SUPERSUBSIDIO - Concepto 2-2025-018334

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Señora María Alejandra Cabrera Sarria Profesional Gestión de Talento Humano

ARAMCO INGENIEROS

Correo electrónico: talentohumano@aramcoingenieros.com

La Plata - Huila

Rad. 1-2025-15504

Asunto: Respuesta - Solicitud de concepto.

Tema: Manejo de Recursos remanentes.

Subtema: Protección de Recursos y liquidación de EPS.

Palabras clave: Responsabilidad administrativa, responsabilidad penal, responsabilidad jurídica, órganos de control de las Cajas de Compensación, Fuentes formales: Ley 21 de 1982 artículos 1,5,7,15,39,41; Ley 78 9 de 2002 artículo 21 numeral 10.

Cordial saludo, señora María Alejandra.

De conformidad con el numeral 8 del artículo 7 del Decreto 2595 del 2012 1, en concordancia con los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso (CPACA)2, la Oficina Asesora Jurídica está facultada para responder las peticiones elevadas por particulares en ejercicio del derecho a formular consultas, en el marco de la competencia asignada a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

lo Contencioso (CPACA)2, la Oficina Asesora Jurídica está facultada para responder las peticiones elevadas por particulares en ejercicio del derecho a formular consultas, en el marco de la competencia asignada a la Superintendencia del Subsidio Familiar. En virtud de lo anterior, esta oficina está autorizada para responder consultas de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y, por consiguiente, en ejercicio de las funciones descritas, no le compete prestar asesoría jurídica para resolver situaciones de orden particular y concreto encaminada a solucionar controversias o

1 Artículo 7 Funciones de la Oficina Asesora Jurídica. Son funcion es de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes: […] 8. Coor dinar, asesorar y responder por la atención de las solicitudes, demandas, tutelas y demás acciones que requieran intervención legal. 2Artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticio nes. […] 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días s iguientes a su recepción. 3 Artículo 28. Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contr ario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peti ciones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

2-2025-018334 Bogotá D.C., 1 de septiembre de 2025 14:42

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de las Entidades sometidas a su vigilancia. Tampoco es de su competencia, juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

I. CONSULTA

Solicito de manera comedida su colaboración para aclarar el procedimiento que se lleva a cabo en cajas de compensación, al momento de requerir paz y salvo por aportes, en aras de liquidar contratos de obras civiles. De manera específica, la exigencia de las cajas de compensación en solicitar que el certificado de mano obra, el cual es emitido por el supervisor o interventor, debe ser por el 10% del valor del contrato y de allí el cálculo del 4% de los aportes, situación que genera desconcierto puesto que los aportes se realizan acorde al personal que se encuentre vinculado en la ejecución de la obra.

Lo anterior, obedece a dificultades que como empresa se han presentado por la negativa de la caja de compensación en expedir el certificado de paz y salvo, y que, a su vez, solicitan verbalmente se realicen los pagos del presunto saldo de aportes mediante

Lo anterior, obedece a dificultades que como empresa se han presentado por la negativa de la caja de compensación en expedir el certificado de paz y salvo, y que, a su vez, solicitan verbalmente se realicen los pagos del presunto saldo de aportes mediante correcciones a las planillas sin una notificación emitida por omisión, inexactitud o mora.

II. PROBLEMA JURÍDICO

¿Cuál es el procedimiento para la expedición del paz y salvo por desafiliación en el marco de una vinculación laboral transitoria como lo es ejecución de contratos de obra civil? ¿Cuál es la base de liquidación de los aportes a las cajas de compensación familiar?

III. RESPUESTAS

Se responderá en el mismo orden en el cual fueron formuladas las inquietudes:

3.1 ¿Cuál es el procedimiento para la expedición del paz y salvo por desafiliación en el marco de una vinculación laboral transitoria como lo es ejecución de contratos de obra civil?

Respuesta:

El paz y salvo es un documento que certifica que una empresa o empleador está al día con sus obligaciones de pago de aportes ante la caja de compensación. Este documentoSuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 es necesario para realizar el traslado a otra caja de compensación familiar o para desafiliarse.

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 es necesario para realizar el traslado a otra caja de compensación familiar o para desafiliarse.

El procedimiento para la solicitud del paz y salvo por desafiliación es un trámite que se eleva ante la respectiva caja de compensación familiar.

Aspectos Indispensables al momento de solicitar paz y salvos:

1. Verificar el estado de cuenta: El empleador debe revisar su estado de cuenta en la caja de compensación para asegurarse de que no existen deudas por aportes.

2. Realizar el pago de deudas: Si existen deudas, estas deben ser pagadas en su totalidad para poder solicitar el paz y salvo.

3. Solicitar el paz y salvo: Una vez que se hayan saldado todas las deudas, se puede solicitar el paz y salv o a la caja de compensación. Este trámite puede realizarse de forma presencial o a través de los canales virtuales que ofrezca la caja.

4. Plazo para la expedición: La caja de compensación tiene un plazo de hasta 60 días hábiles para expedir el paz y salvo. 3.2 ¿Cuál es la base de liquidación de los aportes a las cajas de compensación familiar?

Respuesta:

La base de cotización es la nómina mensual de salarios entendiendo por tal la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y, además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. Cuando los trabajadores dependientes se vinculen por

pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y, además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. Cuando los trabajadores dependientes se vinculen por períodos inferiores a un mes, la cotización puede efectuarse por semanas.SuperSubsidio

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IV. FUNDAMENTO JURÍDICO

4.1 De las Cajas de Compensación Familiar

Las cajas de compensación familiar, de acuerdo con el artículo 39 de la Ley 21 de 1982, son personas jurídicas de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma prevista por la ley.

Las funciones de las cajas de compensación familiar se encuentran previstas en el artículo 41 de la Ley 21 de 1982 adicionado por el artículo 16 de la Ley 789 de 2002, sin que por ello cambiara su función principal, lográndose determinar que el recaudo de los aportes parafiscales y el pago del subsidio familiar , es parte fundamental de la gestión que realizan estas corporaciones para desarrollar su objetivo de compensar a los trabajadores colombianos de menores ingresos.

4.2 Del subsidio Familiar.

los aportes parafiscales y el pago del subsidio familiar , es parte fundamental de la gestión que realizan estas corporaciones para desarrollar su objetivo de compensar a los trabajadores colombianos de menores ingresos.

4.2 Del subsidio Familiar.

El subsidio familiar, de conformidad con lo señalado en el artículo 1° de la Ley 21 de 1982 es: "una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad." (Subrayado y Negrillas fuera de texto).

El artículo 5° ibidem, determina que el subsidio familiar se paga ex clusivamente a los trabajadores beneficiarios en dinero, especie y servicios, entendiendo por subsidio en dinero la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que cause derecho a la prestación; por subsidio en especie, el reconocido en frutos o géneros diferentes al dinero; y por subsidio en servicios, aquel que se reconoce a través de la utilización de las obras y programas sociales que organicen las cajas de compensación familiar con este fin y que finalmente, se traduce en el menor valor en las tarifas que pagan los beneficiarios, su cónyuge o compañero (a) y las personas a cargo del trabajador, por la utilización de esos servicios.SuperSubsidio

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El artículo 7° de la Ley 21 de 1982, nos señala quienes están obligados a p agar el subsidio familiar y a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), así:

“1. La Nación por intermedio de los Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias. 2. (…) 3. Los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los órdenes nacional, departamental, (…) distrital y municipal. 4. Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes.” (Subrayado y negrilla fuera de texto)

De igual forma, el artículo 15 de la misma ley determina:

Los empleadores obligados al pago de aportes para el subsidio familiar, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y los demás con destinación especial, según los artículos 7°. y 8°., deberán hacerlo por conducto de una Caja de Compensación Familiar que funcione dentro de la ciudad o localidad donde se causen los salarios o de la Caja más próxima dentro de los límites de los respectivos departamentos, intendencias o comisarías. Cuando en las entidades territoriales antes mencionadas no exista Caja de Compensación Familiar, los pagos se verificarán por intermedio de una que funcione en la división política territorial más cercana. Se exceptúan de lo anterior los empleadores correspondientes al sector primario, respecto de los cuales se estará a lo dispuesto

pagos se verificarán por intermedio de una que funcione en la división política territorial más cercana. Se exceptúan de lo anterior los empleadores correspondientes al sector primario, respecto de los cuales se estará a lo dispuesto en el artículo 70.

Así las cosas, y para el caso en concreto es pertinente reiterar que la obligación de cotización al Sistema General de Seguridad Social en Colombia se ha establecido no solo para los Contratos de Prestación de Servicios, sino para todo tipo de contrato (sin importar su duración o valor) en donde esté involucrada la ejecución de un servicios por parte de una persona natural en favor de otra persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contrato de obra, suministro, de arrendamiento de servicios, de prestación de servicios, consultorías, asesorías o cualquier otra modalidad de servicios que adopten, evento en el cual el contratista deberá estar afiliado obligatoriamente al Sistema General de Seguridad Social Integral y la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes sea cual fuere la duración o moda lidad de contrato que hubieren adaptado.SuperSubsidio

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La afiliación del trabajador a los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y Subsidi o Familiar es responsabilidad del empleador y se realizará en los términos que establecen las normas generales que rigen los diferentes sistemas, a través de las Administradoras

La afiliación del trabajador a los Sistemas de Pensiones, Riesgos Laborales y Subsidi o Familiar es responsabilidad del empleador y se realizará en los términos que establecen las normas generales que rigen los diferentes sistemas, a través de las Administradoras de Pensiones, Administradoras de Riesgos Laborales y cajas de compensación familiar autorizadas para operar.

IV.3 Del aporte a las cajas de compensación familiar

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 11 y 12 de la Ley 21 de 1982, el valor del aporte por concepto de subsidio familiar que deben efectuar los empleadores del sector público y privado corresponderá al 4% del valor de la nómina de salarios.

En este orden de ideas, el artículo 17 ibidem, define la nómina mensual de salarios co mo la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en l os términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y, además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales. Los pagos hechos en moneda extranjera; deben in cluirse en la respectiva nómina, liquidados al tipo de cambio oficial y vigente el último día del mes al cual corresponde el pago. Cuando se trate de los trabajadores dependientes que laboren por períodos inferiores a un mes, el artículo 2.2.1.6.4.6 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglam entario del Sector Trabajo, señala: “Artículo 2.2.1.6.4.6. Monto de las cotizaciones al sistema general de pensiones, subsidio familiar y riesgos laborales. Para el Sistema General de Pensiones y del Subsidio Familiar, se cotizará de acuerdo con lo señalado en la siguiente tabla:

subsidio familiar y riesgos laborales. Para el Sistema General de Pensiones y del Subsidio Familiar, se cotizará de acuerdo con lo señalado en la siguiente tabla:

Días laborados en el mes Monto de la cotización Entre 1 y 7 días Una (1) cotización mínima semanal Entre 8 y 14 días Dos (2) cotizaciones mínimas semanales Entre 15 y 21 días Tres (3) cotizaciones mínimas semanales Más de 21 días Cuatro (4) cotizaciones mínimas semanales (equivalen a un salarlo mínimo mensual)

Los valores semanales citados en este artículo, se refieren al valor mínimo semanal calculado en el artículo 2.2.1.6.4.8. del presente Decreto. (Decreto 2616 de 2013, art. 6)”SuperSubsidio

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El empleador realizará las cotizaciones reportando el número de días que laboró el trabajador durante el mes correspondiente; para el Sistema de Riesgos Laborales la cotización será mensual.

4.4 Del procedimiento de solicitud de paz y salvo. Inicialmente el procedimiento de solicitud de paz y salvo se realiza ante las cajas de compensación familiar, generalmente se debe dirigir a su portal web o contactar directamente con la corporación, ya sea por correo electrónico o visitando sus instalaciones. Al momento de realizar la solicitud se debe estar al día con pagos de aportes.

compensación familiar, generalmente se debe dirigir a su portal web o contactar directamente con la corporación, ya sea por correo electrónico o visitando sus instalaciones. Al momento de realizar la solicitud se debe estar al día con pagos de aportes.

1. Verificar requisitos: Es fundamental revisar los requisitos específicos de la caja de compensación familiar a la que se está afiliado. Se requiere estar al día con los pagos de aportes y no tener deudas pendientes con la corporación.

2. Contactar a la caja: Se puede contactar a la caja de compensación a través de sus canales virtuales, como portales transaccionales o plataformas en línea, o de forma presencial en sus oficinas.

3. Solicitar el paz y salvo: En el portal transaccional, se busca la opción de certificados o paz y salvo y se sigue el proceso de solicitud, que puede incluir la selección del tipo de certificado. S i es presencial, se debe solicitar en el área de atención al cliente y llevar los documentos de identificación requeridos.

4. Revisar la información: Es importante verificar que la información proporcionada en la solicitud sea correcta y que el certificado emitido corresponda a lo solicitado.

5. Descargar o reclamar el certificado: Si la solicitud es exitosa, se podrá descargar el certificado desde el portal transaccional o reclamarlo en la oficina de la caja de compensación, dependiendo del procedimiento.

La Ley 789 de 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”, enSuperSubsidio

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protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo”, enSuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 el numeral 10, artículo 21, Régimen de Transparencia contempla como una conducta que no pueden realizar las cajas de compensación familiar: Numeral 10. Retardar injustificadamente la expedición de paz y salvo a las empresas que hubieran tomado la decisión de desafiliarse con sujeción a los procedimientos legales. Para efecto de la expedición de paz y salvo se tendrá un plazo no superior a 60 días a partir de la solicitud.

En estos términos se da respuesta a su consulta.

Finalmente, lo invitamos a consultar la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar donde se encuentran publicados todos los conceptos jurídicos emitidos por este órgano de inspección, vigilancia y control, con una búsqueda por palabra clave que facilita el acceso a los mismos en los siguientes links: https://www.ssf.gov.co/ - https://acortar.link/qDqLrU

Atentamente,

JULIÁN ENRIQUE PINILLA MALAGÓN

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: Nelson Miguel Amaya Pinto-Abogado Contratista OAJ.

Revisó: Lida Regina Bula Narváez-Profesional especializado.

Jefe Oficina Asesora Jurídica (E)

Proyectó: Nelson Miguel Amaya Pinto-Abogado Contratista OAJ.

Revisó: Lida Regina Bula Narváez-Profesional especializado.

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