SUPERSUBSIDIO - Concepto 1-2023-0055458

El empleo Mintrabajo es de todos

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

Al contestar este Oficio, por favor cite este número: Bogotá, 20 de abril de 2023 Señor

JEISON GUILLERMO RICO VELASQUEZ

Tecnólogo en Gestión Documental Correo: jgrico1@soy.sena.edu.co Carrera 41 No 14-16. Barrio 8 Etapa de La esperanza. Villavicencio - Meta Ref. 1-2023-005458 43/2023/CJUR

Asunto: CONCEPTO JURÍDICO Tema: Gestión documental Cajas de Compensación Familiar Subtema: Marco normativo en gestión documental para entidades bajo inspección, control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Palabras clave: Instrumentos archivísticos, archivo general, naturaleza cajas de compensación familiar, ley general de archivos.

Fuentes Formales: Artículo 3 de la Ley 25 de 1981, artículos 2 y 4 de la Ley 594 de 2000, artículo 39 de la Ley 21 de 1982, artículo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 2015, artículo 2 de Ley 80 de

1989. Cordial saludo, De conformidad con el numeral 8 del artículo 7 del Decreto 2595 del 2012, en concordancia con los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar está facultada para responder las peticiones formuladas por particulares en ejercicio del derecho a formular consultas, en el marco de la competencia asignada a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Familiar está facultada para responder las peticiones formuladas por particulares en ejercicio del derecho a formular consultas, en el marco de la competencia asignada a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Línea Atención al Ciudadano +57 (601) 348 77 77 Línea Gratuita Nacional 018000 91 O 11 O PBX :+57 (601) 348 78 00 Portal Institucional www.ssf.gov.co - correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B - 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - ColombiaEl empleo Mintrabajo es de todos

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Por consiguiente, en ejercicio de las funciones descritas, a la Oficina Asesora Jurídica le está proscrito prestar asesoría jurídica para resolver peticiones de carácter particular y concreto encaminada a solucionar controversias o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de las entidades sometidas a su vigilancia. Tampoco es de su competencia juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades. Mediante el radicado de la referencia, el consultante plantea seis interrogantes, a saber: (i) ¿Cuáles son las entidades que se encuentras bajo su inspección, vigilancia y control? (ii) ¿Cuál es el marco normativo vigente en materia archivística para estas entidades? (iii) ¿Cuáles instrumentos archivísticos deben implementar y cuál es el plazo para cada uno? (iv) ¿En qué sanciones y otras medidas se ve incurrida esta empresa por no cumplir el marco normativo vigente? (v) ¿Existe base de datos de las entidades que han sido sancionadas

(iv) ¿En qué sanciones y otras medidas se ve incurrida esta empresa por no cumplir el marco normativo vigente? (v) ¿Existe base de datos de las entidades que han sido sancionadas por no cumplir con la normatividad archivística? y (vi) ¿Con qué políticas la superintendencia, promueve la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental? A partir de lo expuesto, esta entidad procederá a dar respuesta a lo solicitado a partir del marco normativo relacionado con la gestión documental para el sector de las Cajas de Compensación Familiar. Pregunta 1 ¿Cuáles son las entidades que se encuentran bajo la inspección, control y vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar? Respuesta A la Superintendencia del Subsidio Familiar le compete ejercer la inspección y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del Subsidio Familiar, conforme lo dispone el artículo 3 de la Ley 25 de 1981 que dispone lo siguiente: "ARTÍCULO 3°. Corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar ejercer la inspección y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del Subsidio Familiar, con el propósito de que su constitución y funcionamiento se ajusten a las leyes, los decretos y a los mismos estatutos internos de la entidad vigilada." El listado de entidades bajo nuestra inspección, vigilancia y control se puede consultar en el siguiente Link: https://ssf.gov.co/cajas-de-compensacion/directorio Pregunta 2. ¿Cuál es el marco normativo vigente en materia archivística para las cajas de compensación familiar?

el siguiente Link: https://ssf.gov.co/cajas-de-compensacion/directorio Pregunta 2. ¿Cuál es el marco normativo vigente en materia archivística para las cajas de compensación familiar? Línea Atención al Ciudadano +57 (601) 348 77 77 Línea Gratuita Nacional 018000 91 O 11 O PBX :+57 (601) 348 78 00 Portal Institucional www.ssf.gov.co - correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B - 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - ColombiaRespuesta El empleo Mintrabajo es de todos

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El marco normativo vigente en materia archivística para las cajas de compensación familiar lo puede consultar en el capítulo décimo del título 111 del libro I de la Circular Única de la Superintendencia del Subsidio Familiar, que se puede consultar en el siguiente link: https://ssf.gov.co/documents/20127/985950/CIRCULAR+%C3%9ANICA+SSF.pdf/201 a2f1 e-9684-0c2b-c837-e64e 718bac42 En esta Circular Única se desarrollan los siguientes temas: • Características del sistema de gestión documental • Los instrumentos archivísticos • La organización de los archivos • Comité interno de archivo • Disponibilidad de las tablas de retención documental • De la información reservada y clasificada • Casos de fusión o liquidación • Archivos históricos En este sentido se responde su pregunta referida a los instrumentos archivísticos que se deben implementar y las directrices impartidas por la Superintendencia para promover la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental-

• Archivos históricos En este sentido se responde su pregunta referida a los instrumentos archivísticos que se deben implementar y las directrices impartidas por la Superintendencia para promover la conservación y el uso adecuado del patrimonio documentalEn cuanto a las sanciones en que podrían incurrir las cajas de compensación familiar, se transcribe el artículo 35 de la Ley 594 de 2000: ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; Línea Atención al Ciudadano +57 (601) 348 77 77 Línea Gratuita Nacional 018000 91 O 11 O PBX :+57 (601) 348 78 00

Línea Atención al Ciudadano +57 (601) 348 77 77 Línea Gratuita Nacional 018000 91 O 11 O PBX :+57 (601) 348 78 00 Portal Institucional www.ssf.gov.co - correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B - 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - ColombiaSuperSubsidio VI•' ,OS tu Ce,., d CO, Pt?nsac1on El empleo Mintrabajo es de todos Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. Teniendo en cuenta que la Superintendencia del Subsidio Familiar no sería la entidad competente para imponer las sanciones a que se refiere el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, por sustracción de materia se abstiene de responder la pregunta referida a la base de datos de entidades que hayan sido sancionadas por incumplimiento de las normas sobre archivo de documentos. Cordialmente,

2000, por sustracción de materia se abstiene de responder la pregunta referida a la base de datos de entidades que hayan sido sancionadas por incumplimiento de las normas sobre archivo de documentos. Cordialmente, )1},f fiw-1;, fi ;;fi PATRIC']'Lfifi ALBÁN Jefe Oficina Asesora Jurídica Superintendencia del Subsidio Familiar

Proyectó: OAG / Contratista O.A.J.

Línea Atención al Ciudadano +57 (601) 348 77 77 Línea Gratuita Nacional 018000 91 O 11 O PBX :+57 (601) 348 78 00 Portal Institucional www.ssf.gov.co - correo electrónico ssf@ssf.gov.co Carrera 69 No. 25 B - 44 Pisos 3, 4 y 7 Bogotá - Colombia