SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-039018

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número:

Señores

CCF CAJAMAG

Atte: Sra. Yaquelin Constance Valencia

Calle 23 No. 7-78 Santa Marta-Magdalena

Ref. 1-2019-007419 Exp. 1013/2019/PGEN

Respetados señores:

Hemos recibido su correo donde solicitan concepto, con radicación No. 12019-007419 y al respecto le manifestamos lo siguiente:

1. PROBLEMA JURÍDICO

“(…) concepto de los viáticos de consejeros, o resolución.”

La Entidad solicitó mediante radicado 22019-030507 del 30 de mayo de las calendas ampliar su solicitud, sin que hasta la fecha se hubiere recibido respuesta, por lo tanto, se dará respuesta de desde el punto que se considera es lo peticionado.

2. NORMAS VIGENTES

Las funciones del Consejo Directivo, se encuentran taxativamente en el artículo 54 de la Ley 21 de 1982, los estatutos de la Caja de Compensación Familiar y el Código de Buen Gobierno.

“Artículo 54. Son funciones de los Consejos Directivos: 1o. Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen

de 1982, los estatutos de la Caja de Compensación Familiar y el Código de Buen Gobierno.

“Artículo 54. Son funciones de los Consejos Directivos: 1o. Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional. (Subrayado fuera de texto). 2o. Aprobar, en consonancia con el orden de prioridades fijadas por la presente Ley, los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales. Los planes y programas antedichos serán sometidos al estudio y aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 3o. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos y someterlos a la aprobación de la autoridad competente. 4o. Fijar, por semestres anticipados, la cuota de subsidio en dinero, pagaderos por personas a cargo, calculada Con base en el porcentaje mínimo de los recaudos previstos en el numeral 1º, del artículo 43 y el número de personas a cargo. 5o. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o permanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la Caja correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43. 6o. Vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja. 2-2019-039018 Bogotá D.C., 27 de junio de 2019 18:53

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7o. Elegir el Director Administrativo y los demás funcionarios que señalen los estatutos. 8o. Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el Director Administrativo. 9o. Aprobar los contratos que Suscriba el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General. 10º. Las demás que le asignen la Ley y los Estatutos”.

Si bien las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fijar la política administrativa y financiera de la Caja de Compensación, esta función no se que da únicamente allí sino que se complementa con la de vigilar y controlar el manejo administrativo y f inanciero de la Caja.

Una política, es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que se ha fijado en la Caja y se hace necesario aunar criterios, establecer guías generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria. Es necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de l os individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción.

generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria. Es necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de l os individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción.

El Consejo Directivo deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situación financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden los gastos de honorarios, viáticos y demás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios, no podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

Frente a los honorarios, gastos de viaje y demás emolumentos como lo señala la Circular 022 de agosto 18 de 1999 , en relación con la Sentencia proferida por el Honorable Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo - Sección Primera - Expediente 5222 del 6 de mayo de 1999, indicó: "Las Cajas de Compensación Familiar podrán continuar fijando y, por ende, pagando a los miembros de los Consejo Directivos los honorarios, viáticos y demás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios".

Debe tenerse en cuenta, el artículo 44 de la Ley 21 de 1982 que señala:

“Artículo 44. Las Cajas de Compensación Familiar no podrán, salvo cuando se haga el pago de subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la Ley, facilitar, ceder, dar en préstamo, o entregar a título gratuito a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona jurídica o natural.” (Resaltado fuera de texto). Ordenamiento legal que fue repetido en el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

préstamo, o entregar a título gratuito a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona jurídica o natural.” (Resaltado fuera de texto). Ordenamiento legal que fue repetido en el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

En la Circular Externa No. 008 de 2006, se impartieron las directrices a atender cuando se trata de temas de capacitación y seminarios a los Consejeros, así:

"En este orden de ideas, en atención a que es frecuente en las Cajas de Compensación Familiar, el autorizar capacitaciones y seminarios, en algunas ocasiones no solo a nivel nacional sino internacional, tanto a los Directores Administrativos, como a los Revisores Fiscales, miembros del Consejo Directivo y demás funcionarios que prestan sus servicios en los Entes Vigilados, es pertinente que al interior de las Corporaciones se fijen de manera clara las políticas administrativas y financieras en las que se establezcan en forma puntual los procedimientos y requisitos que se deben cumplir por parte de los solicitantes para el reconocimiento de estos beneficios.

Por lo anterior, es pertinente que se tengan en cuenta para el efecto, los parámetros que a continuación se señalan y que consideramos oportuno deben ser considerados al momento de adoptar los referidos reglamentos, así:

1. Debe existir previamente invitación escrita de la entidad oficial o privada que organiza el evento de capacitación.

2. La invitación deberá contener el temario del curso o seminario respectivo.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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3. Al momento de analizarse la solicitud, se deberá tener en cuenta que el curso, seminario o la capacitación respectiva debe corresponder a temas relacionados con el funcionamiento y el objeto social que corresponde cumplir a las Cajas de Compensación Familiar.

4. Se deberá tener en cuenta igualmente el beneficio que le reportará la capacitación o el curso al área a la cual presta sus servicios el solicitante.

5. Se deberá tener en cuenta el objeto del curso y el perfil del solicitante, pues debe éste deberá ser afín a su formación profesional.

6. Se deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situación financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden estos gastos, en momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

7. Se deberá presentar al regreso de la capacitación certificación de asistencia expedi da por el organizador del evento.

8. El participante deberá presentar informe en el que de cuenta de la capacitación recibida t anto al Director Administrativo como al Jefe respectivo, con el objeto que el mismo sea del conocimiento de los demás colaboradores del área y de esta manera se multipliquen los conocimiento s adquiridos. Una copia del informe deberá reposar en la hoja de vida del funcionario.

9. En tratándose del Revisor Fiscal este aspecto deberá ser analizado con fundamento en la relación contractual que existe entre éste y la Caja de Compensación Familiar, pues si se

adquiridos. Una copia del informe deberá reposar en la hoja de vida del funcionario.

9. En tratándose del Revisor Fiscal este aspecto deberá ser analizado con fundamento en la relación contractual que existe entre éste y la Caja de Compensación Familiar, pues si se encuentra vinculado mediante un contrato de prestación de servicios por honorarios, no hay lugar a que las Corporaciones asuman los costos de las capacitaciones del mismo.

10. En los eventos a que haya lugar, se deberá contar con la autorización previa del C onsejo

Directivo.

De otra parte, en tratándose de los miembros del Consejo Directivo, es del caso reiterarles qu e si bien le corresponde a las Cajas de Compensación Familiar proporcionarles los medios necesarios a los Consejeros, ello lo debe ser única y exclusivamente en aquellos eventos en que atendiendo a las necesidades de la Caja y por determinación de la misma deban cumplir con las f unciones propias de sus cargos, puesto que no existe ninguna razón jurídica valedera para que las Cajas de Compensación realicen ese tipo de gastos si éstos no se originan de manera directa con el cumplimiento de las funciones propias de la calidad de Consejeros Directivos, reconocimientos que en ningún momento pueden exceder los gastos de administración y funcionamiento de la respectiva Corporación.

En cuanto al reconocimiento de gastos por parte de las Cajas de Compensación Familiar a los Consejeros para atender las continuas invitaciones que les efectúan las Centrales Obreras, las Organizaciones Sindicales y el Sector Empresarial que no corresponden al ejercicio de sus funciones como Consejeros Directivos, este Despacho solicita a las Corporaciones abstenerse de dar trámite a las solicitudes que le sean presentadas en tal sentido, pues si se trata de invitaciones

Organizaciones Sindicales y el Sector Empresarial que no corresponden al ejercicio de sus funciones como Consejeros Directivos, este Despacho solicita a las Corporaciones abstenerse de dar trámite a las solicitudes que le sean presentadas en tal sentido, pues si se trata de invitaciones cursadas por esos organismos a quienes corresponde asumirlos directamente es a éstos o a cada participante, pues los recursos pertenecientes al Sistema del Subsidio Familiar, como ya se ha manifestado, tienen destinación específica."

Si la Caja de Compensación asume los gastos por ejemplo en seminarios o capacitaciones y estos incluyen alojamiento y alimentación, así como el transporte, no le es dado a la Corporación asu mir ninguna otra erogación o gasto adicional.

La participación en cualquier otro evento, bien sea deportivo o social, no puede decirse que está dentro de las capacitaciones para que el cumpla con las funciones que le han sido asignadas por la Ley.

Igualmente debe tenerse en cuenta que la Circular 015 de 1998 expedida por esta Entidad, en cuanto al funcionamiento del Consejo Directivo dijo que este debe darse su propio reglamento, por lo que señala:Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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“El Consejo Directivo deberá adoptar su propio reglamento, en el cual se establecerán entre otros, los aspectos relacionados con el quórum, la firma de adoptar las decisiones,

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“El Consejo Directivo deberá adoptar su propio reglamento, en el cual se establecerán entre otros, los aspectos relacionados con el quórum, la firma de adoptar las decisiones, el procedimiento de elección de sus dignatarios, las funciones del presidente, vicepresidente y secretario, los requisitos mínimos de las actas, los comités, el régimen de sanciones y en general todo lo relativo con el procedimiento y el funcionamiento interno de este órgano.” (Subrayado fuera de texto).

Como se puede evidenciar, de acuerdo con lo establecido por el numeral 1° del artículo 54 de la Ley 21 de 1982, el Consejo Directivo tiene la obligación legal de adoptar la política administrativa y financiera de la Caja creando los procedimientos y reglamentos internos necesarios para el debido cumplimiento del objeto social de la corporación, dichos documentos no hacen parte de las actuaciones que deban ser aprobados por esta Superintendencia.

3. CONCLUSIÓN

De las normas transcritas se puede colegir:

3.1. Las funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar están definidas en la Ley, esta s funciones enmarcan la competencia que le asiste a esta entidad, en donde claramente no es viable la intervención en temas meramente administrativos de la Corporación; es así que nuestro pronunciamiento respecto al objeto de consulta, solo se puede limitar a la interpretación normativa y los elementos que la misma norma nos ofrece.

3.2. Las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fija r la política administrativa y financiera de la Caja de Compensación, esta función no se queda ún icamente allí,

y los elementos que la misma norma nos ofrece.

3.2. Las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fija r la política administrativa y financiera de la Caja de Compensación, esta función no se queda ún icamente allí, sino que se complementa con la de vigilar y controlar el manejo administrativo y financiero de la Caja.

Por lo tanto, se puede afirmar que el Consejo Directivo es el encargado de establecer las políticas administrativas y organizacionales de la Caja en su condición de órgano de administ ración y debe tener establecido un reglamento interno para su debido funcionamiento, incluyendo lo refer ente a viáticos, si dicha función o política general no quedó prevista en los estatutos a cargo de l a asamblea general de la caja.

3.3. El Consejo Directivo deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situaci ón financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden estos gastos, en momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

Frente a los honorarios, viáticos y demás emolumentos a reconocer a los consejeros directivos conforme lo señala la Circular 022 de agosto 18 de 1999, en concordancia a lo determinado en la Sentencia proferida por el Honorable Consejo de Estado-Sala de lo Contencioso AdministrativoSección primera-Expediente 5222calendada Mayo 6 de 1999, que señalo: "Las Cajas de Compensación Familiar podrán continuar fijando y, por ende, pagando a los miembros de los Consejo Directivos los honorarios, viáticos y demás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios".

Compensación Familiar podrán continuar fijando y, por ende, pagando a los miembros de los Consejo Directivos los honorarios, viáticos y demás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios".

3.4 En caso de seminarios o capacitaciones, si la Caja de Compensación asume los gastos del seminarios o capacitaciones, y éstos incluyen alojamiento y alimentación, así como el transporte, no le es dado a la Corporación asumir ninguna otra erogación o gasto adicional.

Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que de conf ormidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependen cias) y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011- , “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, por lo que el concepto emitido por esta oficina constituye solo un criterio orientador para la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al objeto de consulta, conservando la dependencia y autoridad pública, la autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se debe considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regula la materia y así contar con los elementos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente con el fin de garantizar en t odo momento los derechos que le asisten a los afiliados al Sistema del Subsidio Familiar.

Cordialmente,

Proyectó: LRD/OAJ.

Tema: Caja de Compensación. Viáticos Consejeros Directivos.

Jefe Oficina Asesora Jurídica

AURA ELVIRA GOMEZ MARTINEZ