SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-043771

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número: 2-2019-043771

Bogotá D.C., 15 de agosto de 2019 17:25

Ref. 1-2019-010435 181/2019/CJUR

Asunto: Subsidio familiar. Cuota monetaria. Suspensión por no presentar anualmente el formato de dependencia económica de la esposa.

Respetado señor Martínez:

Hemos recibido su correo con radicado en esta Superintendencia bajo el número 1-2019010435 del 05/07/2019, al respecto le manifestamos lo siguiente:

1. PROBLEMA JURÍDICO:

En su comunicación eleva la siguiente consulta:

En días pasados mi esposa se acercó a reclamar las cuotas monetarias de meses anteriores las cuales por costumbre siempre se ahorran en varios periodos, para cubrir gastos de nuestro hijo cuando son requeridos.

Cuando fuimos a retirarlos que para el proceso específico con COFREM se realiza a través de algunas entidades a través de las cuales ellos tienen convenio, siendo CONSUERTE la empresa que nosotros utilizamos para cobrar las cuotas monetarias. Cuando nos ac ercamos a CONSUERTE nos indicaron que solo reposaban dos cuotas

través de algunas entidades a través de las cuales ellos tienen convenio, siendo CONSUERTE la empresa que nosotros utilizamos para cobrar las cuotas monetarias. Cuando nos ac ercamos a CONSUERTE nos indicaron que solo reposaban dos cuotas correspondientes a los meses de enero y febrero de 2018, lo que nos pareció muy extraño.

…COFREM nos indicó que no se habían realizado los giros toda vez que no se había allegado antes del 10 de marzo de 2018 el soporte de declaración juramentada del Ministerio de Trabajo, donde conste que mi esposa depende económicamente de mí. Por lo que procedieron a indicarme que debía diligenciar de nuevo este formulario y ellos harían el cargue de la inf ormación reconociendo retroactivamente los meses julio, mayo y abril. Cuya argumentación verbal del funcionario fue que esto se hacía en cumplimiento al artículo 6 de la Ley 21 de 1982 y a la Circular Externa 020 del 29 de diciembre de 2017.

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Revisando algunas leyes…consideramos que el actuar de COFREM No es acorde con la normativa, toda vez que la ley no exige que se deba aporta resta documentación anualmente. Y debido al caso surgen las siguientes preguntas:

1. Puede la caja determinar la exige ncia de documentos de manera anual y no reconocer

normativa, toda vez que la ley no exige que se deba aporta resta documentación anualmente. Y debido al caso surgen las siguientes preguntas:

1. Puede la caja determinar la exige ncia de documentos de manera anual y no reconocer los pagos retroactivos de más de tres meses, como está sucediendo en este caso? Toda vez que el documento exigido fue radicado durante el proceso de afiliación.

2. Mi hijo tan solo tiene 5 años de edad, por lo que aún no le aplica la exigencia del parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 789 de 2002, entonces ¿puede COFREM dejar de hacer los giros por concepto de cuota monetaria, toda vez que el registro civil fue aporta do con el formulario de afiliación desde el 2017?

3. Cual es la interpretación desde la Supersubsidio del artículo 6 de la Ley 21 de 1982?

4. La actuación de COFREM no se contrapone con lo dispuesto en la Circular Externa 020 de 2017, específicamente con lo dispuesto en el numeral 4?

La afiliación a COFREM se hizo desde enero de 2017 y en enero de 2018 se c obraron efectivamente las cuotas monetarias de ese año hasta el mes de diciembre de 2017.

Cuando se realizó la afiliación se allegó el formulario de afiliación, la copia de la cédula del trabajador, el registro civil de mi hijo, la cédula de mi esposa y la certificación del Ministerio del Trabajo.

2. MARCO NORMATIVO:

La Ley 21 de 1982 señala en el artículo 6:

“Las acciones correspondientes al subsidio familiar prescriben en los términos del Código Sustantivo del Trabajo. Sin embargo, el derecho a la cuota correspondiente a

La Ley 21 de 1982 señala en el artículo 6:

“Las acciones correspondientes al subsidio familiar prescriben en los términos del Código Sustantivo del Trabajo. Sin embargo, el derecho a la cuota correspondiente a un mes determinado, caduca al vencimiento del mes subsiguiente, en relación con los trabajadores que no hayan aportado las pruebas del caso , cuando el respectivo empleador haya pagado oportunamente los aportes de ley por intermedio de una Caja de Compensación Familiar.” (Las subrayas fuera de texto).

Norma según la cual es claro que la caducidad únicamente se aplica al trabajador cuando se reúnan las siguientes condiciones:

a) Que el empleador respectivo haya pagado oportunamente los aportes correspondientes a esa cuota, por conducto de una caja de compensación familiar.

b) Que el trabajador beneficiario no haya aportado las pruebas del caso antes del vencimiento del mes subsiguiente a aquél en que se cause el derecho.

A manera de ejemplo, se puede indicar que si el trabajador causó su derecho a la cuota del mes de enero, por haber reunido los requisitos, tiene plazo hasta el mes de marzo para allegar las pruebas, pues el derech o a una cuota determinada de subsidio caduca al mes subsiguiente como lo indica la precitada disposición, siempre y cuando el empleador haya cancelado oportunamente los aportes respectivos.

De lo anterior se infiere, que el empleador pudo haber pagado opo rtunamente los aportes de ley por intermedio de una Caja de Compensación Familiar, pero si el trabajador no haCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

de ley por intermedio de una Caja de Compensación Familiar, pero si el trabajador no haCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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aportado las pruebas necesarias para acreditar que tiene el derecho al subsidio familiar, caduca la cuota correspondiente, mes a mes.

Ahora bien, el artículo 3 de la Ley 789 de 2002: “Artículo 3°. Régimen del subsidio familiar en dinero . Tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores cuya remuneración mensual, fija o variable no sobrepase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv, siempre y cuando laboren al menos 96 horas al mes; y que sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a), no sobrepasen seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv. Cuando el trabajador preste sus servicios a más de un empleador, se tendrá en cuenta para efectos del cómputo anterior el tiempo laborado para todos ellos y lo pagará la Caja de Compensación Familiar a la que está afiliado el empleador de quien el trabajador reciba mayor remuneración m ensual. Si las remuneraciones fueren iguales, el trabajador tendrá la opción de escoger la Caja de Compensación. En todo caso el trabajador no podrá recibir doble subsidio. El trabajador beneficiario tendrá derecho a recibir el subsidio familiar en dinero

remuneraciones fueren iguales, el trabajador tendrá la opción de escoger la Caja de Compensación. En todo caso el trabajador no podrá recibir doble subsidio. El trabajador beneficiario tendrá derecho a recibir el subsidio familiar en dinero durante el período de vacaciones anuales y en los días de descanso o permiso remunerado de ley, convencionales o contractuales; períodos de incapacidad por motivo de enfermedad no profesional, maternidad, accidentes de trabajo y enfermedad profesional. Parágrafo 1°. Darán derecho al subsidio familiar en dinero las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que a continuación se enumeran:

1. Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 años, legítimos, naturales, adoptivos y los hijastros. Después de los 12 años se deberá acreditar la escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado. (Resaltado y subrayado fuera de texto).

(…)

7. Podrán cobrar simultáneamente el subsidio familiar por los mismos hijos e l padre y la madre, cuyas remuneraciones sumadas no excedan de cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, smlmv. (…)” .

La norma expresamente determina que, tienen derecho al subsidio familiar en dinero los trabajadores que:

1. Reciban remuneración mensual fija o variable que no sobrepase los 4 SMLMV, y que además la suma de sus ingresos con los de su cónyuge o compañero (a), no sobrepasen los 6 smlmv.

2. Que laboren como mínimo 96 horas al mes.

3. Que tengan personas a cargo que causen el derecho.

Para determinar estas condiciones respecto de un trabajador, necesariamente y por

no sobrepasen los 6 smlmv.

2. Que laboren como mínimo 96 horas al mes.

3. Que tengan personas a cargo que causen el derecho.

Para determinar estas condiciones respecto de un trabajador, necesariamente y por mandato expreso de la norma, la suma de sus ingresos se efectúa con relación a su

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cónyuge o compañero con el cual tenga vigente la relación, es decir, con el que tenga actualmente formado su núcleo familiar.

Conforme a la suma de los ingresos, se anota:

1. Cuando esa suma no supera el valor equivalente a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, se le paga simultáneamente el subsidio monetario a ambos padres en razón de los mismos hijos considerados personas a cargo.

2. Cuando esa suma sobrepasa 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, pero no supera de 6, el subsidio monetario se le paga a uno de los cónyuges , preferiblemente a la madre en virtud de lo establecido en el artículo 26 de la Ley 21 de 1982.

3. Cuando esa suma sobrepasa el valor equivalente a 6 salarios mínimos legales mensuales vigentes, no tiene derecho al pago de cuota monetaria ninguno de los miembros de la pareja.

De otra parte, el Decreto 019 de 20121, en el artículo 37 señala:

mensuales vigentes, no tiene derecho al pago de cuota monetaria ninguno de los miembros de la pareja.

De otra parte, el Decreto 019 de 20121, en el artículo 37 señala:

“ARTÍCULO 37. INSTRUCCIONES DE LAS SUPERINTENDENCIAS A SUS VIGILADOS. En ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, las Superintendencias y demás entidades que cumplan funciones de policía administrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan más requisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios, y orientarlos al logro de objetivos de eficiencia, economía, celeridad, y racionalización de trámites que beneficien al ciudadano. (Subrayado nuestro).

Para tal efecto, recomendarán, entre otros, el uso de las tecnologías de la información y el comercio electrónico; la implementación del sistema de turnos; la facilitación de trámites a través de sistemas no presenciales; la estandarización de formularios, trámites y procesos; el uso de mecanismos de comparación de productos, prec ios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles las fortalezas y debilidades de los productos y servicios que se ofrecen en el mercado; regular los horarios de mercadeo por teléfono y por correo y los horarios y los métodos de cobranza; determin ar que quien haga oferta al público debe incluir en ella todas las condiciones y restricciones de acceso en forma clara e integral; y, fomentar el fortalecimiento de las asociaciones de consumidores y usuarios.

Así mismo, con el fin de garantizar el principio de igualdad de las personas frente a los prestadores de servicios públicos, impartirán las instrucciones a sus

asociaciones de consumidores y usuarios.

Así mismo, con el fin de garantizar el principio de igualdad de las personas frente a los prestadores de servicios públicos, impartirán las instrucciones a sus vigilados para hacer extensivo a ellos los principios y reglas de racionalización de trámites y procedimientos a los que se refiere este Decreto.”

Para dar cumplimiento a la anterior norma, esta Superintendencia expidió la Circular 002 de 2016 en la cual se señaló puntualmente los requisitos que deben exigir las cajas de compensación para la afiliación del trabajador y sus beneficiarios, así:

1 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

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“(…)

I. REQUISITOS GENERALES OBLIGATORIOS:

1. Formulario de afiliación

2. Cédula de ciudadanía del Trabajador

II. REQUISITOS ESPECÍFICOS:

(…)

CON CÓNYUGE E HIJOS DE LA UNIÓN

• Documento de identificación del cónyuge o compañera permanente.

• Constancia laboral del cónyuge o compañera permanente.

• Si el (a) cónyuge no labora, diligenciar el formato de la declaración juramente expedido por el Ministerio del Trabajo.

compañera permanente.

• Constancia laboral del cónyuge o compañera permanente.

• Si el (a) cónyuge no labora, diligenciar el formato de la declaración juramente expedido por el Ministerio del Trabajo.

• Manifestación del estado civil: utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo, preferiblemente con firma de la madre.

• Registro civil de nacimiento de los hijos para acreditar parentesco: sin autenticar, legible y no interesa la vigencia.

• Certificado de estudio para mayores de 12 años o boletín de calificaciones de establecimiento docente debidamente aprobado.

Nota: Si la caja de compensación familiar realiza directamente el cruce con el establecimiento educativo, pueden omitir este requisito.

• Certificado del médi co de la EPS o entidad competente donde conste la capacidad física disminuida que impida trabajar, indicando tipo de discapacidad.”

De los requisitos exigidos en la circular antes mencionada se establece la obligación del trabajador de acreditar ciertos r equisitos para el momento de afiliación, y otros, como el certificado de estudio una vez se de la condición allí señalada, es decir, después de los 12 años, y en el caso específico que el trabajador tenga cónyuge con hijos de la unión, debe acreditarse si el cónyuge o compañero permanente labora, certificación laboral, y en caso que no esté laborando, debe adjuntarse el formato de declaración juramentada expedido por el Ministerio del Trabajo. No obstante, debe observarse que ni en el Decreto 019 de 2012 ni en la Circular expedida para su cumplimiento se estableció que el formato de dependencia económica ni el registro civil debe aportarse anualmente por el trabajador a la caja, según su consulta.

2012 ni en la Circular expedida para su cumplimiento se estableció que el formato de dependencia económica ni el registro civil debe aportarse anualmente por el trabajador a la caja, según su consulta.

Pero la Ley 21 de 1982, si contempló en el artículo 37, la o bligación por parte del trabajador de informar todo cambio que implique modificaciones en la cuantía del subsidio, durante el mes que ocurra el evento, así:

“ARTICULO 37. Todo trabajador beneficiario tendrá obligación de avisar a la respectiva Caja directamente o por conducto del empleador, los nacimientos oCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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muertes de personas a cargo, el término de la convivencia, y cualquier otro hecho que determine modificaciones en la cuantía del subsidio, dentro del mes en que cualquiera de dichos eventos ocurra.” (Subrayado fuera de texto).

Y por su parte, el artículo 2.2.7.2.2.2. del Decreto 1072 de 2015 2, respecto de los empleadores establece igual obligación de informar todo hecho que modifique la calidad del afiliado respecto de sus trabajadores, señalando:

“ARTÍCULO 2.2.7.2.2.2. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES SOBRE AFILIACIÓN. Todos los empleadores tienen la obligación de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afiliado al Régimen del

“ARTÍCULO 2.2.7.2.2.2. OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES SOBRE AFILIACIÓN. Todos los empleadores tienen la obligación de informar oportunamente todo hecho que modifique la calidad de afiliado al Régimen del Subsidio Familiar, respecto de los trabajadores a su servicio . (Subrayado fuera de texto).

(Decreto número 784 de 1989, artículo 2o)”.

Nótese que es obligación tanto del empleador como del trabajador informar a la caja cualquier situación o novedad relacionada con su afiliación que modifique la cuantía del subsidio o su calidad.

3. CONCLUSIONES:

Al Punto 1 y 2: Con fundamento en lo antes expuesto, las cajas de compensación deben dar cumplimiento estricto a las normas que rigen el subsidio familiar, específicamente para el caso consultado no pueden exigir más documentos de lo señalados puntualmente en la Circular 002 de 2016 y en las condiciones allí estipuladas. Al Punto 3: El artículo 6 de la Ley 21 de 1982 establece la caducidad, y únicamente se aplica al trabajador cuando se reúnan las siguientes condiciones:

a) Que el empleador respectivo haya pagado oportunamente los aportes correspondientes a esa cuota, por conducto de una caja de compensación familiar.

b) Que el trabajador beneficiario no haya aportado las pruebas del caso antes del vencimiento del mes subsiguiente a aquél en que se cause el derecho.

De las normas transcritas, se establece que para que opere la caducidad, se deben dar los dos requisitos establecidos en la norma, y según lo manifestado en su escrito se anexaron los documentos exigidos por la Circular 002 de 2016 en el momento de la

De las normas transcritas, se establece que para que opere la caducidad, se deben dar los dos requisitos establecidos en la norma, y según lo manifestado en su escrito se anexaron los documentos exigidos por la Circular 002 de 2016 en el momento de la afiliación, quedando en responsabilidad del empleador y del trabajador informar cualquier cambio o novedad que modifique la cuantía del subsidio o la calidad de la afiliación. Al Punto 4: La Circular Externa 020 de 2017, numeral 4, es una instrucción a las Caj as de Compensación para el caso de subsidios familiares girados no cobrados por los trabajadores, más no en el caso que usted expone por cuanto, según lo manifestado en su escrito, la caja de compensación dejo de consignarle la cuota monetaria desde febre ro de 2018, más no que el trabajador dejara de cobrar las cuotas consignadas.

2 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

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Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias), y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del

se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias), y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución” , el concepto emitido por esta oficina, constituye sólo un criterio orientador y la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al caso objeto de consulta, conservando la dependencia y autoridad pública consulta nte, la autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias. Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se deben considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regulan la materia y así contar con los elementos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente. Cordialmente,

Firmado por : AURA ELVIRA GOMEZ

MARTINEZ

Proyectó: Lida Ruiz Duarte/Prof. OAJ.

Jefe Oficina Asesora Jurídica

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