SUPERSUBSIDIO - Resolución 0581 de 2026

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Código: FO-PIN-037 Versión: 7

REPÚBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DEL TRABAJOSUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR RESOLUCIÓN NÚMERO 058%) DE 2021(28 SEP 2021 » “Por la cual se deroga la Resolución No. 0667 de 2019 y se aprueba la actualización de lasTablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar” EL SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR En el ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en el numeral 31 delartículo 5 del Decreto 2595 de 2012, el Decreto 1080 de 2015 y la Ley 594 de 2000, y CONSIDERANDO Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000 señala en relación a la conformación de los archivospúblicos, que el estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de losarchivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de losdocumentos y la normatividad archivística.

Que en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Por la cual se establecen las reglas y principiosgenerales que regulan la función archivística del Estado” se señala la obligatoriedad de lasentidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD). Que el artículo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 del 2015 establece: Responsabilidad de la gestión dedocumentos. “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado,al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado;por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistasque presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezcael Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas”. Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015 establece: “Instrumentos archivísticos para lagestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir delos siguientes instrumentos archivísticos: a. Cuadro de Clasificación Documental (CCD), b. Tablade Retención Documental (TRD). c. Programa de Gestión Documental (PGD), d. Plan Institucionalde Archivos de la Entidad (PINAR). (...)”. Que mediante el Acuerdo No. 031 de 2000, el Archivo General de la Nación (AGN) aprobó lasTablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar, las cualespara ese entonces reflejaban la estructura orgánica de la entidad según lo previsto en el Decreto2150 de 1992.

Que el artículo 9 del Acuerdo No. 004 de 2019, expedido por el Archivo General de la Nación(AGN) determina que “Las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de ValoraciónDocumental — TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al ComitéInstitucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedarconsignado en el acta del respectivo comité”. Carrera 69 #25 B— 44 pisos 3, 4 y 7 PBX: 3487800 Bogotá ColombiaLínea Gratuita Nacional oxBao0g10210 en Bogotá D.C.: 3487777veew.ssf.gov.co -e-mail: ssf@ssf.gov.coElempleo | trata hses de todos i ifCódigo: FO-GDT-CORE-037 Verslón: 7AP SuperSubsidio E RESOLUCION NUMERO__9 58 1 peL_20 SEP 2021 “Por la cual se deroga la Resolución No. 0667 de 2019 y se aprueba la actualización de lasTablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar”. Que mediante el Decreto 2595 de 2012 fue modificada la estructura de la Superintendencia delSubsidio Familiar, situación que generó la creación de nuevas series documentales, las cuales |fueron actualizadas y aprobadas el 13 de julio de 2016 por el Comité Institucional de DesarrolloAdministrativo de la entidad.

Que mediante radicado número 2-2017-010293 del 13 de septiembre de 2017, laSuperintendencia del Subsidio Familiar presentó al Archivo General de la Nación, las Tablas deRetención Documental (TRD) para su proceso de convalidación. | Que mediante la Resolución No. 0099 del 12 de febrero de 2018, la Superintendencia del SubsidioFamiliar aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), con el fin de |reflejar el nuevo Modelo de Gestión Institucional de la entidad, según lo previsto en el Decreto2595 de 2012 y las funciones de los Grupos Internos de Trabajo. Que luego de ser adoptadas las Tablas de Retención Documental (TRD), bajo la Resolución No. |0099 de 2018, las mismas fueron radicadas ante el Archivo General de la Nación (AGN) paracontinuar con el proceso de Convalidación. | 14 Que realizados los ajustes requeridos por el Archivo General de la Nación (AGN), el 13 de agosto| de 2019 el Grupo de Gestión Documental y Notificaciones, presentó nuevamente las Tablas de| Retención Documental (TRD) ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de laSuperintendencia del Subsidio Familiar, el cual emitió concepto favorable para la adopción de lasmismas.

Que posterior a obtener el concepto favorable del Comité Institucional de Gestión y Desempeñode la Superintendencia del Subsidio Familiar, las Tablas de Retención Documental se radicaronnuevamente ante el Archivo General de la Nación (AGN) para su respectiva Convalidación. Que después de haber surtido el trámite correspondiente de sustentación de las Tablas deRetención Documental (TRD) ante el Comité Evaluador de documentos del Archivo General de laNación (AGN), según acta de la mesa de trabajo del 25 de junio de 2020, los integrantes de dichainstancia recomendaron al Director del Archivo General de la Nación, la convalidación delinstrumento archivístico. Recomendación que acogió el Director General, por lo que se determinóexpedir el respectivo certificado de convalidación mediante oficio con radicado No 2-2020-08100del 23 de septiembre de 2020. Que en reunión posterior al Comité del 25 de junio de 2020, el grupo técnico del Archivo Generalde la Nación, encargado del acompañamiento a la convalidación de las TRD, recomendó validarposibles actualizaciones a las TRD dado que el proceso se inició en el año 2016, por tanto luegode adelantadas las actualizaciones requeridas, durante el periodo de noviembre de 2020 al mesde agosto de 2021, se concluye el proceso de Convalidación de las Tablas de RetenciónDocumental (TRD).

Que por lo tanto, es procedente adoptar la actualización de la Tabla de Retención Documental(TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar, de acuerdo con el anexo que hace parteintegral de la presente Resolución. En virtud de lo anteriormente señalado, este Despacho, Carrera 69 # 25 B— 44 pisos, 4 y 7 PBX: 3487B00 Bogotá ColombiaLínea Gratuita Nacional 018000910110 en Bogotá D.C.: 3487777www.ssf.gov.ca -e-mail:ssf@ssf.gov.co yr pág. 2El empleoes de todos2 y na JCódigo: FO-GDT-CORE-037 Versión: 7 fi) SuperSubsidio ow RESOLUCIÓN NUMERO. 0581 pe. 28 SEP 2021 “Por la cual se deroga la Resolución No. 0667 de 2019 y se aprueba la actualización de lasTablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar”.

RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: APROBAR la actualización de las Tablas de Retención Documental(TRD) de la Superintendencia del Subsidio Familiar, de conformidad con lo señalado en la partemotiva de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO: COMUNICAR a todas las dependencias de la Superintendencia delSubsidio Familiar la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) para surespectiva aplicación, las cuales hacen parte de la presente resolución, se anexa documento ARTÍCULO TERCERO: PUBLICAR el presente Acto Administrativo en la página web de laEntidad, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo No. 004 de 2019 del Archivo General de laNación (AGN).

ARTÍCULO CUARTO: la presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y derogala Resolución No. 0667 de 2019 y las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASEDada en Bogotá D.C., alos 2 § SEP 2021

4 \\ MN \ .JULI wo (GÓMEZSuperintendente del Subsidio Familiar\ |V Proyectó: Erika Johana Quintero Ureña — Coordinadora GGDNDalton Perea — Contratista GGDNRevisó: Daniel Duarte - Contratista Secretaria GeneralAsesor del DespachoAprobó: Adriana Cristina Romero Beltrán — Secretaria General yl Carrera 69 # 25 B~ 44 pisos 3, 4 y 7 PBX: 3487800 Bogotá ColombiaLinea Gratuita Nacional 018000910110 en Bogota D.C.: 3487777www.ssf.gov.co -e-mail: ssf@ssf.gov.co pág. 3