARC.C.F. DE CUNDINAMARCA-COMFACUNDC.C.F. ANDERCOP-COMFANC.C.F. DE GIRARDORT-COMGIRARDOTC.C.F. DEL CHOCOC.C.F. DE LA GUAJIRAC.C.F. ANDINACAFANDINAC.C.F. DEL HUILA-COMFAMILIARC.C.F. DEL MAGDALENAC.C.F, REGIONAL DEL META-COFREMC.C.F. DE NARIÑOC.C.F, DEL ORIENTE COLOMBIANO-COMFAORIENTEC.C.F. DEL NORTE DE SANTANDER-COMFANORTEC.C.F. DE BARRANCABERMEJA-CAFABACAJA SANTANDEREANA DE SUBSIDIO FAMILIAR-CAJASANC.C.F. DE FENALCO SECCIONAL DE SANTANDERC.C.F. DE SUCREC.C.F. DEL QUINDIO-COMFAMILIARC.C.F. DE FENALCO-COMFENALCO (ARMENIA)C.C.F. DE RISARALDA-COMFAMILIAR RISARALDAC.C.F. DEL SUR DEL TOLIMA-CAFASURC.CF.

DE HONDAC.C.F. DEL TOLIMA-COMFATOLIMAC.C.F.CAFASTIAC.C.F. DEL FENALCO DEL TOLIMA-COMFENALCOC.C.F. DE BUENAVENTURAC.C.F. DE FENALCO-COMFENALCO BUGAC.C.F. DE BUGAC.C.F. ACOPI DEL VALLE DEL CAUCA69056 C.C.F COMFENALCO DEL VALLE DEL CAUCA-COMFENALCO VALLE057 C.C.F. DEL VALLE DEL CAUCA-COMFAMILIAR ANDI058 C.C.F. DE LA INDUSTRIA FARMACEUTICA DEL VALLE DEL CAUCA-COMFAMILIAR INFAVA059 C.C.F. DE CARTAGO061 C.C.F. COMFAMILIARES UNIDAS DEL VALLE, COMFAUNION062 C.C.F. DE TULUA063 C.C.F. DEL PUTUMAYO-COMFAMILIAR DEL PUTUMAYO064 C.C.F. DE LA CAMARA DE COMERCIO DE SAN ANDRES Y PROVIDENCIAISLAS-CAJASI065 C.C.F. DEL AMAZONAS CAFAMAZ066 C.C.F. COMFAMACOL-COMFEPICOL,COMSOCIAL068 C.C.F. CAMPESINA-COMCAJA069 C.C.F. DE ARAUCA-COMFIAR

Esperamos su decidido apoyo para que se dé estricto cumplimiento a esta directriz. Cordial saludo,

LUIS ALFREDO BAENA RIVIERE

Superintendente

CIRCULAR EXTERNA No. 0011

(Abril 30 de 1996) PARA : CONSEJO DIRECTIVO, DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, REVISORESFISCALES DE LAS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR. : DE : SUPERINTENDENTEASUNTO : PARTICIPACION DE CONSEJEROS SUPLENTES EN LAS REUNIONES. Con el fin de controlar la asistencia a las reuniones del Consejo Directivo de los Consejeros Principalesy Suplentes simultáneamente, lo cual ha generado en algunos casas desorganización y excesivos costospara la Corporación, este Despacho recuerda las normas que sobre la materia ha dispuesto la ley y lareiterada doctrina en el mismo asunto expedida por este organismo de control, para que en lo sucesivoel Presidente del Consejo Directivo las cumpla y las haga cumplir como es su obligación.Si bien en el artículo 1 de la ley 31 de 1984 dispuso que los Consejos Directivos de las Cajas deCompensación Familiar estarán compuestos por diez (10) miembros principales y sus respectivossuplentes, no debe perderse de vista que el artículo 35 del decreto Reglamentaria 341 de 1988 señaló

70 egue los Consejeros Suplentes sólo actuarán en las reuniones del Consejo Directivo, en ausencia delrespectivo principal.De lo señalado en las normas, como se resaltó en el párrafo que precede, se deben hacer las siguientesprecisiones: 4°, Etimológicamente suplir significa reemplazar, remediar la falta de alguna cosa, lo que traduciéndoseal caso que nos ocupa, significa que sólo en la ausencia temporal o absoluta de un miembro principal delConsejo, es suplente quien entra a ejercer las funciones de aquel.2°. Cuando el legislador sabiamente señaló la existencia de los suplentes, ello obedeció no precisamente«a que en las reuniones participaran tanto los principales como éstos, sino por el contrario, para suplir taeventual ausencia del principal en un momento determinado, de suerte que no se genera traumatismon el seno dicho órgano de dirección y consecuentemente hacia el interior de la Corporación; de dárseleotra interpretación, se llagaria.al evento en el que después de escuchar todas las posiciones, finalmentevienes tomarían las decisiones serían las que la ley les atribuyó la facultad de decidir, esto es, losonsejeros principales. :3%. Lo señalado por el artículo 35 del referido Decreto 341, en el sentido que SOLO ACTUARAN, ho daugar a dubitacién alguna, ni mucho menos a interpretaciones erróneas que puedan presentarse aonfusiones, en cuanto a qué clase de consejeros son los que deben ser convocados para participarenlas sesiones del órgano directivo que venimos hablando.

Por lo puesto, reitero la obligatoriedad que le asiste a quien le compete convocar a sesión ordinaria oextraordinaria del Consejo Directivo y a quien preside de la misma, para que en uno y otro cumplan connormatividad como se dejó indicado. :Cuando un Consejero Principal no pueda participar en la reunión para la cual fue citado o deba ausentarsetemporal o definitivamente del cargo, así lo dará a conocer oportunamente para que pueda ser citado-elsuplente y actue en su lugar.Entodo caso, los reglamentos internos del Consejo Directivo deberán sefialar las causales para suspenderalos Consejeros principales. que sin justificación alguna no asistan regularmente a las sesiones paralascuales han sido convocados,en el entendido que éstos al momento de tomar posesión de sus cargosjuran cumplir con la ley, los estatutos y reglamentos intemos de las respectivas Corporaciones.En lo sucesivo el director administrativo la Corporación no podrá efectuar ningún tipo de erogación enbeneficio de cualquier Consejero Suplente por su participación en las sesiones del Consejo Directivo,Cuando se haga contraviniendo lo señalado en esta circular. Hasta otra oportunidad.

LUIS. ALFREDO BAENA RIVIERE váCIRCULAR EXTERNA No. 0018(Agosto 23 de 1996)

PARA : DIRECTORES ADMINISTRATIVOS CAJAS DE COMPENSACION FAMILIARDE : SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILARASUNTO : PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACION DE LOS RECURSOSDESTINADOS A ATENDER LA SEGUNDA PRIORIDAD.

De conformidad con el Decreto 2150 de 1992, por medio del cual se reestructuró la Superintendencia delSubsidio Familiar, alguna de las competencias de ésta respecto a las Cajas de Compensación Familiarse encuentra determinadas así:Al instituir sus objetivos, el artículo 2°, dice: " Controlar las entidades vigiladas y velar porque cumplancon fa prestación de los servicios sociales a su cargo, con sujeción a los principios de eficiencia ysolidaridad, en los términos que establezca la ley”.Cuando fijó su competencia, el artículo 3° numeral 1°, dejo: Corresponde a la Superintendencia delSubsidio Familiar la vigencia e inspección de las Cajas de Compensación Familiar”.Como una de las funciones del Superintendente, el artículo 7° numeral 41, estableció la de: "Instruir alas entidades vigiladas sobre la forma como deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad,fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los:procedimientos para su cabal aplicación”.Ahora, como en virtud de lo dispuesto en el parágrafo segundo del literal c). Del artículo 15 del Decreto1076 del 1995, esta Superintendencia expidió la Resolución número 434 del 20 de Agosto de 1995,mediante la cual se orientaronlos recursos en la atención de la segunda prioridad; para efectos deatenderla eficaz y eficientemente las Cajas de Compensación Familiar en adelante deberán tener encuenta lo siguiente:

1. La Caja de Compensación familiar beneficiada con la segunda prioridad, debe adelantar el trámite _ ,correspondiente a: . ;a) CONVOCATORIA: Para lo cual deberán realizar amplias y públicas invitaciones a sus añiliados aefectos de que los mismos se postulen como posibles beneficiarios del Subsidio Familiar de Vivienda,indicando además los programas declarados elegibles en la región.b) POSTULACION: Recepcionar todos los formularios de suscripción de los beneficiarios que solicitena su Corporación la asignación de los referidos subsidios, para adquisición, construcción y mejoramientode la vivienda, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 13 de 1198, emanado por la JuntaDirectiva de INURBE, verificando además el cumplimiento de los requisitos exigidos por el artículo 36 delDecreto 708 de 1995.e) CALIFICACION: Asignado un orden secuencial a sus postulaciones que resulten aceptables, deacuerdo con las condiciones socioeconómicas de los hogares, los aportes previos y la vinculación a unaorganización popular de vivienda. Sistema de calificación que deberá ser transparente y de conformidadcon lo dispuesto en el Acuerdo No 13'ya anotado.

2. La Caja de Compensación Familiar beneficiada con la segunda prioridad, una vez surtido el tramiteanterior, deberá remitir toda la información pertinente, esto es, las convocatorias, los formulariosrecepcionados y calificación que hubiere efectuado a los mismos,a la Cajá de Compensación Familiar: 72obligada a atender la segunda prioridad, a efectos de que ésta pueda adelantar al procedimientos de sucompetencia así:a) ASIGNACION: Previa la calificación obtenida, definirá dentro de un plazo máximo de un (1) mes, loshogares beneficiarios del subsidio Familiar de Vivienda, comunicación que deberá ser inmediatamentesuministrada a la Corporación beneficiada con los recursos a efectos de que ésta proceda a entregar demanera personal los escritos en tal sentido a los hogares beneficiarios a esta presentación.Al mismo tiempo la Corporación que asigna precederá a publicarlas en medios masivos de comunicaciónsocial, en la cual indicará claramente los hogares beneficiarios del subsidio, los puntajes alcanzados, asícomo del monto del subsidio asignado, los plazos y requisitos pera su entrega, el valor máximo de lavivienda en la cual se puede aplicary las sanciones previstas para quienes no cumplan con las condicionesde asignación. :En cuanto a la publicación en sus respectivas sedes administrativas, con la misma información, deberánser efectuada por la Caja que atiende la segunda prioridad, como por aquella beneficiada con la misma.b) ENTREGA. Le corresponderá transferir el valor del subsidio familiar de vivienda a quiene suministreo financie la solución de vivienda escogida por el beneficiario, o para efectos de construcción en sitiopropio, mejoramiento de vivienda

y mejoramiento integral de vivienda y entorno. :. Además de lo anterior, este Despacho solicita tanto a la Corporación obligada a atender la segundaprioridad como a las beneficiadas, la mayor colaboración, desde el punto de vista de la información quesea necesaria, esto con el fin de adelantar todo un proceso eficiente que permita el cumplimiento en elmenor tiempo 'posible en cada una de la s etapas anteriormente señaladas para cada Caja deCompensación familiar.

Cordialmente,

LUIS ALFREDO BAENA RIVIERE

Superintendente. 73 af,See

CIRCULAR EXTERNA No. 0026

(Noviembre 27 de 1996) PARA : DIRECTORES ADMINISTRATIVOS, REVISORES FISCALESDE : SUPERINTENDENGIA DEL SUBSIDIO. FAMILIARASUNTO : CONTROL DE EMPLEADORES Consciente de los resultados positivos que ha generado el envío de una comunicación previa a la expulsióna los empleadores morosos y para facilitar el cumplimiento de las Criculares 037 del 22 de noviembre de4995, 008 del 13 de marzo y 020 del 13 de septiembre del presente año, la oficina de informática de estaEntidad ha desarrollado un programa demnominado «Control de Empleadores» en tres disquetes dealta densidad, formato 31/2 y rotulados con instructivos y especificaciones que anexan a esta circular así: No. 1 Programa de InstalaciónNo. 2 Aplicativo y Rum TimeNo. 3 Manual de Instrucciones y Operación El disquete que envíen las cajas con la información debe estar rotulado de la siguiente manera: Código de la Caja: XXX, donde XXX es el número de identificación asignado a la Caja por laSuperintendencia.Nombre de la Caja: Razón Social de la misma.Fecha de envío: dd/mm/aaDestino: División Legal El programa esta diseñado con todas las herramientas que faciliten el envío de la información de to