SUPERSUBSIDIO - Concepto 2-2026-001416 de 2026

SuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1

Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Señora

DORA LILIANA AREVALO

Proyecto GD Comfandi Carvajal Soluciones de Comunicación

Correo electrónico: dora.arevalo@carvajal.com

Ref. 1-2025-029313 15/2026/CJUR

Asunto: Solicitud Concepto Jurídico

Tema: Cajas de Compensación Familiar Subtema: Liquidación de Cajas de Compensación Familiar Palabras clave: Cajas de Compensación Familiar, Liquidación, obligación legal de conservación de documentos de Cajas de Compensación Familiar.

Fuentes formales: Ley 21 de 1982, Ley 594 de 2000, Ley 789 de 2002, Decreto 2595 del 2012, Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso, Circular Unica de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Cordial saludo, señora Dora Liliana: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 7 1 del Decreto 2595 del 20122, en concordancia con lo previsto en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo3 y de lo Contencioso (CPACA), la Oficina Asesora Jurídica está facultada para responder las peticiones elevadas por particulares en ejercicio del

20122, en concordancia con lo previsto en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo3 y de lo Contencioso (CPACA), la Oficina Asesora Jurídica está facultada para responder las peticiones elevadas por particulares en ejercicio del derecho a formular consultas, en el marco de la competencia asignada a la Superintendencia del Subsidio Familiar. En virtud de lo anterior, está oficina está autorizada para responder consulta s de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, y, por consiguiente, en ejercicio de las funciones descritas, no le compete prestar asesoría jurídica para resolver situaciones de orden particular y concreto encaminada a solucionar controversias o

1 AƌíĐulo ϳ FuŶĐioŶes de la OiĐiŶa Asesoƌa JuƌídiĐa. “oŶ fuŶĐioŶes de la OiĐiŶa Asesoƌa JuƌídiĐa las siguieŶtes: […] ϴ. CooƌdiŶaƌ, asesoƌaƌ y ƌespoŶdeƌ poƌ la ateŶĐióŶ de las soliĐitudes, deŵaŶdas, tutelas y deŵás aĐĐioŶes Ƌue ƌeƋuieƌaŶ iŶteƌveŶĐióŶ legal 2 Poƌ el Đual se ŵodiiĐa la estƌuĐtuƌa de la “upeƌiŶteŶdeŶĐia del “uďsidio Faŵiliaƌ y se deteƌŵiŶaŶ las fuŶĐioŶes de sus depeŶdeŶĐias.

3 AƌtíĐulo ϭ4. TéƌŵiŶos paƌa ƌesolveƌ las distiŶtas ŵodalidades de petiĐioŶes. [… ] Ϯ. Las petiĐioŶes mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. AƌíĐulo Ϯϴ. AlĐaŶĐe de los ĐoŶĐeptos. “alvo disposiĐióŶ legal eŶ ĐoŶtƌa ƌio, los ĐoŶĐeptos eŵiidos poƌ las autoƌidades Đoŵo ƌespuestas a peiĐi oŶes ƌealizadas eŶ ejeƌĐiĐio del deƌeĐho a foƌŵulaƌ ĐoŶsultas Ŷo seƌáŶ de oďligatoƌio ĐuŵpliŵieŶto o ejeĐuĐióŶ 2-2026-001416 Bogotá D.C., 29 de enero de 2026 20:36 bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de las Entidades sometidas a su vigilancia. Tampoco es de su competencia, juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

I. Consulta:

En atención a su comunicación enviada a la Superintendencia del Subsidio Familiar, radicada bajo el No. 1-2025.0291313 el pasado 16 de diciembre , mediante la cual formula la siguiente consulta:

“Por favor requiero su ayuda en varios puntos respecto a cajas de compensación que han sido fusionadas y liquidadas, esta información es para la elaboración de unas tablas de retención documental.

1. ¿Quién es el liquidador de las cajas de compensación?

2. A partir de cuantos años de haber sido liquidada se puede hacer la disposición final de los documentos, si aplica

3. Cuál es la documentación que debe ser de conservación total.”.

Al observar la consulta realizada por parte del peticionario, se encuentra que la misma corresponde a factores generales y abstractos de la operación del Sistema del Subsidio Familiar, por lo cual esta Oficina Asesora Jurídica es competente para conocer y emi tir el respectivo concepto, a partir de la formulación del siguiente problema jurídico.

II. Problema jurídico

¿Quién designa al liquidador de una Caja de Compensación Familiar?, ¿existe un término contado desde la liquidación para realizar la disposición final de los docum entos?, y

II. Problema jurídico

¿Quién designa al liquidador de una Caja de Compensación Familiar?, ¿existe un término contado desde la liquidación para realizar la disposición final de los docum entos?, y ¿cuáles documentos deben conservarse de manera permanente conforme al régimen del subsidio familiar y la normativa archivística?

III. Marco Normativo

1. Designación del liquidador de las Cajas de Compensación Familiar La Ley 21 de 1982 4, en su artículo 1, define el subsidio familiar como una prestación social a cargo de los empleadores y administrada por las Cajas de Compensación

4. ͞ Por la cual se modifica el régimen del Subsidio Familiar y se dictan otƌas disposiĐioŶes.͟ bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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Familiar, recursos que tienen naturaleza parafiscal, lo que justifica un régimen especial de control estatal. El artículo 24 de la Ley 789 de 2002 5 dispone que la Superintendencia del Subsidio Familiar ejerce la inspección, vigilancia y control sobre las Cajas de Compensación

de control estatal. El artículo 24 de la Ley 789 de 2002 5 dispone que la Superintendencia del Subsidio Familiar ejerce la inspección, vigilancia y control sobre las Cajas de Compensación Familiar, y se encuentra facultada para adoptar las medidas necesarias para garantizar la adecuada administración del sistema del subsidio familiar. Por su parte, el citado Decreto 2595 de 2012, en su artículo 2º. numeral 22 y artículo 5º., numeral 25, establece las funciones de la Superintendencia del Subsidio Famili ar, dentro de las cuales se encuentra la de intervenir las Cajas de Compensación Familiar, cuando se trate de su liquidación, conforme las normas previstas en las normas que regulan la materia y en el Estatuto Orgánico para el Sistema Financiero en lo que le sea aplicable, así como la designación del liquidador mediante acto administrativo. En consecuencia, en ese contexto, el liquidador de una Caja de Compensación Familiar es designado por la Superintendencia del Subsidio Familiar , cuando se trate de su liquidación y actúa como representante legal de la entidad en liquidaci ón, bajo la supervisión de esta Entidad.

2. Disposición final de documentos en Cajas de Compensación Familiar liquidadas La citada Ley 21 de 1982, en su Capítulo V titulado, de las Cajas de Compensa ción Familiar, señala en su artículo 39, que las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hal lan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la ley.

En su artículo 68 sobre la liquidación de una Caja de Compensación Familiar, señala que

forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hal lan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la ley.

En su artículo 68 sobre la liquidación de una Caja de Compensación Familiar, señala que se procederá de conformidad con lo preceptuado en el Código Civil sobre disolución de corporaciones.

Agrega, además, que los estatutos de las Cajas deberán contemplar claramente la forma de disposición de sus bienes en caso de disolución una vez satisfechos los pasivos, en tal forma que se provea su utilización en objeto similar al de la corporación di suelta a través de instituciones sin ánimo de lucro o de carácter oficial.

En ningún caso los bienes podrán ser repartidos entre los empleadores afiliados o trabajadores beneficiarios de la corporación en disolución. A falta de regulación, lo s bienes pasarán al dominio de la Nación y el Gobierno Nacional podrá adjudicarlos a otra

5 ͞Poƌ la Đual se diĐtaŶ Ŷoƌŵas paƌa apoyaƌ el eŵpleo y aŵpliaƌ la pƌoteĐĐióŶ soĐial y se ŵodiiĐaŶ alguŶos aƌíĐulos del Código “ustaŶivo de Tƌaďajo͟. bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 u otras Cajas de Compensación Familiar, o en su defecto, a entidades públicas o privadas de similares finalidades.

Por su parte, la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, establece en su artículo 2º, el ámbito de aplicación, señalando que la ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, así como a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley, en su artículo 4 señala q ue los documentos producidos o recibidos por las entidades son patrimonio documental de la Nación y deben ser conservados y protegidos y cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. La disposición final de los documentos solo procede una vez se hayan cumplido los tiempos de retención establecidos en los instrumentos archivísticos, dicha disposición debe realizarse conforme a las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas d e Valoración Documental (TVD). En plena consonancia con lo anterior, la Circular Unica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, Libro I – de la Circular Básica Jurídica Título IIII – Cajas de Compensación, en el Capítulo Décimo titulado, Archivo y Gestión documental, regula aspectos como son

Subsidio Familiar, Libro I – de la Circular Básica Jurídica Título IIII – Cajas de Compensación, en el Capítulo Décimo titulado, Archivo y Gestión documental, regula aspectos como son los instrumentos archivísticos, la organización de los archivos, la disponibilidad de las tablas de retención documental de la información reserva da y clasificada casos de fusión o liquidación archivos históricos, señalando entre otros que:

Las Cajas de Compensación Familiar deben cumplir con la normativa archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organizac ión, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan. Por lo anterior, deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, con tablas de retención documental, así como de un Sistema de Gestión Documental, de manera que se facilite el cumplimiento de la normativa archivística vigente.

El Sistemas de Gestión Documental que adopte cada una de las Corporaciones debe tener en cuenta, además de la normativa que expida el Archivo General de la Naci ón, las necesidades de la Caja de Compensación Familiar, la estructura organizaciona l, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.

Podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la i nformación, el

conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la i nformación, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionam iento bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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Código: FO-GDT-033; Versión: 1 razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de r etención documental para cada una de las series documentales, de conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999 6 y demás disposiciones que la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan

El Sistema de Gestión Documental debe establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).

Las cajas de compensación familiar deberán conformar un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la Gestión Documental. siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación,

Las cajas de compensación familiar deberán conformar un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la Gestión Documental. siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, sobre la eliminación de documentos de archivo, esta sólo podrá realizarse con la autorización del respectivo Comité Interno de Archivo o su instancia equivalente, del proceso se levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.

Las tablas de retención documental adoptadas deberán estar a disposición de la Superintendencia del Subsidio Familiar y demás Entidades de Control cuando se realicen las visitas ordinarias y/o especiales y/o sean requeridas, con el fin de verificar el cumplimiento de la normativa establecida en la ley.

En caso de fusión o liquidación de Cajas de Compensación Familiar, las series documentales deberán ser entregadas a la Caja que asuma las funciones para garantizar los derechos de los trabajadores y empresas afiliadas y los exempleados. En caso de liquidación, el archivo se entregará a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Para la entrega de archivos y documentos históricos se debe coordinar su transferencia documental con el Archivo General de la Nación.

De lo anterior se concluye que:

• Las Cajas de Compensación Familiar deben cumplir integralmente la Ley General de Archivos. • Las entidades en liquidación continúan sujetas a la normativa archivística. • La liquidación de una Caja de Compensación Familiar no habilita automáticamente la disposición final de los documentos, y que no existe un término general contado desde la liquidación para su eliminación o transferencia.

• La liquidación de una Caja de Compensación Familiar no habilita automáticamente la disposición final de los documentos, y que no existe un término general contado desde la liquidación para su eliminación o transferencia.

6 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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3. Documentación de conservación total

El artículo 19 de la citada Ley 594 establece que los documentos con valor histórico, científico, cultural o probatorio deben ser objeto de conservación permanente.

Así mismo, el artículo 24 de la misma Ley 594, dispone que los documentos q ue respalden derechos adquiridos, actuaciones administrativas y manejo de recursos públicos no pueden ser eliminados. En el caso de las Cajas de Compensación Familiar, dada la naturaleza pública de los recursos del subsidio familiar, deben conservarse de manera permanente, entre otros: • Actos administrativos de creación, intervención y liquidación. • Estatutos y reformas estatutarias.

recursos del subsidio familiar, deben conservarse de manera permanente, entre otros: • Actos administrativos de creación, intervención y liquidación. • Estatutos y reformas estatutarias. • Actas de asambleas generales y consejos directivos. • Estados financieros, libros contables principales, informes de auditoría y revisoría fiscal. • Documentación de afiliación y reconocimiento del subsidio familiar. • Historias laborales y documentos que reconozcan derechos laborales o pensionales. • Procesos judiciales, fallos y conciliaciones.

IV. Respuesta 1. ¿Quién es el liquidador de las Cajas de Compensación Familiar?

El liquidador es la persona natural o jurídica designada por la Superintendencia del Subsidio Familiar mediante acto administrativo, conforme al artículo 24 d e la Ley 789 de 2002 y los artículos 2 y 3 del Decreto 2595 de 2012. 2. ¿A partir de cuántos años de haber sido liquidada se puede hacer la disposición final de los documentos? No existe un término general contado desde la liquidación. La disposición final solo procede cuando se hayan cumplido los tiempos de retención definidos en las TRD o TVD. 3. ¿Cuál es la documentación que debe ser de conservación total? La documentación con valor histórico, jurídico, fiscal y probatorio, conforme a los artículos 19 y 24 de la Ley 594 de 2000. bO1Y ZhR1 v2BY ckos bDsM 3KVE PIA= Documento firmado digitalmente Copia en papel auténtica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando en http://sw2k8r2esigna-e:8080/SedeElectronica/SuperSubsidio

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El concepto emitido por esta oficina constituye sólo un criterio orientador y la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al caso objeto de consulta, con el fin que el consultante cuente con los elementos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente.

Finalmente, lo invitamos a consultar la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar donde se encuentran publicados todos los conceptos jurídicos emitidos por este órgano de inspección, vigilancia y control, con una búsqueda por palabra clave qu e facilita el acceso a los mismos en los siguientes links: https://www.ssf.gov.co/ - https://acortar.link/qDqLrU.

Cordialmente,

NOHELIA DEL CARMEN ZAWADY PALACIO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Ana Marcela Flórez Segura

Revisó: Lida Regina Bula Narváez-Profesional especializado.

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