SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-043627

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Bogotá D.C., 15 de agosto de 2019 17:11

Ref. 1-2019-010282 180/2019/CJUR

Asunto: Cambio de nombre. Requisitos exigidos para afiliación a las cajas de compensación familiar.

Respetado señor Sáenz:

Hemos recibido su solicitud de concepto con Rad. 1-2019-010282 del 14/07/2019 y al respecto le manifestamos lo siguiente:

1. PROBLEMA JURIDICO:

1. Para la afiliación a cajas de compensación de ciudadanos que han modificado total o parcialmente su nombre y/o apellidos acogiéndose al artículo 94 del Decreto Ley 1260 de 1970 “Por el cual se expide el estatuto de registro del estado civil de las personas:

a. Es permitido que las cajas de compensación exijan a personas naturales que han modificado sus nombres documentos de identificación adicionales a la cédula de ciudadanía para acreditar su identidad? b. Es permitido … exigir a los solicitantes documentos adicio nales que sirvieron de soporte para que la Registraduría Nacional modificara los nombres y apellidos?

sus nombres documentos de identificación adicionales a la cédula de ciudadanía para acreditar su identidad? b. Es permitido … exigir a los solicitantes documentos adicio nales que sirvieron de soporte para que la Registraduría Nacional modificara los nombres y apellidos? c. Pueden las cajas negar la afiliación de los ciudadanos que no aporten en su solicitud la escritura pública de cambio de nombre o el registro civil de nacimiento donde conste el cambio de nombre?

2. NORMAS JURIDICAS:

Antes de entrar a responder los requisitos exigidos por las cajas de compensación familiar para la afiliación de los trabajadores y de sus beneficiarios, es necesario, traer a colación las normas que rigen en Colombia el cambio de nombre y apellidos.

El Decreto 999 de 19881, modificó los artículos 50, 89, 90, 91, 93, 94, del Decreto 1260 de 1970, y derogó el artículo 92 del mismo; posteriormente el Decreto 1555 de 1989 modificó el artículo 7 del Decreto 999 de 1988.

El artículo 6 del Decreto 999 de 1988, estableció la facultad de modificación del nombre que comprende el nombre de pila o prenombre, así como los apellidos o nombres patronímicos, según lo ha explicado la Corte Constitucional, señalando:

1 Por el cual se señala la competencia para las correcciones del registro del estado civil, se autoriza el cambio de nombre ante notario publico y se dictan otras disposiciones.

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“ARTÍCULO 6º El artículo 94 del Decreto-ley 1260 de 1970, quedará así:

Artículo 94. El propio escrito podrá disponer, por una sola vez, mediante escritura pública, la modificación del registro, para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre, todo con el fin de fijar su identidad personal.

La mujer casada po drá proceder, por medio de escritura pública, a adicionar o suprimir el apellido del marido precedido de la preposición "de", en los casos en que ella lo hubiere adoptado o hubiere sido establecido por la ley.

El instrumento a que se refiere el presente artículo deberá inscribirse en el correspondiente registro civil del interesado, para lo cual se procederá a la apertura de un nuevo folio. El original y el sustituto llevarán notas de recíproca referencia.”

Las normas señaladas establecen que una vez otorgada la escritura pública de cambio de nombre se procede a modificar el registro civil, para lo cual es preciso acudir a la oficina donde reposa el folio original, ya sea una notaría o una oficina de la registraduría y una vez cambiado el registro civil es preciso solicitar la rectificación del documento de identidad para adecuarlo al nuevo nombre.

No obstante, debe tenerse en cuenta, que el cambio de nombre y apellidos no implica cambio de

civil es preciso solicitar la rectificación del documento de identidad para adecuarlo al nuevo nombre.

No obstante, debe tenerse en cuenta, que el cambio de nombre y apellidos no implica cambio de número de identificación en la cédula de ciudadanía. Es por ello, que una vez modificado el registro civil se debe solicita r una rectificación del documento de identidad para que se corresponde con los nuevos nombres, pero el número de identificación de ese documento no se puede cambiar, entre otras razones, para evitar el fraude.

El Decreto Único reglamentario 1069 de 20152, establece:

“Subsección 9 De las correcciones de errores en los registros civiles

Artículo 2.2.6.15.2.9.1. Corrección de errores. Podrán solicitar que se corrijan los errores que consten en los registros civiles, las per sonas a las que ellos se refieren, directamente, o por medio de sus representantes legales o sus herederos, sin perjuicio de lo dispuesto en la Sección 4, Capítulo 12, Título 6, Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015.

(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)

Artículo 2.2.6.15.2.9.2. Requisitos de la solicitud. La solicitud deberá presentarse por escrito y contendrá:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación y domicilio o residencia de los solicitantes.

3. La identificación del registro cuya corrección se solicita, el objeto de la corrección y las razones en que se fundamenta.

(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)

3. La identificación del registro cuya corrección se solicita, el objeto de la corrección y las razones en que se fundamenta.

(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)

Artículo 2.2.6.15.2.9.3. Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán: 1. Copia del registro civil objeto de la solicitud de corrección, salvo que su original repose en la Notaria donde se está tramitando la actuación. 2. Los documentos que fundamenten la corrección.

2 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del “ector Justicia y del Derecho”.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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No será necesario aportar como anexo los documentos que reposen en los archivos de la notaría ante la cual se solicita el trámite.

(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)

Artículo 2.2.6.15.2.9.4. Trámite de la corrección. Verificado el cumplimiento de los requisitos legales y de no existir controversia, el notario corregirá el error mecanográfico, ortográfico o aquel que se establezca con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se con signarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia. Los errores en la

ortográfico o aquel que se establezca con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se con signarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia. Los errores en la inscripción distintos de los mencionados en el inciso anterior se corregirán por escritura pública en la que expresará el otorgante las razones de la correcc ión y protocolizará los documentos que la fundamente. Una vez autorizada la escritura, se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1260 de 19703, modificado por el artículo 4 del Decreto Ley 999 de 1988.

Parágrafo. Si la escritura pública se otorgare en una notaría u oficina diferente en la cual reposa el registro civil objeto de la corrección, el notario respectivo procederá a expedir a costa del interesado, copia de la escritura, con destino al funcionario competente del registro civil, para que se haga la correspondiente sustitución de folio.

(Decreto 1664 de 2015, artículo 1)”

Todo lo anterior para concluir que el trámite de cambio de nombre o de corrección del mismo, está debidamente reglado, y se puede colegir que una vez agotado el mismo, implica solicitar la corrección en la cédula de ciudadanía, la cual conserva el numero a signado, y la cédula es el documento que identifica a las personas en Colombia.

Ahora de otra parte, la Superintendencia expidió la Circular 002 de 2016 , donde se establecen puntualmente los requisitos exigidos por las cajas de compensación para la afilia ción de los trabajadores y sus beneficiarios, indicando como requisitos generales:

1. Formulario de afiliación

puntualmente los requisitos exigidos por las cajas de compensación para la afilia ción de los trabajadores y sus beneficiarios, indicando como requisitos generales:

1. Formulario de afiliación

2. Cédula de ciudadanía del trabajador.

Se anexa la misma para la consulta de los demás requisitos que se deben ane xar a la solicitud de afiliación, según la situación particular de cada trabajador y sus beneficiarios.

3.- CONCLUSIONES:

Las normas legales establecen el procedimiento para el cambio de nombre, regido por el Decreto 999 de 1988, modificatorio del Decreto 1260 de 1970, y el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, compilatorio del sector justicia y derecho. La Circular exter na 002 de 2016 expedida por esta entidad, indica puntualmente los requisitos exigidos para la afiliación de los trabajadores y sus beneficiarios. Por lo tanto, las cajas deben cumplir las normas legales y no exigir más documentos de los establecidos por la ley.

Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se det erminan las funciones de sus dependencias) y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011 -, “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, por lo que el concepto emitido por esta oficina constituye solo un criterio orientador para la interpretación y

conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a las peticiones realizadas en el ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”, por lo que el concepto emitido por esta oficina constituye solo un criterio orientador para la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al objeto de consulta, conservando la dependencia y autoridad pública, la autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias.

3 Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las PersonasCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se debe considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regula la materia y así contar con los element os necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente con el fin de garantizar en todo momento los derechos que le asisten a los afiliados al Sistema del Subsidio Familiar.

Cordialmente,

Proyectó: Lida Ruiz Duarte/OAJ.

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