SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-031602

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Doctora

NHORA HELENA SALAZAR MOLINA

Directora Administrativa Caja de Compensación Familiar Camacol - COMFAMILIAR CAMACOL ccfcamacol@ssf.gov.co

Ref. 137/2019/CJUR

Asunto: Respuesta concepto sobre periodo del consejo directivo.

Respetada doctora Nhora Helena:

Hemos recibido su correo electrónico con Radicado 1-2019-005606 respecto del cual le manifestamos lo siguiente:

1. ANTECEDENTES.

“Como es de su conocimiento de la Superintendencia del Susidio Familiar a mediados del mes pasado se presentaron varias renuncias al cargo de consejeros directivos principales y suplentes, renuncias que fueron directamente remitidas por cada consejo al despacho de la señora Superintendente… y que el día 19 de marzo del presente año, yo como Directora Administrativa de la Caja puse nuevamente en conocimiento de la Superintendencia… en escrito dirigido...

Lo anterior nos llevó a no poder citar a reunión del consejo directivo el pasado mes de m arzo, el cual debe ser citado el último día viernes de cada mes, pues dado a las renuncias recientemente

Lo anterior nos llevó a no poder citar a reunión del consejo directivo el pasado mes de m arzo, el cual debe ser citado el último día viernes de cada mes, pues dado a las renuncias recientemente presentadas por los consejeros..., sumadas a las ya existentes… y más la revocatoria de la designación de los consejeros… que realizó el Ministerio del Trabajo mediante la resolución…. No se podría citar a consejo directivo por falta de quorum deliberatorio y por consiguiente quoru m decisorio a la luz del artículo 3 de nuestros estatutos y la normatividad que rige la materia.

(…), hoy nuestro consejo directivo solo cuenta entre principales y suplentes con cinco (5) integrantes, dos en representación de los empleadores y tres en representación de los trabajadores, sin lugar a contar con el quorum mínimo necesario para deliberar y decidir. (…)

2-2019-031602 Bogotá D.C., 14 de junio de 2019 16:12

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…solicito nos informe si es debido citar a consejo directivo contando solo con 5 consejeros, en tre principales y suplentes, pues como es obvio concluir, los consejeros que renunciaron a su cargo no participarían en dicho consejo directivo. (…)”

2. PROBLEMA JURÍDICO

principales y suplentes, pues como es obvio concluir, los consejeros que renunciaron a su cargo no participarían en dicho consejo directivo. (…)”

2. PROBLEMA JURÍDICO

¿Cuál es el procedimiento que debe seguir la caja cuando renuncian los consejeros principales y suplentes antes de terminar el periodo para el cual fueron elegidos?

3. NORMAS VIGENTES APLICABLES.

El Decreto 2595 del 20121, establece en el artículo 5 las funciones del Superintendente, así:

“(…)

11. Aprobar los actos de elección y de decisión de las asambleas de afiliados y organismos directivos de las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control.

(…)” .

Las Cajas de Compensación son Corporaciones, entidades sin ánimo de lucro, de carácter privado. En efecto, señala el artículo 39 de la Ley 21 de 1982 que: “Las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control de vigilancia del estado en la forma establecida por la Ley.” (Resaltado y subrayado fuera de texto).

Por otro lado, señala el artículo 641 del Código Civil que: “Los estatutos de una corporación tienen fuerza obligatoria sobre ella, y sus miembros están obligados a obedecerlos bajo las penas que los mismos estatutos impongan.”

La ley anteriormente mencionada igualmente señala: “ARTICULO 46. Toda Caja de Compensación Familiar estará dirigida por la Asamblea General

mismos estatutos impongan.”

La ley anteriormente mencionada igualmente señala: “ARTICULO 46. Toda Caja de Compensación Familiar estará dirigida por la Asamblea General de Afiliados, el Consejo Directivo y el Director Administrativo. ARTICULO 47. Son funciones de la Asamblea General: 1o. Expedir los estatutos que deberán someterse a la aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2o. Elegir a los representantes de los empleadores ante el Consejo Directivo. 3o. Elegir al Revisor Fiscal y su Suplente.

1 Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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(…)”. (Subrayado fuera de texto). El Decreto 341 de 1988, compilado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabaj o 1072 de 2015, señala en lo siguiente: “ARTÍCULO 2.2.7.1.2.3. CONVOCATORIA DE LA ASAMBLEA GENERAL. La asamblea general deberá ser convocada por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista. Si los estatutos no prevén u n procedimiento sobre el particular, se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia

fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista. Si los estatutos no prevén u n procedimiento sobre el particular, se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el domicilio principal de la corporación, o a través de comunicación dirigida a cada uno de sus afiliados suscrita por quien la convoque. La convocatoria debe indicar el orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y términos para presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos; así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la corporación para efectos de la asamblea. (Decreto número 341 de 1988, artículo 10) ARTÍCULO 2.2.7.1.2.5. Convocatoria de las Asambleas Ordinarias. Las asambleas ordinarias serán convocadas así:

1. Por los órganos de la caja previstos en los respectivos estatutos, dentro de los seis primeros meses del año. (Resaltado y subrayado fuera de texto).

2. Por orden de la Superintendencia del Subsidio Familiar en caso de no haberse efectuado la reunión en la forma contemplada en el numeral anterior.

(Decreto 341 de 1988, art. 12) “ARTÍCULO 2.2.7.1.2.6. Asuntos de la Asamblea Ordinaria. La asamblea general ordinaria deberá realizarse anualmente y ocuparse entre otros de los siguientes aspectos:

1. Informe del director administrativo.

2. Informe del revisor fiscal y consideración del balance de año precedente.

3. Elección de consejeros representantes de los empleadores y de revisor fiscal principal y

1. Informe del director administrativo.

2. Informe del revisor fiscal y consideración del balance de año precedente.

3. Elección de consejeros representantes de los empleadores y de revisor fiscal principal y suplente, cuando exista vencimiento del período estatutario. (Resaltado y subrayado fuera de texto).

4. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el director administrativo sin aut orización del consejo directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la ley 21 de 1982.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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(Decreto 341 de 1988, art. 13)”. De conformidad con las normas transcritas, es deber los órganos previstos en los esta tutos convocar a Asamblea General en el Primer Semestre del año en que termina el periodo anterior, para elegir a los consejeros representantes de empleadores y revisor fiscal principal y suplente, si no lo hacen corresponde a esta la Superintendencia ordenarlo, pues los estatutos deben dar cumplimiento a lo señalado en la ley, en este caso en el Decreto reglamentario. “ARTÍCULO 2.2.7.1.3.4. Periodo del Consejo Directivo. Los estatutos de las cajas señalarán el período de los consejos directivos junto con la fecha de iniciación del mismo. Sin embargo, el ejercicio de las funciones de los miembros de los consejos directivos

señalarán el período de los consejos directivos junto con la fecha de iniciación del mismo. Sin embargo, el ejercicio de las funciones de los miembros de los consejos directivos requiere la previa posesión en el cargo en los términos del artículo 25 de la Ley 25 de 1981, y hasta entonces habrá prórroga automática de quienes estén desempeñándolos. (Decreto 341 de 1988, art. 30) (Resaltado y subrayado fuera de texto).” Conforme lo anterior, se tiene que el periodo del consejo directivo es institucion al, esto es, que se tendrá en cuenta el periodo comprendido entre asamblea y asamblea general ordinaria, pero como en el segundo inciso establece que se requiere la previa posesión en el cargo de los eleg idos, hasta entonces se prorrogará automáticamente en el cargo quienes vienen desempeñándose en él; lo anterior concordante con lo señalado en la Circular Externa 005 de 1996 , reiterado en la circular 015 de 1998 de esta Superintendencia, se señala que: “(…) La calidad de Consejero Directivo se tendrá a partir de la fecha de posesión o de autorización de ejercicio del cargo impartida por parte de esta Superintendencia, la cual se expedirá una vez se encuentre en firme el acto administrativo que apruebe tales decisiones. (Resaltado y subrayado fuera de texto). (…) CONSEJOS DIRECTIVOS La elección y designación de los miembros del consejo directivo debe entenderse únicamente para el periodo estatutario correspondiente, esto es, una vez vencido debe procederse a una nueva elección o designación según el caso, lo cual lleva para el ejercicio de las funciones la expedición del acto administrativo pertinente y la autorización para

únicamente para el periodo estatutario correspondiente, esto es, una vez vencido debe procederse a una nueva elección o designación según el caso, lo cual lleva para el ejercicio de las funciones la expedición del acto administrativo pertinente y la autorización para ejercer el cargo, para proceder finalmente al reconocimiento y registro, quedando entonces legalmente tramitadas”.

Igualmente, más adelante el Decreto mencionado señala:Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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“ARTÍCULO 2.2.7.1.3.5. VACANCIA DE MIEMBROS DEL CONSEJO DIREC TIVO. La vacante definitiva de un miembro principal del Consejo Directivo será llenada por el respectivo suplente hasta la finalización del período estatutario. La vacante de un miembro principal y su suplente será llenada por la asamblea general o el Ministerio del Trabajo según el caso”. (Negrilla fuera de texto).

En este orden de ideas, es claro que la elección de los miembros del consejo directivo de la caja, debe entenderse para el periodo estatutario correspondiente, una vez esté próximo el vencimiento, es decir en el año que finaliza el periodo, debe procederse a una nueva elección, lo cual requiere la aprobación del acta de asamblea por parte de esta Superintendencia, y consecuentemente la autorización de ejercicio del cargo impartida por parte de esta entidad, la cual se expedirá una vez

la aprobación del acta de asamblea por parte de esta Superintendencia, y consecuentemente la autorización de ejercicio del cargo impartida por parte de esta entidad, la cual se expedirá una vez se encuentre en firme el acto administrativo que apruebe tales decisiones, para así proceder al reconocimiento y registro quedando así legalmente tramitada ésta nueva elección, mientras tanto siguen en ejercicio los consejeros que venían desempeñándose en el cargo, pues así lo contempla la norma.

Finalmente para ratificar lo indicado en las Circulares mencionadas anteriormente, el artículo 28 del Decreto 2150 de 1995 2, frente a la posesión de los consejos directivos y revisores fiscales señala lo siguiente:

“Artículo 28 . POSESIÓN DE PARTICULARES ANTE ORGANISMOS DE CONTROL. E l acto de posesión de directores, administradores, representantes legales y revisores fiscales de l as entidades vigiladas por el Estado, no requerirá la presentación personal ante la entidad pú blica correspondiente.

La posesión se entenderá surtida con la autorización que imparta el funcionario competente, una vez solicitada por el interesado. Con el mismo acto se entiende cumplido el juram ento requerido por la ley.” (Subrayado fuera de texto).

De las normas transcritas establecen con claridad la situación cuando se presentan vacantes porque renuncia un miembro principal y su suplente, la cual será llenada por la asamblea general o el Ministerio del Trabajo según el caso, y que mientras no se surta el trámite señalado por la norma de aprobación de los nuevos elegidos por la Superintendencia, siguen en el cargo quienes venían ejerciéndolo, por cuanto, aún no ha sido aceptada la renuncia de quienes ejercen actualmente. Por

de aprobación de los nuevos elegidos por la Superintendencia, siguen en el cargo quienes venían ejerciéndolo, por cuanto, aún no ha sido aceptada la renuncia de quienes ejercen actualmente. Por lo tanto, no es necesario recurrir a interpretación alguna de la norma, pues en este caso es muy precisa y puntual, por lo que no es necesario recurrir a complejos proceso de interpretación.

4. CONCLUSIONES

1. De acuerdo a las normas vigentes las asambleas generales ordinarias de las cajas de compensación familiar se deben realizar anualmente, dentro de los primeros seis meses de

2 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración PúblicaCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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año, ya que los estatutos deben dar cumplimiento a la ley. La norma no establece ningun a excepción para que no se realice la asamblea general ordinaria.

2. Que los consejeros directivos elegidos en asamblea general entran a ejercer el cargo una vez posesionados, previa comunicación por parte de la Superintendencia de la ejecutoria del acto administrativo que aprueba el acta de asamblea correspondiente, mientras tanto seguirán ejerciendo los consejeros que venían desempeñándose en dichos cargos, pues la norma contempla la prórroga automática para esta circunstancia, y más si no les ha sido aceptada la renuncia.

seguirán ejerciendo los consejeros que venían desempeñándose en dichos cargos, pues la norma contempla la prórroga automática para esta circunstancia, y más si no les ha sido aceptada la renuncia.

3. Para este caso en particular, cuando la norma es clara no debe recurrirse a interpretaciones, pues la norma en comento es clara al señalar que cuando la vacancia del renglón del consejo directivo sea de los dos, principal y suplente, se convocará a elección por parte de la asamblea, entratándose de los representantes de los empleadores y corresponderá elegir al Ministerio del Trabajo los representantes de los trabajadores.

Debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 “ Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias” y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formula r consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, por lo que el concepto emitido por esta oficina constituye solo un criterio orientador para la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al objeto de consulta, conservando la dependencia y autoridad pública, la autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias.

Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se debe considerar al momento de hacer cumplir las

autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias.

Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se debe considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regula la materia y así contar con los elementos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente con el fin de garantiz ar en todo momento los derechos que le asisten a los afiliados al Sistema del Subsidio Familiar.

Cordialmente,

AURA ELVIRA GÓMEZ MARTINEZ

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Lida Ruiz.

Firmado por : AURA ELVIRA GOMEZ

MARTINEZ

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