SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-024600

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Doctor

JORGE ORLANDO BERNAL GUACANEME

Director Administrativo

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE CORDOBA-COMFACORCarrera 9 N°12-01 Piso2

Montería, Córdoba

Ref. 1-2019-004862 96/2019/CJUR

Asunto: Conservación Documental de documentos. Su oficio 201944013367 División Subsidio-006460 del 04/04/2019. Auditoria y Plan de Mejoramiento.

Respetado doctor Bernal: Hemos recibido sus comunicaciones radicadas bajo los Nos. 1-2019-004862/004863 y 004866 y al respecto le manifestamos lo siguiente: Esta oficina una vez revisado el asunto consultado solo se pronunciará sobre e l tratamiento que deben dar las cajas de compensació n familiar al archivo documental de las mismas, por cuanto, las propuestas para el plan de mejoramiento con ocasión de auditoria ordinaria practicada por Delegada de Gestión de esta Entidad, no compete a esta dependencia, razón por la cual, se dará traslado en dichos aspectos a dicha Delegada.

1. PROBLEMA JURIDICO. ¿Cuál es el tratamiento que deben dar las cajas de compensación a los archivos de la corporación?

2. NORMAS VIGENTES La Superintendencia expidió la Circular Externa No: 2017-00002 del 8 de marzo, relacionada con el tema de su consulta, la cual se anexa para lo pertinente, n o obstante,

entre otros delineamientos en ella se establece: “(…)

La Superintendencia expidió la Circular Externa No: 2017-00002 del 8 de marzo, relacionada con el tema de su consulta, la cual se anexa para lo pertinente, n o obstante, entre otros delineamientos en ella se establece: “(…) 2-2019-024600 Bogotá D.C., 7 de mayo de 2019 11:32

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CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Las Cajas de Compensación Familiar deben cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se produzcan. Por lo anterior, deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de manera que se facilite el cumplimiento de la no rmatividad archivística vigente. DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: El Sistemas de Gestión Documental que adopte cada una de las Corporacio nes debe tener en cuenta, además de la normatividad que expida el Archivo Gene ral de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la caja de compensación familiar, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento. Podrá contemplar el uso de nuev as tecnologías de la inform ación, empleando para ello cu alquier me dio t écnico, elec trónico, info rmático, óptico o tel emático para la producción, conservación y servici os documentales de archivo, siempre que quede

Podrá contemplar el uso de nuev as tecnologías de la inform ación, empleando para ello cu alquier me dio t écnico, elec trónico, info rmático, óptico o tel emático para la producción, conservación y servici os documentales de archivo, siempre que quede garantizada la orga nización archivística, la autenticida d, ulteri or co nsulta e integridad, así como la interoperabilidad de l os sistemas de seguridad y perdurabilidad de la info rmación, el ciclo vit al de los documentos, la posib ilidad de reproducción, y el funcionamiento razona ble del sist ema, durante el tiempo establecido en las ta blas de retenci ón document al para cada una de l as series documentales, de conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 19 99 y dem ás disposiciones que la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan. En todo caso, el Sistema de Gestión Documental que se adopte, debe mantener el contenido, la estructura, el contexto y el vínculo archivístico entre los documentos, de forma que se garantice su accesibilidad, agrupación, autenticidad, integralida d, inalterabilidad, fiabilidad, valor como evidencia de sus actuaciones y su disponibilidad por parte de la administración, la Superintendencia, demás agentes del Estado y de la ciudadanía en general. (Subrayado fuera de texto). Para el caso de los documentos electrónicos es responsabilidad de la caja de compensación familiar cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garantice n que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos y se debe permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados

que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos y se debe permitir que los documentos sean gestionados aun cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático que se creen

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en el futuro. (…) DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales, atendiendo el pri ncipio de procedencia, el orden original y el ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en el cual se encuentren, tal com o lo señala la Ley 594 de 2000. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Las cajas de compensación familiar deberán conformar un comité interno de archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a l a Gestión Documental. Siguiendo los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación, sobre la eliminación de documentos de archivo esta sólo podrá realizarse con la autoriza ción del respectivo Comité Interno de Archivo o su instancia equivalente, del proceso s e levantará un acta a la cual se adjuntará un listado de los documentos cuy a eliminación haya sido autorizada. (…) IMPLEMENTACIÓN El plazo máximo para que las cajas de compensación familiar elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de Gestión Documental que incluya las

eliminación haya sido autorizada. (…) IMPLEMENTACIÓN El plazo máximo para que las cajas de compensación familiar elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de Gestión Documental que incluya las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo respectivo, es de seis (6) meses contados a partir de la publicación de la presente Circular en el Diario Oficial.” , hecho que ocurrió el pasado 23 de noviembre de 2017. De la norma transcrita se establece claramente las directrices dadas por esta Entidad como ente de vigilancia y control de las cajas de compensación para aplicar las normas de archivística en la gestión documental de sus documentos, la cual supone a la fecha estar en plena aplicación.

3. CONCLUSION Mediante la Circular Externa 002 de 2017 , la Superintendencia dio las pautas y directrices para el manejo del programa de gestión documental de las Cajas deCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

Compensación, y estableció un término de 6 meses para su adopción y aplica ción por parte de las cajas, la cual fue publicada en el Diario Oficial 50.242 del 23 de mayo de 2017, página 108, luego el plazo concedido concluyó el 23 de noviemb re de 2017, razón por la cual, las cajas deben haber dado pleno cumplimiento a la misma a la fecha. Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las

conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias) y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 143 7 de 2011-, “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, por lo que el concepto emitido por esta oficina constituye solo un criterio orientador para la interpreta ción y aplicación de la normatividad relativa al objeto de consulta, conservando la d ependencia y autoridad pública, la autonomía en el ejercicio de sus competencias lega les y reglamentarias.

Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se debe considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regula la materia y así contar con los elem entos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente con el fin de garantizar en todo momento los derechos que le asisten a los afiliad os al Sistema del Subsidio Familiar.

Cordialmente,

AURA ELVIRA GÓMEZ MARTÍNEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: LRD/OAJ.

Tema: Cajas de Compensación. Conservación documental.

Firmado por : AURA ELVIRA GOMEZ

MARTINEZ

Jefe Oficina Asesora Jurídica XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

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