SUPERSUBSIDIO - Concepto 2-2026-000689 de 2026

Código: FO-GDT-033; Versión: 1

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número: 2-2026-000689 Bogotá D.C., 19 de enero de 2026 19:55 Señora Mónica Jacklyn Atencia Jaraba Ciudad Correo electrónico: monica.atencia@hotmail.com

Ref. 1-2025-028104 7/2026/CJUR

Asunto: Respuesta a la consulta sobre la designación del Director Administrativo suplente en casos de ausencia temporal del

Principal

Tema: Cajas de Compensación Familiar Subtema: Consejo Directivo, Director Administrativo Suplente Palabras claves: Designación, elección, ausencias temporales Fuentes formales: Ley 21 de 1982, Circular Externa No. 005 de 1996, Circular Externa No. 0012 de 2018, Ley 789 de 2002, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 y el Código

Civil

Cordial saludo señora Mónica:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 7 del Decreto 2595 del 20121, y en concordancia con los artículos 142 y 283 de la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (CPACA), esta Oficina

20121, y en concordancia con los artículos 142 y 283 de la Ley 1437 de 2011 -Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (CPACA), esta Oficina Asesora Jurídica se encuentra facultada para atender y dar respuesta a las consultas, siempre que las mismas se relacionen con los asuntos de competencia de la SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR (en adelante la “ SSF” o la

“SUPERINTENDENCIA”).

1 Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes: (…) 8. Coordinar, asesorar y responder por la atención de las solicitudes, demandas, tutelas y demás acciones que requieran intervención legal. 2 Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: (…) 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

3 Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución. Documento firmado digitalmente mR3C qKRf NIkk Pnw5 N4lr 6y/D cro= Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/Código: FO-GDT-033; Versión: 1 SuperSubsidio

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En tal sentido, es preciso advertir que esta oficina únicamente está autorizada para emitir conceptos de carácter general y abstracto sobre materias propias de su competencia. En consecuencia, en ejercicio de sus funciones no le corresponde brindar asesoría jurídica orientada a resolver situaciones particulares o concretas, ni dirimir controversias específicas, ni establecer consecuencias jurídicas derivadas de actos, hechos o decisiones adoptadas por los órganos de dirección o administración de las entidades sometidas a la inspección, vigilancia y control de esta Superintendencia.

Igualmente, no le compete calificar, juzgar o pronunciarse sobre la validez, legalidad o conveniencia de decisiones proferidas por otras dependencias u organismos públicos o privados.

I. CONSULTA

Mediante solicitud allegada bajo Radicado No. 1-2025-028104 del 02-12-2025, se elevó consulta solicitando orientación acerca del manejo de las ausencias temporales del Director Administrativo Principal en las Cajas de Compensación Familiar, particularmente frente a la actuación del Director Administrativo Suplente y la eventual necesidad de intervención del Consejo Directivo: “En atención a las funciones que desempeña el director administrativo principal en las cajas de compensación, y considerando que el director administrativo suplente cumple con los mismos requisitos y condiciones del principal, surge la

intervención del Consejo Directivo: “En atención a las funciones que desempeña el director administrativo principal en las cajas de compensación, y considerando que el director administrativo suplente cumple con los mismos requisitos y condiciones del principal, surge la inquietud respecto al manejo de las ausencias temporales.

En particular, cuando el director administrativo principal presenta una ausencia temporal por incapacidad médica, ¿debe el consejo directivo sesionar de manera extraordinaria únicamente para formalizar el encargo del suplente? Lo anterior se plantea sin desconocer las competencias del consejo y teniendo en cuenta el principio de continuidad administrativa. En todo caso, si la incapacidad se presenta fuera del horario laboral, ¿sería necesario que el consejo sesione al día siguiente aun cuando ya existen suplentes nombrados en primer, segundo y hasta tercer renglón, quienes podrían asumir de manera inmediata? Citar al consejo para este fin podría constituir un desgaste innecesario”.

De conformidad con lo anterior, la consulta elevada se orienta a solicitar a esta SUPERINTENDENCIA un concepto jurídico de carácter general y orientador en torno al marco normativo aplicable al ejercicio de la suplencia del Director Administrativo en las Cajas de Compensación Familiar y a la intervención del Consejo Directivo frente a las ausencias temporales del titular. Documento firmado digitalmente mR3C qKRf NIkk Pnw5 N4lr 6y/D cro= Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/Código: FO-GDT-033; Versión: 1 SuperSubsidio

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II. FUNDAMENTOS JURÍDICOS

2.1. Sobre la designación del Director Administrativo Suplente por parte de las Cajas de Compensación Familiar El artículo 39 de la Ley 21 de 1982, establece la naturaleza jurídica de las Cajas de Compensación Familiar en los siguientes términos: “Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro , organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la ley”.

De conformidad con lo anterior, las Cajas de Compensación Familiar se configuran como entidades de naturaleza jurídica especial que, si bien se organizan y funcionan bajo las reglas del derecho privado, ejercen funciones propias de la seguridad social y administran recursos sometidos a un régimen legal estricto, en atención a su finalidad social y al interés general que orienta su actividad. Ahora bien, el artículo 639 del Código Civil, al referirse a la representación legal de las corporaciones, dispone lo siguiente:

“Las corporaciones son representadas por las personas autorizadas por las leyes o las ordenanzas respectivas, y a falta de una y otras, por un acuerdo de

corporaciones, dispone lo siguiente:

“Las corporaciones son representadas por las personas autorizadas por las leyes o las ordenanzas respectivas, y a falta de una y otras, por un acuerdo de la corporación que confiera este carácter”.

Por su parte, el artículo 55 de la Ley 21 de 1982 establece que son funciones del Director Administrativo, entre otras, las de (i) llevar la representación legal de la Caja y (ii) cumplir y hacer cumplir la ley, los estatutos y reglamentos de la entidad, las directrices del Gobierno Nacional y los ordenamientos de la SSF.

En ese marco, y con el fin de garantizar la continuidad en el ejercicio de la representación legal y de la gestión administrativa de las Cajas de Compensación Familiar, la SUPERINTENDENCIA, mediante la Circular Externa No. 005 de 1996, compilada en el numeral 3.3.2 de la Circular Única, impartió la instrucción conforme a la cual cada Caja debe contar con un Director Administrativo Suplente, debidamente reconocido e inscrito ante esta Entidad, cuya designación debe surtirse observando el mismo procedimiento estatutario y legal previsto para la elección del Director Administrativo Principal.

Al respecto, dicha Circular precisó que: Documento firmado digitalmente mR3C qKRf NIkk Pnw5 N4lr 6y/D cro= Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/Código: FO-GDT-033; Versión: 1 SuperSubsidio

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“Con el fin de prevenir traumatismos dentro de la Cajas de compensación Familiar, que estas queden acéfalas o que lo actuado carezca de validez, es conveniente que cada corporación tenga una persona como Director Administrativo Suplente, debidamente reconocida e inscrita en esta Superintendencia, quien ejercerá las funciones del titular en sus ausencias temporales o absolutas o hasta que sea designado el nuevo representante lega l y se hayan cumplido los trámites para el designado el nueve representante legal y se hayan cumplido los trámites para el ejercicio del cargo. Por lo tanto, los Consejos Directivos de las Cajas de Compensación Familiar que no han efectuado dicha elección, deben elegirlo con quórum calificado, darles las facultades correspondientes. Copia del acta será enviada por el Director Administrativo, adjuntando aceptación del cargo, manifestación de no encontrase incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981, solicitud de autorización para ejercer el cargo, copia de la hoja de vida y de la cédula de ciudadanía. El ejercicio del cargo se entenderá a partir de la fecha de posesión o de autorización del mismo, siempre y cuando se presente la ausencia temporal o absoluta y hasta tanto lo determine el Consejo Directivo, para lo cual se requiere que el acto administrativo este firme. Posteriormente se procederá al

autorización del mismo, siempre y cuando se presente la ausencia temporal o absoluta y hasta tanto lo determine el Consejo Directivo, para lo cual se requiere que el acto administrativo este firme. Posteriormente se procederá al reconocimiento y registro; cuando el titular del cargo se ausente y sea menester su reemplazo, basta con informar a esta entidad de control el hecho y período para lo de nuestra competencia”.

Al respecto, dicha Circular determinó que la finalidad de esta figura es prevenir situaciones de acefalía administrativa o de invalidez de las actuaciones de la Caja, disponiendo expresamente que el Director Administrativo Suplente ejercerá las funciones del titular en sus ausencias temporales o absolutas, siempre que haya sido debidamente elegido, autorizado, posesionado y registrado ante esta Superintendencia, bastando para su actuación que se informe a la Entidad de control el hecho y el período de la ausencia del titular, para los fines de su competencia. En consecuencia, del marco normativo expuesto se desprende que la designación del Director Administrativo Suplente constituye un deber organizacional de las Cajas de Compensación Familiar, el cual debe materializarse conforme al procedimiento establecido en sus estatutos y reglamentos internos, y que, una vez cumplidos los requisitos legales y estatutarios para su elección, autorización y registro, la actuación del suplente se activa frente a las ausencias temporales o definitivas del Director Administrativo Principal, sin perjuicio de las competencias de control, registro y supervisión asignadas a esta Superintendencia. Documento firmado digitalmente mR3C qKRf NIkk Pnw5 N4lr 6y/D cro= Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede

supervisión asignadas a esta Superintendencia. Documento firmado digitalmente mR3C qKRf NIkk Pnw5 N4lr 6y/D cro= Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/Código: FO-GDT-033; Versión: 1 SuperSubsidio

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2.2. Sobre la autonomía administrativa de las Cajas de Compensación Familiar y las competencias de sus órganos de dirección De acuerdo con el marco legal y reglamentario que regula la organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, los Consejos Directivos cuentan con competencias propias para dirigir la gestión administrativa y financiera de cada corporación, razón por la cual estas deben disponer de un Reglamento Interno de dicho órgano y adoptar las políticas, procedimientos y reglamentos necesarios para el adecuado cumplimiento de su objeto social, en el marco de la autonomía administrativa que les reconoce el ordenamiento jurídico. En efecto, en relación con las funciones de la Asamblea General de Afiliados, el artículo 47 de la Ley 21 de 1982 establece, entre otras, las siguientes: “1. Expedir los estatutos que deberán someterse a la aprobación de la superintendencia del Subsidio Familiar. (…)

6. Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja por el cumplimiento de los

“1. Expedir los estatutos que deberán someterse a la aprobación de la superintendencia del Subsidio Familiar. (…)

6. Velar, como máximo órgano de dirección de la Caja por el cumplimiento de los principios del subsidio familiar, así como de las orientaciones y directrices que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subsidio familiar.

7. Las demás que le asignen la ley y os estatutos”

Por su parte, en lo que respecta a las funciones de los Consejos Directivos, el artículo 54 de la Ley 21 de 1982 dispone: “Son funciones de los Consejos Directivos:

1. Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.

(…)

6. Visitar y controlar la ejecución de los programas, la presentación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja.

7. Elegir el Director Administrativo y los demás funcionarios que señalen los estatutos”.

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A partir de lo anterior, se advierte que el legislador reconoció a las Cajas de Compensación Familiar un amplio margen de autonomía administrativa y organizacional, el cual se concreta, entre otros aspectos, en la definición de su estructura interna, la adopción de reglamentos de funcionamiento de sus órganos de dirección y la regulación estatutaria de los mecanismos necesarios para garantizar la continuidad en la gestión administrativa, incluidos aquellos relacionados con la suplencia de los cargos directivos. No obstante, dicho margen de autonomía se ejerce en armonía con el régimen de inspección, vigilancia y control a cargo de la SUPERINTENDENCIA, a la cual le corresponde aprobar los actos de elección de los órganos de dirección y administración de las Cajas de Compensación Familiar, en los términos previstos en los numerales 11 y 13 del artículo 5 del Decreto No. 2595 de 2012, los numerales 1, 5 y 11 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002, así como en los literales b), h) y j) del artículo 6 de la Ley 25 de 1981. En desarrollo de dichas competencias, corresponde a esta Entidad aprobar los actos de elección y las decisiones adoptadas por las Asambleas de Afiliados y los organismos directivos de las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control; dirigir y ordenar el registro de sus representantes legales, de los integrantes de los Consejos

elección y las decisiones adoptadas por las Asambleas de Afiliados y los organismos directivos de las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control; dirigir y ordenar el registro de sus representantes legales, de los integrantes de los Consejos Directivos y de los Revisores Fiscales; posesionarlos en sus cargos, y verificar el cumplimiento del régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés para el ejercicio de funciones directivas. En ese contexto, la autonomía administrativa reconocida a las Cajas de Compensación Familiar les permite definir y aplicar, a través de sus estatutos y reglamentos internos debidamente aprobados, los mecanismos operativos necesarios para asegurar la continuidad de su gestión, sin que ello implique la exigencia de actuaciones formales adicionales por parte de sus órganos directivos frente a cada evento concreto, siempre que se respeten las competencias de control, registro y supervisión asignadas a esta

SUPERINTENDENCIA.

III. RESPUESTA A LA CONSULTA

Con fundamento en las consideraciones expuestas, esta Oficina Asesora Jurídica se permite dar respuesta a la consulta formulada en los siguientes términos:

1. El régimen aplicable a la suplencia del Director Administrativo en las Cajas de Compensación Familiar se encuentra determinado por el marco legal vigente, las instrucciones impartidas por la SUPERINTENDENCIA y, de manera particular, por lo dispuesto en los estatutos y reglamentos internos de cada corporación, en ejercicio de la autonomía administrativa y organizacional que les reconoce el ordenamiento jurídico.

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1. Corresponde a cada Caja de Compensación Familiar definir estatutariamente el procedimiento, las condiciones y los mecanismos para la designación, activación y ejercicio del Director Administrativo Suplente frente a las ausencias temporales o definitivas del Director Administrativo Principal, siempre que se observen los requisitos legales, se garantice la continuidad en la gestión administrativa y se respeten las competencias de inspección, vigilancia y control asignadas a esta SUPERINTENDENCIA. iii. Así, la actuación del Director Administrativo Suplente deberá sujetarse a lo previsto en los estatutos debidamente aprobados, a las decisiones adoptadas por los órganos competentes conforme a dichos estatutos y a las instrucciones impartidas por esta Entidad, sin que corresponda a esta Oficina definir o sustituir las reglas internas adoptadas por cada corporación para la gestión de sus cargos directivos.

1. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la competencia de la SUPERINTENDENCIA para aprobar los actos de elección, ordenar su registro

sustituir las reglas internas adoptadas por cada corporación para la gestión de sus cargos directivos.

1. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la competencia de la SUPERINTENDENCIA para aprobar los actos de elección, ordenar su registro y verificar el cumplimiento del régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés, en los términos previstos en la normativa vigente, ni de las demás funciones de supervisión que le han sido legalmente atribuidas.

En estos términos damos respuesta a su consulta.

Finalmente, lo invitamos a consultar la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar donde se encuentran publicados todos los conceptos jurídicos emitidos por este órgano de inspección, vigilancia y control, con una búsqueda por palabra clave que facilita el acceso a los mismos en los siguientes links: https://acortar.link/qDqLrU Atentamente,

NOHELIA DEL CARMEN ZAWADY PALACIO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Juan Sebastián Másmela Zapata – Contratista O.A.J.

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